金石工程项目管理软件使用流程.docx

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金石工程项目管理软件使用流程

金石项目管理软件使用流程

第一步：

项目开拓----市场部

♦项目中标前由市场部在《工程管理》中的《项目开拓》模块中完成项目（从招标到）中标前的所有工作。

包括：

项目进展情况，竞争对手分析，投标资料的提交、存档、审批，销售任务制定及完成情况，前期开拓费用情况。

♦所发生的投标及业务费用在《财务管理》或《快捷单据》中填制《其他费用单》

♦由于项目立项前项目列表中没有相关追踪项目。

所以在填写《其他费用单》时，应选择产生这笔费用的部门及选择好跟踪项目（项目状态在招标前才能选择），项目中标后立项时，可以把前期的相关招投标费用，从部门办公费转到项目成本中。

如果项目流标，那么这笔费用会一直纪录在部门办公费中。

下图为项目中标后，在立项时从中标项目中直接引入项目。

第二步：

中标后----经营部

♦项目中标后，由经营部填制《项目维护》内容，对项目基本信息、进度计划和材料采购流程、材料成本、总成本等关键环节和指标进行全面的描述和总体控制。

上图为项目部位设置（分部分项工程）项目进度填报及项目形象进度是根据部位来填写及查看

具体操作步骤请看视频演示中的《快速入门1》

第三步：

签订合同----经营部

♦与甲方合同签订后由经营部填写《承包合同》按合同履行阶段和项目状况完成合同签订、原件存档、合同变更、进度款、结算、质保金、履约保证金、合同待收款统计、待收款提醒、代扣管理费、税金等合同内容。

（具体操作步骤请看视频演示中的《快速入门2》）

♦与分包队签订分包合同，在《分包管理》中新增分包合同和《分包预算单维护》，同时按分包预算单导入分包合同内容，没有预算的也可以直接新增分包内容，便于项目部按工作内容执行进度验收。

具体操作步骤请看视频演示中的《分包管理1》、《分包管理2》

第四步：

编制成本计划或预算单----经营部

♦经营部在《材料管理》模块中编制《材料预算单》

♦经营部在《分包管理》中编制《分包预算单》

◆这两种预算单可以直接在此软件中逐项添加，也可以将从其他预算软件中编制好的EXCEL表格直接导入。

做好预算单可以实现《分包验收单》、《采购计划单》、《材料采购单》、《材料出库单》的预警控制

第五步：

开始进场施工----项目部

第一节：

♦项目开工前，在《工程管理》中完成《任务图编制》工作

♦项目部施工员根据现场和施工状况，在《材料管理》提交《采购计划单》；计划单可以直接从预算单中调入选取，也可以直接新增材料品种；

♦《采购计划单》由施工员填写;成本员对数量进行审核;项目经理复审后;采购员对数量、单价做最后的确认，同时将供应商和预计到场时间补充完整；

♦注：

本方案不是最终方案，可根据自己公司的情况进行调整，具体参考后面的材料采购流程图、采购计划单多级审核设置。

第二节：

♦材料送到现场，由施工员（库管员或材料员）根据实际到货的材料品种、规格、数量在《材料管理》中如实填制《材料验收单》（材料采购单或材料入库单）；有《采购计划单》的选择执行计划，从计划单中选择到场材料；有《采购合同》的在合同中执行到货验收，生成《材料验收单》；

下图为从采购合同中执行到货验收。

♦采购员检查施工员（库管员或材料员）填制的《材料采购单》，并将单价和往来单位供应商、进场方式等信息补充填写完整；注：

在单据中可以清楚看到当前采购数量、该项目预算量及项目已到货量

♦《材料采购单》是确认材料成本和材料付款的依据；

♦具体填制方法请查看演示视频。

第三节：

◆材料到场后，项目部组织施工队施工，每天（或到验收节点）按实际完成的是施工内容和施工量，填制《分包验收单》（即外包人工单）。

有分包合同的，在《分包管理》中，对应分包合同执行验收，系统生成《分包验收单》；没有合同的临时用工，直接填制《分包验收单》；

♦《外包人工单》是确认分包人工成本和人工费付款的依据；

第四节：

●施工过程中发生的机械费，如果是有合同的，在《分包管理》中填制分包合同，每天按实际发生的台班、工时等执行验收，生成《外包人工单》只是工种内容为“工程机械”；

●没有合同的，直接在《租赁管理》中填制《外包机械单》；

●《外包机械单》是确认机械费成本和付款的依据；

●具体填制方法请查看《分包管理》演示视频。

第五节：

●施工过程中发生的（除人工、材料、机械、租赁、运费以外的）其它费用的单据（如发生的水费、电费、差旅费、税费等）。

每天按实际发生的费用明细，在《财务管理》中填制《其它费用单》；

●有预算的在预算中选取，没有预算的直接添加，费用类别维护完后，只需对应相应的类别选择即可。

●《其它费用单》是确认项目现场经费和费用报销、冲销借支、付款等的依据。

第六步：

进度填报----项目部

◆项目施工过程中，施工员每天应在《资料管理》中填写《施工日志》或上传；

◆发生的签证，请在《资料管理》中《签证管理》中及时填报上传；

◆月度终了，在《工程管理》中完成《项目进度填报》；

◆系统将会按《项目进度填报》内容自动生成《项目形象进度》。

第七步：

项目资金支付---项目部、材料部

第一节：

正常资金支付

◆公司各职能部门、项目部、材料部，申请对外支付材料款、工程款等款项。

（材料采购单、外包人工单、外包机械单等八大业务单据），通过《付款申请单》申请付款；

◆有分包和采购合同的最好在合同中执行付款，便于控制支付比例；

第二节：

员工借支（备用金借支）

◆内部员工借款和项目、部门备用金借支请通过《财务管理》中《员工请款单》填制付款申请，软件这样的设计，是为了在计算员工工资时，可以实现自动在工资中扣除员工借支；

第七步：

项目资金支付---财务部付款

第三节：

◆财务部出纳根据已审核的《付款申请单》和《员工请款单》，实际付款后，同时在《财务管理》中填制《付款单》和《员工借款单》（或在付款申请单列表中执行已审核通过的付款申请单），用以及时反映项目付款和员工借款情况，财务经理进行审核。

◆员工还款填写《员工还款单》

◆注：

《付款单》也用于报销，报销时要在付款单中“冲抵员工借款”打钩。

第八步：

项目收款

◆在《承包合同》中，经营部或项目部按进度填报进度申报金额、进度审定金额、进度支付金额；决算上报金额、决算审定金额。

◆注：

填写该金额是计算工程应收款、利润的前提。

◆财务在实际收到进度款时，在《合同收款》中执行收款，用以记录项目收款情况；

◆《承包合同》会根据进度申报金额和实际收款额自动计算未收款金额。