项目管理作业.docx
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项目管理作业
JWD咨询公司项目管理局域网网站项目
开篇案例
EricaBell是咨询公司JWD（JobWellDone）项目管理办公室（PMO）的负责人。
该咨询公司已经发展到拥有超过200名全职顾问和更多兼职顾问的规模。
JWD为各种组织提供咨询服务，协助选择和管理信息信息技术项目。
该公司主要集中寻找和管理回报率高的项目，并建立强有力的衡量标准来衡量项目绩效和项目完成后给组织带来的收益。
该公司专业的衡量标准及其与客户之间的合作赋予它很多优势以超越竞争对手。
公司CEO－JoeFleming想让公司发展成为世界级的咨询公司。
由于公司的核心业务是帮助其他组织进行项目管理，因此他感到对JWD来说，以一个规范的程序来管理自己的项目同样至关重要。
他要求Erica和她的小组以及公司其他的一些顾问一同开发局域网应用软件，以便大家能够分享自己的项目管理知识。
他还希望这个软件可以使公司的一些客户获得相关资料。
例如，公司可以提供项目管理模板、工具、文章与其他网站的链接以及具有“专家咨询”功能，这样有助于与现有的和未来的客户建立并保持关系。
由于JWD咨询注重高额回报项目的重要性，Joe希望在施行之前看看与这一项目有关的业务示例。
3．4案例研究：
JWD咨询公司项目管理局域网网站项目
3．4．1项目启动
为了证明在这个项目上投资是合理的，Erica草拟了一份项目业务示例，并从Joe和她自己所在的项目管理办公室的一名高层人员及财务部的一名员工那里得到了一些建议和反馈。
她还利用了过去项目使用的公司模板和业务示例样本作指导。
表3-3提供了业务示例的模板（注意这个例子和其他例子都是简例。
读者可以到相关网站查找更多的项目文件模板，下载业务示例模板或其他模板）。
这个业务示例中包括一下内容：
.引言/背景。
.业务目标。
.当前的形式和问题/机会说明。
.关机的假设条件和制约因素。
.选择和建议分析。
.项目的初步需求。
.预算估计和财务分析。
.进度估计。
.潜在风险。
.附表。
由于该项目相对较小，而且是由一个内部发起人发起，所以该业务示例并不像其他业务示例那样长。
在着手制定项目章程前，Erica与Joe仔细审查了业务示例。
Joe认为该项目是值得开发的。
他告诉Erica着手准备项目章程，以正式承认这一项目的存在。
表3-3JWD咨询公司的业务示例
1.0引言/背景
JWD的核心经营目标是为各种组织提供世界一流的项目管理咨询服务。
公司首席执行管JoeFleming认为，该公司可以通过在其公司网站上提供相关信息，使现有的或潜在的客户获得一些资料来简化操作和添加业务。
2.0业务目标
JWD的战略目标包括持续增长和盈利。
项目管理局域网网站项目将通过使客户和公众可以登录网站的一部分获取公司的专业知识来达到这些目标。
它也将通过为公司所有的顾问提供标准的工具、技术、模板以及项目管理知识，来降低内部成本而提高盈利能力。
因为JWD咨询主要是确定能够产生利润的项目并在完成后估计其价值，所以这个项目也必须符合公司的评价标准。
3.0当前的形势和问题/机会说明
JWD有一个公司网站和局域网。
公司网站目前的用途主要是搜集市场信息。
局域网主要用于人力资源信息，例如顾问输入他们在各项目上花费的时间、变更，或者查看他们的福利信息、获得在线电话薄和基于网络的电子邮件系统等。
该公司还使用了一种企业范围内的项目管理系统，以追踪所有的项目信息，特别是项目的状态，确保能达到预计的范围、时间和成本目标。
这里存在一个机会，即公司可以在局域网上提供一个新栏目，以便在组织内分享顾问的项目管理知识。
JWD咨询只在＝雇佣有经验的顾问，并让我们享有按照他们认为合适的方式来管理项目的自由。
