物业财务工作标准操作标准.docx
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物业财务工作标准操作标准
物业财务工作标准操作标准
（一）账务处理
1、会计科目设置
（1）会计科目设置按总部规定执行,财务部在报总部财务管理部备案后可根据具体情况增设或细化，具体参阅配套公司会计科目表。
（2）特殊科目处理规定：
①损益类科目的结转方只能反映结转到本年利润的金额，对于其他减少数一律在发生方以红字反映；
②现金、银行存款根据实际收入和支出每笔分别列支，其明细账须与日记账一致；
③凡是需二次以上付款的合同，不管发票是否在付款时取得，在支付时都须通过预付账款科目过渡，不得直接入成本费用科目；
④对备用金借款在其他应收款下设置备用金二级科目，再根据借款人姓名或项目名称设置三级明细科目。
2、凭证处理
（1）填制要素：
记账凭证的填制须具备凭证日期、凭证编号、经济业务摘要（参照凭证摘要库）、会计科目、金额、所附原始凭证张数、制单人员、审核人员、记账人员。
（2）填制日期：
对当天发生的原始凭证须在当天填制记账凭证，每月末须把当月发生业务结清，做到日清月结，账款相符、账账相符。
（3）凭证编号：
记账凭证的凭证字以记字号编号，不分收、付和转账凭证。
（4）填制依据：
根据原始凭证填制记账凭证，可将若干张同类内容的原始凭证在一张记账凭证上逐笔填制，不得将不同内容和类别的原始凭证填制在一张记账凭证上。
（5）凭证摘要：
记账凭证每行都须填列摘要，根据摘要模板填写，须简明扼要，规范统一。
（6）凭证附件：
除结账凭证可以不附原始单据外，其他记账凭证必须附有原始单据。
（7）错账更正：
当月凭证更正错误须直接更正原记账凭证，不做调整凭证。
（8）记账结账：
每月根据审核无误的记账凭证进行记账并结账。
（9）对不能按时取得业务原始票据的支出款项，应以领款人名义挂账，催促其尽快取得票据，特殊情况可协同领款人寻求解决方案并报公司财务管理部；每年6月和12月将挂账情况书面报公司财务管理部。
（10）对由各所属公司代为核算的各类收支，各所属公司和实际收支发生方须分别登记内部核算台账并进行核对。
3、往来账管理
（1）各分公司会计（内勤）为对账工作的具体执行人；
（2）纳入往来账管理范围的单位，包括总部各所属公司和涉及总部资金调度行为的外部单位；
（3）次月1日前将往来帐核对准确后,填写《往来明细表》报公司财务部；
（4）为确保账务清楚,应将每月发生额及时入账,特殊情况未能及时入账的，在《往来明细表》上进行专项说明；
（5）一个往来单位只能设立一个往来科目。
4、报表管理
（1）分公司会计（内勤）对公司要求上报的各类报表的准确性、及时性、标准性负责，并对要求的相关报表进行文字分析。
（2）凡上报公司的报表须先经分公司负责人审核。
（二）台账管理
1、台账类别
（1）分公司会计（内勤）对要求登记各类台账的准确性、及时性负责，保证台账数据与账面数据准确无误。
（2）台账的种类及适用范围
①交房台帐：
适用于新交房物业费、物业维修专项资金等相关费用的收取。
要求在交房前根据房屋建筑面积、收费标准、收费时间等资料统计应收相关费用；
②物业费台帐：
适用于第二次以上物业费的收缴，要求在每年年末编制次年的应收物业费台账；
③停车费台帐：
分地下车位租赁台帐与地面固定车位租赁台帐。
其中地下车位租赁台帐要求按业主姓名及房号、车牌号、收费标准、收费期限等登记台账，地面固定车位租赁台帐根据业主姓名、房号、车牌号、租赁期限、收费标准等登记台账；
④押金保证金台帐：
适用于收取各类押金，包括装修保证金、维修保证金、蓝牙卡押金、水电押金、行为保证金等，要求按押金类别分别编制；
⑤代收代付水电费台帐：
适用于物业公司垫付需向使用人收取的款项，要求按使用数量、单价核算出每月应收数据；
⑥代垫个人社保台帐：
