商务函电.docx

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商务函电

外贸商务函电常见10大类型

10种典范商务信函介绍

　　一.“简约”型商务函电：

　　inbeforeemailattached,includingthexxxpicture.（看，简约至此，称谓，落款全省了.高!

但若发至的不是个人邮箱，恐怕对方也就收不到了.于是不得不连名带姓的重发一次，看来这时间也不一定真能节省下来.）

　　二.“精确”型商务函电

　　Thanksforyourmail.AsforthecopyofCEandSAA,Iwillfaxthemtoyouwithinthesetwodays.（“withintwodays”?

fax是及时性的动词，你是说你要花上两天的时间去传真?

这样的话，我就不得不在传真机跟前不吃不喝地干等两天?

拜托，如果不能确定具定传真时间，就请说“I’lladviseyoutheexactfaxtimeonceconfirmation”）

　　三.“大张旗鼓”型商务函电

　　Peryourinformation,youwouldlikeustoquoteyouthepricesasbelow.Plskindlycheck.Thanks.XXX

　　Nowwewouldliketointroduceourcompanytoyou.OurcompanyXXXFoundedintheyear1999.It’sheadquartersatthefootofbeautifulXXXMountain.Whichcalled“thelungofGuangZhou,alsoclosetothesouthgateShenzhencity”.WespecializeinmanufacturingallkindsofXXX.NowfactoriesweowncoveringanareaofXXX㎡,morethanXXXworkers,amostprofessionalteamconsistingoftechnicansandsales.After5yearshardworking.ourcompanyhasdevelopedintoalargecorporation,integratedwithXXX,manufacturingprocessingandtrading.Sincethefirstdayofestablishment.Weinsistinthiscreed“XXX”ledbycustomers’srequirement,basedonquality,ruledwithISO9001:

2000,followingfashions.Wetakeitasourgoaltobuildfamousbrand.Productsbearing“XXX”aresoldallovertheworld,suchasAmerica,Europe,SoutheastAsiaandMiddleEast,etc.（老兄，我要求的只是你的几个产品的报价而已，您不至于把你们整个网页上的东东都COPY给我看吧?

　　再说了，我若对你们公司一无所知的话，又怎能找你们报价?

如果想我们了解多点，给我一个网址就可以了.我会找机会上去看看，但现在我有十几个email等着复，我还有一大堆的报价要整理，我的水倒好了都没有来得及喝一口，你让我现在去听你们的口号?

）

　　四.自做聪明型商务函电

　　ThanksforyourEmail.ButIwouldliketoknowyourcustomers’opinionatfirst.Howabouttheirtargetprices?

（到底是你的智商有问题，还是我的智商有问题?

我不知道你的其它客户是否会在你第一次报价之后就告诉你目标价，但我肯定是要让你失望的啦，因为Iamnotasstupidasyouthink.）

　　五.翻脸无情型商务函电

　　Ihavedeletedalotofemaillastweektosaveharddiskspace.Iwillaskxxxtocheckthatforyoutomorrowmorning,isthatok?

（不会吧，这茶是否凉得也太早了一点?

我们的单你们还在做着，现在就把我的邮件给全部删了?

看来我们的事在您眼中是无足轻重呀）.

　　六.“画蛇添足”型商务函电

　　Ordersarenowcomingineveryday,sowehaveattachedouramendedpricelistinwhichyoucanfillinthequantityyouwanttoorder.Itwillautomaticallycalculatethetotalcbm&amountforyourorder.（哇!

听上去，你们的订单每天都如雪片般飞来，你们一定忙死了，连询价都要“自给自足”，再说我们的单量不见得很大，看来你们也不会太重视，还是找别家吧）

　　七.“云里雾里”型商务函电

　　canyousendmethephoto?

（天哪，我的眼睛是不是看错了?

我要的是你的产品呀，看，我清楚的列出了我所要的产品编号，这也是你们提供的编号，怎么反倒向我要你们自己产品的图片?

Areyoukiddingwithme?

）

　　八.“口不遮掩”型商务函电

　　theswitchwecan’trevised,weshippedmanygoodstoourcustomerlikethis.Pleasenote!

（喂,你们其它的客户能接受的不一定我的客户就可以接受,你是不是想对我说“同样的产品我们销售给其它的客户都没有异议,所以你们最好闭嘴.）

　　九.“你急他不急”型商务函电

　　Iwillcheckwithmyengineerwiththeoldsamples,andfindouthowtosolvetheproblemthatyoumentionedonthemail,inordertosendthebestsamplestoyou.（你们手上难道就没有合格的样品可以先寄了?

我没有时间等你去研究，我现在急要的是合格样品寄给客户不是你的研究报告.）

　　十.“敷衍了事”型商务函电

　　Thanksforyoure-mail.Wewillsendthesamplestoyouasap.（这个assoonaspossible到底是什么时候?

我到底可不可以在要求的日期前收到你们的样品?

）

怎样撰写外贸商务电函

撰写商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。

所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。

围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。

　　口语化

　　每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。

人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。

然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。

他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。

其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?

只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。

多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

　　想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说?

我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。

既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”?

放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

　　语气语调

　　由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。

在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?

是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。

这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

　　*真诚

　　不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。

不管说什么，都要带着您的诚意去说。

把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。

　　*直接

　　跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。

所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。

如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。

因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

　　*礼貌

　　我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。

而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

　　特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。

如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

　　还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。

任何事情，一旦过了头，效果反而不好。

礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。

所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

　　*简洁

　　就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。

用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。

一个单词可以表达，就不要用词组。

多用短句，因为短句更容易理解。

少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。

在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。

比如，您前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。

因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

　　*精确

　　当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。

这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

　　针对性

　　请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。

这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。

当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”。

　　语言朴实

　　前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。

根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。

所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。

比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”，就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。

　　回复迅速及时

　　给买家的回复，千万要迅速及时。

因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。

如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

五种常见的邀请函电

一、Dearsir/madam:

　　I'mdelightedyouhaveacceptedourinvitationtospeakattheconferencein[city]on[date].