然而随着企业的不断成长和项目变得越来越复杂，即使是有经验的项目经理，也不得不去寻找如何更有效工作的建议。
4.0关键的假设条件和制约因素
即将建设的局域网对JWD而言必须是有价值的。
目前公司现有的顾问和客户要积极支持该项目，并且项目必须在1年内通过降低内部运营成本及产生新的业务来收回成本。
项目管理办公室经理来牵头，但是也要有公司其他部门人员以及客户代表的参与。
新的系统必须能够在现有的硬件和软件上运行，对技术的支持要求应尽快能的低。
它必须易于客户和公众登录，同时可以对XX的用户进行限制。
5.0选择和建议分析
面对这个情况有3种选择：
（1）什么也不做。
公司现在生意做的很好，可以不进行这个新的项目，继续经营。
（2）购买专业软件支持这一新功能，这样只需要很少的内部开发工作。
（3）自主设计和开发新的局域网功能，但很大程度上要使用现有的硬件和软件。
基于与利益相关者的讨论，我们认为方案3是最好的选择。
6.0项目的初步需求
项目管理局域网网站的主要特点包括以下几条：
（1）能够获得若干项目管理模板和工具。
用户必须能够搜索到模板和工具，能阅读如何使用这些模板和工具的说明书，并能看到我们如何将它们应用到实际项目的案例。
使用者还可以提出新的模板和工具，并首先进过项目管理办公室的筛选或编辑。
（2）能够获取项目管理方面的文献。
很多顾问和客户在搜索项目管理资料是似乎存在一种信息超载的感觉，往往浪费了那些本应花在客户身上的时间。
新的局域网应包括各项目管理方面的文献，可按专题进行搜索，并允许用户要求项目管理办公室工作人员帮助寻找更多的文献来满足他们的需求。
（3）有一些不断更新的与其他外部网站的链接，并附以简要介绍。
（4）具有“专家咨询”的功能，以协助现有的和未来的客户与公司顾问之间建立联系，分享知识。
（5）保证公司内部顾问可以接触到整个网络，而其他人只可以登录到特定栏目。
（6）可提供收费信息。
网站的一些资料和功能以收费的方式提供给外部使用者。
付费方式可以选择信用卡支付或类似的在线支付。
系统确认收款后，用户可以浏览或下载他们需要的信息。
（7）其他由用户建议并可以提高商业价值的功能。
7.0预算估计与财务分析
初步估计整个项目的成本为14万美元。
这一估计是以项目经理每周工作20小时，其他内部工作人员每周合计工作60小时，一共工作6个月为基础计算出来的，并且不为客户代表支付报酬。
专职项目经理每小时费用50美元，其他项目组成员每小时70美元，因为这一项目会占用一些他们本应用在客户身上的时间。
初步的成本估计还包括从供应商那里购买软件和服务的10000美元。
这一项目完成后，还需要每年40000美元的维护费用，主要是用于更新资料、“专家咨询”功能以及在线文章。
预计效益是以减少顾问搜索项目管理资料、适当的工具和模板等时间为基础算出的。
预计效益也包括了由于这一项目能增加业务而带来的利润。
如果100多位顾问每人每年节省40小时（每星期不到1小时），并将这些时间用于其他项目，保守估计每小时带来10美元利润，这一项目的预计效益将为每年160000美元。
如果新的局域网增加业务1％，根据过去的盈利信息，每年因为新业务而增加的利润将至少达到40000美元。
因此预计总效益大约有200000美元左右。
表A总结了预测成本和效益，并列出了估计的净现值（NPV）、投资回报率（ROI）以及回报发生的年份。
它还列出了实现这项初步的财务分析的假设条件。
所有的财务预算都是非常乐观的，预计可按发起人要求的那样在1年内收回成本。
净现值是272800美元，基于3年有效寿命得出的投资回报率为112％，这是非常突出的。
8.0进度估计
项目发起人希望项目在6个月内完成，但也存在一定的灵活性。
我们假设新的系统有效寿命至少为3年。
9.0潜在风险
这个项目面临几个风险。
首要的风险是公司内部的顾问和外部客户对新系统缺乏兴趣。
