行政办公室运转手册.docx

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行政办公室运转手册

第1节行政办公室组织结构图

第2节行政办公室

行政办公室是酒店的行政管理中心，主要负责酒店与地方政府、新闻机构的对外联络；文件的领取、登记、送酒店高级管理层传阅、发送；政务的协调、督导。

1、岗位工作说明

（一）总经理

【工作关系】

直接上级：

公司董事会

直接下级：

各部门经理

内部联系：

酒店各部门

外部联系：

中央、省、市各有关部门

【岗位描述】

在公司董事会领导下，认真执行国家的法律、法规，全心全意依靠广大员工办好企业，努力完成各项经营、管理指标，不断提高企业的经济效益和社会效益。

【工作内容】

1.主持召开经营管理会议，研究部署落实董事会经营管理目标的具体措施。

2.制定有关经营管理的规章制度，明确部门的责任，并对其工作进行部署、检查，作出相应指令。

3.对机构设置、岗位设置、人员编制等重要问题提出方案交驻店董事会议研究。

4.研究并掌握市场的变化和发展情况，制定价格体系，适时提出阶段性工作重点，报驻店董事会议研究批准后，指挥实施。

5.有重点的定期巡视公共场所及各部门工作情况，检查服务质量，及时发现问题、解决问题，并将巡视结果传达有关部门。

6.经董事长授权，代公司对外谈判、签署合同。

7.指导培训工作，为提高酒店整体服务质量和员工素质多培养人才。

8.主持召开晨会和部门经理会。

9.以身作则，关心员工，奖罚分明，提高酒店的凝聚力，处理好人事关系，协调各部门之间的联系。

10.加强酒店的安全管理和设备维修保养工作。

11.对在经营管理中遇到的重大问题既是向董事长或执行董事报告。

（二）行政办公室主任

【工作关系】

直接上级：

总经理

直接下级：

秘书、行政管理员、行政文员

内部联系：

酒店各部门

外部联系：

中央、省、市各有关部门

【岗位描述】

对办公室的工作负全责，确保酒店高级管理层的指令畅通和办公室各项工作有条不紊的进行。

【工作内容】

1.做好上传下达，左右协调工作。

既是向各部门传达酒店高级管理层的指示和要求，并抓好催办；同时向酒店高级管理层反映各部门的意见和建议，搞好信息反馈。

2.做好信息搜集、分析和调查研究工作，积极提出改进工作的意见和建议，为酒店高级管理层提供决策依据，当好领导的参谋和助手。

3.根据酒店高级管理层的意图，组织安排好各种会议，并督导会议精神的贯彻、落实。

4.组织秘书草拟各类文稿，并负责文稿的审定。

5.主动与经营部门保持经常性联系，掌握经营情况，组织拟写《经营月报》，适时向酒店董事会成员和各方股东通报情况。

6.根据酒店安排和高级管理层的指示，负责组织对重点工作进行调查研究，并及时口头或书面向酒店高级管理层汇报。

7.负责办公室工作安排，制定、修订办公室的工作制度。

负责所属人员的调配，对其进行思想教育，组织业务培训，做好监督、检查、考核工作。

8.检查办公室人员考勤、工资、奖金、劳保福利用品的发放。

9.负责对外联系，处理好酒店与各级政府部门和社会各界的关系。

10.组织所属人员做好企业内刊的编辑、行政管理和卫生防疫等工作。

11.完成领导交办的其他工作。

【任职资格】

性别：

男女不限

工作经验：

（1）具有五年以上行政管理工作经验。

（2）具有较高的政治素养，有强烈的事业心和责任心。

（3）熟悉酒店管理和接待服务工作。

（4）掌握国家、地方的政策、法规。

（5）具有较强的语言文字能力，可撰写公文和报告。

（6）具有一定的组织协调和整体控制能力。

体能要求：

身体健康，无传染性疾病。

（1）掌握酒店管理专业知识。

（2）具有文秘学、社会学、管理学等方面的知识。

（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准。

（二）总经理秘书

【工作关系】

直接上级：

行政办公室主任

内部联系：

酒店各部门

外部联系：

市各有关部门

【岗位描述】

为总经理服务，按时完成领导交办的各项工作任务。

【工作内容】

1.记录总经理的指示，打印、复印各种文件、资料和信函。

2.按总经理的意图撰写信函、电报、电话稿件，写好并复核校对无误后交总经理签署、发出。

3.拆阅和处理总经理的信函、文电，并进行分类整理。

4.对总经理阅示后的内、外部文件及时上传下达并定期归类整理、装订成册。

5.参加总经理办公会议和行政会议，做好会议记录并检查议定事项的贯彻执行情况，及时了解和反馈信息。

6.及时承办各部门递交总经理批阅的请示、报告等，并按批示的意见及时处理。

7.加强与各部门的联系，掌握经管服务情况，以便迅速答复总经理查阅。

8.汇集各部门的营业报表汇集报总经理审阅。

9.完成总经理、行政办公室主任临时交办的其他工作。

【任职资格】

性别：

男女不限

学历：

大专以上

