政府系统公文的13个文种.docx
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政府系统公文的13个文种
政府系统公文的13个文种
（一）命令（令）
“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。
命令（令）有3个特点，即：
具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。
在具体使用中命令（令）可以分为发（公）布令、行政令、任免令、嘉奖令等。
市及以下政府机关使用的较少。
1．发（公）布令。
这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。
公布令正文比较简短，一般由颁布对象、颁布根据、颁布决定、执行要求4部分组成。
颁布对象，指所公布的法规文件的名称；颁布根据，说明是经过什么会议通过或由什么领导机关批准的；颁布决定，即公布或批准的决定，一般有“现予颁布（公布、发布）”、“现予公布施行”等；执行要求，一般指公布的法规文件开始生效实施的时间要求。
颁布令后面要附上所颁布的法规文件。
发布令的制发主体必须是具有制定、发布法律、法规、规章权的国家权力机关和行政机关，以行政首长的名义发布。
发布规范性文件不应以发布令的形式发布。
我省行政机关只有省政府、济南市、青岛市、淄博市可以发布令，其他市政府及以下机关不应以发布令的形式发布规范性文件，但可以发布行政命令
2．行政令。
这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。
行政令的正文一般分为3个部分，即命令缘由（引言）、命令事项（主文）和执行要求（结语）。
命令缘由部分着重阐明发令原因，扼要写明发令的背景、形势和缘由，揭示发令的目的和意义，使受令方面了解执行此令的重要性，增强执行命令的自觉性。
命令事项是命令的主体部分，也就是命令所要采取的重大的强制性措施。
要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。
文字要写得具体、肯定、简明、庄重，不作议论。
使受令方面一目了然，易于执行。
执行要求是命令事项的补充，对受令方面提出要求和嘱咐。
有的令文执行要求已在前面两部分讲明，也就不必再单独写这部分了。
也有的命令的正文没有明显地分为三个部分，而是篇段合一的。
按规定县级（含）以上各级政府，中央各部委可发布行政命令。
地方行政机关较少使用行政命令。
省级以下政府部门无命令发布权，不应成为命令的制发机关。
命令与决定、通知等其他的区别在于它的强制性，不容分辩，不容犹疑，必须执行，毫不含糊。
3．嘉奖令。
这是上级对下级授予荣誉称号，表彰、奖励时使用的令文。
嘉奖令的正文一般包括4个部分：
优秀事迹、性质和意义，嘉奖项目、号召和希望。
优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础，主要写被嘉奖对象的英雄模范事迹。
使用令的形式奖励表彰有功人员，仅见中央机关行文。
嘉奖项目是嘉奖令的主要成份。
要交代是什么机构或什么会议决定给予嘉奖，嘉奖项目是哪些。
然后，要根据嘉奖对象的事迹，扼要地写出对受奖者的勉励和对大家的希望。
撰写嘉奖令应注意：
第一，嘉奖令并不常用，凡发令嘉奖的，必须是相当突出的英雄模范人物，其功绩显赫，影响甚大，足以效法、学习。
第二，嘉奖今既要叙述事迹，又要议论意义，还要有号召力，这就要求注意语言的运用，要实事求是地概括，不能夸张渲染。
（二）决定：
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
文风要求庄重严谨，简明扼要，格式规范（现在的通用格式与“通知”相同），内容详略得当；论述的内容要分析透彻，评价准确，要求明确；措施性的要求要逻辑严密，具体实在，注意可操作性等。
“决定”中提出的观点要十分鲜明，文字要严谨、精炼和准确。
在语言表述上，偏重在思想上统一认识，行动上做出安排，措施上提出要求，以便受文单位的领导和群众照此办理。
1．表彰决定：
这类知照性决定，就是把决定事项简要地传达给有关单位，极少有要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决定依据和决定事项，即使有号召或者鼓动性的结尾，也很简短。
在写法上往往开门见山，直接陈述，语句简练、明快。
2．处分决定的写法有所不同，应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。
3．关于重大行动或重要事项的决定。
这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。
如：
《国务院关于全面推进依法行政的决定》（国发〔1999〕23号）等。
这类决定大都经过一定的会议讨论通过。
它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。
（三）公告：
“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。
公告是向国内外宣布重大事项的规范性公文,其制发主体一般应是中央国家机关。
省一级机关除发布法规、人民代表大会期间公布当选人员外极少使用。
略
公告内容应是国内外关注的重大事项或法定事项，如修改法律，宣布国家主席名单，国家主要领导人活动、病情，向公海某领域发射导弹等。
