东药培训手册.docx
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东药培训手册
东药培训手册
——材料、瓶装试剂、备品备件（低值易耗品部分）
登陆系统
1、打开电脑，双击金蝶K3主控台，进入K3登陆界面
2、登陆K3系统，选择要登陆的组织机构（03|物流测试帐套），帐套名称（03.01|东药物流材料测试帐套），输入用户名和密码，点击确定
正式启用后登陆的帐套为（01|东药集团，01.01|东药股份或者01.02|东药本部）
一、采购订单管理
1、采购订单业务描述
i.采购调剂部、设备处和安保中心的采购员根据汇总后的采购计划在K3系统中制作采购订单
2、采购订单操作的对应人员
i.采购订单录入：
采购调剂部、设备处和安保中心采购员
ii.采购订单审核：
采购调剂部相关负责领导
3、采购订单相关操作人员权限
i.采购调剂部、设备处和安保中心采购员：
采购订单的录入、查询、修改、作废、及时库存查询、涉及的相关报表查询等
ii.采购调剂部、设备处和安保中心的相关领导：
采购订单的查询、修改、审核、及时库存查询、涉及的相关报表查询等
4、采购订单制作
采购员在金蝶K3系统中进入【供应链】→【采购管理】→【订单处理】，双击明细功能【采购订单－录入】，进入采购订单录入界面（见图－1）
图－1
录入订货日期、订货单位名称、采购方式，物料代码、数量、单价、金额、税率、订单部门、业务员等订单信息，确定无误后点击《保存》键即可。
（见图－2）
图－2
查询库存可以点查看菜单的库存查询选项或按【F12】，即可调出及时库存
如果保存后发现错误，可点击《修改》键，进行相应的修改，然后点击《保存》键将修改后的单据保存；如点击《放弃》键，则系统对所修改的内容不予保存。
注：
单据头必填项：
采购方式（默认赊销）、供应商、日期
单据体必填项：
物料代码、数量、交货日期
单据脚必填项：
部门、业务员
5、采购订单审核
由具有权限的操作员对录入系统中的采购订单进行审核操作，查找到要审核的采购订单，选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【入库】子功能→【外购入库单—查询】处双击进入外购入库单查询条件设置界面，设置关键查询条件
确认订单内容无误后在采购订单上点击《审核》键即可，只有完成一级审核后的采购订单才能下推生成外购入库单，执行完毕的采购订单，系统会自动关闭。
如果采购订单未执行完，但已经确认不再继续执行，必须手工关闭采购订单。
6、报表及数据分析
i.采购订单执行情况明细表：
按供应商反映的每张采购订单的详细执行情况，它与汇总表一起，分别从详细和汇总的角度反映订货的入库情况。
选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【订单处理】子功能→【采购订单执行情况明细表】处双击进入采购订单执行情况明细表查询条件设置界面，设置关键查询条件
ii.采购订单执行情况汇总表：
按关键字汇总数据、以综合反映订单执行情况的报表。
即可以按物料类别、供应商类别等汇总反映根据不同条件所查询到的汇总数据。
选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【订单处理】子功能→【采购订单执行情况汇总表】处双击进入采购订单执行情况汇总表查询条件设置界面，设置关键查询条件
二、外购入库管理
1、外购入库业务描述
仓库保管员根据系统中的采购订单下推生成外购入库单，外购入库单是仓库库存变化的体现依据。
2、外购入库单操作的对应人员
i.外购入库单录入：
仓库保管员
ii.外购入库单一级审核：
仓库保管员
iii.外购入库单二级审核：
采购调剂部、设备处、安保中心采购员
iv.外购入库单三级审核：
财务签帐人员
3、外购入库单相关操作人员权限
i.仓库保管员：
外购入库单的录入、查询、修改、一级审核、作废、及时库存查询、相关报表查询等
ii.采购调剂部、设备处、安保中心采购员：
外购入库单的查询、二级审核、及时库存查询、相关报表查询等
iii.财务签帐人员：
外购入库单查询、三级审核、及时库存查询、相关报表查询等
4、外购入库单制作
采购到货，保管员在收到检验合格单后，在K3系统中进入【供应链】→【采购管理】→【外购入库】，双击明细功能【外购入库单－录入】，进入外购入库单录入界面
录入入库日期、供应商，源单类型选择采购订单，在选单号处录入订单编号（无法确定订单编号的，可以按F7进行查找），选择订单中本次入库的明细内容，（注意：