对于给系统输入信息和实现使用系统的潜在效益，使用者的投入至关重要。
在选择用于搜索、安全检查、处理付款的软件时也存在一些技术上的风险，但系统的这些功能所使用的技术都是经过检验的。
因而，主要的业务风险是在项目上投入了时间和资金，但并没有实现预期效益。
10.0附表
Erica还起草了一份项目章程，经过项目小组成员的审查后提交给了Joe。
Joe让Erica做了一些小的修改。
随后在启动会议上所有的关键利益相关者都签署了这份修改后的章程。
Erica认为会议应简短一些，并侧重于简要介绍和复查项目章程以及业务示例等文件的内容。
表3-4列出了最终的项目章程（更多有关项目章程的介绍见第4章）。
要注意的是，项目章程都有哪些栏目以及内容的长度。
对JWD咨询公司来讲，项目章程最好是一页或两页纸篇幅。
如果需要的话，可以让人们去参照其他诸如业务示例等方面的文件。
Erica认为项目章程最重要的部分是关键利益相关者的签名和他们的个人意见。
即时是只有一页篇幅的项目章程也难以使利益相关者达成一致，所以每个人都有机会在评论部分提出他们的意见。
例如，参与项目的高级顾问MichaelChen担心，他在工作时可能会有一些与更重要的外部客户安排，所以提出根据需要安排一个助手来协助其工作。
信息技术工作人员则提出他们在测试和安全问题上有所担心。
Erica知道她在管理项目时不得不考虑到这些问题。
表3-4项目章程
项目名称：
项目管理局域网网站项目
项目开始日期：
2008年5月2日预计完成日期：
2008年11月4日
预算信息：
公司为这一项目已拨出140000美元。
项目的大部分费用将支付给公司内部员工。
经过初步估算，每星期工作时间为80小时。
项目经理：
EricaBell，（310）555-5896，erica_bell◎
项目目标：
在JWD的局域网站上开发一种新的功能，使公司顾问和外部客户能更有效地管理项目。
公司网站将包括若干用户可以下载的模板和工具，可在实际项目中使用的已完成的模板和相关的项目管理文件，有关最新的项目管理专题的文献，文章检索服务，访问其他能提供有用信息的网站的链接功能，以及“专家咨询”功能，这里用户可以上传他们自己项目上遇到的问题，并得到该领域专家的建议。
网站有一
部分免费向公众开放，还有一些部分只向公司内部顾问和现有的客户开放。
做法：
.需开展一项调查，以确定新的局域网网站的关键特性，并征求公司顾问和客户的意见。
.浏览内部和外部的项目管理文件模板和实例。
.开发软件，以确保网站安全、处理用户输入、提供文章检索和“专家咨询”等功能。
.使用法来开发局域网，征求大量用户反馈信息。
.确定一种在项目进行当中，已经在完成后1年内降低成本和带来新收入方面，衡量局域网效益的方法。
角色与职责
姓名
角色
职位
联系方式
JoeFleming
EricaBell
MichaelChen
JessieFaue
KevinDodge
CindyDawson
KimPhuong
PageMiller
发起人
项目经理
项目小组成员
项目小组成员
项目小组成员
项目小组成员
顾问
顾问
JWD首席执行官
JWD经理
JWD高级顾问
JWD顾问
JWD信息技术部门
JWD信息技术部门
客户代表
客户代表
Joe_fleming@
Erica_bell@
Michael_chen@
Jessie_faue@
Kevin_dodoge@
Cindy_dawson@
Kim_phuong@
Page_miller@
评论：
（如果可以的话，从上述利益相关者那里获得手写或打印的建议）
“如果时间允许，我会支持这个项目，但我觉得我客户的项目更重要。
我将派我的以位助理在必要时提供协助。
”
——MichaelChen
“我们必须非常小心测试这个新的系统，尤其是向公众和客户开放的局域网部分。
”
