基于金蝶K3ERP系统之采购管理详细业务流程图.docx
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基于金蝶K3ERP系统之采购管理详细业务流程图
ERP管理信息系统
采购管理详细业务流程
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会签/物控：
会签/质量：
审核/ERP项目负责人：
批准/副总经理：
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审阅错误!
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1•采购管理基础数据错误！
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供应商编码错误！
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采购人员错误！
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供应商档案错误！
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供应商价格档案错误！
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物料采购信息档案错误！
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采购关键参数设置错误！
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2•供应商管理流程错误！
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供应商新增流程图及说明错误！
未定义书签
供应商变更流程图及说明错误！
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采购询报价流程图及说明错误！
未定义书签
合格供应商评估流程图及说明错误！
未定义书签
样品需求管理流程图及说明错误！
未定义书签
3•采购和委外业务管理流程错误！
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采购订单流程图及说明错误！
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采购订单变更图及说明错误！
未定义书签
采购订单退货流程图及说明错误！
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委外订单流程图及说明错误！
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返修委外订单流程及说明错误！
未定义书签
委外订单变更流程及说明错误！
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委外订单退货流程图及说明错误！
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4•单据、报表错误！
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采购单据错误！
未定义书签
采购报表错误！
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委外单据错误！
未定义书签
委外报表错误！
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1•采购管理基础数据
供应商编码
供应商分类（）+流水号
采购人员
工号编码+姓名
供应商档案
主要数据列：
供应编码、名称、
供应商价格档案
主要数据列：
物料采购信息档案
采购单位、主要供应商、采购提前期、最小订购量（可选项）采购关键参数设置
1）采购订单和委外订单必须有价格才能下达
2）采购员无关闭采购和委外订单权限
3）采购员只能参照采购申请单生成采购订单
4）委外关键物料没配套发够物料无法做委外入库
2•供应商管理流程
3
供应商新增流程图及说明
附表单《供应商调查表》FM-PD-001A
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
采购员根据与供应商业务跟进情况，对达成初步合作意向的潜在供应商建立“供应商档案”。
把附表单上传到系统。
ERP
采购/采购员
&《供应商调查表》
对于潜在供应商，如果需要进一步发展为交易供应商，需由采购员提出“供应商资质申请”经采购部长初步审批后，提交公司技术、质量部门进行审核。
ERP
采购/采购员
采购/部长
&〈〈审核申请表》、《供
应商开发申请表》
采购、技术、质量部门对新供应商进行评估打分，填写审批意思。
