供货商管理办法.docx
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供货商管理办法
供应商开发流程图
所需物料单崎所需物料
①物料分类fc制订开发计划
开发流程说明表
任务概要
供应商开发
节点控制
相关说明
①
采购部经理根据所需物料单对材料进行物料分类，可按物料等级与物料成本、性能分类
②
采购助理根据《供应商开发计划》开展调查和信息收集工作
③
采购助理对收集到的供应商资料进行分析评估，并组织成立供应商评估小组对部分供应商进行实地调查
④
对调查合格的供应商，采购助理通知供应商进行送样或小批量采购
⑤
采购助理对样品或合格材料评定等级，并进行比价、议价，确定最优的价格性能比
⑥
采购助理对供应商进行后期跟踪，并每个月进行简单的考核
⑦
采购部经理对供应商进行筛选，对于较差的供应商予以淘汰或重新进行评估；优秀供应商进行大批量采购
对于一般的供应商进行小批量采购；
⑧
采购助理编写《供应商开发计划》，对供应商开发情况进行总结
供应商选择流程表
选择流程说明表
任务概要
供应商选择流程
节点控制
相关说明
①
采购部通过各渠道收集供应商的信息，包括发放供应商问卷、面谈和收集资料等方式
②
采购部整理、分析调查所得的资料，根据合格供应商的评定标准，对所有供应商进行初步评价和筛选
③
采购部通过筛选，提岀《侯选供应商名单》，报采购部经理审核
④
采购部通过采购物资的分类，根据实际需要，判断是否需要组织现场评审
⑤
现场评审结束后，采购部汇总评价结果，在侯选名单上，提岀供应商的等级排序名单，对无需现场评审的供应商，可直接提岀供应商的等级排序名单
⑥
采购部根据对样品质量的分析，剔除不合格供应商，进而确定合格供应商名单，对于无需提供样品的供应商，可直接确定《供应商名单》
供应商初审流程图
初审流程说明表
任务概要
供应商初审
节点控制
相关说明
①
采购助理确定拟采购的供应商，并制订《供应商初审计划》，采购经理审核通过后执行《供应商初审计划》
②
采购助理按照《初审计划》进行相关准备工作，如拟定《评审人员名单》、《初审通知》等，并将《初审通知》发
给初审名单的供应商
③
采购部经理、采购助理以及质量管理部与技术部相关人员按供应商提供的评审资料，对供应商的相关情况进行评审打分，所有参加评审的人员记录评审情况，并填写《供应商评审记录》。
④
采购助理汇总所有的《供应商评审记录》，并整理、分析，形成《供应商评审报告》
⑤
采购助理根据洽谈结果拟定《价格协议》、《质量保证协议》，采购助理代表企业与供应商签订《价格协议》、《质量
保证协议》
⑥
采购部经理对《价格协议》、《质量保证协议》进行审核，对于重要物资的采购，
《供应商初审报告》、《价格协议》、
《质量保证协议》应报总经理审批
供应商评定表
评定流程说明表
任务概要
供应商评定
节点控制
相关说明
①
采购助理制定供应商评定标准，该标准以指标体系的形式体现，评定标准交采购部经理审核并提岀修改意见进行完善，经修改后交总经理审批
②
采购助理安排相关人员随时收集、评估供应商的相关资料，包括现场评审资料、样品质量检验或试用记录、产品供应情况、交易记录等，相关部门给予配合
③
根据收集的资料，参与评定人员按评定标准对企业各供应商进行评价，并在《供应商评价表》上评分，采购助理收集、汇总《供应商评价表》，进行分析后提岀《供应商评定建议》
④
《供应商评定建议》经审批通过后，采购助理对供应商进行定级，形成《供应商等级列表》
⑤
采购助理及相关人员根据新评定的供应商等级更新企业供应商的档案资料
采购助理根据《供应商评定建议》和《供应商档案》准备与不同等级的供应商沟通的资料采购助理依据所准备的沟通资料与供应商进行沟通
供应商认证流程图
①供应商分类
⑥列入
合格供应商名单
供应商认证流程说明表
任务概要
供应商认证
节点控制
相关说明
①
采购助理根据收集到的供应商情况对供应商进行分类，以便确定供应商认证标准
②
采购助理组织相关人员对供应商企业的基本情况、生产水平等方面进行初步评价
③
对于初步评价合格的供应商，采购助理成立现场认证小组，对供应商现场管理水平、生产情况等进行现场考察、认
证，降低对企业的风险
④
采购助理对经过初步评价与现场认证的供应商进行样品认证，最终保证产品质量
⑤
采购助理编制《最终认证报告》对供应商认证进行总结，并确定合格供应商
⑥
采购助理将经过相关领导审核、审批通过的供应商列入《合格供应商名单》
供应商考核流程图
供应商考核流程说明表
任务概要
供应商考核流程
节点控制
相关说明
①
采购部制订《供应商考核计划》，内容包括考核的目的、考核方式、组织人员、参与人员等内容，编制完成后由采购部经理审核
②
采购部根据对供应商的分类，分别设置不同的考核指标，对各个考核指标建立评分等级，形成完整的供应商考核指标体系
③
