湖南烟草BPR项目岳阳调研报告.docx
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湖南烟草BPR项目岳阳调研报告
岳阳市烟草公司营销系统
调研报告
一、概述
岳阳市烟草公司作为湖南省烟草公司的子公司，是岳阳地区卷烟产品营销和专卖管理的法定机构。
岳阳市烟草公司按照国家烟草公司及省烟草公司对于卷烟的购进与销售的规定，如进货厂家、销售品牌、销售数量、销售地域、销售价格等规范、指导、管理本公司销售经理部及所属县市区公司卷烟市场的购进、销售、批发、调拨、储运等营销工作。
岳阳市烟草公司卷烟营销业务由直属销售经理部具体组织实施，经理部下辖有业务课、网建办、仓储办、批发部等部门。
其中业务课负责卷烟的采购和省外销售，网建办负责零售网点的建设和管理工作，如零售户档案管理、销售数据统计和分析、专卖管理等，10个批发部按照辖区划分负责对零售户的批发销售。
销售科负责岳阳地区各经营单位的购进和销售卷烟的计划、统计、价格管理、网建和仓储等管理工作。
其组织机构如下图：
岳阳市烟草公司
县市区子公司
其他职能部门
财务部
销售经理部
销售科
仓储办
业务课
网建办
批发部
二、采购业务流程
2．1采购部门的组织结构
销售经理部
业务课
省外采购
省内采购
业务员3人
业务员3人
现在销售经理部有六个人负责采购工作，其中三个人负责省内卷烟的采购，三个人负责省外卷烟的采购。
2．2采购基本工作流程
2．2．1采购基本流程
省外卷烟的采购：
销售经理部每年5、10月份走访全国主要卷烟厂家，进行业务洽谈，然后根据下半年、上半年的销售情况和洽谈结果上报分公司，由分公司上报省公司，省公司综合平衡后下达购进计划，分公司到全国定货会上签定合同，分公司可以替县公司代签合同。
由于运输中存在专卖检查问题，根据运输的要求，一般把合同分解到品牌、数量等几张合同，但总量不会超过购进计划。
在总量不变的情况下，分公司可以变更合同，到烟草总公司批发市场进行交易，但增补计划要经过省公司批准。
销售经理部定期向省外烟厂下采购订单（一般通过电话联系，根据市场销售情况，或者申请供货，或者推迟要货），省外烟厂根据此订单情况向销售经理部送货，同时该烟厂向销售公司的财务科开发票。
货到达仓库以后，仓库保管员根据随货同行联验收入库，填写卷烟验收通知单，一式四联，其中第一联存根、第二联业务员、第三联开票员、第四联承运单位。
第三联送交财务科作帐，第二联送交销售经理部，以便业务员根据库存情况销售。
同时，仓库保管员在送货回单上签字交给送货人。
付款方式一般是在财务科得到销售经理部的确认后办理托收承付。
另外，运费一般是单独托收，或者货款和运费同时托收，也有承运人持卷烟验收通知单和运输发票给财务科，财务科付款。
采购价格：
1.国家烟厂出厂价，2.交易市场制定的价格,3.省外烟草公司制定的价格。
省内卷烟的采购：
基本情况与省外卷烟的采购相似，但也略有不同。
1.分公司没有与省内烟厂签定合同，而是计划衔接表。
2.计划衔接表中只有总量控制，没有细化到品牌。
3.采购方式:
1.对方送货，2.自提。
自提时，由业务员把发票带回交给财务科。
4.付款方式:
1.电汇，2.业务员带汇票3.托收承付。
5.与长沙烟厂进行季度定货,每月进一次货。
2．2．2采购工作流程图
（一）采购一级流程图
E4
省公司
E1
销售经理部
D1
E3
省内渠道
E2
省外渠道
D3D2
D4D5
E5
县公司
D6
采购一级流程图
实体描述：
