档案管理制度.docx

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档案管理制度

新奥集团档案管理制度

1总则

1.1目的

为加强档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，充分发挥档案的作用，为我集团生产经营、日常管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及相关法规、制度，结合我集团实际情况，制订本制度。

1.2适用范围

本制度适用于集团总部、专业集团及其成员企业档案的管理。

1.3体系构成

1.3.1集团档案是直接记述和反映企业活动，保存备查的各种企业文件材料的总称，即集团各单位、各部门及员工从事生产经营和各项管理活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图纸、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等不同形式和载体的历史记录。

1.3.2档案体系按照内容的不同分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案。

1.3.3档案管理工作是企业各项基础管理工作的组成部分，是提高工作效益和工作质量的必要条件，是维护企业合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。

1.4管理职责

1.4.1档案管理实行三级网络管理。

1.4.2集团总部文化行政中心为一级管理部门，下设档案室，是集团档案的贮存基地和利用中心、档案管理中心和业务培训基地，负责集团所有档案的归口管理及档案建设的统筹规划和组织协调工作。

1.4.3专业集团为二级管理部门，配备专职档案员，负责本专业集团档案的归口管理，负责所辖成员企业档案工作的指导、监督、检查、组织协调和统计上报，对本集团档案收集的完整、准确和安全负责。

1.4.4成员企业为三级管理部门，指定专职或兼职人员管理档案，对本企业档案的完整、准确和安全负责。

可根据实际需要，设置档案资料室，实行本企业各类档案的集中统一管理。

1.5人员管理

1.5.1要选拔有专业技能、具有强烈责任感的人员担任专、兼职档案管理员，并给予专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。

1.5.2专、兼职档案员要加强学习，了解和掌握本单位、部门的业务范围，以利于档案收集和利用工作；要积极参加培训，不断提高自身业务水平，认真负责地搞好档案工作。

1.5.3档案员变更，要有一定的交接时间，对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册双方签字盖章。

1.5.4档案员如因病、事假等原因长期不能工作时，主管领导必须指定临时档案员代理其工作，以保证档案工作正常进行。

临时档案员要认真、负责地完成该项工作。

1.5.5档案管理员必须保持相对稳定。

档案人员（包括兼职）调动工作时，应充分考虑这一因素，并要有适合的人员接替其工作。

1.6档案保管单位

1.5.1档案保管单位分为二级：

总部档案室、外埠成员企业档案室。

1.5.2档案室的基本任务是：

收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

2档案的移交

2.1企业生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含照片、胶片、录音、录像和计算机磁盘、光盘等，以下同），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。

