煤矿档案管理办法.docx
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煤矿档案管理办法
XX煤矿档案管理办法
（试行）
第一章总则
第一条为了加强XX煤矿档案的科学管理、有效保护和开发利用好档案资源，使档案工作系统化、规范化、标准化，更好的为煤矿各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《神东电力单位档案管理办法》，结合煤矿实际情况，特制定本管理办法。
第二条本办法适用于XX煤矿各部门、各参建单位。
第三条档案管理工作归口综合办公室，实行集中统一管理。
第四条XX煤矿档案是指本单位自筹建以来在基建、生产经营等各种活动中形成的、具有保存价值的各种形式的记录，是维护本单位历史面貌、合法权益的历史凭证。
第五条加强对档案管理工作的领导，将档案工作列入本单位工作计划与发展规划；档案工作所需经费纳入单位财务预算，并予以保障。
第六条档案工作人员要对档案进行全面管理、监督、检查并完成接收、保管、鉴定、统计和利用，使档案达到完整、准确、系统。
第七条档案工作人员要严格执行党和国家对档案工作的方针、政策、法律、法规，执行保密、保卫等规章制度，要加强法制观念，做好基础工作，提高管理水平。
第二章档案资料的管理
第八条各部门应当按照文件材料的归档要求，及时将立卷归档资料整理后移交档案工作人员，由档案工作人员集中管理，任何个人不得将归案材料据为己有或者拒绝归档。
第九条基本建设项目档案资料的管理工作要与项目建设同步进行。
项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理审查工作；项目竣工验收时，完成归档和验收工作。
第十条项目建设过程中，建设单位、工程承包单位、监理单位、工程建设现场指挥机构、勘察设计单位、施工单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。
属于建设单位归档范围的档案资料，有关单位应按时整理、移交建设单位。
第十一条建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总整理。
项目竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。
第十二条建设项目中有引进设备的，要做好其图纸、文件材料的收集、整理工作，无论通过何种渠道得到的与引进技术、设备有关档案资料，都应交档案工作人员统一管理、利用。
第三章归档范围
第十三条企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成具有保存价值的文件材料应列入归档范围。
第十四条归档文件材料的来源：
（一）文书文件材料的来源
1．本企业内部形成的文件材料；
2．本企业所属单位和派出机构应报本企业的文件材料；
3．本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；
4．本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；
5．本企业执行、办理的外来文件材料；
（二）基本建设项目文件材料来源
1．可行性研究、任务书；
2．设计基础材料；
3．工程管理文件；
4．施工文件；
5．竣工文件；
6．生产技术准备、试生产文件；
7．工艺、设备文件；
8．招投标、合同等涉外文件；
9．财务、器材管理。
第四章归档时间
第十五条文书档案一般由文书在办理完毕后的次年上半年前将上一年度形成的文件材料整理归档。
归档文件的整理应符合《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）的要求。
第十六条财务档案在会计年度终了后由业务部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
第十七条基建档案在其项目竣工后或财务决算后三个月内由业务部门整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。
科技档案的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）的规定。
第十八条外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后由承办人及时整理归档。
第十九条企业员工外出参加公务活动形成的，与本单位有关的文件材料应在活动结束后由参加人整理及时归档。
第二十条合同、产权方面的文件材料，在工作进行完毕或文件正式生效后由承办人整理及时归档。
第二十一条特殊载体类档案（磁带、照片、录像带、光盘、奖杯等）应在工作结束后由承办人整理及时归档。
第二十二条单位内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料由保管人整理随时归档。
第五章归档要求
第二十三条整理归档的文件材料应遵循文件材料形成的规律，保持有机联系，并符合有关标准、规范的要求。
第二十四条归档文件材料应为原件。
因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。
第二十五条非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
第二十六条归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，字迹、图像清晰。
不得使用铅笔、圆珠笔和复写纸书写。
第二十七条归档的文件材料一般一式一份。
重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
第二十八条各部门应检查本部门归档文件的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案工作人员移交。
第二十九条档案工作人员接收时应全面检查归档文件材料的质量。
第三十条交接双方应认真核对移交清册，履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