手工
技术、质量、采购
/负责人
&《供应商评估表》
对于评审通过的新供应商，由申请人通知供应商档案管理员，在K孫统中进行“转交易供应商”操作，供应商档案管理员在系统中核对“供应商资质申请表”及相关审核情况无误后，进行"转交易供应商"操作。
ERP
供推中心/文员
&〈合格供应商审批表》
供应商变更流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
采购员根据与供应商变更信息，填写"供应商变更申请表"
注：
只涉及到变更名称、帐号走变更单据流程，其它变更直接邮件通知供推中心文员变更即可；
手工
采购/采购员
《供应商变更申请表》
（制单）
采购部长审核“供应商变更申请表”
手工
采购/部长
《供应商变更申请表》
（审核）
采购主管副总审批“供应商变更申请表”
手工
采购/主管副总
《供应商变更申请表》
（审批）
对审批后的供应商信息，由申请人通知供推中心文员，
在K3隹护“供应商档案”操作。
把供应商核准通知单或帐号变更通知上传到系统
ERP
供推中心/文员
&《供应商档案》
采购询报价流程图及说明
流程名称：
米购询报价流程
注释：
文件编号：
殳计者:
~ERP项目组
版本：
V1.0
输入输出单据
详细流程
部门/岗位
采购部/采购员
采购部/采购员
采购部/负责人
生产部/生产总监
采购主管副总
供推中心/文员
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
有新材料需要采购，或现在采购价格需要调整时，由采购员录入“报价单”，把附表上传到K3系统；
ERP
采购/采购员
《供应商报单》&《报
价单》（制单）
采购部长审核“报价单”
ERP
采购/部长
&《报价单》（审核）
生产总监核准“报价单”
手工
生产/生产总监
&《报价单》（核准）
采购主管副总批准“报价单”
手工
采购主管副总
&《报价单》（批准）
报价单审批兀成后，由供推中心文员对K3基础档案中采购价格档案进行更新。
ERP
供推中心/文员
&供应商价格档案
合格供应商评估流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
采购部针对合格的A类、B类供应商提出评估，填写“供应商月考核表”
手工
采购/采购员
&《供应商月考核表》
（制单）
采购部与质量对A类、B类供应商进行评分
手工
采购、质量/部长
&《供应商月考核表》
（会签）
将评估结果录入K3系统“供应商评分表”，把附表上
传到K3
ERP
采购/采购员
&《供应商评分表》
把评估不合格的供应商暂停交易
ERP
采购/采购员
样品需求管理流程图及说明
输入输岀单据详细流程
（结束
部门/岗位
技术部/工程师
采购部/采购员
采购部/采购员
技术部/工程师
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
技术部根据新产品提出样品试制申请，录入K3
ERP
技术部/工程师
&样品试制申请单〈〈工作联络书》
采购部通知供应商打样、送样，并接收样品
ERP
采购/采购员
&样品收样
把样品交给技术部或质量进行样品检验
ERP
采购/采购员
技术部/工程师
&样品交接
样品合格后进行确认封样，把签字完毕的的“样品确认单"上传到K3
ERP
采购/采购员
&《样品确认单》
4•采购和委外业务管理流程
5
采购订单流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
根据不同的物料类型
生产用物料由物料需求运算模块自动生成采购申请，PM审核后打印给采购部；
安全库存控制的物料，由PM生成采购申请，审核后打印给采购；
非生产物料，由申请人手工录入采购申请，并由各部门负责对采购申请单进行审核后打印给采购；
ERP
生产部/PMC
各部门/文员
&〈〈采购申请单》
采购员依据采购申请单、采购价格，选择供应商生成采购订单。
ERP
采购/采购员
&〈〈采购订单》（制单）
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
采购订单经过采购经理审核后，采购员打印采购订单传真给供应商，并跟踪订单执行情况。
ERP
采购/采购部长
技术部/工程师
&〈〈采购订单》（审核）
供应商送货到达后，由采购员依据采购订单，在“供应商送货单”签名确认订单号。
手工
采购/采购员
&《供应商送货单》
物控收货后，根据仓管员确认的“供应商送货单”开具“收料通知单”，免检的物料直接做入库，抽检或全检的物料交质检部对物料进行检验。
ERP
物控/文员
&〈〈采购入库单》
根据“收料通知单”对物料进行检验，并将检验结果录入“来料检验单”，判定合格物料，交仓管员办理入仓，不合格物料通知采购部门处理，视生产情况退货或申请特采；
ERP
质量部/检验员
&〈〈来料检验单》、〈〈不良品处理单》、〈〈特采单》
根据“来料检验单”“不良品处理单”做入库业务，合格及让步接收的入良品仓，退货的入不良品仓；
ERP
物控/文员