2.2各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档。

2.3向总部文化行政中心档案室移交档案的范围是：

（1）总部、专业集团职能部门及廊坊地区各成员企业形成的所有档案。

（2）外埠成员企业保管期限为永久的档案（复本）。

（3）输气管道及其配套工程竣工档案。

（4）科研实验项目档案。

（5）基本建设工程竣工档案。

（6）总部、专业集团及廊坊地区单位的会计档案。

（7）审计档案。

（8）重要产品档案。

（9）重要进口设备、仪器随机档案复印件（原件留本企业）。

（10）重要专用设备、仪器随机档案复印件（原件留本企业）。

（11）属于应接收的撤销机关、单位、团体的档案。

（11）属于应接收的其他档案等。

2.4向总部文化行政中心档案室归档的期限：

2.4.1文书档案，由各单位或职能部门负责人审定后，于第二年一季度末移交。

2.4.2科技档案，由项目负责人审定后，于工程项目竣工或科研成果、产品鉴定后三个月内移交。

2.4.3集团总部所在地企业的会计资料在会计年度终了后，暂由各企业财务部门保管一年，经财务部门负责人审定后于第二年第二季度移交。

外埠企业会计档案，由各企业自行保管。

2.5各专业集团档案员负责本专业集团总部档案的收集、整理、归档工作和所辖成员企业各类档案的催收、指导及归档的协调工作，并对成员企业往总部移交的档案进行预检。

符合案卷标准的，在移交清册上签字盖章；对收集不全不符合案卷标准的，有权利和责任退回并指导成员企业重新收集、组卷。

2.6外埠成员企业的档案室和档案员，接收本企业的文书、科技、会计、人事、声像、实物等所有档案，按照各类档案管理细则的规定进行收集、整理、保管和提供利用。

对应向总部档案室归档的，制作移交清册二册，经单位主管领导审定签字后及时报送。

2.7总部档案室根据档案移交清册进行清点核对，与专业集团、成员企业三方在交接书上签名盖章。

2.8接收档案的标准：

2.8.1档案室必须按各类档案管理细则的要求，分阶段地接收收集齐全、经过整理的档案。

2.8.2所接收的档案，必须密级划分适当，前后一致，分类清楚、归类准确、类及属类层次分明。

进库档案必须符合各类档案管理细则规定的期限；必须组卷合理、编目清楚；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

2.9归档要求：

2.9.1企业各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

2.9.2企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。

2.9.3企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。

文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。

2.9.4企业产品和工程创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。

2.9.5企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料；并及时归档。

2.9.6企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。

3档案管理

3.1总部文化行政中心档案室必须建立健全各项规章制度，维护国家和公司秘密安全。

工作人员要制订明确的岗位责任制度，提高工作效率和质量。

档案室具体工作是：

（1）接收与征集档案；

（2）科学地管理档案；

（3）开展档案的利用工作；

（4）编辑档案史料；

（5）搞好有关的资料管理。

3.2专业集团

3.2.1各专业集团应当根据本集团专业特点制定本集团文件材料形成、积累、整理和归档制度，如燃气、基建、产品、设备、科研类档案的归档范围、归档制度及工程竣工、产品定型、成果申报的档案验收审批流程和目标责任制等。

3.2.2专业集团档案员要掌握本专业集团档案管理现状，对所辖成员企业每年文书、科技、会计、人事、声像等各种载体档案的归档和保管、利用情况进行检查、指导，发现问题及时解决及时上报。

3.2.3专业集团档案员对所辖成员企业档案员变更情况以及新项目档案收集情况要及时上报。

3.3成员企业

3.3.1成员企业应当建立归档制度和图纸更改、补充制度。

归档要办理移交手续；更改、补充图纸，必须履行审批手续。

3.3.2存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

3.3.3设计建设大、中型建设项目时，竣工档案要制作三套，一套上交当地城建档案馆、一套上交总部档案室，一套自行保管；应设计建设与工作任务相适应的，符合要求的档案资料库房，并为档案资料保管和提供利用配置必要的设备，其费用列入工程总概算。

3.3.4档案管理员要对归档档案进行分类、计算机著录、立卷、装订、排架等必要的整理工作。

3.3.5对档案的保管情况，要随时进行检查，每季度结合新卷上架，进行一次全面清点。

遇有特殊情况要立即检查、清点，及时处理。

4档案的统计工作

4.1各成员企业档案员应于每年十二月份向所属专业集团上报档案统计报表，再由专业集团汇总上报总部档案室。

4.2总部档案室按国家统计局、国家档案局有关规定，每年一月份向档案管理部门报送上一年度新奥集团档案工作基本情况。

5档案的利用与编研

5.1专兼职档案员要用现代化手段管理档案，应根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。

5.2提供利用要执行《保密规定》《查阅、借阅档案规定》及《查阅档案注意事项》等制度。

5.3专兼职档案员应积极开展大事记等档案编撰工作。

成员企业档案员编制本企业大事记，平时积累，每季度初上报至所属专业集团；专业集团档案员汇总编制本集团大事记并上报文化行政中心档案室，档案室汇总编制新奥集团年度大事记。

