书写信件的正确格式.docx

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书写信件的正确格式

写信的格式

写信的范例：

敬爱的（亲爱的，尊敬的）***：

您好!

感谢你的提醒和教诲，我会铭记于心，以后不会再发生类似的错误和问题，在百忙中给你造成的麻烦，我感到抱歉。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

此致

敬礼!

你的朋友XX

XX年XX月XX日

具体的要求：

书信历史悠久，其格式也几经变化。

今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：

称呼、正文、结尾、署名和日期。

1．称呼也称“起首语”，是对收信人的称呼。

称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：

”，冒号后不再写字。

称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。

（具体可参见第四编《应酬称谓》）称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。

这里简要说明几条细则：

（1）给长辈的信。

若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。

对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。

（2）给平辈的信。

夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。

（3）给晚辈的信。

一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。

（4）给师长的信，通常只写其性或其名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。

对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、“师傅”。

假如连名带姓，在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。

对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。

为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。

（5）给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。

给机关团体的信，可直接写机关团体名称。

如“XX委员会”、“XX公司”。

致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。

如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。

上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。

当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。

2．正文正文通常以问候语开头。

问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。

问候语最常见的是“您好！

”“近好！

”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好！

”“春节愉快！

”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。

问候语之后，常有几句启始语。

如“久未见面，别来无恙。

”“近来一切可好？

”“久未通信，甚念！

”之类。

问候语要注意简洁、得体。

接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。

它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。

这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。

若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。

3．结尾正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。

习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。

祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。

（可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。

）结尾的习惯写法有两种：

（1）在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”。

（2）不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。

也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。

4．署名和日期在书信最后一行，署上写信人的姓名。

署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。

如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。

如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。

而在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。

上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。

日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。

有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。

社交场合的称呼方式有哪些？

称呼礼仪

称呼指的是人们在日常交往应酬之中，所采用的彼此之间的称谓语。

在人际交往中，选择正确、适当的称呼，反映着自身的教养、对对方尊敬的程度，甚至还体现着双方关系发展所达到的程度和社会风尚，因此对它不能随便乱用。

选择称呼要合乎常规，要照顾被称呼者的个人习惯，入乡随俗。

在工作岗位上，人们彼此之间的称呼是有其特殊性的。

要庄重、正式、规范。

1、职务性称呼：

以交往对象的职务相称，以示身份有别、敬意有加，这是一种最常见的称呼。

有三种情况：

称职务、在职务前加上姓氏、在职务前加上姓名（适用于极其正式的场合）

2、职称性称呼：

对于具有职称者，尤其是具有高级、中级职称者，在工作中直接以其职称相称。

称职称时可以只称职称、在职称前加上姓氏、在职称前加上姓名（适用于十分正式的场合）。

3、行业性称呼：

在工作中，有时可按行业进行称呼。

对于从事某些特定行业的人，可直接称呼对方的职业，如（老师、医生、会计、律师等），也可以在职业前加上姓氏、姓名。

4、性别性称呼：

对于从事商界、服务性行业的人，一般约定俗成地按性别的不同分别称呼“小姐”、“女士”或“先生”，“小姐”是称未婚女性，“女士”是称已婚女性。

5、姓名性称呼：

在工作岗位上称呼姓名，一般限于同事、熟人之间。

有三种情况：

可以直呼其名；只呼其姓，要在姓前加上“老、大、小”等前缀；只称其名，不呼其姓，通常限于同性之间，尤其是上司称呼下级、长辈称呼晚辈，在亲友、同学、邻里之间，也可使用这种称呼

