各单位文件材料归档范围和保管期限表.docx

各单位文件材料归档范围和保管期限表.docx

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各单位文件材料归档范围和保管期限表

各单位文件材料归档范围和保管期限表

一、党委办公室、统战部

序号

归档内容

保管期限

（一）综合

1

上级颁发的有关指示、决定、条例、规定、办法、通报等文件及电子版

永久或长期

2

学校颁发的有关决定、条例、规定、通知、通报、通告及电子版

永久或长期

3

党委发布的决定、办法、批转、通报和通知

永久

4

党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作的有关材料

永久

5

党委负责人在校内及上级召开的重要会议发言稿和会议材料

永久

6

党委大事记、工作简报、统计报表

短期

7

重要工作请示、报告、批复等材料

长期

8

厅级以上奖励的申报材料与上级批复

长期

9

党委保密工作的有关文件

长期

10

校党委、二级党委、直属党支部启用印章的发文和销毁印章的回执

永久

11

重要的群众来信及附领导批示和处理结果材料

永久或长期

12

二级党委、直属党支部上报的工作计划、总结、报告

长期

13

与校外单位联系、协商工作来往的重要文件

长期

14

本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版

永久

15

省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类）

永久

（二）会议

1

党委会、全委会、常委会会议记录、纪要、决议、决定等材料

长期

2

以党委名义召开的工作会议，请示、批复、讲话、总结、决议等材料

长期

3

校党委领导参加上级部门召开的各种重要会议的会议材料

长期

4

本校党代会文件材料

（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、稿件、照片、录像带、代表名单、候选人登记表；大会选举办法、结果及批件