　　Asweagreed,you'llbespeakingonthetopicfrom[time]to[time].Therewillbeanadditionalminutesforquestions.

　　Wouldyoupleasetellmewhatkindofaudio-visualequipmentyou'llneed.Ifyoucouldletmeknowyourspecificrequirementsby[date],I'llhaveplentyoftimetomakesurethatthehotelprovidesyouwithwhatyouneed.

　　Thankyouagainforagreeingtospeak.

　　Ilookforwardtohearingfromyou.

　　Sincerelyyours,

　　[name]

　　[title]

　　二、Dearsir/madam:

　　Thankyouforyourletterof[date].

　　I'mgladthatyouarealsogoingto[place]nextmonth.Itwouldbeagreatpleasuretomeetyouatthe[exhibition/tradefair].

　　Ourcompanyishavingareceptionat[hotel]ontheeveningof[date]andIwouldbeverypleasedifyoucouldattend.

　　Ilookforwardtohearingfromyousoon.

　　Yourssincerely,

　　[name]

　　[title]

　　三、Dearsir/madam:

　　[organization]wouldverymuchliketohavesomeonefromyourcompanyspeakatourconferenceon[topic].

　　Asyoumaybeaware,themissionofourassociationistopromote[products].Manyofourmembersareinterestedintheachievementsyourcompanyhasmadein[areas].

　　Enclosedisourpreliminaryschedulefortheconferencewhichwillbereviewedinweeks.I'llcallyou[date]toseewhofromyourcompanywouldbewillingtospeaktous.Icanassureyouthatwellmakeeverythingconvenienttothespeaker.

　　Sincerelyyours,

　　[name]

　　[title]

　　四、Dearsir/madam:

　　Wewouldliketoinviteyoutoanexclusivepresentationofournew[product].

　　Thepresentationwilltakeplaceat[location],at[time]on[date].Therewillalsobeareceptionat[time].Wehopeyouandyourcolleagueswillbeabletoattend.

　　[company]isaleadingproducerofhigh-quality.Asyouwellknow,recenttechnologicaladvanceshavemadeincreasinglyaffordabletothepublic.Ournewmodelsoffersuperbqualityandsophisticationwitheconomy,andtheirnewfeaturesgivethemdistinctadvantagesoversimilarproductsfromothermanufacturers.

　　Welookforwardtoseeingyouon[date].

　　Justcallourofficeat[phonenumber]andwewillbegladtosecureaplaceforyou.

　　Sincerelyyours,

　　[name]

　　[title][next]

　　五、Dearsir/madam:

　　On[date],wewillhostaneveningofcelebrationinhonoroftheretirementof[name],Presidentof[company].

　　Youarecordiallyinvitedtoattendthecelebrationat[hotel],[location],on[date]from[time]to[time].[name]hasbeenthePresidentof[company]since[year].Duringthisperiod,[company]expandeditsbusinessfrom[size]to[size].Nowitsouropportunitytothankhimforhisyearsofexemplaryleadershipandwishhimwellforahappyretirement.Pleasejoinustosaygood-byeto[name].

　　Seeyouon[date].

　　Yourssincerely

　　[name]

　　[title]

常用的20个商务英语电函

1.Pleaseacceptourthanksforthetroubleyouhavetaken.

　　有劳贵方，不胜感激。

　　2.Weareobligedtothankyouforyourkindattentioninthismatter.

　　不胜感激贵方对此事的关照。

　　3.Wetenderyouoursincerethanksforyourgeneroustreatmentofusinthisaffair.

　　对贵方在此事中的慷慨之举，深表感谢。

　　4.Allowustothankyouforthekindnessextendedtous.

　　对贵方之盛情，不胜感谢。

　　5.Wethankyouforthespecialcareyouhavegiventothematter.

　　贵方对此悉心关照，不胜感激。

　　6.Weshouldbegratefulforyourtrialorder.

　　如承试订货，不胜感激。

　　7.Weshouldbegratefulforyourfurnishingusdetailsofyourrequirements.

　　如承赐示具体要求，不胜感激。

　　8.Itwillbegreatlyappreciatedifyouwillkindlysendusyoursamples.

　　如承惠寄样品，则不胜感激。

　　9.Weshallappreciateitverymuchifyouwillgiveourbidyourfavorableconsideration.

　　如承优惠考虑报价，不胜感激。

　　.Wearegreatlyobligedforyourbulkorderjustreceived.

　　收到贵方大宗订货，不胜感激。

　　11.Weassureyouofourbestservicesatalltimes.

　　我方保证向贵方随时提供最佳服务。

　　12.Ifthereisanythingwecandotohelpyou,weshallbemorethanpleasedtodoso.

　　贵公司若有所需求，我公司定尽力效劳。

　　13.Itwouldgiveusagreatpleasuretorenderyouasimilarserviceshouldanopportunityoccur.

　　我方如有机会同样效劳贵方，将不胜欣慰。

　　14.Wesparenoeffortsinendeavoringtobeofservicetoyou.

　　我方将不遗余力为贵方效劳。

　　15.Weshallbeverygladtohandleforyouatverylowcommissioncharges.

　　我方将很愉快与贵方合作，收费低廉。

　　16.Wehavealwaysbeenabletosupplythesefirmswiththeirmonthly

　　requirementswithoutinterruption.

　　我方始终能供应这些公司每月所需的数量，从无间断。

　　17.Wetakethisopportunitytore-emphasizethatweshall,atalltimes,doeverythingpossibletogiveyouwh