第六章鉴定销毁
第三十一条一切档案非经鉴定批准不得销毁。
第三十二条档案鉴定工作，由分管领导、专业人员和档案人员组成鉴定小组负责进行，逐件、逐卷、逐张鉴定档案价值，形成鉴定报告。
该销毁的档案，编制销毁清册，提出销毁报告，经单位领导审核批准后销毁。
第三十三条档案销毁人、监销人应在销毁清册上签字并注明销毁的方式和日期，销毁清册由档案部门保存，以备考查。
第七章附则
第三十四条本办法与国家法律、法规、神华集团公司、神东电力公司档案管理的规章制度有抵触的，按国家、神华集团公司、神东电力公司现行有关规定执行。
第三十五条本办法由综合办公室负责解释。
第三十六条本办法自发布之日起执行。
附件：
1．XX煤矿档案分类大纲
2．XX煤矿文件材料归档范围及不归档范围
3．XX煤矿文书档案保管期限表
4．国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表
5．图书管理办法
6．档案管理员职责
附件1
神华亿利XX煤矿档案分类大纲
A、党群工作类
B、行政管理类
C、经营管理类
D、生产技术管理类
E、地质勘测类类
F、基本建设类
G、科学技术研究类类
H、设备仪器类
J、产品类
K、会计档案类
L、职工档案类
M、特殊载体类
档
案
分
类
附件2
文件材料归档范围
凡是反映煤矿工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
一、上级单位的文件材料：
1．上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料、领导讲话;
2．上级单位颁发的属于煤矿主管业务并要执行的文件，以及普发的、转发的非煤矿主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
3．党和国家领导人、省级领导、上级单位领导等视察、检查煤矿工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；
4．代上级单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；
5．上级单位转发的文件（包括报纸、刊物转载）；
6．上级单位给本单位的批复；
7．上级单位奖罚本单位及其人员的文件材料；
二、本单位的文件材料：
1．本单位召开的工作会、职代会、党代会、团代会成套会议文件，以及各种声像材料（由主办部门收集整理移交归档）；
2．本单位党委、行政召开会议的会议提案、会议纪要、会议记录簿（由主办部门收集整理移交归档）;
3．本单位颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；
4．本单位的请示，本单位的批复文件；
5．本单位及其内部职能部门在工作活动中形成的工作计划、总结、报告；
6．反映本单位业务活动和科学技术管理的专业文件材料；
7．本单位检查下属工作、调查研究形成的重要文件材料；
8．本单位汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机光盘等）；
9．本单位形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料（包括计算机光盘）;
10．单位领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、从外单位带回的与本单位有关的未经文书处理登记的文件材料；
11．内容重要的来信来访材料，领导的批示和本单位处理来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；
12．本单位征用土地的文件材料；
13．本单位基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料；
14．本单位直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料；
15．本单位及其下属单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信、组织简则、人员编制等文件材料；
16．本单位制订的工作条例、章程、制度等文件材料；
17．本单位的历史沿革、大事记、年鉴、
18．反映本单位重要活动事件的简报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；
19．本单位（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任等的文件材料；
20．本单位党员、团员、员工名册及报表；
21．本单位员工的录用、转正、定级、调资、辞职、退休、离休、评残、抚恤、死亡及员工奖惩等的文件材料；
22．本单位办理的员工的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及其存根；
23．本单位财产、物资、档案等交接凭证、清册；
24．本单位编印的刊物、报纸等的定稿和印本；
25．本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
26．各种普查工作中形成的文件材料
三、同级单位和非隶属单位的文件材料：
1．同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件；
2．有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件；
3．同级单位和非隶属单位与本单位联系、协商工作的重要来往文件。
四、下属单位或分支机构的文件材料：
1．下属单位报送的重要的、年度工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；
2．下属单位报送的请示；
3．下属单位报送备案的干部任免等文件材料。
不归档文件材料的范围
一、上级单位的文件材料：
1．上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件；
2．普发供参阅、不办的文件材料；
3．上级单位发来供工作参考的抄件；