——KevinDodge和CindyDawson
3.4.2项目归划
随后Erica解释了项目的重要性，再次审视了大家签署的项目章程。
她说，有助于项目小组一起工作的一个重要工具之一就是让团队成员建立一个大家都乐于签署的团队契约。
JWD相信，使用团队契约这种方式可以促进团队合作，明晰团队沟通。
接下来，她解释了团队契约需要包括的主要内容，并出示了一个团队契约模板。
然后，她将小组成员分厂两组，每组包括一名顾问、一名信息技术部成员以及一名客户代表，因为这些较小的组能够更方便大家献计献策。
各组讨论了他们认为应该写进合同的内容，然后他们共同拟定了一个项目团队契约。
表3-6显示了大约花费90分钟后完成的最终的团队契约。
Erica注意到小组成员确有不同的个性，但她认为他们可能很好地在一起工作。
表3-6团队契约
行为标准：
作为一个项目小组，我们将：
*有前瞻性地工作，预计可能发生的问题，做好预防工作。
*让其他小组成员了解项目相关信息。
*注重项目小组的整体利益。
参与：
我们将：
*在所有的项目活动中，做到诚实和公平。
*鼓励多样性的团队工作。
*提供平等参与的机会。
*开放地看待新方法，考虑新想法。
*经常讨论。
*当有小组成员无法参加会议或按时完成工作时，要提前通知项目经理。
沟通：
我们将：
*确定小组最佳的沟通方式。
考虑到几名小组成员可能不能经常参与到面对面的会议中，我们将使用电子邮件、项目网站以及其他技术来协助沟通。
*为项目经理召开会议来提供便利，需要时帮助安排电话、视频会议。
*一同制定项目进度表，并在每周五下午4点将实际情况输入公司范围的项目管理系统。
*阐述想法时要思路清晰，言简意赅。
*讨论问题时不要跑题。
解决问题：
我们将：
*鼓励大家参与解决问题。
*只是建设性地进行批评并致力于解决问题，而不是追究责任。
*努力互相完善各自的想法。
会议方针：
我们将：
*计划在每月的第一个和第三个星期二早上安排一次面对面的会议。
*在第一个月里经常地安排会议。
*需要时为项目参与者安排电话或电视会议。
*需要时举行其他会议。
*着重于会议中的决议和具体的行为条款，做好会议记录，并在会议结束后的24小时内用电子邮件发送给项目成员。
*在所有会议召开之前，与我们的项目发起人和客户顾问一起制定一个会议议程。
*将会议中设计中涉及项目的重大问题和决议形成文件，并通过电子邮件把它们发送给所有的小组成员和项目发起人。
Erica想把会议控制在2小时之内。
于是下一个任务是通过制定一个范围说明书和一个工作分解结构来明确项目的范围。
她知道准备这些文件是需要时间的，但她想知道，大家认为项目最终要交付的是什么、他们在生产过程中扮演的角色，以及项目范围中还有哪些领域需要澄清。
她提醒大家在讨论项目范围时也要注意他们的预算和进度目标。
她询问了每个人在未来6个月内每月可以为项目工作的时间，还要求每个人回答下列问题：
*列出项目范围中你最不清楚的一条。
*关于项目范围你有什么其他问题或预计会有什么问题？
*列出你认为项目主要要交付的是什么。
*你认为你将有助于创造或评审哪些可交付的成果？
Erica收集了每个人的答案。
她说，她会用这些资料信息和Jessie一起制定出项目范围说明书的初稿，并在本周结束之前通过电子邮箱发送给大家。
她还建议团队在一周内再次召开一次会议，以制定出更详细的范围说明书，并开始建立项目的工作分解结构。
Erica和Jessie审阅了所有资料并制作出了范围说明书的初稿。
在接下来的小组会议上，大家讨论了范围说明书，并为工作分解结构开了个好头。
表3-7显示的是，Erica在通过更多的电子邮件往来和再一次召开小组会议后制定的范围说明书的一部分。
注意，范围说明书指出了将产品特点和需要文档化的重要性，汇总了可交付物，并描述了项目成功的标准。
表3-7范围说明（草稿）
项目名称：
项目管理局域网网站项目