适用于与房产公司结算时使用，每月做好代垫个人部分社保、公积金数据，年底或每月与房产结算；
⑦空置房台帐：
适用于与房产公司结算时使用，凡超过交房时间1.5年的空置房按物业费单价的70%向房产公司收取物业费；
⑧合同支付台账：
适用于合同签订后和款项实际支付情况的登记。
合同签订后，须及时报分公司财务（内勤）备案，建立完整的合同支付台账，注明付款事项；
⑨合同收款台账：
适用于收取签订合同的款项时，如房租金、服务费等。
（三）物业财务工作标准支付管理
1、一般费用报销流程
（1）经办人填写费用报销单（以下简称报销单）,注明支出事由、支出金额、票据张数、经办项目及报销日期等,并在报销单上签名；有证明人或验收人的经济业务需附相关人员的签名，有合同的经济业务需附上相关合同。
（2）分公司负责人对报销单所列内容，重点对支出事由及支出金额予以复核,并签署书面意见。
（3）财务（在分公司负责人授权额度内的由分公司财务（内勤）审核，超过权限的报公司财务审核）对报销单所列内容及分公司负责人复核意见予以审核,对报销票据依据相关财经法规及总部规定进行审核,并签署书面意见。
（4）公司负责人签署书面审批意见。
（5）分公司财务（内勤）在款项支付前对报销金额依据公司及分公司负责人的授权审批额度审核,授权额度内的可直接支付，超过授权额度的,须报公司批准，超过公司负责人权限的，由公司报总部审批同意后再予支付。
（6）当月账当月清；单笔业务不得分拆报销；对因同一业务活动而发生的多项费用，在发生前须有费用预算清单。
（7）业务招待费报销须另附清单（注明发生时间、地点、招待方式、招待事由等），办公用品（低值易耗品）报销须附清单。
（8）坚持谁开支谁报销的原则，不能委托、代办报销。
（9）一般费用报销流程图如下：
2、差旅费报销流程
（1）差旅费报销须填写《差旅费报销单》，报销流程同一般费用报销流程。
（2）有预支差旅费的，应于出差返回后一周内办理报销还款手续。
3、物业财务工作标准
工资支付流程
（1）分公司负责人根据公司核定的薪资范围确定主管以下员工工资定级标准。
（2）每月由分公司财务（内勤）根据定级标准和考勤纪录等编制工资发放表,编制人员签名，分公司负责人复核，经公司财务部负责人审核，报公司负责人审批后发放，完全交付项目由物业发放入成本，未完全交付项目及新项目由房产公司发放入成本。
（3）每月15日前发放上月工资,统一采取银行代发形式。
（4）工资发放人数必须在总部核定的人员编制内，未经总部审批及备案的人员一律不予发放工资。
①需房产公司发放的工资由物业公司于年初将各项目工资发放人数报总部归口管理部、人力资源管理部核准，报财务管理部备案后方可发放。
②核定编制内的项目未按原计划开盘或交付的，相应人数应在编制内扣除。
③核定编制外需增加开盘项目的,增加编制需报总部归口管理部门审批后方可发放。
（5）工资支付流程图如下：
4、物业财务工作标准
预借款（备用金）支付流程
（1）因工作需要,员工在经过相关审批程序后可向财务部借款。
（2）单笔预借款金额在分公司负责人授权额度内的由分公司负责人审批，财务（内勤）审核后办理，超过分公司负责人授权额度的报公司总经理审批；单笔预借款金额超过10000元的须报总部审批，再次借款时须先结清旧款后再借支。
（3）预借款须在借款业务完成当月办理清账还款手续。
（4）员工因个人原因需要向公司借款的,须经总部审批同意后方可办理。
（5）预借款支付流程图如下：
5、税费申报缴纳流程
（1）税费支付以公司授权委托书中的单笔费用报销权限为准。
权限额度内的可直接申报缴纳，超过授权额度的，须报公司批准，超过公司负责人权限的，由公司报总部审批同意后再予支付。
（2）在税务部门规定的申报截止日前5个工作日，由会计（内勤）填写付款审批单，并附应纳税费申报明细表，经分公司负责人复核，财务部负责人审核，公司负责人审批同意后报总部审批。
