工程文件材料归档整理要求.docx
《工程文件材料归档整理要求.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《工程文件材料归档整理要求.docx（14页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
工程文件材料归档整理要求
工程文件材料归档整理要求
一、工程文件材料归档范围及整理依据
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
（DA/T28-2002），《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008），以及《供电企业档案分类表》（6-9大类）。
二、工程文件材料归档的质量要求
（一）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备（不能代签或打印）。
（二）竣工文件材料一般统一用70克以上A4纸。
文件材料不宜用褪色的材料（热敏纸、复写纸、红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、彩色笔等）书写、绘制。
（三）复印、打印的文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定的质量要求。
（四）对工程照片档案应选择主要照片归档。
照片尺寸一般统一为五吋、光面。
其排列顺序按问题结合时间、重要程度等进行排列。
照片册所用封面、封底、芯页均应使用中性偏碱性纸质材料制作。
其芯页参考照片档案管理规范（GB/T11821-2002）。
（五）移交档案套数，按原签订的合同执行，但要保证有一套为原件。
三、工程档案案卷质量要求
（一）案卷脊背、封面、卷内目录、卷内备考表、档号章的式样按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。
（二）文件的组卷、案卷卷内文件的排列、案卷的编目、
案卷的装订、卷皮、卷内表格的制成材料应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。
（三）设计院编制的竣工图，按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-89）标准中的4.2.2节第二种折叠方法，统一折叠成A4幅面（210mm×297mm），图标栏露在外面。
（四）没有修改的施工图用作竣工图时应直接在蓝图上加盖竣工图章，格式见下图三。
修改或变更的施工图应重新编制竣工图，图标采用竣工图修改图标，设计阶段代号“S”改为“Z”。
（五）竣工图图纸编号执行《电力工程勘测设计图纸管理办法（DLGJ28—94）》。
施工图目录应重新编制为竣工图目录，为方便信息化管理，竣工图、标准图、套用图等图号一律填入目录的“图号”栏。
（六）设计单位负责将签署完毕后的底图进行扫描，制作成分辨率为300dpi以上的tif文件格式的电子文件，命名为:
图号+图名.tif,按“项目-阶段-专业-卷册”的方式形成目录树并刻成的不可擦写的光盘移交，一式两份。
（七）设计单位在编制完成竣工图每卷（册）的竣工图
纸目录右下角（如果正面无空白处时，可以在图纸目录的背面左下角）处加盖红色竣工图章（见图一），并加盖红色单位名称栏印章（见图二）。
签字、日期栏必须由本人签字，不得代签。
监理单位和施工单位对竣工图的准确性进行审查并签字确认。
竣工图
15
←───55──-──-→
施工单位名称
技术负责人
审查日期
10
10
监理单位名称
监理人
审查日期
10
10
←50—→
←20-→
←20-→
│←———————90—————-----—→│
图一：
竣工图章（单位：
毫米；字体：
仿宋体）
6
×××××单位
←—47——→
图二：
单位名称栏印章（单位：
毫米；字体：
仿宋体）
70
竣工图
35
50
（设计单位名称）
15
（八）10千伏及以上输变电工程竣工图纸质文件交付一式五份。
10千伏及以下输变电工程、技改工程及其它建设项目竣工图纸质文件交付份数由建设单位视情况定，竣工图编制单位在移交竣工图时必须提供竣工图案卷目录。
（九）整理单位在移交文件材料的同时，应提交案卷及卷内目录的电子版数据。
四、科技档案案卷题名、卷内目录题名的拟写：
（一）科技档案案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。
案卷题名由立卷人拟写，所以，题名中一般不应出现中括号[]，或者括号（）等符号。
如：
220千伏溯河变电站高压电气试验报告、220千伏溯河变电站220千伏线路二次线竣工图。
（二）卷内目录题名一般是文件材料的题名，应照实抄录。
如果没有题名或其本身的题名不能揭示文件的内容时需自拟题名，自拟的题名要外加中括号[]。
如：
[关于220千伏溯河变电站与沙塘村的征地协议书]
五、整理方法：
一般按项目来进行整理，一个项目对应一个目录代号。
（一）卷内材料的整理可以采用份（件）装式，即一件加盖一个档号章，档号章上的序号为一卷一个流水号，从1开始编写；一件编写一个流水号，从1开始编写页号。
盒内应该放入案卷封面、卷内目录、卷内备考表，盒外贴上案卷脊背。
（二）也可以采用装订式，采用三孔一线装订（以装订结实为准，孔距不作具体要求），左边一般预留25mm装订线（非标准纸除外）。
一卷编写一个流水号，从1开始编写页号，单页号位于右下角，双页号位于左下角，每份材料不用加盖档号章。
盒内应该放入案卷封面、卷内目录、卷内备考表，盒外贴上案卷脊背。
（三）设备材料的整理
在整理时应与装箱文件清单相对照，以保证文件材料的齐全、完整及卷内文件之间的有机联系。
变电站、线路等设备开箱材料采用份装的形式。
去掉金属物，用线分别装订；单份不规则的合格证等材料粘贴到A4纸上，同一型号的可以粘贴在一起，不同型号的分开粘贴，并且要从下往上贴，左边预留25mm装订线，右上角预留一定的空间，用于盖档号章。
整套小于A4纸的材料只作去掉金属物装线即可。
案卷内文件的排列顺序为：
合格证、产品证明书、出厂试验报告、说明书、厂家图、装箱单。
一卷内同一型号的各种文件排列完后再排另一种型号（如有多份相同的说明书，则每种只需放一本到案卷中编页码，其余的直接列入移交清单中移交）。
其他材料如：
试验报告、施工记录、质保材料整理要求同上。
盒内应该放入案卷封面、卷内目录、卷内备考表，盒外贴上案卷脊背。
（四）竣工图的整理
1、一般一套图纸组成一卷，采用不装订形式。