日期：
2008年5月18日编写：
EricaBell，项目经理，（310）555-5896，erica_bell◎jwdcongsulting
立项理由：
JWD的首席执行官JoeFleming要求这个项目能够有助于该公司实现其战略目标。
现有的和潜在的客户可以通过浏览新的局域网网站上的部分网页来了解公司的专业知识。
它还可以公司所有顾问提供标准的工具、技术、模板和项目管理知识，这将有助于减少内部成本，提高盈利能力。
该项目预算是140000美元，项目完成后每年将需要花费40000美元的运行成本。
估计项目每年带来的效益是200000美元。
重要的是，系统完成后的第1年就能够收回成本。
产品的特点和要求：
1）模板和工具：
局域网网站将允许经过授权的使用者下载文件，并利用它们来创建项目管理文件和帮助使用项目管理工具。
这些文件可以是Word、Excel、A从厕所思、Project、HTML或PDF格式。
2）用户投稿：
网站将鼓励用户用样本模板和工具将文件以电子邮件的形式发送给网络管理员。
如果需要的话，该网络管理员会把经适当人员审核后的文件上传到局域网网站。
3）文章：
发布再局域网网站上的文章，将有相应的版权许可。
文章的首选格式是PDF格式。
项目经理可以批准其他格式。
4）文章请求：
公司局域网网站包含有一部分功能，允许用户要求JWD咨询公司的项目管理办公室（PMO）的人员为他们寻找合适的文章。
如果可以的话，项目管理办公室经理必须先批准要求，并商议付款。
5）链接：
网站每周都会测试外部网站的链接。
所有失效的链接，将再发现后的5个工作日内予以修改或删除。
6）“专家咨询”功能必须便于用户使用，能够使用户主动提出问题，并能够立即以适当的形式回复确认问题已经收到。
网站还必须能够将问题提交给相关专家（如在系统专家数据库中的专家），并能提供解答问题的进程状态。
如果可以的话，该系统还必须考虑到解答的报酬问题。
7）安全性：
局域网网站必须提供几个不同层次的安全性。
所有的内部员工在输入他们的安全信息进入主要的公司局域网后，都将能访问整个局域网网站。
部分局域网将通过公司网站开放给公众。
基于与现有客户数据库的确认，一部分局域网将对现有客户开放；一部分局域网将在支付约定费用或使用预先确定的付费方法支付了固定费用后开放。
8）搜索功能：
局域网网站必须提供一个搜索功能，用户可以按主题、关键词等进行搜索。
9）局域网网站必须能够使用一种标准的网络浏览器浏览。
用户必须有相应的应用软件来打开那些模板和工具。
10）局域网网站必须每天24小时，每周7天都可以使用。
可以的话，系统要安排每周1小时的维护及其他形式的定期维护。
项目成果综述
项目管理相关交付物：
业务示例、章程、团队契约、范围说明书、工作分解结构、进度表、成本基准、状态报告、最终项目陈述、最终项目报告、经验总结报告，以及其他管理项目所需要的文件。
产品相关交付物：
1）调查报告：
调查现有的顾问和客户，以确定他们需要的局域网内容和特点。
2）模板文件：
当系统首次运行时，局域网站上应至少包括20个模板文件，而且能够储存多达100个文件。
项目组将基于调查结果，对初始的20个模板做出选择。
3）完成的模板实例：
局域网站上会包括使用了网站上提供的模板的项目实例。
例如，如果有一个业务示例模板，也会有一个运用此业务示例模板的真实案例。
4）工具档案：
局域网站点将提供如何使用那些项目管理工具的资料，至少包括工作分解结构、甘特图、网络图、成本预算、挣值管理。
可以的话，还将在工具相应的软件中提供样本文件。
举例来说，MicrosoftPeoject文件可用于展示工作分解结构、甘特图、网络图、成本预算和挣值管理样本。
Excel文件可用于成本估计和挣值管理表格的样本展示。
5）工具应用实例：
局域网网站将提供实际项目中应用以上第4点中列出的工具的示例。