按shift可连续选择需要选择的单据；按ctrl可分散选择需要选择的单据）
点击《返回》或者按回车，如果本次入库的数量和订单不一致的可以手工修改数量，填写原料本次入库的批号，选择存放的仓库，点击《保存》即可。
保存成功后，保管员在确定入库内容无误后在外购入库单上点击审核，做第一级审核
注：
单据头必填项：
采购方式（默认赊销）、供应商、日期
单据体必填项：
物料代码、实收数量、单价（不含税）、金额（不含税）、收料仓库（自动携带默认仓库信息，不一致时需改正）
单据脚必填项：
保管、采购部门、验收、业务员
5、外购入库单多级审核
仓库保管员审核后的外购入库单传递到采购部、设备处或者安保中心的采购员做二级审核，选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【入库】子功能→【外购入库单—查询】处双击进入外购入库单查询条件设置界面，设置关键查询条件
注意：
条件设置标签中的各种过滤条件的组合。
（1）“名称”过滤字段设置处各种过滤条件的选择；
（2）单据状态的搭配选择：
“时间”，“审核标志”，“红蓝字”等选项。
设置完查询条件后，“确定”，进入外购入库单序时簿。
在该界面选中需要审核的入库单，注意：
按shift可连续选择需要审核的单据；按ctrl可分散选择需要审核的单据，按【审核】快捷键，即可审核入库单
3、报表及数据分析
i.采购汇总表：
综合反映一定时间物料的汇总购进情况，是采购发票和外购入库情况的结合查询，它反映采购入库情况和购进成本的对应情况及差异。
选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【报表分析】子功能→【采购汇总表】处双击进入采购汇总表查询条件设置界面，设置好查询条件后点击确定进入采购汇总表
ii.采购明细表：
详细反映一定时间每个物料的购进情况，是对采购发票和外购入库情况的结合查询，它反映采购入库情况和购进成本的对应情况及差异选择。
选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【报表分析】子功能→【采购明细表】处双击进入采购明细表查询条件设置界面，设置好查询条件后点击确定进入采购明细表
iii.采购价格分析：
针对某个时段内每个物料的发票数量和采购金额进行汇总，从而计算出单个物料平均采购价格，以比较供应商之间的供货价格差异以及物料采购的价格变化情况。
选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【报表分析】子功能→【采购价格分析表】处双击进入采购价格分析表查询条件设置界面，设置好查询条件后点击确定进入采购价格分析表
三、采购发票
1、采购发票业务描述
采购调剂部、设备处、安保中心的采购员根据收到供应商的采购发票，由K3系统中的外购入库单下推生成采购发票
2、采购发票单操作的对应人员
i.采购发票录入：
采购调剂部、设备处、安保中心采购员
ii.采购发票审核：
财务应付岗位
3、采购发票相关操作人员权限
i.采购调剂部、设备处、安保中心采购员：
采购发票的录入、查询、修改、作废、和采购发票相关的报表查询等
ii.财务应付岗位签帐人员：
采购发票查询、审核、和采购发票相关的报表查询等
4、采购发票的制作：
发票到达时，由外购入库单生成采购增值税发票。
选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【入库】子功能→【外购入库单—查询】处双击进入外购入库单筛选条件设置界面，如步2中“查询”操作所示。
在外购入库单序时簿中选中需要生成发票的入库单（如果该入库单有多条记录，需用SHIFT连续选中所有记录，如果只需要选择同一张外购入库单中的某几条记录，需要将外购入库单进行拆分，即一张入库单只能对应一张发票），执行【下推】菜单→【生成购货发票（专用）】，在弹出的窗口中，点【生成】选择菜单中下推，下推生成购货发票（专用）
生成后，系统自动弹出增值税发票录入界面，且该界面中，入库单相关采购信息自动携带，补充相应项目后保存即可
注意：
赊购方式的购货发票保存后自动传入应付系统挂帐，现购方式的购货发票，通过设置选项也可以应付系统查询到。
4、费用发票
录入完采购发票后，如果该笔业务有运费，生成发票保存存后，打开发票录入界面，执行【查看】菜单→【费用发票】功能选项。
