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档案管理办法1

档案管理办法

第一章总则

第一条根据国家《档案法》和中央、国务院、北京市有关档案工作的决定和指示精神，以及集团关于档案管理办法的规定，为加强本公司档案工作，逐步完善档案的科学管理，结合公司的实际情况，制定本办法。

第二条档案是公司范围内科研、施工生产、经营活动中直接形成的，具有保存价值的图纸、图表、文字材料等文件材料。

第三条档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分，是企业维护合法权益、经济利益和历史真实面貌的一项十分重要的工作，应列入有关部门和人员的职责范围。

第四条公司要集中统一管理档案，公司各部门、任何人在生产、经营、科研活动中形成的具有保存价值的文件材料均为公司所有，应按本办法进行归档。

第二章档案部门及人员职责

第五条公司系统实行公司集中统一管理档案的原则，具体工作由公司档案室负责，并负责对部（室）、基层单位的档案工作进行业务指导。

第六条机关部（室）、项目经理部不设立档案行政机构，要配备兼职档案人员（由管文件的人员兼任），负责档案的收集、立卷、归档工作。

第七条档案部门的主要任务

（一）接收、管理、保存、统计本单位的档案。

（二）提供档案为施工生产、经营活动、科研等服务。

（三）指导有关部门和科技人员做好文件材料的积累、整理、立卷和归档工作。

（四）组织有关部（室）对超过保管期限的档案进行鉴定销毁。

（五）做好档案移交工作。

（六）对所属单位档案工作进行业务指导。

第八条档案人员要由思想好、事业心强，具有档案专业知识和懂得有关科学技术，能够胜任工作的人员从事档案工作。

第九条档案人员职责

（一）贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策和法规，制定本单位的实施细则和有关规章制度。

（二）负责公司档案的接收、管理、保存、组织鉴定销毁、统计等业务工作。

（三）指导公司各部门的档案人员做好档案文件材料的形成、积累立卷和归档工作。

（四）按有关规定，做好已归档案的移交工作，办理好移交手续。

（五）做好档案的提供利用工作。

第三章科技档案的归档

第十条根据《档案法》及国家有关政策法规制定公司科技档案的归档制度，做到每一工程项目、科研、生产经营活动都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。

第十一条各项目经理部和有关部（室）把科技文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档纳入科技工作程序和生产、经营等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。

第十二条归档时间

（一）对形成周期不长的工程技术档案，竣工后3个月内归档，大型工程，施工周期较长，按子项结束后3个月内归档。

（二）科研档案移交档案室的时间为每年6月底之前。

（三）设备档案移交档案室的时间为设备安装调试完，设备正常运行一个月之内。

（四）经营档案在工程决算后3个月内归档。

第十三条归档范围（见附件1《科技档案归档范围》）

第十四条归档要求

（一）根据国家规定和科技生产活动以及科技文件材料形成的特点，科技档案归档工作由工程项目经理部和相关科技业务部门承担，并由科技人员负责。

（二）向公司档案室移交的工程技术档案，均由项目经理部负责收集、整理、编目、组卷，并由项目技术负责人审查签字，相关业务部门做好协助工作，工程档案一定要经过技术质量部资料管理人员审核签字后，方可向档案室移交。

（三）为发挥科技档案的查考凭证作用，维护历史原貌，交公司档案室的卷内科技材料均应是原件，如是复印件，应在《卷内目录》“备注”一栏标明附页号，在附加页上说明原件的保存地点。