（3）经公司或总部财务管理部审批同意后，方可向税务部门申报缴纳。
（4）税费申报缴纳流程图如下：
6、物业财务工作标准
维修费用支付流程
（1）保修期内共用部位设施设备维修费用的支付。
①维修单笔500元（含）以内由各分公司负责实施，费用经分公司负责人审批后垫付，与房产每月结算一次；
②单笔500元以上2000元以下（含）由分公司提出方案，在分公司负责人授权范围内审核后报房产公司审批，费用由房产公司支付入账；
③单笔2000元以上由房产公司负责实施。
（2）保修期外维修费用支付
保修期外维修由物业公司负责实施。
（3）审核依据
①保修期内维修单笔500元（含）以内流程及所需附件:
发函→核价→施工→验收→开票、结算;
函件及快递（或挂号信）凭据：
物业公司致承建商的发函；
核价单：
经分公司维修员及负责人审核签字的核价单；
验收单：
经施工方、分公司维修员及负责人验收签字；
维修发票：
付款方名称开房产公司。
②保修期外维修流程及支付所需附件:
a.无法动用物业维修专项资金，物业公司入成本的费用;
核价（2000元以上招投标）→签订协议→施工→验收→开票、结算;
核价单（含招投标资料）：
核价单经分公司维修员及负责人审核签字；单笔费用2000元以上须进行招投标，招标汇总表及核价单须经营运部维修专员及负责人签字确认；
维修协议：
物业公司与施工方签订的维修协议；
验收单：
经施工方、分公司维修员及负责人验收后签字；
维修发票：
付款方名称开物业公司。
b.动用物业维修专项资金的费用;
除与上述入成本的维修费用支付所需附件相同外，还需附报房管处的相关资料:
业主征询函:
三分之二以上业主签字同意有效;
物业维修专项资金使用增值报批详细记录表（表一、表二）:
业委签字确认并加盖公章;
房屋维修费用分幢汇总:
业委加盖公章;
公示彩打照片；
公示情况说明:
业委加盖公章;
动用物业维修专项资金增值利息的报告:
物业公司及业委加盖公章。
单笔费用超5000元以上的需经房管处指定的评估机构进行评估，出具评估报告。
当地政府另有规定的，从其规定。
（四）物业财务工作标准
收款管理
1、物业费收费标准制定流程
（1）由分公司负责人根据项目整体规划及各项经济指标于开盘前一个月编制成本测算表、拟定物业收费标准请示，报公司财务部、营运管理部审核，经物业公司及房产公司总经理签署意见后报总部审批。
（2）编制要点：
①根据当地情况编制当地同行业项目物业费调查表；
②根据项目各项经济指标编制人员成本及福利费用、维修费、绿化费、水电费、办公费、不可预见费、管理费等相关费用；
③根据同行业收费状态、当地其他行业收费状态及当地物业服务收费实施细则等与房产公司商定预计收费标准，按项目规划情况测算可收取的物业费、停车费管理费；
④根据支出总额除以收费面积测算收费盈亏点。
2、收款流程
收费项目主要分收入性质及代收性质。
收入性质指由物业公司收取作为物业公司收入，主要包括物业费、停车费、租金、有偿服务费及广告性三产收入等。
代收性质指由物业代收并代付或收取一定手续费的收费项目，主要包括押金、保证金、公共维修资金、契税、水电费、电梯运行费、垃圾清运费（有代收代付协议属代收款项）等。
（1）新交付项目收费操作流程
①分公司根据收费项目、收费标准、产权面积编制《交房台账》；
②经分公司负责人审核后，于房产公司向业主发入伙通知书前一周编制《入伙清单》；
③《入伙清单》一式三联，存根联、客户联及财务联。
存根联作为业主档案资料保存，客户联于房产公司向业主发入伙通知书时一起邮寄业主，财务联在业主办理入伙后与票据记账联一起交财务部；
④业主办理入伙时物业公司根据《入伙清单》开具相关票据。
物业费、停车费等收入性质的开具发票，公共维修资金开具公共维修资金专项票据，契税、押金、代收水电费、垃圾清运费等代收代付性质的开具正规收款收据；
⑤房产公司根据物业公司开具的票据内容及《入伙清单》进行核对，核对无误后收取款项，由房产公司代收后存银行；