1、E1，销售经理部：
2、E2，省外渠道：
省外烟草的省公司、市公司、县公司或烟厂调拨站。
3、E3，省内烟厂：
省内烟厂调拨站或省内烟厂。
4、E4，湖南省烟草公司。
5、E5，岳阳地区的县级公司。
数据描述：
1、D1，购进计划：
省公司下达购进计划。
2、D2、D3，分别是省外烟厂和省内烟厂向销售经理部发货和开票。
3、D4、D5，分别是销售经理部对省内和省外烟厂下订单（执行合同）。
4、D6,内部调剂。
（二）采购二级流程图
W2
合同
E1
销售经理部
P6
付款
W1
计划指标
P2
合同执行
E1
销售经理部
P4
开发票
E3
仓库
E4
财务科
P3
验收入库
P1
签定合同
E2
供应商
W3付款申请书
P5
确认
采购二级流程图
D3
实体描述：
1．E1，销售经理部，主要负责从省外烟厂购进卷烟销往本市批发部和县级公司，从省内烟厂（长沙、常德、零陵、郴州）购进卷烟销往省外和本市，以及把省外卷烟销往行情好的另外的省。
2．E2，供应商，包括省外烟厂调拨站、烟草公司、省内烟厂调拨站。
3．E3，仓库，包括销售经理部的仓库。
4．E4，市公司的财务科。
文档描述：
1．W1，计划指标，由省内衔接会上确定省内购进计划，省外卷烟的购进计划由省公司根据各分公司上报的卷烟调入计划申请表综合平衡后确定。
2．W2，合同，是指全国定货会上的合同或省内的计划衔接表。
3．W3，付款申请书，销售经理部确认后向财务科提出付款申请。
处理描述：
1．P1，有两种情况，第一，销售经理部根据省公司的购进计划与省外烟厂在两次全国定货会签定合同，第二，销售经理部在省内两次定货会上与省内烟厂签定计划衔接表。
2．P2，销售经理部根据合同、库存和销售情况向供应商申请供货或推迟供货，有三种联系方式，即电话、传真和发函；另外，供应商根据合同、采购订单定期向销售经理部发货。
3．P3，货物运输到达仓库后，仓库保管员根据对方的随货同行联和实际到货情况，如实填写商品卷烟验收通知单，同时保管员在对方的送货回单上签字，对方（即烟厂）凭此送货回单向公司托收货款。
4．P4，供应商开发票给市公司财务科，在销售经理部确认后由财务科付款。
或者在收到货款后烟厂再开出发票。
供应商递交发票有两种情况，一种是，省外烟厂把发票快递给销售经理部，一种是省内烟厂的发票由销售经理部的业务员带回。
5．P5，销售经理部对来自省内外烟厂的发票进行确认，向财务科提出付款申请。
或者业务员提出付款申请，财务科确认后付款，烟厂开出发票。
6．P6，付款方式有三种，一种是托收（主要是对省外烟厂），第二种是电汇，第三种是业务员自带汇票，第二、三种情况主要对省内烟厂。
（三）采购第三级流程图
1．把供应商分解成 _烟厂、省内烟厂，对省外卷烟的采购流程图如下所示，
D4
省外卷烟采购流程图
实体描述：
E1，销售经理部
E2，省外烟厂
E3，销售经理部的仓库
处理描述：
1．P1，全国定货会上与省外烟厂签定合同。
2．P2，销售经理部向省外烟厂下达订单，也就是合同的执行。
3．P3，销售经理部的仓库保管员根据随货同行联和到货情况进行验收入库。
4．P4，仓库保管员在对方的送货回单上签字，证明收到货。
数据描述：
1．D1，由对方烟厂开具的随货同行联。
2．D2，仓库保管员填写的卷烟验收通知单。
3．D3，送货回单
4．D4，仓库保管员填写的卷烟验收通知单中给销售经理部的一联。
省内卷烟的采购与省外卷烟的采购情况基本相同，它们之间的区别可参见第一页的采购基本工作流程部分。
附：
采购合同
1．单据格式：