（四）对不符合规定的科技档案，档案室有权拒绝接收，待修整符合规定后再进行交接。

第十五条归档手续

（一）由项目技术负责人编写归档情况简要说明。

一般包括：

本项目的名称，任务来源，主要任务实施过程，工程项目结构形式，工程面积，项目负责人，开、竣工时间，技术水平，经济、社会效益，归档文件材料的完整、系统准确情况等。

此说明同科技档案一并交档案室保存。

（二）填写归档文件材料移交清单

由归档单位按卷填制“卷内目录”一式两份，“卷内备考表”一份，整套档案填写“档案移交（接收）登记薄”一式两份。

归档时，交接双方按清单核查清楚，双方在“档案移交（接收）登记薄”上签字，各留一份。

第四章文书档案的归档

第十六条文件材料的归档

（一）归档范围

1、具有查考利用价值的文件材料、报表、等历史记录资料。

2、已办理完毕的文件材料。

归档范围大体可划分为三大部分，即：

上级和外单位来的文件资料；本单位工作中形成的文件、资料；下级单位报来的文件资料。

（具体的归档内容参见附件2《文书档案归档范围》。

（二）归档时间

根据国家档案局《机关档案工作条例》规定，归档完成时间为每年的上半年。

（三）归档案卷质量要求

1、档案的材料收集要齐全完整。

2、文书档案的整理要科学合理，编目要符合规范要求，卷内文件材料应在右上角用阿拉伯数字编顺序号，同时写好卷内目录和备考表。

3、文书档案装订要整齐、牢固，书写的字迹要清楚、工整。

4、档案移交手续要完备。

第五章档案的管理

第十七条档案室对接收来的档案，进行分类排列、编档号，登记台帐、填全封面及卷盒项目、统计和必要的加工整理。

第十八条编制档案总目录、案卷分类目录，根据需要编制检索工具和编研资料。

第十九条档案必须有库房、阅览室、办公室。

根据国家有关规定，档案库房内应当保持温度为14-24℃，相对湿度为45-60%，并有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等八防措施。

第二十条对调离公司的领导、工程技术人员、机关工作人员，必须如实移交自己保管的文件材料，归还借阅的档案，待档案室签字、盖章手续办理完毕后，组织人事部门方可办理调离手续。

第六章档案的开发和利用

第二十一条档案室应提供档案为公司的科研、生产、经营等各项工作服务，并编制必要的检索工具和参考资料。

第二十二条档案室要建立档案的借阅制度，严格执行档案的借阅审批手续。

借阅档案，必须办理借阅手续，逐级领导审批后方可借阅。

借阅人员必须爱护档案，不许涂改、扯页、拆卷，要按期归还，以保证档案的完整与安全。

第二十三条根据附件3《科技、专业档案保管期限表》和附件4《文书档案保管期限表》定期对档案保存价值进行鉴定。

鉴定工作由公司领导、专业技术人员和档案人员组成的鉴定小组直接鉴定档案内容，每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴定日期。

鉴定周期由企业根据需要确定。

第七章附则

第二十四条本办法根据国家有关法规及集团的要求制定。

第二十五条本办法由公司办公室负责解释。

第二十六条本规定自颁布之日起实施，关于印发《文书档案管理办法》的通知（城建办发〔2014〕124号）和关于印发《科学技术档案管理办法》的通知（城建办发〔2014〕142号）同时废止。

