采购人员操作手册.docx
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采购人员操作手册
一、业务经办人
（一）采购任务
页面说明：
采购任务是整个交易采购的起始环节，决定了交易过程流程和采购合同的类型。
在采购任务包括采购任务名称、单位、经办人、采购方式等概要信息；包括概要信息、推荐合同供方和编辑采购任务的清单三个部分。
操作说明：
第一步、创建采购任务
●登录页面后，点击【任务管理】，进入任务管理页面，
●点击【新增采购任务】
第二步、编辑采购任务要点
●根据采购任务内容，填写相关信息。
●信息填写完毕后点击【保存】按钮，新增任务成功。
重点字段说明：
采购方式：
标准流程分为招标采购、询价采购、协议采购、议标采购、零星采购、紧急采购，各个子平台可以根据企业实际情况选择配置。
合同类型：
分为框架合同和采购合同。
说明：
框架合同：
是指缔约机构同一个或多个供方通过谈判达成的协议，规定特定时期内授予合同的标准的条款，一旦签订了该协议，供方就可据此条件供货，并且以后签订具体的采购合同。
合同类型决定了合同管理环节生成采购合同的类型。
招标模式：
分为统招统定、统招分定
说明：
招是招标。
定是指定标。
统招统定是指集中采购时统一招标，统定是指，统一定标，当几个项目同时招标是，有统一招标的组织统一确定中标单位，分定是指，分别定标，当几个项目同时招标时，由各项目单独确定供方。
招标方式：
分为公开招标、邀请招标。
说明：
公开招标是指招标公告对所有中建体系内的供方发布，所有合格供方都可以参与报名。
邀请招标是指，招标文件只发给指定的一家或几家供方，只有指定的供方才可以参与投标，两者的最大区别是，邀请招标没有资审阶段。
报价方式：
分为浮动价和固定价。
固定价清单：
固定清单是指明确采购清单明细、数量明确的采购清单。
浮动价清单：
采购的清单，不是明确的材料明细项，而是一个材料明细类如：
圆钢Φ8-12
固定价清单和浮动价清单在交易过程中，显示不同的报价清单。
第三步、推荐供方
●保存基本信息后，在推荐供方列表页面点击【添加供方】在合格供方库选出合格供方；如果选择错误，可以【删除】所选供方。
说明：
协议采购，是指框架采购下的子合同。
协议采购，在采购文件环节省略推荐供方环节，因为协议采购是框架合同下的子合同，或者执行合同；协议采购必须关联相关的合同。
合同和供方之间为一对一的关系，所以协议采购省略推荐供方环节，而是在编辑协议文件的时候关联相关合同。
●添加物资清单
（物资清单根据报价方式的不同分为浮动价和固定价两种形式）
编制固定清单
操作说明：
●点击【选择物资】按钮，在材料库中选项相关的清单项。
●可依据左侧物资清单分类树形结构进行选择，或通过搜索条件进行查找。
系统支持多条清单项的添加。
●完成添加清单项后，根据清单列表页面内容，填写相关信息（如：
数量、品牌、进场时间等。
）并点击【保存物资】完成相关操作。
（物资填写完毕后，一定要点击【物资保存】系统，这点非常重要。
）
●保存后，系统支持对清单的【删除】修改。
编制浮动价清单
●点击【添加一行】在新增的清单列表项内编辑相关清单项，也可通过【选择物资】方式进行编辑，操作同上。
（二）、交易管理
1、综述
交易管理是整个系统最核心的环节，向上关联采购任务，向下生成采购合同，并且交易过程中生成的数据，会自动汇总到价格分析和报表中心。
作为系统内数据分析和管理的来源。
其中采购任务中的采购方式决定了交易环节流程（招标、协议、询价等。
）
2、交易平台主要功能
集中采购网络交易平台的功能与业务架构相呼应，主要分为支撑层：