6档案的鉴定和销毁

6.1对各类到期档案的鉴定工作，由专门组成的鉴定小组负责。

鉴定小组成员要包括档案工作主管领导、专业主管部门负责人、业务专家及档案工作人员等。

6.2对经过鉴定准备销毁的档案，要编制销毁清册（一式三份），由鉴定小组负责人签名盖章。

6.3外埠成员企业档案销毁要上报专业集团，再由专业集团汇总上报总部文化行政中心审核，并经集团有关领导批准后，方可实施；集团总部档案室档案销毁要上报集团总裁批准。

6.4销毁档案前，要由档案人员和保密、保卫人员制定出销毁方案，并参加监销；档案销毁以后，要写出监销报告。

7考核

7.1档案工作的考核由文化行政中心组织，专业集团配合，考核依据本制度及对各部门、成员企业档案工作的监督、检查结果。

7.2依据考核结果，对各部门、单位的档案工作定期进行评比，对出现下列问题的单位和个人视情节轻重扣其当月考核分或奖金，直至取消其当月奖金：

（1）忽视档案工作的重要性，随意调换档案工作人员，阻碍档案工作正常开展的单位和部门；

（2）重要资料不及时归档，影响工作或造成档案流失、损失的个人。

（3）不积极配合档案收集工作，推诿、拖延，拒交相关档案资料，妨碍档案收集工作顺利进行的单位或个人；

（4）不及时指定专兼职档案员，不按时收集整理，影响工程竣工等工作的单位或个人；

（5）工作责任心不强，档案工作连续出现失误的；

　　（6）不积极配合档案人员工作，导致档案工作不能正常开展的单位或个人；

（7）其它不执行或违反本制度有关条款的情况。

8处罚

有下列行为之一的，依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（1）损毁、丢失档案的；

（2）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

（3）涂改、伪造档案的；

（4）擅自出卖或者转让档案的；

（5）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国人的；

（6）不按规定归档或者不按期移交档案的；

（7）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（8）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

9附则

9.1本制度由文化行政中心负责解释、组织实施、监督检查。

9.2本制度自发布之日起施行，并根据情况由文化行政中心适时修订。

9.3原《新奥集团档案管理制度》（XA/ZD0421B-2001）同时废止。

附件1保密规定

附件2查阅、借阅档案规定

附件3档案库房管理规定

附件4查阅档案注意事项

附件1保密规定

1、严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和《保密守则》做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

2、接收和移出档案，必须认真清点，核对交接清单。

3、严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

4、整理档案应在办公区内进行。

不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。

5、档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

6、档案库房由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

7、发现档案丢失，损坏要及时报告。

8、涉及《新奥集团保密制度》有关条款的，按照《新奥集团保密制度》执行。

附件2查阅、借阅档案规定

1、档案管理员要热情接待查询人员，主动介绍情况，提供优质服务。

2、查询人员提出所查档案名称，档案管理员负责检索、及时调阅案卷。

查询人员不得进入库房。

3、查阅档案要登记，写明用途以及反馈利用效果。

4、档案一般不外借。

特殊情况需要借出时，须填写借阅记录，限七天内归还。

需延时的，应办理续借手续。

5、查阅机密档案，须经档案形成部门主管领导签字同意。

6、兄弟单位借阅档案，须持单位介绍信，经公司主管领导批准。

7、借阅档案资料要注意保守机密，不得传播档案内容。

要保证案卷完整与安全，严禁拆卷、剪裁和涂改。

归还时经核对无误后方可注销。

8、损坏、丢失档案者，单位领导应批评教育，本人写出书面检查，领导提出处理意见。

丢失秘密档案者，要及时报告，按保密制度追查处理。

情节严重的，执行《中华人民共和国档案法》有关条款。

附件3档案库房管理规定

1、档案库房实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。

2、库房内的档案柜要统一编号。

入库的档案要分大类有系统地上架排列，做到存放有序，查找有据。

3、要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

4、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。

库内温度应控制在14—24℃，相对湿度应控制在45—60%。

保持库房清洁，每月全面清扫一次。

5、库房内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

6、下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。

离开库房时，要注意关闭电源、关锁门窗。

7、认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。

案卷归还后，要及时放回原处。

8、每年定期对库藏档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

附件4查阅档案注意事项

1、要爱护档案，不得随意拆卷、折叠和涂改，以保证案卷完整无损。

2、保持档案清洁，不得弄脏、划道。

3、注意保密，不得翻阅与查档无关的其他内容。

4、阅览室内禁止吸烟，不准靠近阅览桌喝水。

5、保持肃静，不要大声讲话，以免影响他人阅卷。