4．上级单位征求意见未定稿的文件；
5．事务性通知。
二、本单位的文件材料：
1．重份文件；
2．无查考利用价值的事务性、临时性文件；
3．未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
4．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
5．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来信；
6．单位内部互相抄送的文件材料；
7．本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料；
8．为参考目的从各方面收集的文件材料。
三、同级单位和非隶属单位的文件材料：
1．参加非主管单位召开的会议不需贯彻执行和无查考价值的文件材料；
2．非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
四、下级单位的文件材料：
1．下级单位送来参阅的简报、情况反映；
2．抄送的一般的、不需要办理的文件材料；
3．下级单位抄报备案的一般性文件材料。
附件3
文书档案保管期限表
一、上级来文
1．上级召开的会议文件、领导讲话短期
2．对本单位干部的任免、调配永久
3．对本单位请示的批复永久
4．给本单位下达的计划、任务永久
5．表彰本单位工作及职工的文件永久
6．直属上级单位颁发的属本单位主管业务的，和非直属上级单位颁发的针对本单位主管业务并要执行的重要的文件永久
7．直属上级制发的属本单位主管业务并要执行的条例、办法、制度、实施细则等法规性文件 长期
8．直属上级转发的需要执行的条例、办法、制度、实施细则等法规性文件 短期
9．上级发来需要执行的一般性文件短期
10．通报批评本单位工作的文件长期
11．普发的有参考价值的文件短期
12．上级来本单位视察、调查形成的文件长期
13．转发本单位的文件永久
14．党和国家领导人、上级单位领导视察、检查本单位工作时形成的题词、讲话等重要的文字和声像材料。
永久
二、本单位文件
1．本单位党委、行政办公会议的会议记录簿、会议纪要永久
2．会议提案
讨论通过的永久
讨论未通过的短期
3．阅批件短期
4．规划、计划
综合的、年度和年度以上的永久
专业的、季度的、月度的短期
5．对上级单位的请示
有批复的永久
无批复的长期
6．对下属单位请示的批复
重要的永久
一般的短期
7．会议文件
党代会、工作会、职代会、团代会永久
专业会长期
8．工作总结、报告
综合性、年度的永久
专业的、半年的长期
9．本单位制发的制度、办法、实施细则等永久
10．本单位制发的一般业务问题的文件材料长期
11．本单位制发的事务性、有参考价值的文件材料
短期
12．代上级单位起草被采用的文件的最后草稿长期
13．本单位专题、典型的调查报告短期
14．本单位的统计报表
汇总的、年度和年度以上的、专题的永久
季度的、月份的短期
15．机构设置、撤并、名称更改、人员编制、启用印信等文件材料永久
16．本单位员工和工作的表彰文件材料永久
17．本单位对有关人员的处分材料
影响大、问题严重的永久
一般的短期
18．本单位领导、部门负责人任免的文件材料永久
19．本单位内部机构负责人（科级）的任免短期
20．本单位员工录用、转正、调资、定级、辞职、离退休、技术职称评聘、抚恤、死亡等文件材料 长期
21．本单位党员、员工名册永久
22．党团工组织关系、职工调动工作、行政等介绍信及存根长期
23．本单位征用土地的文件材料永久
24．收发文登记短期
25．本单位物资、档案、财产等的移交凭证长期
26．与外单位签署的合同、协议等
有历史意义和长远利用价值的永久
重要的长期
一般的短期
27．本单位处理来信来访的文件材料
有上级单位或本单位领导重要批示和处理结果长期
其它有处理结果或没有处理结果的短期
28．一般性事务通知短期
29．单位之间协商工作的往来文件短期
30．本单位关于出国考察、友好往来等文件材料
审批手续、考察报告长期
其它的短期
三、非隶属单位来文
1．计划生育文件长期
2．表彰本单位工作、人员的文件永久
3．社会治安涉及本单位工作的短期
4．有参考价值的文件短期
四、下属单位或分机构来文
1．上报的请示（没有批复）短期
2．上报备案的人事任免文件短期
3．下属单位报送的重要的、年度的工作计划、报告、总结、统计报表、财务预算、决算等文件 长期
附件4
国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表
保管期限
序号
归档文件
建设单位
施工单位
设计单位
1
可行性研究、任务书
1.1
项目建议书及报批文件
永久
长期
1.2
项目选址意见书及其报批文件
永久
长期
1.3
可行性研究报告及其评估、报批文件
永久
长期
1.4
项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件
永久
长期
1.5
环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
永久
长期
1.6
设计任务书、计划任务及其报批文件
永久
永久
2
设计基础文件
2.1
工程地质、水文地质、勘察报告，地质图，勘察记录，
化验，试验报告，重要土、岩样及说明
永久
永久
2.2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安
装测量定位、观测记录
永久
长期
2.3
水文、气象、地震等其它设计基础资料
永久
长期
3
设计文件
3.1
总体规划设计
永久
永久
3.2
方案设计
永久
永久
3.3
初步设计及其报批文件
永久
永久
3.4
技术设计
永久
永久
3.5
施工图设计
长期
永久
3.6
技术秘密材料、专利文件
永久
3.7
工程设计计算书
长期
长期
3.8
关键技术试验
永久
永久
3.9
设计评价、鉴定及审批
永久
永久
4
项目管理文件
4.1
征地、移民文件
4.1.1
征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图
永久
4.1.2