权限管理、流程配置等底层逻辑模块，主要用于定义系统的基本业务环节，主要供后台人员应用。
业务层：
采购交易业务环节中主要业务和辅助业务的操作模块，是电子商务系统中的核心交互模块。
主要供采购业务相关的操作人员应用。
管理层：
对业务层模块发生的实际采购交易，所积累产生出来的业务数据，进行统计分析和数据深度挖掘支持领导决策的功能，主要的应用人群是各级领导。
3、进入采购过程（待审业务）
进入采购过程：
是从系统登录开始，到进入到采购任务开始交易过程的系统操作。
操作说明：
第一步、采购经办人点击待办业务列表中待办业务名称链接，直接进入采购过程。
●点击【更多】进入待办任务列表。
●列表内按照采购方式的不同分为：
招标采购、协议采购、询价采购等采购模式。
●并可通过右侧上方，和左侧列表栏进行数据搜索。
在首页点击采购管理进入历史数据查询，列表内按照采购方式的不同分为：
招标采购、协议采购、询价采购等采购模式，并可通过右侧上方，和左侧列表栏进行数据搜索。
4、采购过程
下面我们来介绍招标采购:
4.1、招标采购
流程说明：
招标采购分为资审阶段和招标阶段两个阶段，公开招标需要完成资审阶段，邀请招标直接从招标阶段开始。
资审阶段：
第一步：
编制及发布招标公告（进入[招标公告]）：
这一步骤主要体现对招标公告的编辑和发布两个功能，其中为了适应实际业务要求设计了招标公告时间变更功能，为公告时间调整提供了便利。
操作说明：
●采购经办人在【招标公告】页面内填写公告内容，并确定“报名截止时间”。
●点击【保存】按钮，保存招标公告内容。
●招标公告确认后点击【发布】，发布到投标方平台。
●在公告发布后到报名截止前，可以通过【变更】调整截止时间。
在报名截止时间到达后【查看变更】追溯历史变更的记录。
第二步：
等待供方报名及拟定投标供方名单（进入[资格预审]菜单）
这一步，系统主要体现了在公告发布后，采购经办人对供方投标情况及供方基本信息进行查看和评定。
操作说明：
●在报名截止时间之前，等待并查看，供方的报名情况信息。
（此时不能行资审报告的编辑和提审。
）
●点击资审评定，进入资审页面，对报名的供方进行评定。
选择资审通过的供方。
●系统自动更新已经报名的供方信息（仅有合格供方才有报名资格，新供方必须注册初审通过后才能报名）。
●点击报名供方企业的名称，可查看该供方的详细信息（基本资料、资质证书、历史业绩……）
●点击【资审报批】，并选择相关审批用的流程模板，提交供方资审报告给相关领导审批。
●资审报告通过后，可查看【资审批复结果】，并支持打印功能。
第三步、结果发布（确认资审结果）
这一步，是根据资审评定的结果，确定入围的单位，并把资审结果发布到投标方页面。
操作说明：
列表中仅展示了报名成功的供方单位（未报名的供方不能通过资审，进入招标环节）
●根据资审评定内容，系统自动显示，资审合格供方。
●在【结果说明】列中调整给供方的通知内容，并【保存】结果。
●点击【结果发布】，把资审信息发布到投标方页面。
以上三个步骤组成了招标采购的资审阶段（公开招标存在资审阶段，邀请招标无此环节）。
招标阶段
第四步、编制招标文件（邀请招标环节从此开始）
这一部是对招标文件基本信息以及附件（投标邀请书）的编制，包括招标文件正文和清单的编制，招标文件编制完成后，发布到投标方页面上，并支持投标人的在线答疑。
操作说明：
招标文件分为招标文件正文和物资清单两部分
编辑招标文件正文：
●点击【招标文件】进入招标文件页面，在文本框内编辑招标文件正文。
●点击【保存】对已编辑的文件进行保存。
●点击【添加附件】同时可添加说明或附件。
物资清单部分