⑥当天收款结束后，分公司会计（内勤）根据已办入伙的《入伙清单》金额与票据开具金额进行核对，核对无误后登记《交房台账》；次日与房产公司收取款项进行核对，保证双方数据准确无误。
同时房产公司财务根据核对无误的数据开具收款收据交物业公司，双方挂账结算。
（2）日常收费操作流程
①所有收到的款项必须开具收款收据或发票，严禁使用“白条”；
②款项的收取方式有现金收取、卡扣、POS系统刷卡、银行汇款划账、转账支票等方式；最常用的为现金、卡扣及POS刷卡。
③现金方式
a、由分公司会计（内勤）或指定专人收取，根据收费台账收取现金后当场开具票据；
b、下班前，分公司会计（内勤）根据开据的相关票据与收取的现金进行核对,核对无误后根据收费票据登记相关台账；
c、同时将收到的款项填写现金缴款单存入公司指定账户，经银行加盖办讫章后作为原始凭证与相关票据记账联核对无误后及时入账；
d、收到款项须当天缴存公司账户；
e、指定专人负责收费时，分公司会计（内勤）与收款人员必须做好票据的交接工作，收取的款项必须当天交分公司会计（内勤），分公司负责人对开具的票据、收款金额及台账登记情况核对无误后在收费明细表上签字确认；
③卡扣方式
a、分公司与银行签订《物业收费委托卡扣协议》，手续费与银行协商（一般不高于1元每笔）。
选择业主购买房屋办理贷款的银行或者办理水电卡扣的银行，必须是分公司各自的开户银行；
b、根据银行提供的《物业费委托缴费申请书》与业主签订委托协议。
《物业费委托缴费申请书》上必须加盖物业公司公章，且由委托人签字确认。
委托缴费申请不准代签，委托人姓名必须与持卡人姓名一致，否则银行不予办理。
委托卡扣协议一式三份，业主、银行、物业各一份；
c、根据签订的委托申请编制《委托卡扣业主资料汇总表》存档。
d、卡扣前一天短信通知业主本次卡扣的内容、金额，由分公司会计（内勤）根据银行要求格式编制委托卡扣清单提交银行扣费；卡扣的账号必须是唯一的，严禁一户多账号；
e、卡扣成功后向银行取得扣费清单及进账单，根据扣费清单开具相关票据，将票据记账联、卡扣清单及进账单核对无误后及时入账，同时登记相关台账。
并以短信方式通知业主扣款金额及内容。
⑤POS系统刷卡
a、与银行签定POS刷卡协议，手续费不得高于刷卡金额的1%。
由银行
安装刷卡机；
b、根据业主提供的银行卡按POS操作程序进行操作，刷卡成功后由业主在POS单上签字确认，同时开具相关票据，根据开具的票据登记相关台账。
将票据记账联及POS单的存根联核对无误后及时入账；
c、刷卡主要针对缴纳物业费或停车费等收入性质的款项，不得用于收取代收代付方面的收费刷卡。
3、应收款管理
（1）物业管理费催（收）操作流程
①每年12月份，分公司根据房屋产权面积、收费标准、收费时间等资料编制次年《应收物业费台账》，同时编制《物业费收取计划表》报财务部审核;
②收费前将户数责任到人，以物业费台账为依据编制《物业费催费明细表》，同时编制《物业费收取计划分解表》将每月计划分解到每日、每人;
③责任人根据明细采取电话催费、上门收费等形式进行收缴，并对每户每次催费结果进行记录，定期交分公司财务（内勤）进行汇总统计;
④催缴成功后按日常收费操作流程执行;
⑤拒交物业费的由分公司负责人定期召开物业专题会议，分析原因并制定相关解决措施后继续催缴;
⑥无理由拒绝交物业费的采取法律途径解决。
登记台账
（2）地下出租车位（库）停车费收缴操作流程（试行）
①业主到分公司前台签订《车位租赁协议》，一式三份，业主、财务及蓝牙卡管理员各持一份;
②分公司财务（内勤）根据前台提供的协议（租赁期限、收费标准）收取停车费、蓝牙卡押金并开具相关票据（票据客户联留存，与蓝牙卡一起交于业主）;
“卡已办”
年月日
③分公司财务（内勤）及时将租赁协议及开具的票据客户联交蓝牙卡管理员，管理员根据协议内容及票据制作蓝牙卡，并将卡号在协议上注明并加盖字样;