（省外购进）
中国烟草交易中心合同（卷烟）
年月日合同编号
需方单位编号供货单位编号
需方单位名称供方单位
序号
牌号
产地
等级
类型
烟支规格
包装规格
数量（箱）
单价（元）
金额（元）
1．运输方式：
2．交货时间：
3．结算方式：
4．到货地址：
5．其他：
2．数据字典：
✧表头数据项：
1.合同名称：
2.供货单位编号：
3.需方单位编号：
4.供货单位名称：
5.需方单位名称：
6.合同日期：
✧表体数据项：
7.序号：
8.牌号：
9.产地：
10.等级：
11.类型：
12.烟支规格
13.包装规格
14.数量（箱）
15.单价（元）：
此处为不含税价
16.金额（元）：
此处为不含税价，以便于计算成交服务费。
✧表尾数据项：
17.运输方式：
18.交货时间：
19.结算方式：
20.到货地址：
21.其他：
采购订单
目前业务中根据签订的购货合同（半年的供货协议），实际提货或由供应商送货时，需要双方协商达成协议，此协议即可认为是采购订单，采购订单也是合同实际执行的开始。
✧表头数据项：
1.订单号：
2.订单日期：
3.合同号：
4.供货单位编号：
5.采购部门：
6.采购员：
7.运输方式：
8.到货地址：
✧表体数据项：
9.序号：
10.商品编号：
11.该存货的各种属性：
12.规格型号：
13.包装规格：
14.数量：
针对主计量单位而言
15.件数：
针对辅计量单位而言
16.单价：
此处为不含税价
17.金额：
此处为不含税价
18.税率：
19.税额：
20.价税合计：
21.折扣率：
22.折扣额：
✧表尾数据项：
23.制单：
采购发票
增值税发票
✧表头数据项：
1.发票号：
2.开票日期：
3.供货单位名称：
4.地址、电话：
5.税务登记号：
6.开户银行及账号：
7.销货单位名称：
8.地址、电话：
9.税务登记号：
10.开户银行及账号：
✧表体数据项：
11.货物或应税劳务名称：
12.规格型号：
13.计量单位：
14.数量：
15.单价：
此处为不含税单价
16.金额：
此处为不含税金额
17.税率：
18.税额：
19.价税合计：
20.备注:
✧表尾数据项：
21.开票人：
22.复核:
23.收款人：
三、库存业务流程
销售经理部目前共有六个仓库（物理上为一个仓库），隶属于岳阳市公司销售经理部。
主要存放省内外购进的所有卷烟。
目前共有四人：
记台帐一人，送货一人，仓库保管二人。
市烟草公司下属各批发部均有自己的小仓库，以下简称批发部仓库。
销售经理部所属仓库：
批发部仓库
D5
客户
仓库
供货方
D1 D2
D3 D4
仓库处理顶层图
数据描述：
1.D1：
供货方向仓库发货及附随货同行联。
2.D2：
仓库向客户发货。
3.D3：
仓库对供货方签回其送货回单。
4.D4：
客户凭提货联向仓库提货。
5.D5：
公司对批发部的内部调拨
销售经理部所属的仓库实行每周定期盘点的制度，由于仓库计量是以件为单位，一般情况下不会发生盘盈盘亏的情况出现。
如有该情况出现，则立即查明其原因并明确责任归属，提出处理意见，待批准后办理相应盈亏核销手续。
目前的库存管理实行非严格货位区分，并不直接在出入库单上填具产品所存放的库位，但目前仓库已划分为六个子库以区分不同用途的卷烟，仓库发货实行先进先出法以符合保质期要求，对于发货成本的计价方式，财务核算上目前采用全月一次加权平均计算其销售成本，并不能在月中随时结转成本并计算毛利。