附件1：

科技档案归档范围

（一）综合档案

由有关业务部门按年度问题立卷归档，于次年6月底前向科技档案部门归档。

1、上级及本单位制定的有关建筑科技方面的方针、政策、条例、办法等指导性文件；

2、施工生产、科学研究、技术改造等方面的技术性决议、决定、指示、计划、规划、请示与批复、会议纪要、会议总结、报告等文件；

3、正式批准的技术规定、规范、技术条例、措施、技术经济定额等以及询问解释文件；

4、技术经济专业统计报表；

5、上级领导、外国专家、知名人士关于本单位科技、经济方面的重要建议、谈话记录；

6、技术革新、技术改造、合理化建议、先进经验的有关文件材料；

7、施工组织设计及执行情况；

8、贷款、投资包干协议、执行情况报告，承发包合同、协议书；

9、重大质量事故的调查、分析报告、处理意见；

10、全面质量管理的有关文件材料；

11、重要技术问题来往电文。

（二）经营档案

由经营部门会同市场营销部门按建设项目分单位工程立卷归档。

中标工程：

由经营部门组卷归档，市场营销部门协助材料收集；未中标工程：

由市场营销部门负责组卷归档。

1、工程预算、重点工程合同预算；

2、询价、报价、投标、补充单价申请与批复，工程分析材料等；

3、合资经营与外引内联工程的协议书、合同、合同附件，资格预审材料，可行性研究报告，谈判记录、协议，议定书，外商提交的资料；

4、出国考察收集的有关资料，重要的来往电函；

5、中标工程文件材料；

6、未中标但具有参考价值的开发项目，其投标报价的全部文件材料。

（三）工程技术档案

工程竣工后，在工程、质量、技术、科研部门协助下，由工程项目经理部负责组卷，在交甲方的同时，交公司档案室保存一份原件。

1、土建

（1）建设工程规划许可证

（2）建设工程开工证

（3）施工组织设计、施工方案、施工技术措施、施工计划

（4）技术交底文件

（5）地基钎探记录及平面布点图

（6）验槽及地基处理记录

（7）试桩记录

（8）桩基施工记录

（9）图纸会审记录（工程设计交底）

（10）设计变更、工程洽商记录

（11）砖出厂合格证和试验报告

（12）水泥出厂合格证和试验报告

（13）砂子试验报告

（14）碎（卵）石试验报告

（15）钢筋（原材）出厂合格证和试验报告

（16）电焊条出厂证明

（17）防水材料合格证和试验报告

（18）隔热保温材料合格证

（19）防腐材料合格证

（20）预制（混凝土、钢）构件出厂合格证、试验记录

（21）素土、灰土干容重试验报告

（22）砂浆配合比通知单

（23）砂浆试块标养28天强度试验报告

（24）混凝土配合比通知单

（25）混凝土试块标养28天强度试验报告

（26）混凝土抗渗试验报告

（27）钢筋焊接试验报告

（28）防水工程试水试验

（29）结构吊装施工记录

（30）现场施加予应力记录

（31）烟（风）道、垃圾道检查记录

（32）沉降观测记录

（33）预检记录：

工程定位测量记录及其它预检记录

（34）隐检记录：

隐蔽工程验收记录

防水工程检验记录

（35）工程质量事故处理记录

（36）基础、结构工程验收记录

（37）单位工程质量综合评定表

（38）单位工程验收记录

（39）建设工程质量合格证书

（40）分项工程质量评定表

（41）施工新技术

（42）施工日志

（43）建筑、结构竣工图

2、暖卫和燃气

（1）施工组织设计、施工方案

（2）技术交底

（3）图纸会审、设计变更、洽商记录

（4）预检记录

（5）隐蔽工程验收记录

（6）设备安装记录

（7）室外管线测量记录

（8）新的水暖卫、燃气设备

（9）分部工程验收核查书

（10）分部分项工程质量评定表、汇总表

（11）施工日志

（12）竣工图

3、电气

（1）施工组织设计、施工方案

（2）技术交底

（3）图纸会审、设计变更、洽商记录

（4）预检记录

（5）隐蔽工程验收记录

（6）电气设备安装记录

（7）绝缘电阻测试记录

（8）接地电阻测试记录

（9）建筑自控、消防系统检验记录