职场礼仪大全

语言是双方信息沟通的桥梁，是双方思想感情交流的渠道。

语言在人际交往中占据着最基本、最重要的位置。

语言作为一种表达方式，能随着时间、场合、对象的不同，而表达出各种各样的信息和丰富多彩的思想感情。

语言表达出来。

说话礼貌的关键在于尊重对方和自我谦让。

要做到礼貌说话必须做到以下几点：

一、使用敬语、谦语、雅语

（一）敬语

敬语，亦称“敬辞”，它与“谦语”相对，是表示尊敬礼貌的词语。

除了礼貌上的必须之外，能多使用敬语，还可体现一个人的文化修养。

1.敬语的运用场合

第一，比较正规的社交场合。

第二，与师长或身份、地位较高的人的交谈。

第三，与人初次打交道或会见不太熟悉的人。

第四，会议、谈判等公务场合等。

2.常用敬语我们日常使用的“请”字，第二人称中的“您”字，代词“阁下”、“尊夫人”、“贵方”等，另外还有一些常用的词语用法，如初次见面称“久仰”，很久不见称“久违”，请人批评称“请教”，请人原谅称“包涵”，麻烦别人称“打扰”，托人办事称“拜托”，赞人见解称“高见”等等。

（二）谦语

谦语亦称“谦辞”，它是与“敬语”相对，是向人表示谦恭和自谦的一种词语。

谦语最常用的用法是在别人面前谦称自己和自己的亲属。

例如，称自己为“愚”、“家严、家慈、家兄、家嫂”等。

自谦和敬人，是一个不可分割的统一体。

尽管日常生活中谦语使用不多，但其精神无处不在。

只要你在日常用语中表现出你的谦虚和恳切，人们自然会尊重你。

（三）雅语

雅语是指一些比较文雅的词语。

雅语常常在一些正规的场合以及一些有长辈和女性在场的情况下，被用来替代那些比较随便，甚至粗俗的话语。

多使用雅语，能体现出一个人的文化素养以及尊重他人的个人素质。

在待人接物中，要是你正在招待客人，在端茶时，你应该说：

“请用茶”。

如果还用点心招待，可以用“请用一些茶点。

”假如你先于别人结束用餐，你应该向其他人打招呼说：

“请大家慢用。

”雅语的使用不是机械的、固定的。

只要你的言谈举止彬彬有礼，人们就会对你的个人修养留下较深的印象。

只要大家注意使用雅语，必然会对形成文明、高尚的社会风气大有益处，并对我国整体民族素质的提高有所帮助。

二、日常场合应对

（一）与人保持适当距离

说话通常是为了与别人沟通思想，要达到这一目的，首先当然必须注意说话的内容，其次也必须注意说话时声音的轻重，使对话者能够听明白。

这样在说话时必须注意保持与对话者的距离。

说话时与人保持适当距离也并非完全出于考虑对方能否听清自己的说话，另外还存在一个怎样才更合乎礼貌的问题。

从礼仪上说，说话时与对方离得过远，会使对话者误认为你不愿向他表示友好和亲近，这显然是失礼的。

然而如果在较近的距离和人交谈，稍有不慎就会把口沫溅在别人脸上，这是最令人讨厌的。

有些人，因为有凑近和别人交谈的习惯，又明知别人顾忌被自己的口沫溅到，于是先知趣地用手掩住自己的口。

这样做形同“交头接耳”，样子难看也不够大方。

因此从礼仪角度来讲一般保持一两个人的距离最为适合。

这样做，既让对方感到有种亲切的气氛，同时又保持一定的“社交距离”，在常人的主观感受上，这也是最舒服的。

（二）恰当地称呼他人

无论是新老朋友，一见面就得称呼对方。

每个人都希望得到他人的尊重，人们比较看重自己业已取得的地位。

对有头衔的人称呼他的头衔，就是对他莫大的尊重。

直呼其名仅适用于关系密切的人之间。

你若与有头衔的人关系非同一般，直呼其名来得更亲切，但若是在公众和社交场合，你还是称呼他的头衔会更得体。

对于知识界人士，可以直接称呼其职称。

但是，对于学位，除了博士外，其他学位，就不能作为称谓来用。

（三）善于言辞的谈吐

不管是名流显贵，还是平民百姓，作为交谈的双方，他们应该是平等的。

交谈一般选择大家共同感兴趣的话题，但是，有些不该触及的问题：

比方对方的年龄、收入、个人物品的价值、婚姻状况、宗教信仰，还是不谈为好。

打听这些是不礼貌和缺乏教养的表现。

一、手机礼仪篇

随着手机的日益普及，无论是在社交场所还是工作场合放肆地使用手机，已经成为礼仪的最大威胁之一，手机礼仪越来越受到关注。