●点击【清单】，进入清单页面。
●系统自动带入采购任务中的材料明细
●根据需要，在清单中【创建偏离表】或【选取付款方式】。
【创建偏离表】
●点击【创建偏离表】，确认偏离表名称点击确认。
●在技术偏离表内【新增】技术项和技术要求。
●编辑技术偏离表内容。
点击【确认】完成技术偏离表的新增。
【付款方式】
●点击【选择付款方式】，选择付款方式类型。
（付款方式模板在后台配置，选择时支持多种付款方式。
）
●点击【确定】，完成付款方式确定。
（大家可以对比一下，付款方式选择前后，清单的变化）
选择前：
选择后：
●招标文件整体编辑完成后，【保存】正文和清单。
确认无误后，发布到投标方平台。
（清单保存后付款方式不可删除。
）
【发布】
●点击【发布】，将招标文件正文及物资清单一起发布到投标方平台。
招标过程中招标人可以通过【变更】对招标文件的内容和时间进行变更。
【变更】
●点击【变更】，可对招标文件的内容和时间进行变更。
●编辑完成后【保存】，系统自动发布变更内容到投标方平台。
●变更列表中，可查看投标方对变更查看的回执情况。
●投标人可以在线对招标文件提出疑问，招标人可以在线查看问题并答复。
【答疑】
●点击【答疑】可以查看投标方的提问。
●在答疑列表中，点击【回复】编辑答疑内容。
●答疑可针对某一提问供方回复，也可以统一一次性回复。
●答疑列表中可查看回执情况。
第五步、查看供方回标情况
功能说明：
自动汇总对比投标人的投标文件（报价）。
根据投标截止时间和开标功能，控制投标文件查看权限。
开标完成后，采购业务人员根据项目从评标专家库中选择相关评标人员。
查看开标记录
操作说明：
在回标情况页面，查看供方回标情况。
第六步、开标设置
备注：
除了招标经办人，还需开标人员配合，开标人员的操作，会在单独介绍开标人和评标
人的相关操作，这里介绍的都是招标经办人的操作。
操作说明：
●投标截止时间到后，【开标】功能被激活。
●点击【开标设置】按钮，进入开标设置页面。
●在开标设置页面选择开标人员。
●通过右侧组织结构树和右上角搜索栏，搜索开标人员。
●选择开标人员，点击【确定】按钮
●选择开标人员后，回到开标人员设置页面，系统支持对开标人员的【删除】和修改（重复4-6.）
●点击【确定】对所选开标人员进行保存。
（保存后还可以对开标人员就行删除和修改）
●确认开标人员不再更改后，点击【完成设置】，完成设置后，开标人员将不可以在进行更改。
●招标经办人完成开标设置后，等待开标人员开标。
在等待过程中：
●可以点击【开标汇总】进入开标查询页面。
查询开标情况。
●当最后一个开标人完成开标操作时，开标完成。
●开标完成后可以点击【查看】，查看投标文件。
系统启动标书查看及价格汇总功能。
第六步：
对投标文件进行评定
这一步主要用于价格的自动汇总（可以自动刷新最新的投标价格），投标方的初次报价及调价数据都将被记录。
记录评标人对相关项目清单的评标意见，并对所有评标人的评标意见进行汇总。
操作说明：
招标经办人查看投标人投标信息，当评委对投标信息有疑问时，需要投标人对评委提的问题进行回复。
【澄清】
●点击【澄清】对投标文件相关问题进行提问。
●在澄清列中查看相关供方【回复】的内容。
【评标设置】
招标经办人：
●点击【评标设置】
●在选择评标方式、评标模式、评标成员、以及评标模板。
（评标模板可在后台设置。
）点击【确认】保存评标设置，这时可以修改评标人员名单。
当评标人员确认不再修改时，点击【完成设置】，评标人员名单不可修改。
评标设置完成，系统自动对投标文件进行汇总，生成投标方价格汇总页面。
第一轮报价后，需要再次报价时。