（10）建筑电视共用天线、闭路电视、电视监视、防盗报警等系统试验记录

（11）变压器吊芯检查记录

（12）开关柜等耐压试验

（13）满负荷测试记录

（14）室外直埋电缆测量记录

（15）新型的电气设备

（16）分部工程验收核查书

（17）分部分项工程质量评定表、汇总表

（18）施工日志

（19）竣工图

4、通风与空调

（1）施工组织设计、施工方案

（2）技术交底

（3）图纸会审、设计变更、洽商记录

（4）隐蔽工程验收记录

（5）安装记录

（6）分部工程验收检查书

（7）分部分项工程质量评定表、汇总表

（8）施工日志

（9）竣工图

（四）科研技术档案

由科研、技术部门的项目负责人在成果签定后，按科研项目或专题立卷归档（试研、试制周期长的项目，可分阶段立卷归档）。

1、规划、计划性材料：

（1）科研长远规划和年度发展规划（包括上级下达的科研规划和项目）；

（2）本单位科研工作计划等。

2、依据性材料：

（1）项目可行性研究报告、计划任务书、批准书；

（2）技术协议书、委托书、合同书；

（3）项目研究计划、方案和专题组织措施（包括讨论会原始记录）。

3、阶段性材料：

（1）实验记录、观察记录、试验报告；

（2）实验配方，分析材料，计算、测试记录；

（3）实验事故调查与分析材料；

（4）经费预、决算材料；

（5）阶段试验报告或年度计划执行情况报告，项目研究会议记录。

4、成果性材料：

（1）学术论文、专著、成果报告、专题总结、工作总结；

（2）定型图纸、技术图纸；

（3）技术说明书、技术规范及配套技术文件；

（4）工艺流程、操作规程、安全措施；

（5）技术签定书、证明文件、生产许可证；

（6）专利申请文件、专利权授予证书；

（7）电子计算机的软件资料；

（8）实物、样品、标本、照片、幻灯片、录音、录像等。

5、应用性材料：

（1）科研成果转让，推广协议书；

（2）科研成果在推广过程中形成的评论、建议和用户意见等材料。

（五）设计档案

由设计部门项目负责人在设计项目完成后，按建设项目分单位工程立卷归档。

1、设计任务书、计划任务书、批准文件；

2、协议书、委托书、合同书；

3、建设单位提供的设计依据性材料（包括水文、地质、地震、气象、水源、交通及地下管线敷设情况等）；

4、设计原则、技术方案及方案比较；

5、初步设计或扩大初步设计的审查会议记录及材料；

6、技术设计的全套图纸（底图）以及文字材料（包括区域地形图、总平面图、土方计划图、结构施工图、设备施工图、说明书及计算书、工程总预算）；

7、设计、施工中形成的设计质量评定、工程考察、开工报告、设计稿底、会审纪要，设计变更、修改、补充通知单，现场检验等；

8、工程竣工、调试中形成的工程总结，竣工验收报告、工程调试记录，工程事故调查与分析报告等。

（六）设备档案

由设备管理部门机械设备管理人员在设备安装，维修结束后，按产品型号为单位立卷归档。

1、设备购置可行性研究资料，订购协议或合同等；

2、设备图纸、说明书、产品合格证、装箱单、配件目录等；

3、设备开箱、检查记录，装箱清单、工具单、备品备件单；

4、设备安装、调试、验收记录、数据测定记录、性能鉴定材料；

5、设备各种统计报表及实力统计；

6、设备履历书（卡）；

7、自制设备需有设计图纸、试验、鉴定验收全套技术文件资料；

8、设备购置计划、调拨单和交接记录；

9、设备改造计划和一系列的图纸、文案材料和鉴定验收材料；

10、机械调和的事故调查，处理报告、批复，机械动力工作总结；

11、机械设备报废的有关报告，审批文件；

12、引进国外设备的有关商检及索赔材料。

附件2：

文书档案归档范围

一、共同部分

1、本部门制发的各类文件材料；

2、本部门的年度计划、总结、统计报表；

3、本部门召开的各种大型会议的文件材料；

4、下级报来的请示、重要的专题报告和典型材料等。

二、各系统

1、办公室

（1）本公司的年度规划、总结、工作要点；