在国外，如澳大利亚电讯的各营业厅就采取了向顾客提供“手机礼节”宣传册的方式，宣传手机礼仪。

公共场合特别是楼梯、电梯、路口、人行道等地方，不可以旁若无人地使用手机。

在会议中、和别人洽谈的时候，最好的方式还是把手机关掉，起码也要调到震动状态。

这样既显示出对别人的尊重，又不会打断发话者的思路。

而那种在会场上铃声不断，并不能反映你“业务忙”，反而显示出你缺少修养。

因为在会场或会谈的短短时间里，你不和别人联系天也不会塌下来！

在一些场合，比如在看电影时或在剧院打手机是极其不合适的，如果非得回话，或许采用静音的方式发送手机短信是比较适合的。

博锐在餐桌上，关掉手机或是把手机调到震动状态还是必要的。

不要正吃到兴头上的时候，被一阵烦人的铃声打断。

无论业务多忙，为了自己和其他乘客的安全，在飞机上都不要使用手机。

使用手机，特别是在公共场合，应该把自己的声音尽可能地压低一下，而绝不能大声说话，以赢取路人的眼球。

在一切公共场合，手机在没有使用时，都要放在合乎礼仪的常规位置。

无论如何，都不要在并没使用的时候放在手里或是挂在上衣口袋外。

放手机的常规位置有：

一是随身携带的公文包里（这种位置最正规）。

二是上衣的内袋里。

有时候，可以将手机暂放腰带上，或是开会的时候交给秘书、会务人员代管，也可以放在不起眼的地方，如手边、背后、手袋里，但不要放在桌上。

手机短信的越来越广泛地使用，使得它也成为手机礼仪关注的焦点。

在一切需要手机震动状态或是关机的场合，如果短信的声音此起彼伏，那么和直接接、打手机又有什么区别？

所以，在会议中、和别人洽谈的时候既使用手机接收短信，也要设定成震动状态，不要在别人能注视到你的时候查看短信。

一边和别人说话，一边查看手机短信，能说明你对别人的尊重吗？

在短信的内容选择和编辑上，应该和通话文明一样重视。

因为通过你发的短信，意味着你赞同至少不否认短信的内容，也同时反映了你的品味和水准。

所以不要编辑或转发不健康的短信，特别是一些带有讽刺伟人、名人甚至是革命烈士的短信，更不应该转发。

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二、沏茶礼仪篇

我国历来就有“客来敬茶”的民俗。

早在3000多年前的周朝，茶已被奉为礼品与贡品。

到两晋、南北朝时，客来敬茶已经成为人际交往的社交礼仪。

颜真卿《春夜啜茶联句》中有“泛花邀坐客，代饮引清言”。

唐代刘贞亮赞美“茶有十德”，认为饮茶除了可健身外，还能“以茶表敬意”、“以茶可雅心”、“以茶可行道”。

当今社会，客来敬茶更成为人们日常社交和家庭生活中普遍的往来礼仪。

俗话说：

酒满茶半。

奉茶时应注意：

茶不要太满，以八分满为宜。

水温不宜太烫，以免客人不小心被烫伤。

有两位以上的访客时，用茶盘端出的茶色要均匀，并要左手捧着茶盘底部，右手扶着茶盘的边缘，如有茶点心，应放在客人的右前方，茶杯应摆在点心右边。

上茶时应以右手端茶，从客人的右方奉上，并面带微笑，眼睛注视对方。

以咖啡或红茶待客时，杯耳和茶匙的握柄要朝着客人的右边，此外要替每位客人准备一包砂糖和奶精，将其放在杯子旁或小碟上，方便客人自行取用。

喝茶的环境应该静谧、幽雅、洁净、舒适，让人有随遇而安的感觉。

选茶也要因人而异，如北方人喜欢饮香味茶，江浙人喜欢饮清芬的绿茶，闽粤人则喜欢酽郁的乌龙茶、普洱茶等。

茶具可以用精美独特的，也可以用简单质朴的。

当然，喝茶的客人也要以礼还礼，双手接过，点头致谢。

品茶时，讲究小口品饮，一苦二甘三回味，其妙趣在于意会而不可言传。

另外，可适当称赞主人茶好。

壶中茶叶可反复浸泡3至4次，客人杯中茶饮尽，主人可为其续茶，客人散去后，方可收茶。

琛瓯洗尘。

沏茶是家庭礼仪中待客的一种日常礼节，也是社会交往的一项内容，不仅是对客人、朋友的尊重，也能体现自己的修养。

传说我国古代有一人名叫若琛瓯，乃景德镇人，以制茶具而闻名，他制的茶具美观、耐用。

可是一个恶毒的巫师知道后，念了一道毒咒，毁坏了茶具。

要解开这道咒语，需有一名年轻人投入烧茶具的炉火。

于是，琛瓯很勇敢地投入熊熊烈火中，咒语解开了，茶具恢复原样。

