行政助理岗位说明书8399790202.doc
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岗位说明书
职务描述
职务名称
行政专员
所属部门
行政科
职务代码
GA-HZH-006
薪资等级
十级
直属上级
行政科科长
所辖人员
0
定员人数
2
工作性质
全职
●工作目的：
协助行政科长做好信息的接收传递和文稿的校印整理工作；做好每位来宾的公关接洽工作，同时树立良好的企业礼仪服务形象。
●工作要点：
1、熟悉公司的各级组织机构及相关的职能职责；了解部门的管理方式及运作流程，以便能很好的对来电咨询者起明确周详的指引解说作用，树立公司良好的外部沟通氛围。
2、详细的了解公司各部门重要联络人员的联系方式与业务辖属范围，以便在外部来电来人咨询时能够及时准确的起到指引传达作用。
3、来宾的公关接洽与预约登记。
4、会议室整体环境的日常维护与整理。
4、参与会场的组织策划与先期准备，同时提供周到的现场会务服务。
5、会议室重要资产的统计管理与日常维护。
●工作活动内容：
1、职责内容：
职责内容
权限管理
频次/周期
输出载体
作业依据
（主要工作内容）
（本职责所拥有的权限）
（日、周、月、季、年）
（即输出的结果）
（制度及流程等）
协助行政科长做好文字工作。
校稿、修订、编撰
每日
文件
公文写作
公司内外函电收发和报刊分发工作
保管与查验安排
每日
领取登记记录
文档与传真及登记备案
排版、复印
每日
台帐
各种重要讯息与日常安排事项
通知、记录
每日
台帐
各种上报信息
收集、分类、整理与反馈传达
每日
台帐
领导交办事项
反馈、执行
每日
对外重要事项
沟通、接洽
不定时
台帐
部门资产的登记管理，办公耗材的使用统计、更替、维护与申领计划定制，办公设备及辅助设施的日常管理与维护
管理与维护
每年
台帐
公司固定资产管理制度
办公用品
申购、收集与统计
每月
台帐
来宾的预约登记、接待安排并随时提供现场咨询
接待、咨询
不定时
台帐、台帐
来宾厂区参观的导引与简介，宣传资料的发放与登记保管
导引、简介
不定时
台帐、台帐
企业重要宾客（政企）或参观团体的接洽安排与登记管理
接洽、登记
不定时
台帐、台帐
集团对外接待制度
会议室及指定区域的卫生
清洁与整理
每日
现场
6S管理
会议室重要设施及辅助设备
日常、维护
每日
现场
确保会议室水、电、气等设备的正常运行与及时服务
及时服务
不定时
现场
企业重要活动、集会的会务准备及礼仪接待工作
准备及礼仪接待
不定时
现场
2、工作关系描述：
关系类别
对象
关系描述
沟通频次
公司外部
（部门、岗位）
（日、月、季、年）
公司内部
（部门）
部门内部
（岗位）
●工作难点：
1、信息沟通传达的及时性与准确性。
2、各项日常事务并行处理的沟通力、协调性与时效性。
3、如何与性情暴燥的宾客进行有利于本厂的交流和沟通。
4、及时的反馈宾客的建议并细心的听取投诉与抱怨。
5、提供服务的周到性、全面性与持续性。
●工作禁忌：
1、工作粗心大意，不注重方法原理，对于重要电话记载内容有遗漏、错摘现象，导致无法及时、准确、真实的传达来电人的本意。
2、办事不细致耐心，缺乏对公司全面情况的了解，无法准确、细致耐心的聆听来电咨询并作相应的解答。
3、对所负责的打印、复印、传真文件未进行有效登记，电话转接、传真收发不及时。
4、办公设备维护管理不严，耗材领用计划缺乏控制，导致公司财产损失。
5、工作态度不端正，办事拖拉，导致信息的传递不具时效性和连贯性。
6、处事不细致，办事拖拉，不能很好的做好会务前准备工作
●职业规划方向：
横向：
纵向：
行政科科长
职务规范
●生理要求：
年龄：
20岁~30岁
听力：
正常
视力：
矫正视力正常
性别：
不限
身高：
女性：
1.55m~1.70m男性：
1.60m~1.85m
体重：
与身高成比例，在合理的范围内均可
健康状况：
无残疾、无传染病
外貌：
无畸形、形象一般
声音：
普通话发音标准、语音和语速正常
●任职资格：
1、工作背景及经验：
1、具备一年以上大中型企业工作经验，担当过商务礼仪、办公文秘、等相关职务。
2、专业知识要求：
熟悉日常的办公自动化作业流程，懂文件的收发登记，熟悉商务礼仪的内部细节与操作流程。
3、专业及学历要求：
商务、公关类专业，大专以上专业
4、语言要求：
CET-4以上
5、岗位/技能/职称资格：
普通话标准，善于人际间沟通与交流，懂商务礼仪服务，能熟练运用计算机进行快速的文档编撰、校验、编排与打字复印。
●岗位能力要求：
工作细致耐心，有责任感，有良好的沟通能力
●岗位素质要求：
1、有良好的职业道德和工作观，对所负责的事物坚持到底。
2、工作耐心细致，办事一丝不苟，具备严谨的条理性和保密性原则。
3、具有敏锐的洞察能力和快速的逻辑思维判断能力。
4、具备较强的公关协调能力，能够快速的与周围环境进行融合，并且能够及时有效的起到信息沟通、传递及反馈作用。
5、工作主观能动性强，富有积极进取的人生观，具备良好的心理素质，能够承受一定的工作环境压力。
●工作条件：
1、工作时间要求：
正常工作时间8小时/天，5天/周；
2、班制：
长白班
3、特殊时间：
平均加班时间小时/天，天/周，平均出差时间小时/天，天/周；
4、工作环境描述：
噪音高温尘毒眩目潮湿脏污（根据职业健康普查范围列项）
5、作业风险描述：
（根据危险工种范围及常发生作业工伤描述）
6、作业设备或辅助工具说明：
计算机、打/复印机、传真机及相关办公设备的操作
●考核指标
序号
固定指标考核项目
评分标准
分值/比例
得分
1
2
3
4
5
6
合计
100
岗位绩效衡量比例：
80%得分汇总：
均衡得分：
序号
浮动指标考核项目
评分标准
分值/比例
得分
1
2
3
合计
岗位绩效衡量比例：
20%得分汇总：
均衡得分：
得分汇总：
评分等级：
级
编制者：
审核者：
批准者：
发布日期：
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