（2）办公会记录、会议纪要、董事会记录、纪要及形成的文件材料；

（3）印信启用、重要的电话记录材料；

（4）重要领导讲话、典型调查报告；

（5）本公司下发的各类文件及上报的请示及批复；

（6）上级机关颁发的针对本公司要执行的重要文件材料。

2、生产计划

（1）上级下达的各项计划指标及本单位半年、年度施工生产、经营计划；

（2）开、停工报告及处理意见、重点工程竣工总结；

（3）统计分析、统计报告。

3、经营

（1）已中标工程招投标文件材料及施工合同、协议、纪要；

（2）概、预算管理及调价材料；

（3）分析整理的工程报价及结算资料；

（4）经营承包协议、合同考核、奖罚材料。

4、市场营销

（1）未中标工程、投招标文件材料；

（2）投招标前、后期分析报告；

（3）未中标通知书。

5、技术、质量

（1）技术管理规章、制度、办法；

（2）重大技革、改造、科研工作总结、报表；

（3）施工组织设计及有关施工工艺、技术标准和资料；

（4）科技情报、发明创造、专利资料；

（5）环保、计量文件材料。

（6）上级和本单位有关质量的规章制度、管理办法、措施等；

（7）重大工程质量的调查处理报告；

（8）全面质量管理开展情况及形成的文件材料。

6、安全

（1）上级和本单位关于安全、劳保、制度、法规及下级报来的重要文件、资料；

（2）重伤、死亡事故报告及调查材料、请示、批复；

（3）安全竞赛、检查材料、评比奖罚工作。

7、物资、设备

（1）上级和本单位制定的材料供应、管理办法、规章；

（2）主要材料供应情况、报表及分析；

（3）合同材料及招投标资料；

（4）材料、能源节约情况及分析资料；

（5）现场材料管理；

（6）上级和本单位机械设备管理工作规章、制度、办法；

（7）主要机械设备明细表及分布；

（8）机械设备购置的请示、批复；

（9）工业设备普查及统计报表。

8、企业管理

（1）本公司及下属单位的机构设置、调整；机构的合并、撤销、名称更改；

（2）企业规章制度及中长期发展规划；

（3）企业资质、证书、执照的审查与管理；

（4）综合管理体系、贯标文件材料。

9、法制

（1）合同管理、诉讼调解案件材料；

（2）法制工作宣传、培训材料。

10、财务

（1）上级和本公司的财务会计标准、制度、办法；

（2）财务大检查工作资料及会计统计报表；

（3）会计达标、认证活动和经济活动分析资料；

（4）财务预、决算编审、清欠材料。

11、审计

（1）上级和本公司有关审计法规、制度、规定；

（2）审计案件的专题材料、专题报告及分析资料；

（3）审计资料、审计报表。

12、消防、保卫、维稳、医疗卫生

（1）上级和本公司制发的制度、标准、办法；

（2）重点工程、要害部位保卫工作有关资料；

（3）重大火灾事故调查报告、处理结果；

（4）立案案件中属于文书部分的资料；

（5）各类违法犯罪及火灾事故统计报表。

（6）重要信访材料及处理结果；

（7）上级和本公司制发的行政生活管理制度、规章、办法。

（8）上级和本公司有关卫生工作规章、制度、办法；

（9）医疗卫生、献血、计划生育、文件资料、报表。

13、劳动工资、教育

（1）上级和本公司工资改革、标准、办法、规定；

（2）有关工资制度，劳动力调配资料；

（3）职工离、退休、下岗待聘材料；

（4）劳动工资统计分析材料；

（5）招收大中专学生、复转分配、人才交流等文件材料；

（6）干部考核，培训及专业职务评审材料。

（7）职工教育规定、制度、办法；

（8）职工教育计划、规划及教育培训、考核情况；

（9）各种学习班、培训班、大专班及在外人员学习情况；

（10）教育经费的管理使用及职工申请入学的审批材料；

（11）职工轮训、待岗培训情况。

14、组织人事

（1）上级和本公司的组织、人事、统战、少数民族、侨务工作规定，请示、批复等材料；

（2）党组织建设的文件材料及党务机构的设立、撤销等；

（3）本公司干部任免、调配、奖励、转正、定级定编材料等；

（4）党委会、常委会会议纪要、决议

15、宣传