（2）提案及办理情况；会议简报、反映记录、小组会议记录等

（3）参考文件；工作人员名单；工作人员证、代表证及选票式样

永久或长期

（三）统战

1

统战工作计划、决定、报告、通告

永久

2

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

永久

3

本校各级人大代表、政协委员、各民主党派成员名册

永久

4

台、港、澳联及侨联工作形成的材料

长期

5

各民主党派成员及负责人名册

长期

6

重要的人民来信来访记录和上级转办的有关材料

长期

二、校长办公室、校友会

序号

归档内容

保管期限

（一）综合

1

上级颁发的有关指示、决定、条例、规定、办法、通报等文件

永久或长期

2

学校行政发文及电子版

永久或长期

3

学校学年工作要点、工作总结

永久

4

教育统计报表等教育统计资料

永久

5

学校大事记、学校概要、年鉴

永久

6

各学院、部处、各单位上报的工作计划和总结材料

短期

7

校内收文登记本、介绍信存根

永久

8

校办订阅的机要材料等

短期

9

重要的群众来信及领导批示和处理结果材料

长期

10

学校规章制度等汇编资料及其电子版

永久

11

校庆工作材料（计划、请示、领导讲话、邀请名单、请柬、大会发言）

长期

12

省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类）

永久

（二）会议

1

校长办公会议记录、纪要、决议等重要会议材料

永久

2

领导讲话、大会报告、典礼发言

长期

3

学校重要协调会议记录、纪要等材料

长期

（三）印章与合同

1

各部门启用、停用、销毁印章的审批、备案材料、实物等

永久

2

对外签订的各类合同、协议及相关材料

永久

3

用章登记本、用章审批单

永久

4

法人授权委托证明书及相应的领导审批单

永久

（四）校友会

1

校友工作形成的重要材料

长期

2

校友贺信贺电、签名册、题词等

永久

3

校友赠送的礼品、纪念品等

永久

4

本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版

永久

5

校友会重要活动中形成的声像等材料（详见实物和声像类）

永久

三、党委组织部

序号

归档内容

保管期限

1

上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件

永久

2

重要工作请示、报告、批复、会议记录等

长期

3

工作情况简报、统计报表

长期

4

全校科级以上干部任免的有关材料

永久

5

省级以上先进党支部、优秀党员材料、照片

永久

6

二级党委、直属党支部改选、建立、撤销等审批材料

长期

7

师生党员、毕业生党员及新党员名册

永久

8

党内表彰先进的决定、先进事迹和名单、

长期

9

党员介绍信、党费收支表、校管干部年终统计表

短期

10

重要的群众来信及附领导批示和处理结果材料

永久或长期

11

本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版

永久

12

省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类）

永久

四、党委宣传部

序号

归档内容

保管期限

1

上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件

永久

2

重要工作请示、报告、批复、会议记录等材料

长期

3

工作情况简报、统计报表

长期

4

上级领导来校视察、讲话、声像等材料

永久

5

反映学校历史发展的重要活动（包括名人纪念活动）形成的材料

永久

6

先进人物宣传材料（由宣传部投稿部份）

长期

7

校报全年合订本、编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版

永久

8

省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类）

永久

五、党委学生工作部（处）

序号

归档内容

保管期限

（一）综合

1

上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件

永久

2

重要工作请示、报告、批复、会议记录等

长期

3

工作情况简报、统计报表

长期

4

各类奖学金获奖学生的名单

永久

5

学生勤工助学管理中形成的总结、简报、刊物等

长期

6

学生困难补助名单、贷款名单等材料

长期

7

本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版

永久

8

省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类）

永久

（二）招生

1

各专业计划、招生简章、报考指南、专业介绍、目录汇编

长期

2

就招生工作的请示、报告、批复材料

长期

3

新生录取名册、境外招生材料（原始、按生源省市、按专业）

长期

（三）毕业生

1

毕业生就业的请示、重要报告及批复件

长期

2

毕业生思想教育有关材料

长期

3

优秀毕业生名单及材料，不予毕业学生情况简表

长期

4

毕业生就业率统计、就业方案等材料

永久

六、武装部、保卫部（处）

序号

归档内容

保管期限

（一）综合

1

上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件

永久

2

重要工作请示、报告、批复、会议记录等

长期

3

工作情况简报、统计报表

长期

4

政保、户政、户籍等管理工作材料

长期

5

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表

长期

6

师生员工案件的侦察、处分结论、上级批复、判决书等

长期

7

师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

长期

8

本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版

永久

9

省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类）

永久

（二）武装部工作

1

有关枪械、弹药库房管理措施和办法

长期

2

军训计划、请示与领导批复等材料

长期

3

军训工作计划、大纲、总结、成绩评分办法

永久

4

军训动员会及军训活动中形成的重要材料

长期

（三）消防工作

1

安全防火的规章制度及有关材料

长期

2

全校防火工作会议、消防年终验收、评比材料

长期

3

校防火重点部位和重点地区、重点单位消防材料

长期

4

治安、消防等业务工作情况检查材料

长期

七、纪委、监察处

序号

归档内容

保管期限

1

上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件

永久

2

重要工作请示、报告、批复等材料

长期

3

工作情况简报、统计报表、重要会议记录

长期

4

党员违纪处分决定、调查报告、旁证、本人交待、处分通报材料

