物业接管可行性及分析实施报告.docx
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物业接管可行性及分析实施报告
物业接管可行性分析报告
编写：
XX市某物业管理XX
市场拓展部
日期：
2017年11月14日
一、项目概况3
二、项目物业管理背景资料3—4
三、项目实施方案4—9
四、项目收益分析9
五、项目风险分析与对策9—13
六、报告结论13
一、项目概况：
（一）基本情况介绍：
1、项目名称：
某花园
2、地理位置：
XX市龙岗区某花园
3、基本情况:
某花园是商品房住宅小区，总占地面积平方米，总建筑面积平方米，其中：
住宅建筑面积为平方米，商业建筑面积为平方米，其他物业建筑面积为平方米；住宅共套，建筑容积率为/，建筑覆盖率为/，绿化率为/。
（二）主要经济指标：
序号
内容
相关数据资料
1
总占地面积
2
总建筑面积
3
计容积率总建筑面积
4
竣工时间
交付时间
5
各种类型物业建筑面积及相关情况
住宅
商业
公厕
幼儿园
社区文化中心
社区健康服务中心
垃圾站
社区居委会
物业服务办公用房
业主委员会活动用房
物业管理员工宿舍
其他物业
带电梯楼宇
不带电梯楼宇
6
停车位数量
室内停车位
室外（含露天）停车位
7
相关指标数据
建筑物栋数
建筑容积率
建筑覆盖率
/%
绿化率
二、项目物业管理背景资料：
（一）现有物业公司：
某花园小区物业服务供应方目前为XX市某某物业管理XX，该公司原为发展商下属企业，后因发展商公司注销被另一家公司收购，公司名称留存不变，至今为该小区提供物业服务。
（二）对外招标背景信息：
由于原物业服务企业提供物业服务品质与业主期望值偏差太大，某花园小区业主于2017年按照物业管理相关法律法规的要求成立了第一届业委会。
小区业委会居于广大业主的强烈诉求，经业主大会表决，一致同意全权委托小区业委会对外公开选聘新的物业公司。
该业委会于2017年10月中旬正式在XX市建设工程交易服务中心网龙岗分中心挂网发布招标公告，公开选聘新的物业公司为小区业主提供服务。
我司分管领导提前知晓该信息后立即展开与该小区业委会的前期接触工作，经多次沟通了解并磋商，该业委会全体成员和部分业主代表一致同意由我司为某花园小区提供物业服务工作，为此，我司计划从即日起着手做好某花园公开投标准备工作，并力争中标成功。
三、项目实施方案：
（一）组织架构及人员编制设计：
某花园物业管理处组织架构图设想
编制设置说明：
某花园管理处人员编制拟设置23人，其中：
主任（兼工程主管）1人，财务2人（均兼任客服），保安部17人（保安及客服主管1人，每班组8人，岗位设置为：
地面出口3个、每个出入口1人、计3人，监控室1人，小区巡查1人，班长1人兼巡查岗，顶休2人），客服部1人，工程部2人。
（二）前期介入工作计划：
序号
工作计划
计划要点
实施时间
备注
1
参加投标并积极寻求中标。
进行可行性论证，如可行则编制好投标书，并提交招标人。
开标前10日内
2
成立前期介入工作组
1、改造工程管理介入时间项目进展确定；
2、档案资料、物业资料归类收集；
3、编制物业管理方案。
开标前15日内
3
成立某花园管理处
1、协商确定管理处办公场所；
2、二次装修管理处办公场所（必要性论证后再定）；
3、办理管理处有关运作手续；
4、人员配置、培训；
5、管理处办公设备配置。
项目入驻前2个月
4
前期介入
1、收集各类工程资料；
2、熟悉、掌握各类设施和系统。
入驻前2个月
5
导入某物业管理模式
1、导入管理体系；
2、导入某物业各项规章制度；
3、导入某物业管理理念。
入驻前1个月
6
物业接管准备
1、物业验收（软、硬件）；
2、资料移交；
3、问题备忘。
入驻前1个月内
7
业主意见调查