&〈〈外购入库单》
采购订单变更图及说明
文件编号：
版本：
V1.0
设计者：
ERP项目组
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
PM计划员补生产计划调整情况提出采购变更申请，编制“采购变更联络函”，PM主管审核打印给采购；
手工
生产部/PMC
&〈〈采购变更联络函》
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
采购部根据“采购变更联络函”在K3中录入“采购变更通知单”，采购部长审核后通知ER工程师；
ERP
采购/采购员
采购/采购部长
&〈〈采购变更通知单》
ERI工程师根据“采购变更联络函”和“采购变更通知单”执行变更单生效或关闭采购订单
ERP
ERP工程师
采购订单尾数关闭：
延期1个月，生产不需要的采购订单尾数，由采购员提出“采购订单关闭申请”联络函，PM审核确认，ERI工程师执行手工关闭
手工
ERP
采购/采购员
生产部/PMC
ERP工程师
&〈采购订单关闭申请》
采购订单退货流程图及说明
结束
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
批量退货：
采购员根据质量部的不合格检验报告及时参照采购订单生成“退货退知单”，采购部长审核后打印给仓库；
零星退货：
采购员根据不良品仓的物料手工录入“退货退知单”采购部长审核后打印给仓库；
ERP
采购/采购员
采购/部长
&&退货通知单》
物控根据“退货通知单”生成“红字外购入库单”处理实物退货；
ERP
物控/文员
&&采购退货单》
委外订单流程图及说明
结束
Xfa
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
根据不同的物料类型
由物料需求运算模块自动生成采购申请，PM审
ERP
生产部/PMC
各部门/文员
&〈〈采购申请单》
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
核后打印给采购部；
其它零星的委外需求由申请人手工录入采购申请，并由各部门负责对采购申请单进行审核后打印给采购；
采购员依据采购申请单、采购价格，选择供应商生成委外订单。
ERP
采购/采购员
&〈〈委外订单》（制单）
委外订单经过采购部长审核后，采购员打印委外订单传真给供应商，并跟踪订单执行情况。
ERP
采购/采购部长
&〈〈委外订单》（审核）
采购员根据委外订单做原材料的“委外加工出库”，系统能根据委外产品的B0自动生成委外加工需发出的材料清单，委外加工出库”打印签字交给仓库发料；
ERP
采购/采购员
&〈〈委外加工出库单》
（制单）
仓管员发料后，物控文员根据仓管员签字的“委外加工出库单”审核K3单据
ERP
物控/文员
&〈〈委外加工出库单》
（审核）
委外异常处理：
退换料：
经质量部确认后，采购作“红字委外出库单”，
再以“蓝字委外加工出库单”补料给供应商
补料：
采购提出补料申请，采购部部长审核后，物控
参照生成"委外加工出库单”
ERP
采购/采购员
物控/文员
&〈〈委外加工出库单》
（制单）
&〈〈委外加工出库单》
（审核）
供应商送货到达后，由采购员依据委外订单，在“供应商送货单”签名确认订单号。
手工
采购/采购员
&《供应商送货单》
物控收货后，根据仓管员确认的“供应商送货单”开具“收料通知单”，免检的物料直接做入库，抽检或全检的物料交质检部对物料进行检验。
ERP
物控/文员
&〈〈委外入库单》
根据“收料通知单”对物料进行检验，并将检验结果录入“来料检验单”，判定合格物料，交仓管员办理入仓，不合格物料通知采购部门处理，视生产情况退货或申请特采；
ERP
质量部/检验员
&〈〈来料检验单》、〈〈不良品处理单》、〈〈特采单》
根据“来料检验单”“不良品处理单”做入库业务，合格及让步接收的入良品仓，退货的入不良品仓；
ERP
物控/文员
&〈〈委外入库单》
月末成本会计按委外订单，根据“委外入库单”对委外加工发出的材料进行核销。
ERP
财务/成本会计
返修委外订单流程及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
因材料原因产生不良导致的返修或改制，采购员录入委外订单时委外类型选择“返修订单”
ERP
采购/采购员
&《委外订单》（制单）
委外订单经过采购部长审核后，采购员打印委外订单传真给供应商，并跟踪订单执行情况。
ERP
采购/采购部长
&〈〈委外订单》（审核）
如需进行委外投料变更处理，由采购员提出申请，采购部长执行投料变更单，不需则跳过此步。
ERP
采购/采购部长
&〈〈委外投料变更单》
委外订单变更流程及说明
开始
增加OR减少V是否取消订单一取消订单
供应商确认变
更
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
PM计划员按生产计划调整情况提出委外变更申请，编制“委外变更联络函”，PM主管审核打印给采购；
手工
生产部/PMC