公告内容一般极其简明扼要，语言要凝练，语气要庄重。
公告与通告在内容上的不同在于，公告是公布宣布需要让国内外周知的事项，通常没有普遍遵守的内容。
公告内容事关重大，在送审送签过程中必须按照法定程序或有关规定送签。
实践中，公告和通告均应经法制机构审核。
（四）通告：
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
通告是一种公开的直接面向群众的通知。
引据部分要写明法律法规依据。
主体部分要写明所发通告事项的内容。
结语部分通常是根据通告内容提出进一步的要求，一般有强调性质，有的可以提出要求或号召，有的指明通告生效的时间、执行的范围等。
比如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等。
通告内容多为业务工作方面的；告知范围为社会各有关方面；党政机关、企事业单位、人民团体都可以发布通告；除可用文本形式印发外，还可招贴或登报。
（五）通知：
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
分一般性通知和批转、转发、印发类通知两类。
1.一般性通知：
（1）部署工作性通知：
注意：
重点放在工作要求。
依内容一般分年度或阶段性全面工作部署和专项工作部署两种。
全面工作部署除工作指导思想、方针、原则阐述明确外，各项工作要分清主次和轻重缓急，重点突出。
专项工作部署除阐明工作指导思想、方针外，一般应突出步骤、方法、措施。
（2）贯彻指示性通知
注意：
不要面面俱到，上级文件已明确的指导思想、方针等可以简单叙述、一笔带过或不叙述，应把重点放在做好上级指示精神与本地实际结合上，切忌照抄照转。
（3）管理措施性通知：
一般是针对工作中存在的问题，制定解决问题、加强管理的措施。
（4）制定政策性通知：
此类通知往往是上级机关根据情况变化，对某项工作政策进行调整，提出新的政策。
这类公文刚性强，在文字结构、语言表达等方面都要严谨、周密，无懈可击。
要政策界限明确，注意与以往政策的衔接，原有政策规定需停止执行的要明确。
结束语通常有“此前有关规定与本规定不一致的，以本通知为准”字样。
（5）设立或调整机构、区划类通知
开头应简单明了，直奔主题。
设立或调整机构应将职能、职责、职权、性质（行政、事业、企业、社会团体）、规格（类型）、编制人员、隶属关系（主管部门、挂靠单位）等表述清楚。
区划调整应将新的区划范围、新的区划交接事宜的办理、按照新区划工作的时间表述清楚。
（6）会议类通知
要明确会议时间、地点、参会人员等。
（7）启用印章类通知
一种是机构新设或调整需启用新印章，另一种由于原印章磨损，需另刻制新印章并启用。
印章原则上由上一级主管部门启用，事业、企业单位也可自行启用。
各设区的市政府、县（市、区）政府，省政府各部门的印章由省政府启用；市直各部门印章由市政府启用（包括开发区、高新区）。
（政府4.0厘米，部门4.0厘米）。
行政机关印章一般不要编号，公安系统要求刻制印章加编号。
2.转、转发、印发类通知。
（1）批转类通知
通常是以党委、政府的名义批转职能部门向上级机关党委、政府的请示、报告、意见等，制发主体必须是上级机关，批转后下级机关的意见即具有上级机关的效力。
（2）转发类通知
可以转发上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文。
常见的形式有两种：
一是职能部门转发上级业务部门的公文。
二是综合部门代上级机关以转发的形式批转下级机关的意见，常见的形式是党委、政府办公部门转发党委、政府所属部门的意见，行文中一般加“业经++党委、政府同意”的字样。
（3）印发类通知
主要有印发法规，印发类规章性公文（规定、办法等），印发规划、计划，印发会议纪要，印发领导讲话等等。
3.批转、转发类和贯彻上级批示类“通知”的标题问题
标题一般包括制发机关、内容和文种。
标题通常有三种写法：
一是照搬上级做法，由市政府办公室转发市＊＊＊等部门结合本市情况提出的意见，标题为《市人民政府办公室转发市＊＊＊等部门关于贯彻〈省政府办公厅转发＊＊＊等部门关于＊＊＊意见的通知〉的意见的通知》。
二是为避免标题冗长，用文号来代替上级来文，标题为《＊＊市人民政府办公室关于贯彻鲁政办发[200＊]＊＊号文件的通知》。
三是将相关内容写入标题，为《＊＊市人民政府办公室转发市＊＊＊等部门关于＊＊＊意见的通知》或《＊＊市人民政府办公室关于做好＊＊＊的通知》，也可以是《＊＊市人民政府办公室关于贯彻鲁政办发[200＊]＊＊号文件进一步做好＊＊＊的通知》。
上述三种各有利弊。
第一种体现了贯彻上级指示，但如层层照此办理，公文标题冗长、累赘、拗口，出现多个“通知”。
第二种标题简炼，但未体现内容，不便于查询。
第三种可以说较好地弥补为上述缺陷，但前2个未体现贯彻上级指示，较好的方式是“文号加内容”。
（六）通报：
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。
通报可分为指示性通报、工作情况通报、表彰性通报、批评通报等。
1.指示性通报
主要适用于涉外事项或国内外发生的重大事件以及社会上流传、误传的热点、敏感问题需要内部统一口径、澄清事实。
2.工作情况通报
工作情况通报内容主要有工作进展情况、落实情况、评比检查情况（结果）等。
一般应有情况、有问题、有分析、有结果，主要是为了激励先进、督促后进、推动工作开展。
3.表彰性通报
涉及表彰事项大都用“通报”文种。