1、收集小区合理化建议、分析调查结果；
2、上门调查和回访；
3、提出改进方案；
4、制定物业收费标准。
入驻前1个月内
（三）前期介入接管验收方案：
接管前期由公司组织成立前期介入接管验收小组，全面梳理某花园各项物业管理问题点，全力进行品质管控梳理，提出全面整改计划，明确严格的责任人和完成时间节点，并提交业委会备份，涉及需要动用物业专项维修资金的小、中、大修工程报请业委会决定施工方案或通过小区公共场地及租金收入反补的方式对公共设施设备进行维修改造。
1、接管验收内容：
（1）现场验收：
①共用部位：
包括建筑物的基础、承重墙体、柱、梁、楼板、屋顶以及外墙、门厅、楼梯间、走廊、楼道、扶手、护栏、架空层及设备间等；
②共用设备：
包括水泵、水箱、避雷设施、消防设备、楼道灯、电视天线、发电机、变配电设备、给排水设备与管线、电线及空调设备等；
③共用设施：
包括道路、绿地、人造景观、围墙、大门、信报箱、宣传栏、路灯、排水沟、渠、池、污水井、化粪池、垃圾容器、机动车（非机动车）停车设施、休闲娱乐设施、消防设施、安防监控设施、人防设施、垃圾转运设施以及物业服务用房等。
④水、电表进行抄底记录：
将公共区域所有的涉及物业的水表、电表的表底进行抄底记录，以交接时点为据，之前的由前任物业缴纳，之后由新进驻物业公司缴纳。
⑤物业费、停车费：
两费用均以交接时点为据，之后的各项费用由新任物业开始计收，如有业主所欠前任物业费用，该物业必须依法依约进行收取，不能干扰新任物业的收费工作。
⑥对自来水公司、供电局及燃气公司办理相应的用户变更名称手续，将小区能源使用用户变更为新任物业公司名称。
⑦外包服务项目合同及其他合同的交接或重新签订相关合同。
⑧交接当天工作可按照“部门对部门”的方式进行交接，即可考虑先进行保安的交接，由保安部安排好各岗位人员在交接当天陆续接下各个岗位，随后可分别进行客服、工程、保洁、绿化等相应交接，均可采取交接方部门对应接替方的部门进行交接，双方对应交接部门均有负责人，由第三方（应包含政府监管部门、小区业委会）进行监督，交接完毕要有三方签字确认的交接资料。
（2）资料交接：
①产权资料：
1）项目批准文件；
2）用地批准文件；
3）建筑规划审批文件；
4）房屋产权清册，包括业主产权资料、XX、、建筑面积，公共房屋及场地等；
②小区验收合格资料：
1）工程竣工验收证书；
2）消防工程验收合格证；
3）用水审批表、水费收缴合同书；
4）用电许可证；
5）供用电协议书；
6）其他必要验收合格资料；
③工程技术资料：
1）建筑、结构、电气、给排水、等工程的全套竣工图纸及各类公共设备使用说明书、调试报告等；
2）工程合同及开竣工报告；
3）工程预决算分项清单；
4）图纸会审记录；
5）工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）；
6）隐蔽工程验收记录；
7）沉降观察记录及其沉降观察点布置图；
8）竣工验收证明书；
9）钢材、水泥等主要材料的质量保证书；
10）新材料、构配件的鉴定合格证书；
11）水、电等设备及卫生洁具的检验合格证书；
12）砂浆、混凝土试块试压报告；
13）供水管道试压报告；
14）机电设备订购合同、单台设备的说明书、试验记录及系统调试记录。
（3）其他交接：
①原管理单位应提供《物业情况一览表》，包括小区的建筑面积、占地面积、绿化面积，总户数，户型等，对于空置房屋应特别注明，并将其钥匙悉数移交接管单位；
②原管理单位须对小区的所有设施设备列出清单，如供水设备、供电设施、会所设施、所有路灯、污水井、雨水井、化粪池等，交接时双方须对小区的建筑、结构、设施设备进行全面的验收，做好交接记录；
③入伙至今所有管理运作资料均应移交，包括装修管理资料、设备设施保养计划、记录等；