④制作完成后管理员将协议财务联交财务（内勤）备案，蓝牙卡、票据客户联、协议客户联交前台，由前台负责将蓝牙卡、票据及协议发于业主，并做好书面记录（财务（内勤）与管理员、管理员与前台、前台与业主的交接记录）;
⑤财务（内勤）根据协议内容、卡号等资料登记《地下车位租赁台账》
⑥业主租赁到期后如需续卡，按以上流程操作;
⑦出租车位收费按总部批示的收费标准收取，任何人不得私自收费、续卡;
⑧由分公司负责人指定专人管理蓝牙卡，蓝牙卡管理员与收费员不能是同一人。
（3）地面固定、临时停车位收费规定
①临时停车费、地面固定停车费收费按总部批示的收费标准收取，任何人不得私自收费；
②财务（内勤）内勤根据业主姓名、房号、车牌号、租赁期限、收费金额等资料登记《地面固定车位租赁台账》。
4、代收代付操作流程
（1）能耗代收代付操作流程
能耗代收代付主要指代收水费、电费（含空调用电），针对使用人不独立安装水电表，非物业公司使用，而以物业公司名义安装总表，由物业公司垫付后再向使用人收取的行为；
①指定专人每月定期对水电表的使用数据做好书面记录，同时登记《代收代付水电费台账》，根据使用数量、单价核算出当月应收水电费金额；
②根据应收金额每月及时向使用人进行收缴；
③收到款项时开具收款收据，同时登记《代收代付水电费台账》，保证收取款项与台账已收金额一致；
④当天收到的款项必须当天上交分公司财务（内勤）；
⑤对商铺、会馆出租的房屋需向承租人收取一定额度的水电押金，防止租赁期满后无法向业主收回代付的能耗费用。
（2）契税、物业维修专项资金代收代付操作流程
①票据开具
a.契税印花税开具物业公司收款收据;
b.物业维修专项资金开具房管处提供的专项票据，因房产公司未办理手续无法提供专项票据时开具物业公司收款收据。
②款项的收付及台账登记
a.契税及物业维修专项资金款项由房产公司收取并支付；
b.契税及物业维修专项资金台账由物业公司根据票据开具情况负责登记。
③账务处理
a.房产公司收取款项：
与物业公司核对无误后双方凭收据（房产开给物业）或转账通知单形式相互挂账，物业公司借记“其他应收款-房产公司”，贷记“其他应付款-物业维修专项资金或契税”；
b.房产代付契税：
房产公司在支付之前将代付清单交物业公司核对（登记支付台账），核对无误后房产支付款项，并开具转账通知单（附书面代付清单）转物业公司，由物业公司借记“其他应付款-契税”，贷记“其他应收款-房产公司”；
C．房产缴纳物业维修专项资金：
每年12月末房产公司根据物业公司当年代收金额将支付给房管处的公共维修资金开具转账通知单转物业公司，由物业公司借记“其他应付款-物业维修专项资金”，贷记“其他应收款-房产公司”，年末物业公司“其他应付款-物业维修专项资金”无余额；
④其他后续涉及补退的，操作流程不变。
（五）物业财务工作标准
收费票据管理
1、票据类型及使用范围
（1）税务部门的统一发票：
用于收取收入性质的收款项目，包括物业费、停车费、管理费及服务费等收入。
（2）税务部门的统一收款收据：
用于收取地下车库照明费、垃圾清运费、各类押金、代收代付水电费、契税等代收代付费用。
（3）公司统一收款收据：
用于当地税务部门无统一收款收据的代收代付费用，统一向公司领取，任何人不得私自购买。
（4）收费确认单：
非财务人员开具，在不能及时开具电脑发票需上门向业主收费的情况下使用，分公司统一向公司领取，任何人不得私自印制；
（5）公共维修资金专用票据：
收取公共维修资金。
2、票据购买领用操作流程
税务部门票据购买由分公司财务（设会计的由会计办理，未设的由内勤办理）向地税领用时凭发票领购簿向当地税务局票据管理部门申购，根据购买票据号在分公司《收费票据购销登记表》上做好记录，同时在收费票据客户联上加盖分公司发票专用章。