表彰通报主要有表彰先进事迹、向先进单位授奖、推广典型经验等。
主旨是表明制发主体对先进事迹、先进经验等的态度，因此，写作中应有事迹、有经验（应简明扼要），主要应写制发主体对此的态度，赞成什么，学习什么，推广什么。
一般不宜过长。
切忌写成事迹报道或报告文学。
4.批评通报
批评通报主要是对工作中发生、出现的重大事故、重大失误、错误、不良风气提出批评，希望汲取教训。
写作中应注意事实必须清楚，定性必须准确，并需要对改正此类问题提出措施和指导性意见。
（七）议案
“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。
议案格式比较简单，一般以政府行政首长个人名义，以示负责，有的也以政府的名义。
（八）报告
是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问、上报备案、报送材料等使用的公文文种。
为了与“请示”相区别，《国家行政机关公文处理办法》在修订时将“报告”原适用范围中的可以“提出意见或者建议”的内容删除。
不能以“报告”代替“请示”。
“报告”是阅件。
1.工作报告
是报告中最常见的一种。
就内容看有综合报告、年度报告、阶段性报告、专题报告、工作进展情况报告等。
一般的结构是工作情况（时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况）、取得的成绩或存在的问题（简要叙述一下工作过程。
成绩常常通过数字、比较、事实来表现。
经验教训要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析）、今后工作的打算。
主要以反映情况为主，目的是下情上达。
2.情况报告
一般是正常工作中出现的新情况、新问题，或者有新举措，需要向上级机关报告情况。
不同于工作报告，其结构应是某情况（事项）发生的全过程以及处理意见（讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。
说明理由、做法和反映。
或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。
提出意见。
写基本看法，解决问题的建议和办法），以便上级机关了解。
3.回复性报告
主要是针对上级机关明确要求上报某一方面情况或答复上级机关领导人对某一问题批示的办结（处理）情况。
4.备案性报告
根据上级机关的要求，需备案的事项。
（九）请示：
适用于向上级机关请求指示、批准。
是下级单位在工作中发生的不能自行决定的重大问题，不属于本机关权限审批范围的事项，需要上级机关审批、解决或帮助解决的重大事项，以及对上级指示要求中不明确的问题等向上级请求批准、指示时使用的公文文种。
特点:
一文一事，不得越级请示或横向请示，一般不应多头主送（一个主送机关，是与制发主体有隶属关系的直接上级机关，可抄送有关部门），有明确的请示要求，只上报不下发等。
请示需标注签发人（主要负责人）和联系人及联系电话。
存在的主要问题:
越级请示（上级机关不受理），横向请示，即向有权的平级机关或上级机关的业务主管部门当作上级机关写请示（应用函）；另外请示主送领导人个人，还有的以《请阅件》、《呈阅件》形式报送请求事项，请示、报告不分等。
1.请求审批事项的请示
不属于本机关批准权限，需要上级机关批准、审定，如项目立项、机构设置、人员安排、区划调整、口岸开放、城市规划、开发区设立、对外交往、土地审批、申请资金等等。
写法上应注意有理有据，理由充分，事项可行，符合国家的规定。
一般有附件。
2.请求解决问题的请示
主要用于下级机关需要上级机关帮助解决或帮助协调解决困难，比较常见的有解决资金、物资、放宽政策等。
请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。
结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上请示，请批复”、“当否，请批复”等。
撰写请示应注意：
第一，要控制使用，当用才用。
必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。
不要动辄请示，把矛盾上交。
第二，要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。
第三，要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。
如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。
除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。
第四，它的格式也包括标题。
正文和结尾，它的标题一定要写明事由，不能光写“请示”，以提请上级机关注意，及时处理。
（十）批复：
适用于答复下级机关的请示事项。
“批复”是对应“请示”而设。
批复的制发主体应是上级机关。
原则上同级机关（如）往来公文不用批复，特殊情况下，也有经上级机关批准，职能部门代上级机关“批复”的情况。
对请求审批事项的批复、对要求解决问题的批复。
应注意的问题：
（1）注意行文的针对性。
下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。
一文一事。
（2）批复的观点要明确。
无论审批性批复还是指示性批复，上级机关的态度要明朗，不能太原则，更不能模棱两可，以免使下级机关无所遵循。