④所有接管事项均应以书面方式进行，并须经双方签字盖章确认，且需经第三方业委会或政府监管机构等部门监交；
⑤建筑物原有的设备设施应恢复原来的使用功能，并经我司验收后签字交接。
⑥代收代缴各项费用，包括物业专项维修资金要上缴至龙岗区物业专项维修资金管理中心专户，缴交截止期为原物业公司提供物业服务截止当月底的全部费用。
（4）各类遗留问题：
①物业费、停车费等费用：
物业向业主所收取的物业费、停车费及水、电费等其他费用，前任物业公司有无已经多收取的费用，如有，在进驻前需跟业委会或开发商进行沟通，索要回逾收的各项费用，或者对此解决方案有三方签字认可的书面约定。
②各类能源费：
前任物业有无拖欠自来水公司、供电局及燃气公司等各项费用，如有，敦促其交接前缴清。
③车辆刮蹭事件，前任物业有无承诺给业主在物业费、停车费或者其他形式的解决承诺，进行摸底调查，避免接手之后造成业主费用已交，但承诺的问题还未解决。
④业主家中有个别特殊问题的，前任物业给业主承诺并未兑现的，摸清情况，由前任物业进行解决，避免业主日后将其承诺转嫁到新任物业。
例如：
个别业主减免物业费、停车费等情况。
⑤工程遗留问题，要进行摸底调查，掌握小区或业主家中的工程遗留问题的类别、开发及施工方的维修情况、目前遗留问题的处理情况等。
（四）接管验收进驻物业管理工作：
1、设备设施试运行：
设备设施在验收合格后，工程技术部组织对设备设施进行试运行，并详细记录设备运行状况，排查设备运行问题点，然后会商整改方案，直至设备运行正常、安全。
2、全面清洁开荒：
①清洁开荒工作的X围：
根据前期介入发现的问题和实际情况，进行全面的清洁开荒工作，主要包括：
各楼层的通道、广场、室内地面（地砖清洗、木地板打蜡等）、墙壁（不包括外墙）、天花板、灯具、楼梯等室内外相关设施、设备；室外地面所有设施等。
②清洁开荒工作程序及标准：
按照常规清洁保洁标准操作，确保干净、整洁、无污迹、无异味，整体感观良好。
四、项目收益分析：
依据业委会提供资料及招标文件数据预估，某花园全年总收入金额为2827584.00元，全年总支出金额为2779633.90元，收支相抵全年盈利金额为47950.10元，具体详见附件一。
五、项目风险分析与对策：
（一）风险点一：
1、问题描述：
业委会与原物业公司之间的矛盾。
2、解决方法：
协助业委会妥善处理，必要时请求政府有关部门介入平息。
（二）风险点二：
1、问题描述：
业委会与支持原物业公司的业主之间的矛盾。
2、解决方法：
进驻后通过上门沟通，在不违反原则且不造成其他业主反感的前提下尽量为该部门业主提供力所能及的服务需求，以化解矛盾。
（三）风险点三：
1、问题描述：
原物业公司撤场前对小区重要设施设备不可逆性的破坏。
2、解决方法：
提请业委会提前发函知会，告知原物业公司这样做的法律后果，同时我司进驻后全面排查小区重要设施设备安全运行情况。
（四）风险点四：
1、问题描述：
招标文件收费标准因部分不同意提高物业管理费收费标准的业主抵制而造成局部难落地执行（尤其是商业物业管理费收费标准的增加），进而造成收缴率下降及物业整体收益差，甚至出现亏损状况。
2、解决方法：
与业委会共同邀请商铺业主进行座谈，对提高物业管理费收费标准的必要性进行沟通解释，力争取得谅解和支持。
（五）风险点五：
1、问题描述：
业委会对我公司进驻接管后收益方面比列分成的承诺（主要是幼儿园租金收益补贴物业收入不足）因小区业主大会表决困难而造成难以兑现产生的收益下降。
2、解决方法：
此项问题因属于历史遗留，可能存在不确定性，将配合小区业委会与发展商通过沟通解决，如果无法解决，再由小区业委会决定是否通过法律途径解决。
（六）风险点六：
1、问题描述：
小区物业图纸等必要性资料移交业委会严重不完整造成新物业公司进驻接管后的日常物业服务工作开展困难。