采购部在完成考核表的制作后，一方面收集供应商的信息，了解考核指标的每个项目；另一方面，向相关部门发放《供
应商考核评分表》，对供应商实施考核
④
采购部人员根据对考核表信息的汇总，拟订《供应商考核报告》，并提请采购部经理、总经理审批
⑤
采购部根据采购部经理、总经理的审批意见，参考供应商管理的相关规定，拟订《供应商奖惩方案》，并提请采购部经
理、总经理审批
⑥
采购部按照批准的《供应商奖惩方案》对供应商实施奖惩，绩优者优先取得交易机会，享受培训及考察、颁发证书等奖励；绩劣者，视情节严重性，或进行资格重估，或取消其供应商资格
供应商管理流程图
供应商流程说明
任务概要
供应商管理
节点控制
相关说明
①
采购助理制定《供应商管理制度》，明确相关事项
②
采购部经理组织人员按《供应商初审流程》开展供应商的初审工作，并将初审结果报总经理审批
③
收到供应商提供的样品后，采购部经理组织人员按《供应商产品批准流程》开展供应商产品批准工作，并将其结果报总经理审核、审批
④
采购部经理组织人员按《供应商现场评审流程》开展供应商现场评审工作，并将其结果报总经理审核、审批
⑤
采购部经理对多个供应商进行筛选，选岀合格的供应商
⑥
采购部经理经过对供应商的筛选，形成合格供应商的名单
⑦
在选定供应商之后，采购部经理根据采购商品要求、供应商情况、企业本身的管理要求、采购制度及方针等拟定《采购合同》，并与供应商签订正式《采购合同》
⑧
采购助理应定期会同相关部门及人员对供应商进行监督管理，并对过程中出现的问题进行及时沟通与协调
⑨
各相关部门对供应商情况反馈到采购助理，采购助理定期或不定期对合作供应商进行考评评级，并将其结果报企业相关领导审核、审批
⑩
采购助理安排相关人员及时整理供应商档案，并将供应商最新信息录入供应商信息管理系统
供货商信息资料表
公司名称
公司地址
邮编
联系电话
传真
主要负责人
公司网址
业务联系人
电子邮件
公司概况
注册资本
占地面积
成立日期
营业额
银行信用状况
产品状况
人力资源状况
产品及服务
运输设备
产品来源
样品提供
主要检测设备
供货能力
月供货能力
正常交付周期
主要客户简介
客户群体
所提供的产品占总的比例
其他事项
供应商考核项目及评分标准表
考核项目
权重
总分
评分标准
质量状况
60%
60分
60X（不合格数量/总交货数量）
交付情况
20%
20分
20X（迟交批数/总交货批数）
服务质量
10%
10分
配合度、送货速度、纠正措施回复、返货情况
价格水平
10%
10分
偏高3分、居中6分、居下9分
编号:
供应商筛选表
采购项目
筛选供应商数量
供应商名称
交付情况
价格水平
产品质量
服务水平
优
良
差
优
良
差
优
良
差
优
良
差
筛选结果
筛选总结
筛选日期:
合格供应商列表
序号
供应商编号
名称
联系方式
供应材料
最后复查时间
备注
确认：
审核：
填表：
考核表
供应商编号：
考核周期：
天
供应商名称
联系人
地址及邮编
电话
考核项目
所占比例
考核指标
指标计算方法
得分
价格
30
平均价格比率（15）
（供应商的供货价格-市场平均价格）X100%
最低价格比率（15）
（供应商的供货价格-市场最低价格）X100%
产品质量
30
质量合格率（15）
合格件数/抽样件数X100%
退货率（15）
退货/交货次数X100%
交货情况
20
交货准时率（10）
准时次数/总交货次数X100%
按时交货量率（10）
期内实际未交货量/期内应交货量X100%
服务情况
20
配合度（10）
岀现问题时配合解决的速度
信用度（10）
期内失信次数/期内合作总次数X100%
总分
100
一二一=—
所属等级
——
得分分级
等级
分数标准
相应措施
A
85〜100分
可加大采购量或给予一定的奖励；质量、逾期率为满分，经管理小组进一步考察，认定为
特别优秀的供应商的物料可享受免检待遇
B
70〜84分
合格供应商可正常采购
C
60〜69分
辅导供应商，需进行辅导，应减量采购或暂停采购
D
59分以下
不合格供应商，应予以淘汰
考核人名单
考核人姓名
所属部门
考核项目
考核意见
签字确认
填表人：
审核人：
考核汇总
编号：
日期：
供应商名称
各项考核分数
等级
价格得分
质量得分
交付得分
服务得分
总得分
考核人员名单
姓名
部门
签字确认
总经理审批确认：
季度评估表
编号：
填表日期：
供应商名称
联系人
地址
联系方式
评估项目
评估得分
备注
质量情况
合格批次
批次合格率
交付情况
到货总批次
按时到货批次
按时交货率
产品情况
产品价格
产品认可程度
服务情况
后续服务
配合度
其他情况
新品推荐
非本职业务
人员素质能力
总计评分
相关意见、建议
评估者
评估人员列表
评估人员姓名
评估意见
部门
签字确认
特殊承诺供应商表
公司名称：
填写日期：
年—月—日
序号