6）文章：
对某个项目管理专题，局域网将包含至少10篇实用的相关文章。
整个网站将至少能储存1000篇平均长度为10页的PDF格式的文章。
7）链接：
局域网将包含至少20个实用的网站链接，并附有简短说明。
这些链接将被分类列出。
8）专家数据库：
为了提供“专家咨询”功能，该系统必须包含和存储一个包括公认的专家和他们的联系信息的专家数据库。
用户将能够按照预定的主题搜索专家。
9）用户请求功能：
局域网将包含一个向用户广泛征集需求并进行处理的应用程序。
10）局域网设计：
新局域网的初步设计将包括一个网站地图、推荐的格式、适当的图解等。
在对用户对初步设计的意见进行整合后得出最后的设计方案。
11）局域网内容：
局域网的内容将包括模板和工具部分、文章部分、文章检索部分、链接部分、“专家咨询”部分、用户请求功能、安全性和支付功能。
12）测试计划：
测试计划会记录局域网将如何进行测试、谁来进行测试以及如何报告漏洞等信息。
13）推广：
一个局域网推广计划将涵盖在设计过程中征求意见的各种方法。
推广计划还将发布新局域网网站的到位时间。
14）项目收益衡量计划：
项目收益衡量计划将衡量局域网网站的财务价值。
项目成功的标准：
我们的目标是要在6个月内完成这个项目，并且成本不超过140000美元。
项目发起人JoeFleming强调了该项目在局域网网站完成后1年内收回成本的重要性。
要满足这一财务目标，局域网网站项目需要强有力的用户餐与。
我们也必须开发出一套方法，在局域网网站开发、测试和完成阶段获取利益。
如果该项目有一个较高的回报，能够帮助改善公司形象，成为一个杰出的咨询机构，即时需要长一些的时间或者多一些的成本，公司仍然会认为这个项目是成功的。
在准备范围说明书时，项目小组还为这一项目制定了工作分解结构（WBS）。
工作分解结构是项目管理中一个很重要的工具，它不仅为如何开展工作提供了依据，还为制定项目进度，以及进行挣值管理来衡量和预测项目的实施情况提供了基础。
Erica和她的小组决定主要利用项目管理过程组为工作分解结构进行分类（见图3-2），包含了从启动过程组开始的整个工作，提供了项目范围的全景展示。
小组还想在进度表上列出几个里程碑，例如完成了哪些主要成果，所以他们单独准备了一个可以包含在甘特图中的里程碑清单。
读者将在第5章中了解更多关于创建工作分解结构的知识。
1.0启动
1.1确定/指定项目经理
1.2确定关键的利益相关者
1.3准备业务示例
1.4编制项目章程
2.0计划
2.1召开项目启动会议
2.2编写团队契约
2.3编制范围说明书
2.4制定工作分解结构
2.5准备进度表和成本基准
2.5.1确定任务资源
2.5.2确定任务期限
2.5.3确定任务依赖关系
2.5.4制作甘特图草稿
2.5.5审查并确定甘特图
2.6辨识、讨论和排列风险
3.0实施
3.1调查
3.2用户投入
3.3局域网网站内容
3.3.1模板和工具
3.3.2文章
3.3.3链接
3.3.4专家咨询
3.3.5用户请求功能
3.4局域网设计
3.5局域网建设
3.6局域网测试
3.7局域网推广
3.8局域网投入使用
3.9项目效益衡量
4.0监测与控制
4.1状态报告
5.0收尾
5.1准备项目最终报告
5.2准备项目最终陈述
5.3总结教训
图3-2JWD局域网项目工作分解结构（WBS）
小组在计划过程需要交付的最后一个成果是一个风险排序清单。
这一信息会随着项目的进程而更新和扩展，以纳入风险根源信息、潜在风险预警信号和风险应对策略。
Erica审视了她在业务示例中曽提到的风险，以及小组成员在项目章程和小组会议上做出的评论。
她还召开了一次特别会议，让大家集思广益，讨论一下
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