公司统一收款收据及收费确认单的领用由分公司财务（内勤）根据项目使用量向公司财务领用，公司财务对领用的数量、票据编号分别在《收费票据领用登记表》上做好记录，并由领用人签字确认。
分公司财务（内勤）根据领用的数量、票据编号在分公司《收费票据购销登记表》上做好汇总记录，同时在收费票据客户联上加盖分公司发票专用章。
由专人收费时，必须由分公司负责人指定专人领取，分公司财务（内勤）在《收费票据领用登记表》上做好记录并由领用人签字确认。
3、票据开具
（1）票据应在规定的范围内使用，票据按顺序号填写，各联一次复写，开具的要素必须正确、完整，字迹要求清晰，不得涂改、挖补等，不得超范围使用，内容必须要真实，不得虚开、代开、拆本、跳号使用。
（2）作废票据所有联次必须齐全，并且注明作废字样。
（3）开具收费票据时不得使用铅笔。
（4）谁收费谁开票，不得签其他人员姓名或者代签；所有签字必须填写全名。
（5）收费确认单换开电脑票据时需将开具的电脑票据号码写在《收费确认单》存根联备注中。
（6）“缴款单位或个人”、“付款户名”、“服务项目及摘要”、“款项内容”栏的内容不得空白，应据实规范填写。
（7）开票日期不得空白，必须据实填写。
（8）金额不得只填开小写或者大写，大小写都必须正确填写。
（9）使用完毕票据的封面应注明使用单位名称、填开金额、填开起止日期、作废份数。
（10）采用电脑开票的分公司，每月做好数据备份。
4、监督检查
分公司财务（内勤）对专人领用的票据每天必须收回进行检查、核对。
对票据开具的规范性及数据的准确性进行检查，保证每天上交的款项与开具的票据金额准确无误，同时在票据存根联上签字确认、注明时间。
5、票据缴销操作流程
开票专人向分公司财务（内勤）缴销票据时，财务根据票据类型、编号、数量在《收费票据领用登记表》上做好缴销记录。
税务部门票据的缴销由分公司财务（内勤）根据已开具的票据数量、类型、编号、金额编制《收费票据缴销清单》，携存根联向地税办理缴销，并在分公司《收费票据购销登记表》上做好缴销记录。
已向地税缴销的票据由财务（内勤）进行保管。
公司统一收款收据的缴销由分公司财务（内勤）及时向公司财务办理缴销，根据票据数量、编号在分公司《收费票据购销登记表》上做好缴销记录。
（六）物业财务工作标准
合同管理
1、合同正式签订前，财务部须对合同的单价和金额、收付款方式、质保金、票据开具等进行审核，并把审核意见签署在《印章使用审批单》上。
2、合同签订后财务部须及时备案,并建立完整的合同收付台账。
3、如遇特殊情况需先执行后补签的合同，必须报总部审批同意。
（七）资金管理
1、使用
（1）分公司向公司申请资金,须填写《资金申请单》报公司批准。
（2）分公司收到公司资金划拨通知后须无条件办理，无须审批直接划拨。
2、现金管理
（1）每年1月核定现金库存限额并报公司财务部，由公司报总部财务管理部备案，超过部分必须于当天缴存银行。
（2）出纳（内勤）须每日盘点库存现金，每月末由会计或分公司负责人进行检查盘点，以现金盘点表记录检查结果,并经双方签字确认由内勤保管，分公司负责人须在月度内不定期进行抽查盘点。
（3）每月在盘点中发现长短款现象及时查明原因并上报公司财务部,按“长缴短补”原则进行处理。
（4）必须实行“收支两条线”的原则，收到款项与备用金分开存放，并于当天缴存公司账户。
支付现金应从库存现金中支付或从银行提取；不得从经营收入中直接坐支现金,若发现违规违纪现象,应立即报告公司。
现金使用范围为：
①员工的各种福利性津贴、补贴等；
②出差人员必须随身携带的差旅费；
③采购商品的运输费、安装费等零星费用；
④结算起点（现行规定为人民币1000元）以下的零星支出；
⑤确需现金支付的其他支出；
⑥尽量采取转账方式进行结算,减少现金使用。
3、银行存款管理
（1）开立银行账户,须填写《银行账户开立审
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