招标方可以发起对投标方再次报价的邀请
【开始调价】
●点击【开始调价】，选择需要调价的投标人后确定，此时将允许投标方调整自身的报价。
报价成功后，投标方之前的报价将被保留，新的报价将被刷新到报价汇总表内。
投标方历史报价可以查看。
【结束调价】
●投标人调价完成后，招标人用该按钮可以结束调价过程，结束之后投标方不能再修改报价。
招标人如果对投标人的报价不满意，可以向投标人再次发起调价邀请。
系统支持多次调价。
●调价完成后，评标人开始评标，评委评标完成评标后。
采购经办人点击【评标汇总】，查看评委评分意见。
第七步、商务谈判
功能说明：
提供谈判的文档记录的数据归档。
操作说明：
【添加】
●在商务谈判页面中，点击【添加】创建谈判记录，填写谈判内容（支持附件上传），保存后完成操作。
第八步、编制定标报告
该步骤：
以【报价汇总】、【评标汇总】、【商务谈判】为参考依据推荐入围单位，并编制定标报告。
操作说明：
●根据评委的评标意见编辑评定结果，填写综合排名。
●根据评标情况选择中标候选人（第一候选单位、第二候选单位、第三候选单位）
●系统根据评标情况自动生成相关评标报告，操作人也可以对评标报告进行修改，并支持附件上传。
●评标报告编辑完成后，点击【保存】
●评标报告完成后点击【评标报告报批】，审批后可在系统内查看【定标审批结果】
●定标审批通过后可以发布招标结果。
第七部、招标结果发布
该步骤：
用于确定最终中标单位，根据模板向全体参与投标人发布结果
操作说明：
●并选择投标人的中标情况
●系统自动生成相关通知内容，用户可根据需要自行修正
●点击【结果发布】完成招标。
4．2、协议采购
流程说明：
第一步、编辑采购文件
功能说明：
●选择框架合同；
●系统自动生成物资清单（依据采购任务自动生成清单项）并选择相应的付款方式；
操作说明：
第一步编辑清单
●首先，点击【采购单】进入协议清单编辑页面。
按照协议采购情况选择相关的付款方式。
●确定付款方式，生成并编辑采购清单。
●对采购清单进行编辑，并保存采购清单
第二步、协议供方选取
●点击【协议供方选取】进入相应页面
●然后点击【选择框架协议】，添加相关框架合同。
●系统自动带出对框架合同内的合作供方，点击供方名称链接，查看供方的相关信息。
●系统支持供方选取审批。
第三步、供方报价
操作说明：
●点击物资清单
●系统自动带入采购任务中的材料明细
●点击【录入】，进入清单填报页面，根据框架合同内容，确认采购价格
●系统支持价格多次录入
第四步：
报价汇总：
●系统自动对录入的采购价格进行数据汇总。
●点击【打印】，支持对汇总数据的打印。
●点击【历史数据查看】，查看历史数据
●点击【附件信息】，查看附件。
第五步、采购会签单：
功能说明：
●以【报价汇总】为参考依据推荐入围单位，并编制定标报告。
●发起审批，并查看审批结果
操作说明：
●根据实际情况选择中标候选人（第一候选单位、第二候选单位）
●根据相关要求，编辑采购会签单内容。
●采购会签单编辑完成后，点击【保存】
●采购会签单完成后点击【定标审批】，审批后可在系统内查看【定标审批结果】
第六步、结果发布
功能说明：
●确定最终中标单位
●根据通告模板向全体参与供方发布结果
操作说明：
●点击【招标完成结果】结束招标
●并选择供方是否中标状态（未中标、中标）
●系统自动生成相关通知内容，用户可根据需要自行修正
●点击【结果发布】完成招标
协议采购中标结果发布后，采购经办人可以进入采购合同页面生成采购合同（采购合同同上。
）
4．3、询价采购
流程说明：
采购阶段
第一步、编制询价文件
功能说明：
●编制询价文件正文（含附件）。