征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书
永久
4.1.3
建设前原始地形、地貌的状况图、照片
永久
4.1.4
施工执照
永久
4.2
计划、投资、统计、管理文件
4.2.1
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划
长期
4.2.2
概算、预算管理、差价管理文件
长期
4.2.3
合同变更、索赔等涉及法律事务的文件
长期
4.2.4
规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件
长期
4.2.5
招标文件审查、技术设计审查、技术协议
长期
保管期限
序号
归档文件
建设单位
施工单位
设计单位
4.2.6
投资、进度质量、安全、合同控制文件
长期
4.3
招标投标、承发包合同协议
4．3.1
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
长期
长期
长期
4.3.2
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
永久
永久
长期
4.3.3
开标议程，开标大会签字表，报价表，评标纪律，评标人员签字表，评标记录、报告
长期
4.3.4
中标通知书
长期
长期
长期
4.3.5
合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件
永久
长期
长期
4.4
专项申请、批复文件
4.4.1
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件
永久
4．壬．2
水、暧、电、煤气、通信、排水等配套协议文件
长期
4.4.3
原料、材料、燃料供应等来源协议文件
长期
5
施工文件
5.1
建筑施工文件
5.1.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期
5.1.2
施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施，施工工艺文件
长期
长期
5.1.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
长期
5.1.4
建筑材料试验报告
长期
长期
5.1.5
设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
长期
5.1.6
施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探
永久
长期
5.1.7
土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录
永久
长期
5.1.8
施工日记、大事记
长期
5.1.9
隐蔽工程验收记录
永久
长期
5.1.10
各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录，事故处理报告
永久
长期
5.1.1l
工程质量检查、评定
永久
长期
5.1.12
技术总结，施工预、决算
长期
5.1.13
交工验收记录证明
永久
长期
5.1.14
竣工报告、竣工验收报告
永久
永久
5.1.15
竣工图
永久
长期
5.1.16
声像材料
长期
长期
5.2
设备及管线安装施工文件
5.2.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期
5.2.2
施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件
长期
长期
保管期限
序号
归档文件
建设单位
施工单位
设计单位
5.2.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
长期
5.2.4
建筑材料试验报告
长期
长期
5.2.5
设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
长期
5.2.6
焊接试验记录、报告，施工检验、探伤记录
永久
长期
5.2.7
隐蔽工程检查验收记录
永久
长期
5.2.8
强度、密闭性试验报告
长期
长期
5.2.9
设备、网络调试记录
长期
长期
5.2.10
施工安装记录，安装质量检查、评定，事故处理报告
长期
长期
5.2.1l
系统调试、试验记录
长期
长期
5.2.12
管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录
短期
长期
5.2.13
管线标高、位置、坡度测量记录
长期
长期
5.2.14
中间交工验收记录证明、工程质量评定
永久
长期
5.2.15
竣工报告、竣工验收报告，施工预、决算
永久
长期
5.2.16
竣工图
永久
长期
5.2.17
声像材料
长期
长期
5.3
电气、仪表安装施工文件
5.3.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期
5.3.2
施工组织设计、方案及其报批文件，施工计划、技术措施文件
短期
长期
5.3.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
长期
5.3.4
建筑材料试验报告
长期
长期
5.3.5
设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
长期
5.3.6
系统调试、整定记录
长期
长期
5.3.7
绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录
长期
长期
5.3.8
材料、设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定、事故处理报告
永久
长期
5.3.9
操作、联动试验
短期
长期
5.3.10
电气装置交接记录
短期
长期
5.3.11
中间交工验
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