人们为了纪念他，便将第一次茶水称为“琛瓯洗尘”。

如今，“琛瓯洗尘”是“十八道功夫茶”中的一道，后人用得更多的是“洗尘”二字，以表达对客人的尊敬。

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三、敬酒礼仪篇

敬酒也就是祝酒，是指在正式宴会上，由男主人向来宾提议，提出某个事由而饮酒。

在饮酒时，通常要讲一些祝愿、祝福类的话甚至主人和主宾还要发表一篇专门的祝酒词。

祝酒词内容越短越好。

敬酒可以随时在饮酒的过程中进行。

要是致正式祝酒词，就应在特定的时间进行，并不能因此影响来宾的用餐。

祝酒词适合在宾主入座后、用餐前开始。

也可以在吃过主菜后、甜品上桌前进行。

在饮酒特别是祝酒、敬酒时进行干杯，需要有人率先提议，可以是主人、主宾，也可以是在场的人。

提议干杯时，应起身站立，右手端起酒杯，或者用右手拿起酒杯后，再以左手托扶杯底，面带微笑，目视其他特别是自己的祝酒对象，嘴里同时说着祝福的话。

有人提议干杯后，要手拿酒杯起身站立。

即使是滴酒不沾，也要拿起杯子做做样子。

将酒杯举到眼睛高度，说完“干杯”后，将酒一饮而尽或喝适量。

然后，还要手拿酒杯与提议者对视一下，这个过程就算结束。

在中餐里，干杯前，可以象征性地和对方碰一下酒杯；碰杯的时候，应该让自己的酒杯低于对方的酒杯，表示你对对方的尊敬。

用酒杯杯底轻碰桌面，也可以表示和对方碰杯。

当你离对方比较远时，完全可以用这种方式代劳。

如果主人亲自敬酒干杯后，要求回敬主人，和他再干一杯。

一般情况下，敬酒应以年龄大小、职位高低、宾主身份为先后顺序，一定要充分考虑好敬酒的顺序，分明主次。

即使和不熟悉的人在一起喝酒，也要先打听一下身份或是留意别人对他的称号，避免出现尴尬或伤感情。

既使你有求于席上的某位客人，对他自然要倍加恭敬。

但如果在场有更高身份或年长的人，也要先给尊长者敬酒，不然会使大家很难为情。

如果因为生活习惯或健康等原因不适合饮酒，也可以委托亲友、部下、晚辈代喝或者以饮料、茶水代替。

作为敬酒人，应充分体谅对方，在对方请人代酒或用饮料代替时，不要非让对方喝酒不可，也不应该好奇地“打破砂锅问到底”。

要知道，别人没主动说明原因就表示对方认为这是他的隐私。

在西餐里，祝酒干杯只用香槟酒，并且不能越过身边的人而和其他人祝酒干杯。

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四、握手礼仪篇　　

握手礼是流行于许多国家的一种见面、离别、祝贺或致谢的礼节。

此礼源于原始社会，人们扔掉棍棒武器而相握结好的动作。

现代的握手礼，双方往往先打招呼，然后相握致意。

关系亲密的人，可各伸出双手久握力握；关系一般者，可各伸出一手轻握即止。

男女相握时，男子宜轻握女子手指部位。

晚辈与尊长相握，晚辈宜稍躬身迎握。

握手礼的顺序，应是主人、尊长、女子先主动伸出手，客人、晚辈、男子再予以迎握。

多人握手时，且忌交叉相握。

男子相握时，要先脱帽，并示以微笑，忌戴手套相握，更忌边握边注视第三者。

军人戴军帽时，必须先行军礼，然后再行握手礼。

与男子握手，女子可不摘手套。

握手礼还可表示向对方进行鼓励、赞扬、致歉等。

正确的握手方法是：

时间宜短，要热情有力，要目视对方。

女子同外国人握手时，手指与肩部要自然放松，以备男宾可能要行吻手礼。

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五、如何处理找领导的电话

1、若熟人找领导且领导在的话，就立即转告，让领导接电话。

当需要把电话转给领导时，在传达电话前，要清楚表达“xx公司xx先生打来的电话”，同时，要把从对方得到的消息，简洁、迅速地传给领导，以免对方再重复一次，同时让你的领导有个思想准备。

2、若是领导不愿接的电话，对于需要搪塞的场合，则应灵活应付，恰当地把握讲话的分寸，按领导意图妥善处理；有时需要机智巧妙，避免给领导接通他所不想接的电话，秘书有责任使领导避开浪费时间的、不必要的电话，有责任辨别领导乐于和哪些人通电话，并应通晓如何巧妙地对待他人。

