行政公文写作的几个问题.docx
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行政公文写作的几个问题
行政公文写作的几个问题
2005-6-2210:
20:
33
一、公文的分类与要求
（一）行政公文的基本格式
公文格式结构可分为文头、行文、文尾公文三要素。
文头部分：
——公文格式代码，又称文件检索代码。
——份号即公文编号。
——秘密等级，分“绝密”、“机密”、“秘密”。
——紧急程度，分“特急”、“急件”两等。
※紧急程度的确定不是根据办事人员的要求，而是根据文件实现要求确定的。
以往的情况有不适当的地方。
——文件名称，即公文名称。
——发文写号，包括机关代字、年份、序号三部分，如“桂食药监发〔2005〕×××号”。
——签发人，一般供上行文用，与发文字号在同一行上。
※上报文件的签发人必须是机关主要负责人。
2、行文部分:
也称正文部分。
包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注等。
——标题。
完整的公文标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成。
如《广西壮族自治区食品药品监督管理局关于开展2005年药品专项整治工作的通知》这一公文标题中，“广西壮族自治区食品药品监督管理局”就是发文机关，“关于开展2005年药品专项整治工作”就是事由，“通知”就是文种。
※目前出现的问题通常是：
（1）没有发文机关名称；
（2）标题不完整；（3）制作不规范，如“关于不批准……”；（4）文种不相称。
——主承送机关。
标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或同类型机关的统称。
※上行文的主送机关，特别是请示的主送机关，一般只写一个，对需要同时报送的另一个或数个上级机关，可以用抄报的形式。
※下行文的主送机关，可以有一个或数个，如对下级请示的回复，主送机关就是那个请示的机关；而上级机关对下级机关发布的普发性文件，主送机关则有数个，甚至包括下属所有机关，在这种情况下，主送机关常常使用泛称。
——正文，一般分为开头、主体和结尾三部分。
——附件，可分为两类：
一类是对正文起补充说明或印证参考作用的，附在正文之后。
另一类是借助公文（如命令、通知、报告等）颁发的规章制度以及向上级机关报送或向下级机关批转（或转发）的文件，直接附印在正文后面。
——发文机关，是公文的法定作者。
——成文时间，指文件形成的时间，。
※成文时间不是行文的时间，而是领导签发时间。
——印章，是公文正式成文的标志。
——附注，用以说明公文中其他项目无法说明的各项事项。
文尾部分：
包括主题词、抄送机关、印发标记等。
——主题词。
——抄报抄送机关，抄报机关在上，抄送机关在下，名称要使用全称或规范性简称。
——印发标记。
（三）公文写作要点
1、正文事项：
内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达。
（1）并列式。
常见。
一般写的是公务的横向的、静态的情况。
各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。
这种方法的好处是概括面广，条理性强。
要求重轻有序：
重要的放在前边，依次类推。
（2）递进式。
一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。
各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。
这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。
在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。
（四）行政公文的语言
公文写作语言总的要求是庄重、平实、概括。
公文语言功夫的核心是选词。
选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。
多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。
二、主要公文的写作
（一）请示
根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：
请求指示性请示；请求批准性请示；请示批转性请示。
1、写作要点
（1）主送机关。
请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。
每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。
（2）正文部分
1）开头，主要交代请示的缘由。
原因要讲得客观、具体、简明；理由要阐述得合理、充分、条理。
2）主体，主要说明请求事项。
——内容要单一。
所谓“一事一报”，就是一件事一个请示，实际上，一件事中可以包含多个请求事项。
——请示事项要写的具体、明确、条项清楚、不超出审批机关的职权范围。
——缘由、事实、根据、请示事项要有合理、严密的逻辑性，表达时要有层次性，复杂的还要注意事件发展、逻辑结构、因果等递进性。