（3）批复要及时。
批复是因下级机关的请示而行文，凡下级机关能够向上级机关行文请示的，说明事关重要，时间紧迫，急需得到上级机关的指示和帮助，所以上级机关应当及时批复，否则就会贻误工作，甚至会造成重大损失。
（4）批复的行文要言简意赅。
要做到言止意尽，庄重周严，以充分体现批复的权威性。
（十一）意见：
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
是对重大问题提见解，对重要事项提出解决办法，或上级机关对重要总是重要工作提出意见和建议时使用的文种。
《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函[2001]1号）规定：
“‘意见’可以用于上行文、下行文和平行文。
作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。
上级机关应当对下级机关报送的‘意见’作出处理或给予答复。
作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。
作为平行文，提出的意见供对方参考”。
上行文：
下级机关对重大问题提出的见解、解决问题的办法作为建议，请求上级机关批转、转发。
只要本部门制定办法、措施能够解决的，就没必要再向上级建议。
只有自身无法解决，本部门、单位的工作涉及其他部门，超出自己职权范围的事项，才在意见中表达清楚，争取上级机关认同，以上级机关名义批准、同意、批转、转发，达到促进工作的目的。
平行文：
在适用范围上一般系涉及两个或两个以上单位、部门之间表达自己对某一问题的意见、见解，如跨流域河流污染治理，省际、市际、县际边界勘界事项等等。
一是提出见解，带有商榷的意思；二是提出解决的办法，带有建议的性质。
使用“意见”作文种就比“函”更加灵活。
下行文：
一般是上级机关对重大问题、重要事项、重要工作提出指导性、指示性的意见。
对重要工作部署作出安排。
与“通知”、“决定”大致相同，都是上级机关对重大问题、重要事项、重要工作进行部署，但相比而言，“意见”更具有指导性，或者说“意见”主要是对新的事项进行部署。
（十二）函：
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
1.申请函
分向不相隶属机关的申请函和向职能部门的申请函。
2.商洽函和征询函
建议成份较大，工作主要是发文单位承担，需受文单位进行工作配合。
写法上注意将本单位应该负责的事项做得如何写清，需要受文单位配合的事项写清。
与申请函不同的是，责任主体不同，责任大小不同。
3.答复函（复函）
主要是针对来函进行复函，应有针对性，针对来函一个问题一个问题地进行回复。
（十三）会议纪要：
适用于记载、传达会议精神和议定事项。
会议纪要的一般写法是时间、地点，什么人主持召开了什么会议，对什么问题进行了研究，作以纪要，把会议形成的一致意见和需要说明的问题提纲要点式地一一列明。
根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。
办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。
专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。
如：
关于减轻农民负担问题的会议纪要。
一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。
如：
滨州市人民政府市长办公会议纪要、滨州市人民政府常务会议纪要、滨州市人民政府专题会议纪要等。
正文可以分为两个部分。
第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正文之后）等。
若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称。
如：
专题研究了农业问题等。
第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。
办公会议纪要的这部分，可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施和要求等。
若只有一个议题，常采用贯通式的纵式结构，不分条款。
专题会议纪要也可采用这种写法；若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。
撰写会议纪要应注意：
第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要定好纪要必须做好处理材料的工作。
要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。
第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。
纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”之类。
第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。
因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。
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