如说：

“对不起，先生。

xx领导刚离开办公室。

”或：

“我不知何时能找到他。

”

3、若领导正忙或已出差无法接电话时，可让对方留话，表示会主动联系。

4、若对方要求找其他人通话时，应马上帮助传达。

5、若对方要找的人不在时，应温和地转告对方，并可主动提出是否需要帮助，是否可找别人讲话以及对方的电话号码等，以便再与其联络，绝不要简单答“他不在”，这样会显得鲁莽而无礼。

要是对方有留言，必须确实记住留言内容：

（1）何时何人来的电话？

（2）有何要事？

（3）需要回电话吗？

（4）回电话的对象是谁，如何称呼？

（5）是否再打过来？

（6）对方电话号码等等。

记完后要复述一遍，并告其请放心，一定转告，然后把留言条放到留言对象的桌上，以便他回来的时能看到。

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六、接电话礼仪篇

当你给他人打电话时，你应调整好自己的思路。

那么，当你的电话铃响起之时，你应该尽快集中自己的精力，暂时放下手头正在做的事情，以便你的大脑能够清晰地处理电话带来的信息或商务。

当然，上述过程应该迅即完成，如果你让电话铃响得时间过长，对方会挂断电话，你便会失去得到信息或生意的机会。

以下几点是你在接电话时可以参考和借鉴的技巧：

1、随时记录

在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。

如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。

2、自报家门

一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。

同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。

3、转入正题

当你接听电话时，不要“哼哼哈哈”地拖延时间，而应立即做出反应。

一个好的开场白可能是：

“您需要我做什么？

”当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说：

“真不巧！

我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。

”这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展。

4、避免将电话转给他人

自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给他人。

这时，你应该向对方解释一下原因，并请求对方原谅。

例如，你可以说：

“布朗先生会处理好这件事的，请他和您通话好吗？

”在你作出这种决定之前，应当确定地方愿意你将电话转给他人。

例如，你可以说：

“对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。

”

5、避免电话中止时间过长

如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速。

你还可以有礼貌地向对方说：

“您是稍候片刻，还是过一会儿我再给您打过去？

”

让对方等候时，你可以按下等候键。

如果你的电话没有等候键，就把话筒轻轻地放在桌子上。

如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。

对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻，这是可以令对方接受的。

如果有人在你正在通话时打进电话，你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。

然后拿起另一部电话说：

“你能否稍等？

我正在接听一个电话。

”如果打来电话的人只是有一些小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。