对于由专卖部门罚没走私烟等特殊部分卷烟，一律办理入库手续后单独存放，对不符合专卖规定而非走私的卷烟，收购价格为市场价的七折，由销售经理部业务课负责销售，视做专卖业绩，财务单独做账处理。
业务流程：
销售经理部在省内，省外所采购的卷烟经运输到达仓库之后，销售经理部仓库保管员根据对方（供货方）提供的随货同行联及到货产品并进行匹配无误后，据实填写卷烟验收通知单一式四联，分别为存根，财务，业务，司机联。
同时在对方的送货回单上签字表示货物已收到并由承运人带回，承运方即可凭此送货回单、卷烟验收通知单司机联和运输发票向公司财务科收取运费。
E1
供应商
P2
验收入库
P1
签回送货单
E2
仓库
E3
承运人
W1
入库验收单
W2
（在途）商品
验收单
E4
财务科
采购入库流程图
实体描述：
E1：
供货方，可以是省内，省外供货方。
E2：
销售经理部仓库。
E3：
承运人
E4：
财务科
处理描述：
P1：
仓库保管员在供货方送来的送货回单上签字后，供货方凭此单向公司托收货款
P2：
仓库保管员办理产品入库
文档描述：
W1：
仓库保管员填制的验收入库单
W2：
财务科根据验收入库单填制的商品验收单，月末在发票仍未到而货已入库的情况下，则财务科填制的在途商品验收单。
销售经理部销售时，由业务员开出增值税专用发票一式七联或是普通发票，并将除存根和记帐联以外各联交给客户，库管员根据提货联进行发货，并将提货联留存作为发货依据。
可能会有已开票而未提货的情况存在。
E1
业务课
P3
定期盘点
E3
仓库
P1
开票
W1
发票
P2
提货
P4
发货
W2
提货联
E2
客户
销售发货流程图（客户自提方式）
实体描述：
E1：
业务课
E2：
客户
E3：
销售经理部仓库
处理描述：
P1：
由业务开出增值税发票
P2：
客户凭发票提货联到仓库提货
P3：
仓库按周填制库存盘点报表，月末填制存货平衡表以与业务核对
P4：
仓库对客户进行发货
文档描述：
W1：
发票
W2：
提货联
批发部仓库：
公司所属各批发部各自拥有仓库。
市公司将自己的库存调拨到下属各批发部仓库的业务称为内部调拨。
先由网点提出调拨申请，经公司经理部业务主管人员签字同意后开出内部调拨单，销售经理部仓库凭内部调拨单发货联发货。
内部调拨单一式六联：
存根、提单、随货同行、对帐、财会、统计联。
W2
卷烟供应通知单
E2
业务课
D1
E1
批发部仓库
W1
内部调拨单
D2
E3
经理部仓库
D3
P1
入库
D4
内部调拨仓库流程图
实体描述：
E1：
批发部仓库
E2：
销售经理部
E3：
销售经理部仓库
文档描述：
W1：
内部调拨单
W2：
卷烟供应通知单
处理描述：
P1：
批发部将销售经理部调拨来的卷烟办理入库
批发部销售出库流程图同销售经理部销售出库流程图。
所不同的是：
批发部向客户开出的
通常是销售通知单一式四联：
分别为存根，收款，提货，证明联，同时可能向客户开具普通发票，作为特殊情况，批发部还可能向大客户（如大商场）开具增值税发票附件，并每月汇总后由该大客户自行凭增值税发票附件到市公司统一开具增值税专用发票。
批发部每天对于只开销售通知单部分的卷烟，还于当日下班前按品种汇总分别开具普通发票。
批发部还汇总统计当日所销卷烟，当日所收现金及经盘点后的库存实存数作核对。
公司目前存在送货业务。
即由市区各批发部的送货组（车）从销售经理部仓库开具借出清单，从仓库中借出卷烟装车送货，每天送货回来根据所送出的卷烟及所开出的送货清单交回所收现金，汇总开具普通发票，其所开发票应与交回现金完全核对一致，交存银行。