长期

5

违纪党员处分通知书存根及恢复党员权利通知书存根

长期

6

因违纪受处分申诉的复查结论、调查报告、证明材料及申诉信

长期

7

违纪党员受处分及复查人员名册

永久

8

纪律检查委员会名单及提请党代会审议工作报告

永久

9

人民群众来信来访的重要材料、信访复函底稿

长期

10

受理监察对象违纪案件、处分报告、调查、批件、本人交代材料

长期

11

对监察对象处分、复查结论、调查报告、本人申诉及证明材料

长期

12

监察对象受处分、复查的名册及统计报表

永久

13

违纪人员案件材料、重要申诉、控告、揭发、举报等来信来访材料

长期

14

本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版

永久

15

省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类）

永久

八、审计处

序号

归档内容

保管期限

1

上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件

永久

2

重要工作请示、报告、批复、会议记录等

长期

3

审计项目形成的文件材料

（1）审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计公文

长期

（2）审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿。

长期

（3）审计工作方案、意见书和决定执行情况的报告和记录。

长期

（4）有关审计项目的请示、报告、批示和会议记录

长期

（5）与审计项目有关的群众来信和来访记录。

长期

4

审计工作统计年报、工作情况简报、统计报表

长期

5

对各单位的审计报告及离任领导的审计报告及等材料

长期

6

本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版

永久

7

省级以上奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类）

永久

九、人事处

序号

归档内容

保管期限

（一）综合

1

上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件

永久

2

机构、编制规划、计划报告及上级下达编制文件

长期

3

重要工作请示、报告、批复等材料

长期

4

教工劳动保险材料及名册等

永久

5

聘用临工的名册及有关管理材料

永久

6

工作情况简报、各类统报表

长期

7

本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版

永久

8

公派出国（境）进修、工作的申请、批复及协议书

永久

9

省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类）

永久

（二）调配

1

调入新教工、录用博士、硕士、本科、大中专毕业生名册

永久

2

人员调配的批文、报到证、行政介绍信及存根，签订的合同

永久

3

教职工名册，调出人员名册

永久

4

教工辞职批复材料

永久

（三）职称与博士后

1

职称评聘有关材料

永久

2

聘任客座教授记录及有关材料

永久

3

教工被外单位聘为兼职教授的函件材料

永久

4

增设博士流动后站的报告、评估以及上级批复等材料

永久

5

博士后流动站建站材料、工作总结

长期

6

博士后期间的研究工作报告、考核表以及出站材料

长期

（四）工资与福利

1

调资人员名册表

永久

2

晋升职务、职称的调资汇总册

永久

3

享受特殊津贴人员名单及有关审批材料

永久

4

教职工离退休人员审批表

永久

5

辞职、出国、死亡等停薪通知单

永久

6

工资转移介绍信及存根

永久

7

教工福利、困难补助（含遗属补助）材料

永久

8

教工丧葬费、抚恤金登记本

永久

十、财务处

序号

归档内容

保管期限

（一）综合

1

上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件

永久

2

重要工作请示、报告、批复等材料

长期

3

上级审批的年度预决算报表及批复

永久

4

对外投资、贷款合同及其批件和执行中形成的材料

长期

5

校长特批的教育事业费和学校基金经费支出的请示和批复

长期

6

校办企业、经营单位上交利润及费用情况统计表

长期

7

财务工作简报、统计报表

长期

8

会计移交清册

长期

9

会计档案保管清册、会计档案销毁清册

永久

10

基建工程财务预、决算材料

永久

11

预算外资金管理规定和经济管理办法（含酬金、校内津贴）

长期

12

本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版

永久

13

校友及社会知名人士捐赠基金函、财务接收清单

长期

14

省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类）

永久

（二）会计报表

1

财务年度预算报表、决算报表（含基建综合决算）

永久

2

财务处下达各单位的经费额度

长期

3

年度以上各种统计报表（含工资报表）

长期

4

季度以下各种计划、统计报表（含工资报表）

长期

（三）会计帐簿

1

总帐（日记帐）

长期

2

科目明细分帐、项目收支明细帐

长期

3

现金出纳帐、银行存款帐

长期

4

固定资产明细帐（固定资产报废清理后，保管5年）

长期

（四）会计凭证

1

涉及外汇的会计凭证

永久

2

预算内外各种原始凭证、记帐凭证、汇兑凭证

短期

3

银行存款余额调节表，会计拨款及其他会计凭证，银行对外帐单

短期

4

保管期限满但债权债务原始凭据和涉及其他未了事项的原始凭证

长期

（五）工资清册及纳税

1

工资发放名册、个人明细单、人员增减变化明细表

永久

2

工资转移、证明、通知、存根

长期

3

纳税申报表

长期

十一、教务处

序号

归档内容

保管期限

（一）综合

1

上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件

永久

2

重要工作的请示、报告、批复

长期

3

工作情况简报、统计报表

长期

4

校历、各专业教学计划、教学大纲、实习大纲

永久

5

教学类及教改课题材料（从申请到结题系列材料）

长期

6

各专业课程试题库、典型教案、本科学生试卷

长期

7

精品课程建设规划、立项审批、申报、评审等材料，课件（光盘）

永久

8

教学进度表、课程安排表、教师任课安排表

长期

9

本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版

永久

10

省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类）

永久

（二）专业建设

1

上级有关学科、专业设置的文件材料

永久或长期

2

有关本科教学工作会议的纪要、决议

长期

3

新增专业的申报材料与上级批复

长期

4

调整专业名称及学制的报告及上级批复

