关于进一步加强横向项目质量保证体系.docx
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关于进一步加强横向项目质量保证体系
关于进一步加强横向项目质量保证体系
文件记录及项目归档治理的通知
（一）为进一步加大横向项目的过程治理，有效实施质量监控，按照所治理者代表对横向项目质量保证体系文件记录的治理要求，自2008年6月签订的所有横向项目均需按照《质量治理体系ISO9001：
2000》的要求完善所有过程操纵的质量记录，并按时刻、过程节点逐步审核（见“质量记录编目名目”）。
项目组在成果、报告等提交前，须将所有过程质量操纵记录交予质量治理部审核，由质量治理部在“调查过程与室内分析质量统计表”中审核签字后，方能进行部门的审核签章工作。
我处将按照项目实施进程开展对顾客中意度的调查工作，收集托付方对我所横向项目合作情形的意见，以达到连续改进，提升技术水平与服务质量的目的。
（二）为进一步加大横向项目的归档治理工作，凡2007年1月起签订的所有横向项目，在项目完成后均须按时、按归档要求提交项目归档材料（参见“科研课题档案归档讲明书”），交由我处审核后归档。
横向项目质量保证体系文件记录及项目档案归档工作是项目有效完成与否的重要组成部分，请各项目组认真落实有关工作，有何咨询题及时与我处联系。
有关质量记录表格可从所网“院地合作”中下载。
附件一：
“质量记录编目名目”；
附件二：
“科研课题档案归档讲明书”。
院地合作与开发处
2008年8月25日
附件一：
质量记录编目名目（2007版）
编号
记录名称
备注
页码
1
项目托付书（如果有）
2
技术服务（咨询）合同书
3
合同评审记录（项目组）
表SMP06
4
合同评审记录（质管部）
表SMP06
5
合同评审记录（人教处）
表SMP06
6
合同评审记录（工程中心）
表SMP06
7
合同评审记录（设备治理组）
表SMP06
8
合同评审报告（开发处）
表SMP06
9
文件和资料发放清单（开发处）
10
项目调查实施打算
程序SMP08
11
项目质量保证大纲
程序SMP05
12
项目调查方案审批记录表
表SMP08
13
项目调查方案交底会议记录（签到）
表SMP08，签到表
14
船舶租用评判记录表
表SMP07
15
海洋调查日志与现场采样记录
表SMP09
16
调查过程质量监督记录表
表SMP09
17
外业调查资料、样品验收与评定记录
表SMP09
18
室内分析检查记录
表SMP09
19
样品/标本变质、损坏处理报告（如果有）
表SMP09
20
样品/标本送检登记表
表SMP10
21
样品分析数据表
22
不合格品报告（如果有）
表SMP14
23
纠正/预防措施报告（如果有）
表SMP16
24
调查过程与室内分析质量统计表
表SMP09
25
成果评审记录表、专家审核意见
表SMP12
26
产品（成果）交付审批记录表
表SMP11
27
顾客中意调查表
表SMP06
28
合同修改记录表（如果有）
29
项目报告书（电子版、纸质版）
有关质量记录表格可从所网“院地合作”中下载。
附件二：
“科研课题档案归档讲明书”
档号
科研课题档案归档讲明书
第1页
项目名称
任务来源
课题名称
课题编号
研究工作
起止时刻
自年月至年月止
课题进展
1.时期完成2.最终完成
3.中断或停止
室组名称
协作单位
项目负责人
课题
负责人
课
题
目
的
研
究
经
过
、
主
要
结
果
及
经费
来源
、
开支情形简介
第2页
档案数量
本课题档案共卷
档案整体价值
鉴定级不
1．重大2．重要3．一样
参
加
本
项
研
究
工
作
人
员
名
单
序号
姓名
职务或职称
承担何工作
工作起止时刻
备注
自年月
至年月
自年月
至年月
自年月
至年月
自年月
至年月
自年月
至年月
自年月
至年月
自年月
至年月
自年月
至年月
自年月
至年月
自年月
至年月
自年月
至年月
自年月
至年月
自年月
至年月
自年月
至年月
以上各项由课题负责人填写。
课题负责人签字：
年月日
第3页
档
案
审
查
意
见
档案审查的要紧内容：
本课题档案是否完整、准确，是否整理系统，便于储存和利用。
课题组
负责人签字：
年月日
研究室
负责人签字：
年月日
单位
主管领导
负责人签字：
年月日
综合
档案
室
负责人签字：
年月日
课题验收或
鉴定日期
年月日
验收或鉴定
主持单位
成
果
获
奖
等
情
况
填写人签字：
年月日
档号
卷内目录
共页第页
序
号
文件题名
文件编号
责任人
（执笔人）
制成日期
页数
备注
1
2
3
4
5
6
科研档案材料移交清单
课题名称：
共页第页
序号
档号
科研档案材料名称
课题负责人
件数
页数
密级
保管期限
备注
1
2
3
4
5
6
课题案卷信息
国家分类号
HA
课题编号
成果编号
课题名称
课题负责人
托付单位
保管期限
短期15年、长期50年、永久（请确定）
任务来源
密级
研究工作起止时刻
归档部门
课题进展
1、时期完成2、最终完成
3、中断或停止
归档时刻
课题归档后获奖情形
奖励类型
等级
授奖日期
授奖单位
专利
批准号
专利批准日
档案价值鉴定级不：
重大、重要、一样
本课题档案共卷
本课题案卷
序号
档号
本卷名称
起止年月
件
数
总页数
责任人
（执笔人）
第1卷
第2卷
第3卷
中科院科研课题文件归档范畴（供课题归档参考）
一、研究预备时期
1、文献调研、考察报告、综述报告
2、应用前景调研报告
3、设计、实验、调查、考察方案等
4、开题报告与论证文件
5、科研课题申请书及批件
6、任务书、协议书、科研合同、会议纪要和重要往来函件
7、科研课题研究打算
二、研究实验时期
1、实验任务书、实验大纲
2、实验、探测、测试、观测、观看、野外调查、考察等原始记录、整理记录和综合分析报告
3、运算文件、数据处理文件
4、设计文件和图纸
5、照片、底片、幻灯片、录音带、录像带、影片拷贝、光盘、磁盘等声像、电子文件
6、样品、标本等实物的名目
7、科研课题研究打算执行情形、打算调整、中断、终止或撤销文件
8、时期研究工作小结
三、总结鉴定验收时期
1、研究报告、研制报告
2、论文、专著
3、工艺技术报告
4、科研课题经费决算文件
5、科技成果验收、鉴定、评审文件，鉴定会文件
6、鉴定证书或视同鉴定证书的文件
7、经济效益和社会效益证明文件
8、课题工作总结
四、成果申报奖励时期
1、科技成果登记表
2、科技成果申报表及附件
3、科技成果奖励申报表和审批文件
4、获奖凭证（奖章、奖状、证书）的原件或影印件
5、专利受理文件和专利证书的原件或影印件
五、成果推广应用时期
1、市场调查、分析报告
2、开发和推广应用方案
3、扩大试生产技术文件
4、技术转让合同、协议书
5、国内外学术交流、同行评议及使用意见信息
6、成果宣传媒体报告文件
备注：
归档文件要求交原件，储备归档电子文件的光盘应附有标注。
光盘标注
档号：
件号：
密不：
课题名称：
文件题名：
文件属性：
产生时刻：
储备格式：
适应的系统程序平台：
硬件环境：
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