余货存放于车厢内，如此反复，一星期结算一次，并冲减借据，余货归还仓库。
并直接将从销售经理部仓库提出并出售的卷烟计入该批发部的销售中，即视为批发部的销售处理，而在每月末汇总补充开具相应的内部调拨单。
这种送货业务今后将可能被取代为事先由访销员确定第二天将要送货数量，次日统一装车送货，回来汇总开具发票的形式。
P1
发出卷烟
D2
E2
批发部送货车
E1
经理部仓库
W1
借出清单
D1
D4
P2
余货归还
W3
内部调拨单
W2
发货通知单
E4
批发部
D5 D3
E3
零售户
送货业务流程图
实体描述：
E1：
经理部仓库
E2：
批发部送货车
E3：
零售户
E4：
批发部
处理描述：
P1：
经理部仓库凭送货车开具的送货借出清单
P2：
送货车将滞销卷烟退还经理部仓库
文档描述：
W1：
借出清单
W2：
发货通知单
W3：
内部调拨单
附：
卷烟验收通知单
✧表头数据项：
1.编号：
库管员填制
2.日期：
库管员填制
3.来货单位：
供应商
4.运输工具：
5.车（船）号：
✧表体数据项：
6.品名：
库管员填制
7.规格：
库管员填制
8.计量单位：
库管员填制，表明件数单位（件）
9.数量：
库管员填制
10.随货同行号码：
增值税发票随货同行联号码。
✧表尾数据项：
11.承运人：
12.验收人：
库管员填制
13.仓库主任：
内部调拨单
✧表头数据项：
1.批发部（仓库）：
2.日期：
✧表体数据项：
3.品名及规格
4.计量单位：
（条）
5.数量：
6.单价：
为上月的结存单价——出库成本单价（不含税）
7.金额
8.备注
✧表尾数据项：
9.制单：
10.复核：
11.签字：
销售经理部卷烟盘存表
此表为月报，仓库填制。
因仓库的商品账簿依据财务填制的商品验收单和在途商品验收单作为购进数据，业务部门开具的发票和调拨单中的仓库联作为出库数据，所以会出现账存数与实物库存数之间存在差异，此表可反映账存数与实存数之间各种原因导致的差异数——未验数、未提数等，也可反映盘盈盘亏情况。
✧表头数据项：
1.填报日期
✧表体数据项：
2.品名：
3.单位：
4.账存数：
来源于仓库库存明细账。
5.未验收数：
货已到仓库已开出验收通知单财务未开出商品验收单或在途商品验收通知单的数额。
6.未提数：
业务票已开，客户未提数。
7.已提数：
业务已开票，客户已提货，业务未做销售月报表的数额。
8.盘存数：
实际盘存数，应等于账存数+未验收数+未提数—已提数，如盘存数大于上述公式的值，为盘盈；小于则为盘亏。
9.盈：
10.亏：
11.备注：
商品验收单
财务根据仓库传来的卷烟验收通知单和采购发票，收到发票的情况下（货到票到的部分）填制。
并将此单传回仓库，仓库据此记录商品明细账的入库部分。
✧表头数据项：
1.验收日期：
2.供货单位：
3.发票号码：
4.仓库：
✧表体数据项：
5.品名规格：
6.计量单位：
7.验收件数：
8.验收数量：
实收数量
9.验收单价：
发票中不含税单价
10.验收金额：
11.差异数量：
发票中的数量与入库实收数量之间的差额，目前为途损部分，由保险公司赔付。
12.差异金额：
在途商品验收单
财务根据仓库传来的卷烟验收通知单，在月末将未收到发票的部分商品填制在途商品验收单。
并将此单传回仓库，仓库据此记录商品明细账的入库部分。
✧表头数据项：
1.供货单位：
2.仓库
3.日期
4.采购员
✧表体数据项：
5.类别及品名：
6.单位：
7.原进货件数：
8.原进货数量：