永久

5

本科专业建设的论证及评估的综合材料

长期

（三）学籍

1

学生学籍表、成绩单的电子系统数据

永久

2

学生违纪处分决定等汇总材料

永久

3

学生英语四、六级考试成绩名册

长期

4

学生学籍变更（休学、退学、复学、转学、开除）汇总材料

长期

5

推荐免试攻读研究生的有关文件

长期

（四）毕业生

1

毕业证、学位证书样本（复印件）

长期

2

补发学历证明名单及汇总材料

永久

3

历届毕业生毕业证书电子注册照片

永久

4

毕业证书、学位证书签领名册

长期

（五）教材及实验室

1

上级有关本专科教材文件

长期

2

优秀教材及获奖名单等材料

长期

3

自编、主编教材、教学指导用书、习题集

长期

4

实验室有关评比表彰材料、综合情况统计报表；

长期

5

教学实验室建设与评估工作中形成的重要材料，

长期

十二、研究生处

序号

归档内容

保管期限

（一）综合

1

上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件

永久或长期

2

重要工作请示、报告、批复等材料

长期

3

工作情况简报、统计报表

长期

4

获厅级以上奖励材料（含奖学金、各种荣誉称号）

永久

5

本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版

永久

6

省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类）

永久

（二）学科建设

1

上级有关申报硕士点、博士点文件告和批件

永久或长期

2

上级有关学科、专业设置、调整、撤合等文件和批件

永久或长期

3

研究生学科、专业论证、评估、申报、审批材料

永久

4

博士生导师、硕士生导师及校外兼职研究生导师名册

永久

（三）招生

1

研究生入学试题汇编

长期

2

录取情况统计表（含留学生、专业学位研究生）、录取名册

长期

3

研究生招生简章等

长期

（四）学籍和学位

1

硕士、博士培养计划、合同、协议书及重要函件

长期

2

授予硕士学位、博士学位评审材料（含成绩单、学籍卡等）

永久

3

研究生中期考核分流表（硕博连读的硕士研究生成绩单等）

永久

4

硕士、博士论文（纸质、电子文档）及涉密论文审批材料

永久

5

硕士及博士（含在职）毕业证书、学位证书签领名册

永久

6

硕士、博士毕业证书、学位证书样本（复印件）

永久

7

历届硕士、博士毕业生照片

永久

十三、科技处

序号

归档内容

保管期限

（一）综合

1

上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件

永久或长期

2

重要工作请示、报告、批复等材料

长期

3

工作情况简报、统计报表

长期

4

科研成果汇编、获奖项目选编、论文目录汇编

永久

5

获准的科研成果登记表、重大科研项目执行情况材料

长期

6

申报的省部级以上科研项目清单及批复材料

永久

7

上级下达的科研计划、任务清单等材料

长期

8

与外单位签订的科技协议、合同书及执行情况材料斟

永久

9

自然科学、社会科学版本的《华南农业大学学报》等材料

永久

10

本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版

永久

11

省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像档案类）

永久

（二）项目管理

1

申报立项阶段：

申报课题的申请书及有关附件材料等

永久或长期

2

中期管理阶段：

立项通知、协议、合同，执行报告、重要变更材料

永久或长期

3

结题验收阶段：

结题报告及结题材料、成果鉴定及验收材料等

永久或长期

（三）成果与证书

1

获各类奖的成果申报与审批材料

长期

2

横向项目结题材料及其证明材料

长期

3

完成的国内外合作项目合同书、获奖成果材料

永久

4

科研项目鉴定材料（如鉴定申请书、鉴定证书等原件）

永久

5

专利申请材料及专利证书原件

永久

6

获科技成果奖励证件（如奖状、证书原件等）、商标注册证书原件

永久

说明1：

凡项目内容需要保密的，请按学校有关保密工作的规定，务必写明密级，未写密级的归档项

目将按“公开”处理，如内容泄密，由项目归档立卷人负责。

说明2、项目管理的范围：

凡获准资助的国家、省、校级以及各类横向研究项目的所有材料

十四、国际交流处

序号

归档内容

保管期限

（一）综合

1

上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件

长期

2

重要工作请示、报告、批复等材料

长期

3

工作情况简报、统计报表

永久或长期

4

本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版

永久

5

省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像档案类）

永久

（二）出国（境）

1

各类公派出国（境）讲学、访问有关材料（计划、名单、批件）

永久或长期

2

考察访问、讲学、合作研究、商务、培训、援外等人员报批材料

永久或长期

3

独立组团出访、考察、参加会议批件、名单、照片材料

永久或长期

（三）来校

1

邀请外宾及专家来访的请示、批件、名单、接待计划和总结

长期

2

聘请外籍教师、专家、学者等来校讲学的名单、简历材料

永久

3

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关名册

长期

4

与国外校际交流的协议、实施计划及交流人员名单

永久

（四）合作

1

举办国际培训和会议的请示、批复，学员和代表团名单、照片

长期

2

中外合作项目的请示、报告、上级批件、协议等材料

永久

3

完成的国际合作项目成果等材料

永久

4

双方互赠的礼品、纪念品

长期

（五）留学生

1

外国留学生工作的请示及批复

长期

2

留学生名册、统计报表及照片（入声像类）等材料

永久

3

留学生去向及有关材料

长期

十五、设备资产管理处

序号

归档内容

保管期限

（一）综合类

1

上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件

长期

2

重要工作请示、报告、批复等材料

长期

3

工作情况简报、统计报表

长期

4

本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版

永久

5

省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像档案类）

永久

（二）仪器设备采购

1

本校贵重仪器、设备申购报告、计划、论证报告

永久

2

采购过程中形成的有关材料（计划、论证、批复、投标等）

永久

3

采购合同及补充协议等有关材料

永久

4

仪器设备验收报告和运行报告等材料

永久

5

进口设备过程中有关的技术商务材料和文件

永久

6

国内外赠送的设备及引进大型设备的报告、批复、清单

永久

（三）仪器设备项目（10万元以上）

1