2、解决方法：
提请业委会在接收原物业公司资料时务必要求提供完整，不得隐瞒或故意销毁，必要时提请政府有关部门介入进行物业各方面的移交工作，确保交接顺利。
（七）风险点七：
1、问题描述：
小区设施设备老化严重、问题多、故障率高造成维修费用奇高造成的影响。
2、解决方法：
进驻前就小区重要设施设备状况协同业委会共同进行排查，找出问题点并明确维修责任和费用支出来源，如物业专项维修资金不足则提请政府有关部门介入厘清责任义务关系，规避我司财务投入回报风险。
（八）风险点八：
1、问题描述：
小区物业专项维修资金缴存政府专户的余额极少，造成设施设备维修大中小修经费严重缺失【经咨询龙岗区物业专项维修资金管理中心的工作人员，某花园目前专户余额共计仅有12万元整，其中：
首期归集金额仅2万元，日常缴存金额仅10万元（该部分日常缴存金额为现有物业公司自2017年2月1日至2017年7月31日共计6个月期间上缴的物业专项维修资金）】。
2、解决方法：
⑴由业委会聘请律师向开发商和原物业公司追缴“两金”，即：
首期应由发展商归集缴纳的物业专项维修资金和业主自入伙后日常缴纳的物业专项维修资金。
“两金”未追缴到位前由业委会协调政府有关部门采取强制方式利用发展商余留在小区红线X围内的物业产业收益弥补上述“两金”不足支出。
⑵依据某花园建筑面积及楼盘性质初步估算，该小区开发商和物业公司欠缴物业专项维修资金入政府监管专户的金额分别为：
①开发商应追缴金额：
首期归集欠缴金额为219.96万元（按照某花园建筑面积为92482.62平方米，预计当期建筑安装工程总造价为1200元/平方米，依据有关法规的规定首期归集物业专项维修资金由建设单位按照物业项目建筑安装工程总造价的百分之二交存，所以当期开发商应缴纳物业专项维修资金金额为92482.62ⅹ1200ⅹ2%=221.96万元，扣除其已缴纳2万元，剩余未缴纳首期归集物业专项维修资金金额为219.96万元）
②业委会应向原物业公司应追缴金额：
日常收集欠缴金额为403.55万元（按照某花园建筑年限，该小区业主应在1998年开始缴纳日常物业专项维修资金，至今已缴纳19年，依据各类建筑面积和住宅类型，某花园每月日常缴纳物业专项维修资金金额为18138.00元，至2017年共缴纳金额为18138.00ⅹ12ⅹ19=413.55万元，扣除原物业公司上交2017年2月至7月共计6个月进入政府监管专户的10万元，则原物业公司欠缴物业专项维修资金总金额为413.55-10=403.55万元）
③综上所述，上述“两金”共计欠缴总额为623.51万元。
（九）风险点九：
1、问题描述：
小区园区需要修缮改造的地方较多，新物业公司进驻需要带资接管，垫资回笼方式和期限未知。
2、解决方法：
与业委会签订合同时务必明确我司应尽义务及不应承担的责任，包括费用支付或垫资等，尽量规避财务风险。
（十）风险点十：
1、问题描述：
业委会和业主对新进驻物业公司过高期望值与因公共设施设备维修经费问题困扰造成实际服务质量不能达到期望值之间的矛盾，从而造成业主间的流言蜚语，甚至抵制。
2、解决方法：
进驻后邀请部分权威业主及业委会委员代表共同参与对小区各类设施设备进行逐一排查的工作，并整理维修维护方案后在小区公示我司进驻前的小区各类设施设备现状，以此规避接管后的日常管理风险，明确各自责任及后期维修维护费用支出来源，让业主清楚小区现状及通过我司努力后的向好转变，从而加深对我司的忠诚度和美誉度。
六、报告结论：
综上所述：
1、经估算，该小区不亏损并略有盈利。
2、按照公司的发展需要，公司有拓展的需要。
因此，该小区建议可以介入并接管。
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