如果每套竣工图本身有图纸目录，可以用它的图纸目录作为卷内目录，每张图纸都要加盖档号章，序号为一卷一个流水号，从1开始编写，图纸目录只加盖档号章不编写序号和页号。
单张图纸不需编写页号，但图册有多张时要编写页号，从1开始编写。
2、也可以采用一套图纸一起装订成卷的形式，每张图纸不用加盖档号章，一套图纸编写一个流水号，从1开始编写页号；可以用图纸目录作为卷内目录且不用编写页号。
卷内备考表的页数不要加上图纸目录的页数和份数，而是在案卷目录录入时在备注栏中标明图纸目录有多少张即可。
盒内应该放入案卷封面、卷内目录、卷内备考表，盒外贴上案卷脊背。
工程竣工后须移交的材料
1.可行性研究报告及批复
2.初步设计说明书及批复
3.初步设计概算书、审定概算书、主要设备材料清册
4.工程立项的批复等
5.地质勘察报告
6.国有土地使用证、征地红线图等
7.征地协议、青苗补偿等
8.移交、备品备件移交清单
9.招投标、施工合同、设备订货合同,监理合同,设计合同
10.竣工验收方案（要加盖公章）
11.竣工验收结果报告
12.竣工验收纪要
13.工程联系单或工程签证单
14.设计修改通知单
15.与施工单位的协议等有关工程管理过程中所产生的文件材料
16.开工报告，或开工报审表
17.竣工报告，或竣工报审表
18.施工方案
19.送电方案
20.工程安全、环境鉴定报告
21.图纸会审纪要
22.工程竣工验收证书、电能表检定证书
设备开箱记录
设备安装记录
设备开箱资料（包括：
说明书、厂家图、出厂试验报告、合格证、装箱单等生产厂家所提供的文件材料）
三通一平的技术记录、竣工图
土建施工技术记录、竣工图
电气一次部分试验报告、竣工图
29、电气二次部分试验报告、竣工图
30、监理文件
31、建设规划许可证（要附红线图）
32、施工许可证
33、环评报告
34、消防资料及竣工图
35、通信资料及竣工图
36、新建房屋保修书
37、施工中产生照片
38、结算书
39、施工总结
科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T11822-2008
前言
本标准代替GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。
本标准与GB/t11822-2000相比主要变化如下：
--标准的总体编排和结构按GB/T1.1—2000进行了修改；
--增加了前言；
--组卷原则上强调了科技档案成套性、系统性特点；在组卷要求中删除了不符合档案保管要求科技文件制成材料的具体名称；在组卷方法上除在用词上进行调整外，还增加了插卷方法、建设项目的组卷方法；
--增加了一般性文件的排列要求、科研类“成果知识产权申报”和建设项目类“后评估”；
--增加了“案卷目录编制”，强调案卷内以件为单位编写页号，已有页号的可不再编写；案卷封面删除了档案馆号；案卷脊背取消了色标；卷内目录将页号改为页数；
--装订方法改为以卷装订和以件装订两个方法；档案章改为盖在首页空白处；提出超过出卷盒幅面的科技文件应折叠，图纸折叠按标准执行。
本标准的附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：
国家档案局。
本标准主要起草人：
姜延溪、方强、吴苏闽、郑辉、肖云、王冰、王红敏、陈秀菊、马忠魁。
本标准于1989年10月25日首次发布，2000年12月11日第一次修订。
科学技术档案案卷构成的一般要求
1范围
本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。
本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。
专业性较强和非纸质载体科学技术档案的案卷整理可参照本标准。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然页，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法
3术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3·1科学技术文件材料scientificandtechnicalrecords
记录和反映科学研究、生产经营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称，以下简称科技文件。
3·2科学技术档案scientificandtechnicalarchives
国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。
3·3案卷file
由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
3·4卷内目录inner-fileitemlist
登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内目录。
3·5卷内备考表filenote
卷内文件状况的记录单。
3·6档号archivalcode
以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
3·7案卷目录filelist
登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。
4案卷组织
4·1组卷原则
遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。
4·2组卷要求
4·2·1案卷内科技文件材料要齐全、完整，签章手续完备。
4·2·2案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合档案保护要求。
4·3组卷方法
4·3·1针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。
4·3·2科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。
4·3·3成册、成套的科技文件宜保其原有形态。
4·3·4通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。
其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。
4·3·5底图以张或套为保管单位进行整理。
4·3·6产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷后面，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。