分层分项写清具体要求并说透理由，提出充足的事实和根据；处理意见要合法、合情、合理、合度，既要符合实际情况需要，也要切实可行，具有可操作性，有利于上级机关的决断和批复。
——结语，习惯用语一般有“特此请示，请予批准（批示、批复）”、“特此请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。
※常见的问题是：
A.缘由不清楚、详略不当，没有抓住问题的要害；B.理由不充分，或者过于狭窄，或者缺少必要有力的事实、数据、根据的支撑；C.根据不足、特别是缺乏强有力的根据。
关键的事实、重要的时间、必要的数据、充分的根据（特别是相关的法律法规或领导指示、批示）是组成的要素；D.缘由、根据、请求事项杂糅，颠三倒四、翻来覆去，不得要领，E.结语表达不当，如已经是十分具体、明确的请示，还要写上“以上请示如无不妥，请予批准（批示、批复）”。
F.逻辑混乱、层次不清、请求是想表达不清晰、明确、准确。
（二）批复
1、根据内容、性质的不同，批复可分为两类：
一类是审批性批复。
一类是指示性批复。
2、批复的结构、内容和写法
批复由首部、正文和尾部三部分组成。
（1）首部。
包括标题和主送机关两个项目内容。
——标题。
批复的标题有多种构成形式：
一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成；一种是由发文机关名称、事由和文种构成；第三种是由事由和文种构成；第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。
——主送机关。
（2）正文。
——开头。
首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。
——主体。
主要说明批复事项，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行议论。
（3）结语。
一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。
（4）尾部。
※撰写批复应注意的问题
（1）注意行文的针对性。
下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。
（2）批复的观点要明确。
无论审批性批复还是指示性批复，态度要明朗，不能太原则，更不能模棱两可，以免使下级机关无所遵循。
（3）批复要及时，否则就会贻误工作，甚至会造成重大损失。
（4）批复的行文要言简意赅、言止意尽，庄重周严，充分体现批复的权威性。
（三）报告
（1）综合性报告，或称总结性报告。
报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。
——情况简述：
工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。
这种开头称为概述式。
此外还有结论式（议论判断）、说明式（用“为了…”）等。
——成绩做法：
简要叙述一下工作过程。
成绩常常通过数字、比较、事实来表现。
安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。
——经验教训：
要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。
——今后计划。
（2）专题性报告正文一般写法：
——概述情况。
——说明理由、做法和反映。
——提出意见。
（四）工作总结
1、工作总结可以大体分为：
全面总结、专题总结、个人总结三类。
2、总结的结构
（1）标题。
由总结的单位、时间、内容或种类组成。
如《市场监督处GSP认证工作总结》、《稽查处2005年药品专项整治工作总结》，也可以省略其中一部分，如：
毛泽东的《关于打退第二次反共高潮的总结》，其标题不仅省略了总结的单位名称，也省略了时限。
总结的标题根据中心内容、目的要求、总结方向来定。
总结标题有单标题，也有双标题。
双标题就是分正副标题。
正标题往往是揭示主题——即所需总结提炼的东西；副标题往往指明总结的内容、单位、时间等。
例如：
监督促进两手抓，上下联动结硕果
——××县分局二○○五年农村“两网”建设工作总结
（2）前言，其目的在于让读者对总结的全貌有一个概括的了解、为阅读、理解全篇打下基础。
（3）正文。
要中心突出，重点明确、阐述透彻、逻辑性强、使人信。
正文的基本内容是做法和体会、成绩和缺点、经验和教训。
——成绩和经验。
一般写法有二。
一是写出做法；二是“寓经验于做法之中”。
——存在的问题和教训。
要坚持辩论法，坚持一分为二的两点论，既看到成绩又看到存在的问题，分清主流和枝节。
写存在的问题与教训要中肯、恰当、实事求是。
——结尾一般写今后努力的方向，或者写今后的打算。
这部分要精炼、简洁。
※ 报告、总结中的材料的选择、处理
（1）材料选择的标准、范围、要求
——标准：
效能原则。
——范围：
服务主题。
——要求：
直接有力。
（2）材料处理要点
——取舍
——归纳与剪裁
——修饰与补充
（3）材料的运用
——详略服务于目的，取舍服务于内容，长短服务于需要。
（五）通知
通知一般可分为五种：
一是指示性通知。
二是批示性通知，又称转发性通知。
三是周知性通知。
四是会议通知。
五是任免通知。
3、通知的结构一般由标题、正文和落款三部分组成。
（六）公函
1、公函可以从不同角度分类：