直接进入费用发票录入界面，输采购运费等数据，保存，退出后，费用发票号码自动填入采购发票中。
注意：
赊购方式的购货费用发票保存后以其他应付单的形式自动传入应付系统挂帐，在其他应付单处可查询得到
四、领料出库
1、领料出库业务描述
车间领料员根据车间生产情况填写领料单
2、领料出库单操作的对应人员
i.领料出库录入：
车间领料员
ii.领料出库一级审核：
车间领料员
iii.领料出库二级审核：
仓库保管员
iv.领料出库三级审核：
财务签帐人员
3、领料出库相关操作人员权限
i.车间领料员：
领料出库的录入、查询、修改、一级审核、打印、作废、库存查询，和领料出库相关的报表查询等
ii.仓库保管员：
领料出库查询、修改、二级审核、库存查询，和领料出库相关的报表查询等
iii.财务应付岗位签帐人员：
领料出库查询、三级审核、作废、库存查询，和领料出库相关的报表查询等
4、生产领料单的制作
车间领料时车间领料员在K3系统中填写生产领料单，选择【供应链】页面→【仓存管理】选项→【领料发货】子功能，双击【生产领料—录入】明细功能，进入到生产领料界面。
在生产领料界面录入领料类型、领料部门、物料代码、批号、数量、发料仓库、领料人、发料人等相关信息
注：
单据头必填项：
领料类型（默认为一般领料）、领料部门、日期
单据体必填项：
物料代码、批号、数量、发料仓库，发料仓位
单据脚必填项：
领料人、发料人
进行一级审核并打印领料单、签字
如果领用材料走在建工程项目，拿领料单到技改处确认项目并由相关人员在领料单上盖章；然后到财务在建工程岗位盖章。
仓库发料时根据签字的打印领料单，审核领料单，确认出库的数量、批号、仓库等信息的准确性，然后发货。
5、报表及数据分析
i.生产领料汇总表：
按产品、生产车间等归集物料领用情况的报表。
选择【供应链】页面→【仓存管理】选项→【领料发货】子功能，双击【生产领料汇总表】明细功能，双击进入到生产领料汇总表界面，填入过滤条件，点击确定即可进入生产领料汇总表
ii.库存台帐：
是统计查询各仓库，各物料，各月份的收发存情况的报表。
选择【供应链】页面→【仓存管理】选项→【报表分析】子功能，双击【库存台帐】明细功能，双击进入到库存台帐界面，填入过滤条件，点击确定即可进入库存台帐
iii.物料收发汇总表：
统计各仓库各存货的收发存情况；提供按会计期间、存货类别、存货地点查询显示；按所有存货数量汇总、相同单位存货数量汇总、不汇总存货数量选项的报表。
选择【供应链】页面→【仓存管理】选项→【报表分析】子功能，双击【物料收发汇总表】明细功能，双击进入到物料收发汇总表过滤界面，填入过滤条件，点击确定即可进入物料收发汇总表
iv.物料收发明细表：
统计各仓库各物料的明细收发存情况的报表。
选择【供应链】页面→【仓存管理】选项→【报表分析】子功能，双击【物料收发明细表】明细功能，双击进入到物料收发明细表过滤界面，填入过滤条件，点击确定即可进入物料收发明细表
五、财务核算
1、审核采购发票及费用发票，并钩稽采购发票、运费发票、入库单
选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【结算】子功能→【采购发票—查询】处双击
进入采购发票过滤界面，在发票过滤界面设置过滤条件
进入购货发票序时簿，双击需审核的发票，进入发票录入界面。
在购货发票录入界面，执行【查看】页面→【采购费用发票】选项
费用发票界面，审核费用发票
审核费用发票后，退出，返回采购发票序时簿
提示审核成功后，该界面再单击“钩稽”快捷键。
上图单击“钩稽”按键后，弹出下列发票、费用发票与入库单钩稽窗口，在该窗口单击“钩稽”快捷键，即可提示成功。
注：
已钩稽的发票、费用发票与入库单三张单据均不可修改，如果需要修改其中某一种单据时，需反向操作：
反钩稽→反审核→修改。
反钩稽的具体操作如下：
选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【结算】子功能→【采购发票—查询】处双击，在发票序时选中需进行反钩稽操作的发票，执行【编辑】菜单→【反钩稽】子功能
执行后提示反钩稽成功，
2、外购入库核算
选择【供应链】页面→【存货核算】选项→【入库核算】子功能→【外购入库核算】处双击，选择条件筛选要核算的采购发票。
然后点击核算即可。
3、外购入库凭证的生成
选择【供应链】页面→【存货核算】选项→【凭证管理】子功能→【生成凭证】处双击
在凭证制作界面，在左窗口业务类型—“外购入库“前打上选中标记，单击“重新设置”，弹出“外购入库单”过滤界面，设置过滤条件筛选出要生成凭证的外购入库单