●发布询价文件。
●编辑并发布询价文件。
操作说明：
询价文件分为询价文件正文和物资清单两部分
编辑询价文件正文：
●点击【询价文件】进入询价文件编辑页面。
●点击【保存】对已编辑询价文件进行保存。
●按照列表要求填些询价文件内容。
●点击【添加附件】同时可添加说明或附件。
物资清单部分
●点击物资清单
●系统自动带入采购任务中的材料明细
可在清单中选择询价【付款方式】。
询价文件整体编辑完成后，可以对询价文件进行发布
【发布】
●点击【发布】，将询价文件正文及物资清单一起发布到投标方平台。
询价过程中可以对询价文件的内容和时间进行变更，
【变更】
●点击【变更】，可对询价文件的内容和时间进行变更。
●编辑完成后【保存】，系统自动回到询价文件编辑状态，询价文件再次编辑发布。
●变更列表中，可查看投标方对变更回复的内容。
第二步、查看供方报价情况
功能说明：
●系统支持手动填写报价
●系统支持手动添加报价供方
操作说明：
●点击【添加供方】在合格供方库中选择报价供方。
（备注：
因各局的采购管理方式不一致，有的平台没有添加供方功能，）
●然后，依次点击供方名称后的【录入】按钮，
●依次，进行手动填写供方报价。
完成供方报价环节。
第三步、报价汇总
功能说明：
●系统自动对录入数据进行数据汇总。
第四步、商务谈判
功能说明：
●提供谈判的文档记录和数据归档。
操作说明：
【添加】
●在商务谈判页面中，点击【添加】创建谈判记录，填写谈判内容（支持附件上传），保存后完成操作。
第五步、价格会签
功能说明：
●以【报价汇总】、【商务谈判】为参考依据推荐入围单位，并编制价格会签单。
●查看【评标报告】
●发起办公平台审批，并查看审批结果
操作说明：
●根据报价汇总和商务谈判结果编辑评定结果，填写综合排名。
●根据评定结果选择候选人（第一候选单位、第二候选单位、第三候选单位）
●系统根据评标情况自动生成相关评标报告，操作人也可以对评标报告进行修改，并支持附件上传。
●评标报告编辑完成后，点击【保存】
●评标报告完成后点击【评标报告报批】，审批后可在系统内查看【评标审批结果】
定标审批通过后可以发布询价结果。
第六步、询价结果发布
功能说明：
●确定结果状态。
●确定最终中标单位。
●根据通告模板向全体参与供方发布结果。
操作说明：
●点击【询价完成结果】结束询价。
●选择成交供方
●系统自动生成相关通知内容，用户可根据需要自行修正
点击【发布】发布询价成交通知。
结果发布后，可以在合同管理里面生成采购合同（同招标采购中的采购合同）。
（三）、合同管理
1、综述：
合同管理分为合同会签、采购合同、对账单三个页签，包括合同的创建、编辑（生成）
合同会签。
2、生成采购合同
操作说明：
点击【采购管理】进入采购合同页面。
【添加合同】
●点击【添加合同】后，弹出合同创建页面，分别选择新近中标的采购任务、中标供方和中标清单，保存后即完成合同创建。
【生成合同】
●采购会签列表显示全部等待合同会签的“新”合同记录
●点击【生成合同】进入合同会签单编制页面，
●根据模板内容填写相关信息
●保存后，发起办公平台审批，审批完成后可查看审批结果
●审批未通过，点击【修改合同】对合同内容进行修改，再次提交审批。
采购合同完成审批后进人采购合同页面。
3、合同归档：
查看审批合同
操作说明：
在采购合同页面：
●点击某条合同的【任务名称】，查看相关任务信息。
●点击某条合同的【供方名称】，查看相关供方信息
●点击【查看】，查看合同明细，合同明细页面支持打印功能，并可以查看合同的审批结果，以及相关附件。
4、对账单：
对账单：