&〈〈委外变更联络函》
采购部根据“委外变更联络函”在K3中进行委外订半单变更；
ERP
采购/采购员
委外订单增加：
变更后需追加委外材料出库数量；
ERP
采购/采购员
&〈〈委外加工出库单》
委外订单减少或取消：
变更后则需追回部分材料或全部材料退回；
ERP
采购/采购员
&〈〈红字委外加工出库
单》
ER工程师根据“采购变更联络函”和中止的委外订单，查看委外在制品数量为零后关闭委外订单
ERP
ERP/工程师
委外订单尾数关闭：
延期1个月，生产不需要的委外订单尾数，由采购员提出“采购订单关闭申请”联络函，PM审核确认，ER工程师执行手工关闭
注：
一定要在制品数量为零的委外订单才能关闭
手工
ERP
采购/采购员
生产部/PMC
ERP/工程师
&〈委外订单关闭申请》
委外订单退货流程图及说明
部门/岗位
采购部/采购员
采购部/采购员
采购部/采购员
物控部/文员
财务部/应付会计
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
由于供应商原因不良可返修退货：
采购员根据质量部的不合格检验报告及时参照委外订单生成“退货退知单”，采购部长审核后打印给仓库；
ERP
采购/采购员
采购/部长
&〈〈退货通知单》
物控根据“退货通知单”生成“红字委外入库单”处理实物退货；
ERP
物控/文员
&〈〈委外退货单》
若因为供应商原因不良造成不可返修，做报废处理，要扣除加工费和材料费用，采购部核算损失，供应商确认后，用负数“其他应付单”记录扣款冲减应付帐款。
负数其他应付单可以与采购发票一起核销。
ERP
物控/文员
&〈〈采购退货单》
委外物料的报废，由采购员提出申请，采购部长审核，主管副总审批后，仓库用“其它出库单”出库当废品处理或供应商收回
ERP
采购/采购员
采购/部长
物控/文员
〈〈委外物料报废单》&
〈〈其它出库单》
6•单据、报表
采购单据
《供应商调查表》FM-PD-001A采购员制单一采购部长审核
《审核申请表》FM-PD-034A采购员制单一采购部长审核一生产总监审批
《供应商开发申请表》FM-PD-035A采购员制单一采购部长审核一生产总监审批
《供应商评估表》FM-PD-002A采购员制单一采购部长审核一生产总监审批
《合格供应商申批表》FM-PD-036A采购员制单一采购部长审核一生产总监核实---罗总审批
《供应商报价单》：
供应商盖章
《采购报价单》：
采购员ERP制单一采购部长审核一生产总监核实---罗总审批一供推中心文员维护价格档案
《采购申请单》：
PMC申请单：
PMC制单一PMO核
其它部门申购单：
部门文员制单一部门负责人审核
《采购订单》：
采购员制单一采购部长审核
《供应商送货单》：
供应商签字盖章一采购员签字一仓管员签字
《特采申请单》：
采购员制单一采购部长审核一各部门会签
《采购变更联络函》：
PMC计划员制单一PMC主管审核
《采购订单变更单》：
采购员制单一采购部长审核一ERP工程师生效
《采购订单关闭申请》：
采购员制单一采购部长审核一PMC确认---ERP工程师关闭订单
《采购退货知单》：
采购员制单一采购部长审核
《采购退货单》：
物控文员制单一仓管员签名一物控部长审核
采购报表
采购订单执行汇总表、明细表（供应链-采购管理-采购订单）：
采购主管、采购员
采购订单全程跟踪表（供应链-采购管理-采购订单）：
采购主管、采购员
采购汇总表（供应链-采购管理-报表分析）：
采购主管
采购成本汇总表、明细表（供应链-存货核算-入库核算）：
采购主管
委外单据
《委外申请单》：
PMC申请单：
PMC制单一PMO核
其它部门申购单：
部门文员制单一部门负责人审核
《委外订单》（普通、返修）：
采购员制单一采购部长审核
《采购变更联络函》：
PMC计划员制单一PMC主管审核
《委外岀库单》：
采购员制单一采购部长签字一仓管员签字一物控文员审核
《投料变更单》：
采购员制单一采购部长签字
《物料补料报废单》：
采购员制单一采购部长审核--产总监批准
《委外退货退知单》：
采购员制单一采购部长审核
《委外退货单》：
物控文员制单一仓管员签名一物控部长审核
《委外加工费用单》：
采购员制单--采购部长审核
《物料报废单》：
采购员制单一采购部长审核一主管副总审批
《采购订单关闭申请》：
采购员制单一采购部长审核一PMC确认---ERP工程师关闭订单
委外报表
委外订单全程跟踪表（供应链-委外加工-委外订单）：
采购主管、采购员
委外领料明细表（供应链-委外加工-委外订单）：
采购员
委外生产领料差异分析（供应链-委外加工-生产投料）：
采购主管、采购员、财务
材料耗用明细表（供应链-委外加工-生产投料）：
采购主管、采购员、财务
生产物料报废统计表（供应链-委外加工-生产物料报废/补料）：
采购主管、采购员、财务
委外加工入库核算（供应链—委外加工—委外入库）：
采购员、财务
委外加工材料汇总表、明细表（供应链—委外加工—委外入库）：
采购员
委外加工核销汇总表、明细表（供应链—委外加工—委外入库）：
采购主管、采购员、财务
升级会员 