在筛选出的“外购入库”序时簿中，实际价凭证模板处的下拉框中，选择所需要的模板，在当前记录条前的方框中打上选中标记，在生成凭证类型的下拉框中，选“按单”（可一单一证的生成凭证，或选“汇总方式”，可若干张单据生成一张凭证）。
设置完毕后，单击“生成凭证”按键，即可生成凭证。
4、生产领用核算
选择【供应链】页面→【存货核算】选项→【出库核算】子功能→【材料出库核算】处双击，选择结转的物料，点击下一步
选择要结转的仓库
点击下一步，即可完成材料出库核算
5、报表查询及数据分析
系统提供了多个供查询的物流报表，包括材料明细帐、产成品明细帐、存货收发汇总表等
以材料明细帐为例：
选择【存货核算】页面→【报表分析】选项→【材料明细帐】子功能，双击【材料明细帐】明细功能，进入到材料明细帐
通过限定条件快速查询需要查询的消息
通过汇总得到直观的效果，满足查询者的需求
附编码和单据编码规则
物料编码
我们把物料分为包材、原料药用包材，制剂产品用包材，材料，化工中间体、产成品六大类，并分类别制定相应的编码规则。
（详见表001）
（表001）
客户编码
详见下表（表002）
一级编码
名称
二级编码
名称
三级编码
名称
四级编码
名称
099
国外
两位流水号
洲名称
三位流水号
国家名称
三位流水号
具体客户名称
101
东北区
两位流水号
城市名称
三位流水号
具体客户名称
102
华北区
两位流水号
城市名称
三位流水号
具体客户名称
103
西北区
两位流水号
城市名称
三位流水号
具体客户名称
104
华东区
两位流水号
城市名称
三位流水号
具体客户名称
105
华中区
两位流水号
城市名称
三位流水号
具体客户名称
106
华南区
两位流水号
城市名称
三位流水号
具体客户名称
107
西南区
两位流水号
城市名称
三位流水号
具体客户名称
198
其他
两位流水号
分类
三位流水号
具体客户名称
（表002）
供应商编码
详见下表（表003）
一级编码
名称
二级编码
名称
两位流水号
地区名称或属性类别
三位流水号
供货商具体名称
（表003）
部门编码
详见下表（表004）
一级编码
名称
二级编码
名称
三级编码
名称
四级编码
名称
01
集团
两位流水号
部门分类
两位流水号
具体部门
两位流水号
车间的具体生产线
02
股份
两位流水号
部门分类
两位流水号
具体部门
两位流水号
车间的具体生产线
（表004）
职员编码
详见下表（表005）
一级编码
名称
二级编码
名称
三级编码
名称
四级编码
名称
01
集团
两位流水号
部门分类
两位流水号
具体部门
两位流水号
职员名称
02
股份
两位流水号
部门分类
两位流水号
具体部门
两位流水号
职员名称
（表005）
仓库编码
详见下表（表006）
一级编码
名称
二级编码
名称
三级编码
名称
01
总仓
两位流水号
总仓分类
两位流水号
具体仓库
02
二级仓库
两位流水号
分仓分类
两位流水号
具体仓库
（表006）
仓位编码
详见下表（表007）
一级编码
名称
二级编码
名称
三级编码
名称
01
总仓
两位流水号
对应仓库名称
两位流水号
具体仓位名称
02
二级仓库
两位流水号
对应仓库名称
两位流水号
具体仓位名称
（表007）
系统单据编码规则
详见下表（表008）
单据名称
代码规则
是否允许手工修改
保存时是否自动审核
采购申请单
CGSQ+5位流水号
否
否
采购订单
CGDD+5位流水号
否
否
采购入库单
CGRK+5位流水号
否
否
采购发票
CGFP+5位流水号
否
否
付款申请单
FKSQ+5位流水号
否
否
付款单
FK+5位流水号
否
否
生产领料单
SCLY+5位流水号
否
否
产品入库单
CPRK+5位流水号
否
否
销售订单
XSDD+5位流水号
否
否
销售出库单
XSCK+5位流水号
否
否
销售发票
按销售发票流水号
否
否
收款单
XSSK+5位流水号
否
否
调拨单
DBD+5位流水号
否
否
其它入库单
QTRK+5位流水号
否
否
其他出库单
QTCK+5位流水号
否
否
虚仓入库
XCRK+5位流水号
否
否
虚仓出库
XCCK+5位流水号
否
否
（表008）
单据编号的调整由系统管理员在初始化时在系统编码规则处做调整，系统会自动按编码规则增加对应的业务单据编码，不需要各部门手工修改
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