是对供方在投标方平台编辑的对账单，进行编辑和审阅后进行确认或退回操作
操作说明：
●点击【查看】进入对账单明细。
●在对账单明细页面，审阅对账单，当对账单审阅无误后点击【确定】完成对账单的操作。
●审阅不通过时，点击【退回】对账单退回到投标方系统，供方对对账单进行重新编辑。
（四）供方管理
1、综述
供方管理是整个系统的重要环节，它是连接招、投标双方的重要桥梁。
分为：
供方新增（分为新增待审供方和新增合格供方）、分类、评定，三大功能（本次我们详细介绍供方的新增、分类两大功能）
2、供方新增
功能说明：
●供方新增：
包括平台内新增、从数据库中选择，excel报表导入，以及投标方注册共有四种方式。
操作说明：
2.1待审供方新增：
平台内新增供方：
（平台内的供方新增，按照供方的状态不同，分为待审供方的新增，和合格供方的新增。
首先我们以待审供方来详细说名平台内新增功能。
）
●登陆系统后，点击【供方管理】，进入供方管理页面。
●在【待审供方】页面，点击“新增供方”。
（待审页面和合格供方页面都可进行供方新增）
●在【新建供方选取方式】页面，选择【新建供方】，点击【确定】进入新增供方页面。
●在新增供方页面完善供方信息后保存（供方信息包括基本信息、产品信息、历史业绩、资质证书、网上合作记录、考察报告6个页面），新添加的供方进入待审供方页面成为待审供方。
投标方新增供方：
供方打开投标方网站，可以自己注册供应，注册数据会自动进入待审供方库。
招标方可以从待审供方库中选择，投标方新增会在投标方操作培训时重点讲解，这里不做详细阐述。
新增合格供方：
从数据库中选取合格供方：
（合格供方分为：
股份合格供方和平台合格供方库，（各平台名称因在后台配置的不同，名称可能有差异）
股份合格供方：
是指中建网络交易平台内的所有合格供方。
是由总各子平台内的合格供方汇总而来，并共享给所有的子平台
平台合格供方：
是指各子平台日常应用并维护的合格供方
操作说明：
●在供方管理页面，点击【子库合格供方】进入分平台合格供方库。
●点击【新增供方】。
进入新建供方选取页面。
●在【新建供方选取方式】页面，选择【从总库选取】，从待审供方库内选择待审供方，点击【确定】进入新增供方页面。
●从【选择供方】页面，选取相关供方，点击【确认】完成从总库中筛选功能。
●在供方列表页面完成供方的新增。
3、供方评估
●功能说明：
供方评估分为两个部分：
供方初评和供方复评。
3.1、供方初评
功能说明：
所有待审供方经过供方初评合格，成为合格供方，进入合格供方库。
只有合格供方才能参与平台内的各种采购活动。
初审不合格的进入供方待审库中。
操作说明：
●在【待审供方】页面，在所要评估的供方名称后点击【初评】，进入初评供方页面。
●在初评页面，点击【选择模板】，进入选择模板页面。
●在【选择模板】页面。
选择初评打分模板，点击【确定】，进入模板编辑页面。
●在模板编辑页面，编辑供方初评表，【保存草稿】后点击【提交审批】，发起初评审批。
审批通过进入合同供方库，审批不合格回到待审供方库。
3.2供方复评
功能说明：
供方复评是对合格供方进行的评估。
操作说明：
（同初评功能基本一致）这里不做详细说明。
4、供方类别维护（由股份公司授权维护）
功能说明：
供方类别是各平台系统管理员对各平台内供方类别进行维护的工具。
操作说明：
●在供方管理页面，点击【供方类别】，进入公共类别页面。
●在供方类别下点击【新增子集】新增供方类别节点，
●进入新增子集页面，编辑供方类别，点击【保存】，完成新增。
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