4·3·7产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。
5案卷和案卷内科技文件排列
5·1科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。
卷内文件排列一般文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。
5·2案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。
一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。
5·3科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。
5·4产品类案卷宜按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。
5·5建设项目类宜案卷按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。
5·6设备仪器类宜按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。
6案卷编目
6·1卷内科技文件页号编写
6·1·1案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。
6·1·2已有页号的文件可不再重新编写页号。
6·1·3卷内目录、卷内备考表不编写页号。
6·2案卷封面编制
6·2·1案卷封面应印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式（封面式样见图A.1。
虚线内为提示项，下同）。
6·2·2案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等写。
6·2·3立卷单位，应填写负责组卷部门或单位。
6·2·4起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间—年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。
6·2·5保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。
6·2·6密级，应填写卷内科技文件的最高密级。
6·2·7档号，由全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号组成。
全宗号：
需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定；
分类号：
应根据本单位分类方案设定的的类别号确定；
项目代号：
由所反映的的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；
目录号：
应填写目录编号；
案卷号：
应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。
6·3案卷脊背的编制
6·3·1案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式样见图A.2。
6·3·2案卷题名，保管期限、档号，填写方法同6.2。
6·3·3案卷脊背项目可根据需要选择填写。
6·4卷内目录的编制
6·4·1卷内目录应排列在卷内文件首页之前，式样见图A.3。
6·4·2序号，应依次标注卷内科技文件排列顺序。
6·4·3文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。
6·4·4责任者，应填写文件的形成者或第一责任者。
6·4·5文件题名，应填写科技文件全称。
文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
6·4·6日期，应填写文件形成的时间—年、月、日。
6·4·7页数，应填写每件文件总页数。
6·4·8备注，可根据实际填写需注明的情况。
6·4·9档号，填写方法同6·2·7
6·5卷内备考表的编制
6·5·1卷内备考表式样见图A.4。
6·5·2卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
6·5·3立卷人，应由立卷责任者签名。
6·5·4立卷日期，应填写完成立卷的时间。
6·5·5检查人，应由案卷质量审核者签名。
6·5，6检查日期，应填写案卷质量审核的时间。
6·5·7互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号。
并注明其载体类型。
6·5·8档号，填写方法同6·2·7
6·5·9卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底面。
6·6案卷目录编制
6·6·1案卷目录式样见图A.5。
6·6·2序号，应填写登录案卷的流水顺序号。
6·6·3档号、案卷题名、保管期限，填写方法同6.2。
6·6·4总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和。
6·6·15备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
7案卷的装订
7·1案卷内文件可整卷装订和或以件为单位装订。
7·2以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，式样见图A.7。
档号填写方法同6·2·7，序号填写方法同6·4·2。
7·3案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。
图纸折叠方法见GB/T10609.3。
破损的科技文件应修复。
8卷盒、表格规格及其制成材料
8·1卷盒式样见图A.6。
8·2卷盒规格和制成材料
8·2·1卷盒的外表面规格为:
310mm╳22Omm，脊背厚度可根据需要设定。
8·2·2卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸双裱压制。
8·3表格规格和制成材料
8·3·1案卷目录、卷内目录、卷内备考表规格为:
297mm╳2lOmm。
8·3·2表格宜采用70g以上白色书写纸制作。
8·4表格字迹应清晰端正
升级会员 