供应商名称
采购材料类别
计量单位
年度采购量
年度采购金额
合作内容
特殊承诺事项
1
2
、供应商信息收集与调查
供应商信息收集与管理由采购部负责，物品请购部门、使用部门等负责提供供应商信息及推荐合格供应商。
1、凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填写“供应商信息表”，作为选择供应商的参考。
“供应商信息表”
交采购部审核并存档备查。
如果供应商的经营条件发生变化，采购部及时对该表进行补充和修改。
2、采购部应组织相关人员随时调查供应商的动态及产品质量，“供应商信息表”每季度复查一次，以了解供应商
的动态，同时依变动情况，更正原有资料内容。
3、在每旬供货结束后，使用部门应提供供应商的供货实绩，采购部负责将供应商的业绩记于“供应商管理档案”，作为评审供应商业绩的资料。
二、选择供应商原则及方法
采购物品长期定点供应商（非外协产品）的选择参照“采购管理”中规定执行。
外协产品、比价采购物品的供应商选择由采购部汇总初选合格、评审考察通过的供应商名单，并提供相关的分析资料，按以下原则进行选择：
1、同等条件价格、质量优先；
2、同等条件信誉、实力优先；
3、同等条件服务优先；
4、同等条件下，厂家为先的原则（供应商级别选择顺序：
厂家—总代理—区域代理—指定分销商—经销商）；
5同等条件先本地后外地的原则。
三、供应商的评审
供应商的评审与选择由采购部负责组织，财务部、制膳部、拓展部或物品请购部门、使用部门等有关人员参加。
（一）供应商的评审一般应在对“供应商信息表”及供应商报送的相关资料的分析基础上进行，必要时由采购部负责组织财务部、制膳部、拓展部或物品请购部门、使用部门对供应方进行实地调查，就价格合理性、质量控制、供货能力等写出调查报告。
（二）对不同重要度的产品应进行不同层次的评审或考察。
评审或考察的方式和程度，可视产品特点和实际需要确定。
（三）若申请免做潜在供应商评审，采购员需递交“潜在供应商情况调查表”和书面的免审依据，报总经理审批。
（四）供应商评审的层次与周期
1.对于临时采购的供应商，采购部应对供应商的经营资格进行审核，报采购部经理审批。
2.对于长期采购的供应商，采购部应对其经营资格、信誉、服务、采购标的、质量等审核，审核通过后，认定其合格供应商资格，报总经理审批，并每年复审一次。
3.对于正在合作的长期采购供应商，采购部应至少每季度进行一次考评工作，并根据考评结果分配下期的采购比例，由采购部经理审核，并报后勤保障总监审批，供应商名录应不断更新并注意发展增加供应商。
四、合格供应商须具备以下条件
（一）有合法的经营资格；
1．营业执照复印件（并已办理当年度年检）
2．税务登记证复印件（并已办理当年度年检）
3．企业法人代码证书（个体经营除外）
4．商标注册证明（个体经营除外）
5．代理、经销商的代理、经销许可（授权书）
6．银行开户行资料
7．食品生产企业许可证、食品卫生许可证、卫生防疫检测报告、进口商品卫生许可证
8．药字号保健品供应商应提供：
药品生产企业许可证，药品生产企业合格证，产品生产许可号
（二）符合公司的质量、安全、环保规定；
（三）具有产品交付能力；
（四）价格满足公司要求；
（五）质量满足公司要求；
（六）公司主要经营物品的供应商应有满足紧急需求的能力；
（七）设备、外协加工供应商应有售后服务的保障。
五、供应商业绩考评
1、采购部组织相关部门每季度考核和评估供应商，确保所采购产品质量、供应、支持和服务、满足公司相关规定要求。
2、供应商所供货物，采购部不定期抽检，根据质量检验所提供的各项数据建立供应商质量档案，并季度报后勤保障总监一份。
3、采购部应及时将考评结果通知供应商，对于考评不合格者，应督促其提出相应的改进措施并将改进措施及改善结果记录在案。
4、采购物品在使用过程中发生质量问题或采购合同执行过程中供应商违约时，相关部门应通知供应商及时解决并将此信息反馈给采购部，采购部在对供应商提出警告的同时也可根据问题的严重程度寻求法律解决途径。
5、采购人员定期整理供应商考评结果，并按考评结果将供应商划分为优秀供应商、伙伴供应商、普通供应商、不合格供应商等不同类型进行管理，对于普通供应商给予警告并限期改正，对于不合格供应商，则必须予以更换。
六、建立供应商档案：
1、采购部负责建立供应商档案，财务部、制膳部、茶坊部、膳肪部、房务部予以配合，对每个选定的供应商必须有详尽的供应商档案。
2、供应商档案包括：
供应商信息表、供应商审批表、供应商质量档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料。
七、供应商档案由采购部信息管理员负责管理，未经采购部经理允许，不得随便查阅。
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