（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。
公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。
便函不属于正式公文，没有公文格式要求。
（二）按发文目的分。
函可以分为发函和复函两种。
发函即主动提出了公事事项所发出的函。
复函则是为回复对方所发出的函。
（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
2、函的结构、内容和写法
（1）正文。
——开头。
主要说明发函的缘由。
——主体。
主要说明致函事项。
函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。
如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。
——结尾。
——结语。
※撰写函件应注意的问题
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。
像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
三、公文写作的逻辑性问题
（一）公文写作的逻辑
1、重视逻辑问题，学会思考和构架
公文构思是一个非常复杂的思维过程，是一种创造性的复合性脑力劳动，既有分析、综合，又有归纳、概括，但总体上是一个由大到小，由简到繁，由形式到内容的思考过程。
一般是由粗到细，由抽象到具体，由标题到观点，由观点到材料这样一个逐步完善的过程。
在这一过程中，掌握其内在规律，学会思考问题的方法十分重要。
逻辑构思是分层次的，不仅大的部分按照是什么，怎么样，为什么，怎么办去思考；问题阐述、层次区分和语言表述也要按照这几个部分构思，层层深入，顺理成章。
2、逻辑构思要讲究顺序
正常顺序是先明确“是什么”，再讲“怎么样”，再讲“为什么”，最后讲“怎么办”。
3、逻辑构思还要讲究重点
公文中，总体设计都是由一些单元块组成的，都离不开逻辑构思问题，比如其中的“情况、特点、问题”回答的是“是什么”；“成绩、收获、做法”回答的是“怎么样”；“原因、经验、教训”回答的是“为什么”；“措施、希望、要求、号召”等回答的是“怎么办”。
这几个问题不能平均用力，而是根据内容的不同要求有所侧重。
如果是经验材料，“怎么样”要讲实，“为什么”要讲深讲透，少讲“是什么”和“怎么办”；
如果是通报，则要多讲“是什么”，精讲“为什么”和“怎么办”。
（二）公文写作的“三段论”
公文基本上都属于议论文的范畴。
一篇公文是否成功，主要应该看对以上三个基本问题回答得怎么样，其中特别要研究和回答好“怎么办”的问题。
1、实事求是地回答“为什么”的问题，深刻阐明制发公文的必要性和基本前提
“为什么”就是要回答清楚事物的性质，或者讲概念，或者讲做法，或者讲特点，或者讲问题，都要清楚明白，使受文者知其然，又知其所以然。
对“为什么”的问题，要力图把缘由、事实情况讲足、讲透、讲到位。
这样做也是由公文的性质及其所论述的问题决定的。
2、言简意赅地指出“是什么”的问题，阐明事情的本质、现状和基本的含义与内容。
这部分的内容必须阐述精当、定义准确、切中要害。
3、重点研究好“怎么办”的问题，实事求是地回答“怎么办”的问题，是公文的重点和闪光的部分。
同生活中一样，在商业活动中，第一印象也非常重要。
在通常情况下，你同客户的第一次接触是以文字的方式开始的——通过信件、宣传册子、销售材料或年度报告等等。
下面是一些基本的写作指南，它可以帮助你提高写作技巧，让你在写作商务材料方面成为一名称职、思维清晰，而且知识渊博的行家里手。
清晰易懂，简明扼要。
避免使用不纯正、不必要的词语，当然也没有必要用复杂的句子。
不要画蛇添足。
如果用一句话就够了，就不要用几句话说明。
举例来说：
能用“现在”就不要用“在当前这段时间里”；能用“因为”就别用“由于这个原因”等。
尽量使用简单而不是复杂的词语。
如果“使用”就可以了，干吗还要用“付诸应用”呢？
语气要强而有力——它会让你倍感自信。
坚决不要让下列词语出现在你所撰写的商业材料当中——“有一点儿”、“有几分”、“相当”、“非常”——这些词语会减弱你的说服力。
比如，下面这种句子将会是致命的：
“这是一种相当好的好产品，我非常相信你一定会喜欢它的。
”
多用主动语态，少用被动语态。
“他将棒球击出了左外场的围栏”当然比说“棒球被他击出了左外场的围栏”好得多。
不要撒谎或夸大其词。
一旦被人发现，哪怕只是虚构一个小小的谎言，你在报告或信件所说的每句话都将会引起他人的怀疑。
使你的文字看起来通俗易懂、活泼有趣。
引用趣闻轶事，在适当的地方多用小标题、补充内容、粗体圆点标记和图形。
要以一种对话式的风格去写，态度友好，但是千万不能粗心大意或使用粗俗的话语。
要想提高你的写作水平，最好的办法就是学会多修改。
哪怕只有一页纸的内容，也要仔细检查，删除多余的句子或例子、被动语态的句法结构以及不必要的客套话。
最重要的是，你要时刻保持头脑清醒，知道你想要表达的意思。
记住：
思维混乱也会导致文字混乱。
在你写作的时候，找些工具书放在手边，这个方法一定会起到帮助作用，比如写作指南、词典以及其他能够指点写作的工具书都可以。
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