9.原进货单价：
暂估单价
10.原进货金额：
11.途耗：
发生途耗时填列
12.验收：
目前业务中不填
表体附记：
①原发票日期、原发票编号；
②本批共开份数、连包装共承付金额
③摘要
✧表尾数据项：
13.业务：
14.复核：
15.验收：
16.制单：
四、销售业务流程
岳阳市烟草公司的销售对象有：
省外的烟草公司、区内的各县公司、市内的零售户
经理部销售业务一级流程图：
批发部
县公司
D1D2
D7 D8
图中数据描述：
1．D1分公司对经理部提出考核目标，D2经理部向分公司报送有关数据和报表
2．D4省外烟草按购销合同向经理部发货或提出采购订单，D3经理部向省外烟草开票、发货或提出采购订单
3．D5经理部代县公司签定购销合同，D6经理部向县公司开票、发货
4．D7经理部的对批发部内部调拨，D8批发部向经理部提出内部调拨申请、并报送相关报表
4．1对省外客户销售的流程：
销售品种：
经销省内外烟厂的卷烟
收款方式：
由客户自带汇票提货，不赊销。
销售流程：
（1）价格审定
业务课的业务员在业务员在采集到价格及市场走向等等信息后报销售科，由业务课填报“价格申报单”报由公司领导、纪检、销售科、业务课、财务科及专卖办等部门组成的定价领导小组进行讨论，领导小组确定待售卷烟的最低限价后，由销售科对经理部下达“定价通知单”。
对于较大的边贸客户，定价领导小组会确定一个比内销价格要低的销售价格。
经理部的业务员在“定价通知单”规定的最低限价的基础上，在定货会前积极与省外的客户联系，开发新的销售业务。
与客户按市场行情商定销售价格，在与客户就卷烟的销售品种、价格和数量取得一致后，业务员和客户形成购销意向。
（2）签定合同：
在形成购销意向后，业务人员要到国家局主持的每年二次的定货会上与省外的客户签定购销合同。
5月份与客户签定下半年的购销合同，11月份则签定来年上半年的购销合同。
（3）执行合同：
在经理部与省外的客户签定完合同后，业务员在发货前，就发货时间及数量上与客户取得一致。
同时要求客户在每次提货前就支付货款。
客户自带汇票来经理部提货。
经理部的计划员要就销售的品种、数量及价格等内容填制一份“卷烟供应通知单”，在经业务课的负责人签字后，业务员把“卷烟供应通知单”交给开票员。
开票员开出一式七联的增值税发票交给收款员，收款员进行交款的确认后，由客户凭增值税发票中的提货联到仓库提货，仓库的保管员依增值税票的提货联发货。
货物由客户自行提走。
经理部按月填报销售数量表。
（4）财务科对业务课的销售业绩进行核算
业务课的收款员在把客户的汇票交存银行后取得进帐单，每隔十天把进账单和增值税发票的记账联交财务科进行核算。
财务科依据业务课开票员开出的增值税发票或普通发票的记账联，确认销售收入，月底采用全月加权平均法对其销售成本进行结转。
由财务科按月填报销售利润表。
对省外销售的流程图如下：
P1
信息采集
流程图中的实体：
E1：
经理部业务课的业务员
E2：
市公司的销售科
E3：
由公司领导纪检、销售科、业务课、财务科及专卖办等部门组成的定价领导小组
E4：
销售科的计划员
E5：
经理部的开票员
E6：
经理部的收款员，负责把汇票存入银行
E7：
销售客户：
省外的烟草公司
E8：
经理部的仓库
流程图中的文档：
W1：
业务课在业务员在采集到价格及市场走向等等信息后报销售科，由业务课的业务员填报“价格申报单”
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