（1）本公司思想政治工作规划、总结、调研材料；

（2）职工思想动态分析资料；

（3）专项教育的计划、总结。

16、纪监

（1）纪律检查及廉政建设方面的材料；

（2）本单位党员违纪调查处理情况。

17、工会

（1）上级和本公司有关工会建设、民主管理、职工福利等文件；

（2）职代会、会员代表大会材料；

（3）职工技协、劳动竞赛、评选先进、劳动保险材料。

18、团委

（1）上级和本公司制发的共青团工作文件材料；

（2）团代会、团组织建设材料；

（3）青年突击队活动，青工生产竞赛活动材料。

19、机关总支

（1）机关总支制发的规章、制度、重要的会议记录、形成的决议、会议纪要；

（2）机关评优、评先活动的决定、审批表。

附件3：

科技、专业档案保管期限表

一、综合类

序号

条款名称

保存期限

重要

一般

上级及本单位制定的有关建筑科技方面的方针、政策、条例、办法等指导性文件

永久

长期

本机关向上级机关，下级机关向本级机关有关科技问题的请示与上级机关和本机关的批复

〃

长期或短期

已批准的各种技术规程、技术规范、技术标准、技术条件及技术经济定额

永久

长期

短期

已批准的建筑工程、工业生产、科学研究等技术方面远景和近期规划

永久

长期

长期或短期

关于各种技术规范、技术标准、技术条件的询问解释文件

永久

长期

长期或短期

各种技术专业会议报告、决议、纪要、总结记录文件

永久

长期

〃

各种技术革新、技术革命、合理化建议与推广材料

永久

长期

〃

上级领导、外国专家和知名人士对科技方面的建议与谈话记录

永久

长期或短期

各种质量事故的调查报告、处理意见及有关材料

永久

长期

短期

技术性专业统计年报

长期

短期

技术性专业统计季报

短期

各种技术性的工作总结、专题报告

永久

长期

短期

有关技术问题的来往文书

永久

长期或短期

有关建筑工程、生产技术、科学研究方面的影片、录像、照片、图表、画、录音等

〃

科学出版物原稿

长期

短期

二、设计、工程基建类

序号

条款名称

保存期限

重要

一般

选址报告、建厂方案及审批文件

永久

长期

永久

短期

征地报告、拨给建筑地段的协议书、征用地段的图表、说明和其它文件材料

永久

长期

〃

批准的基本建设计划任务书、设计任务书、批准文件

永久

长期

永久

气象、地质勘探、地形测量、地震等记录以及有关的水文资料

永久

长期

短期

永久

长期

短期

批准的基建工程的初步设计、技术设计、施工图设计及各种计算书和说明书

永久

长期

基建工程设计、施工与有关单位设计的协议书及合同

永久

短期

永久

短期

厂址周围情况、水源、供电及拆迁有关文件材料

永久

短期

〃

基建工程的预算、决算和经济分析、工料耗用记录等文件

永久

长期

短期

〃

开工、复工、竣工报告、竣工工程一览表

永久

长期

〃

作为修改变更设计依据的文件、设计变更图图纸会审记录、技术核定单、洽商记录

永久

长期

永久

短期

施工总设计、施工组织设计（施工方案）设备安装工艺卡、技术措施、施工总结

永久

短期

长期或短期

短期

施工记录、施工日记、施工技术交底书、记录

长期

短期

电气、设备、管道安装工程（暖气、上下水）的试验、试压、试运转等记录

永久

长期

永久

短期

隐蔽工程记录及验收文件材料

〃

永久

长期

施工用的各种原材料、半成品、各种构配件、设备仪表的出厂证明书和试验记录

〃

永久

短期

各种试块、试件（试样）材料检验、试验记录或报告

〃

永久水准点的坐标位置以及主要建筑物和构筑物的测量定位、沉降观测、变形观测记录

〃

单位工程，分部、分项工程的质量检查记录评定及验收文件

〃

竣工图及验收文件

永久

短期

永久

建筑施工中有关

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