工作经验：

（1）具有一年以上酒店管理工作经验。

（2）掌握秘书工作技能，熟练使用各种办公软件。

（3）熟悉行政办公室及各部门业务特点和部门之间的关系。

（4）熟悉酒店各部门的业务活动情况，能准确反映情况。

（5）有一定的协调能力，善于与同事保持良好的工作关系。

知识技能：

（1）具有丰富的酒店业务知识和管理知识。

（2）具有文秘学、社会学、管理学等知识。

（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准。

（三）行政文员

【工作关系】

直接上级：

行政办公室主任

内部联系：

酒店各部门

外部联系：

市各有关部门

【岗位描述】

为领导服务，按时完成各项工作任务。

【工作内容】

1.在行政办公室主任的领导和组织下，草拟酒店工作计划、总结、报告、简报、董事会文件及其他公文。

2.根据办公室主任的安排，组织并参加酒店召开的大型或专题会议，并做好会议记录，写出纪要，催办会议决定事项的落实，做好信息反馈工作。

3.负责外联和宣传工作，与媒体和各协会保持联系。

4.根据酒店领导的指示和办公室主任的要求，办理需上级或政府部门批准的项目审批手续。

5.办理营业执照年检。

6.负责酒店大事记的收集、记载。

7.负责酒店的报刊征订和文档交接工作。

8.完成领导交办的其他工作。

【任职资格】

性别：

男女不限

学历：

大专以上

工作经验：

（1）具有一年以上酒店管理工作经验。

（2）掌握秘书工作技能，熟练使用各种办公软件。

（3）熟悉行政办公室及各部门业务特点和部门之间的关系。

（4）熟悉酒店各部门的业务活动情况，能准确反映情况。

（5）有较强的判断、理解及表达能力。

（6）有一定的协调能力，善于与同事保持良好的工作关系。

体能要求：

身体健康，无传染性疾病。

知识技能：

（1）具有丰富的酒店业务和管理知识。

（2）具有文秘学、社会学、管理学等知识。

（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准。

（4）行政管理员

【工作关系】

直接上级：

行政办公室主任

内部联系：

酒店各部门

外部联系：

市各有关部门

【岗位描述】

负责酒店有关行政管理事务

【工作内容】

1.负责酒店有关行政事务的管理。

2.负责酒店同有关行政管理部门的联络。

3.完成领导交办的其他工作。

【任职资格】

性别：

男女不限

学历：

大专以上

工作经验：

（1）具有两年以上酒店管理工作经验。

（2）有一定的公关协调能力。

（3）社会经验丰富，善于处理各种纠纷。

（4）了解有关行政审批事项的申办程序。

（5）工作认真细致，办事果断稳妥。

（6）熟练使用计算机。

体能要求：

身体健康，无传染性疾病。

知识技能：

（1）具有酒店服务一般知识。

（2）掌握与酒店有关经营活动的行政法规。

（3）熟悉本部门的工作职责、程序、标准。

2、工作程序与标准

（1）酒店大型会议安排的工作程序与标准

程序

标准

1.会前准备

①确认会期，时间、地点、内容；

②发出会议通知；

③准备会议材料；

④预定会议室；

⑤安排会议日；

⑥准备文件袋、笔记本等；

⑦会议横幅印刷、桌签、座次安排；

⑧开会前一天检查会场。

2.参加会议

①提前到会；

②发放会议文件及资料；

③做好会议记录；

④协助会议中心做好会议服务工作；

⑤草拟会议决议、纪要等。

3.会后工作

①印发会议决议、纪要等；

②会议精神传达后收集情况，写出简报

（2）酒店高级管理层来客接待的工作程序与标准

程序

标准

1.接待准备

①确认来店客人名单、航班（车、船）时间；

②安排好客人的食宿；

③确定VIP待遇，在客服摆放鲜花，水果、领导名片；

④客人抵达前检查准备情况；

⑤准备礼品、纪念品。

2.迎接

①确定并同志领导前往迎接；

②安排迎宾，通知领导在大堂迎接；

③送客人进房间

3.接待

①向客人报告接待安排；

②引导客人进餐或娱乐；

③安排客人参观

4.送行

①为客人办理机（车、船）票；

②确认客人离店日期和时间；

③请酒店高级管理层按时在大堂等候或前往送行。

（3）文件打印的工作程序与标准

程序

标准

1.审批

凡以酒店名义上报、下发的文件或以董事会名义发往各股东的文件等，均有拟稿人填写《发文稿纸》，连同原稿一并报酒店高级管理层审批。

2.打印

①发稿批准后，视其重要程度统一编号、登记；

②打印时尽可能做到无错漏，文本清晰，排列整齐；打印完毕既是通知起草人校稿，按照起草人校稿后的草稿修改定稿；

③印好后通知起草人取回定稿。

3.存档

定稿留一份存档，同时将打印的文件存放在电脑中专门目录保管；每周须做一次光盘刻录存档，并将需要保存的文件在拷贝光盘上标明文件目录后，入档案柜保管。

（4）复印文件、资料的工作程序与标准

程序

标准

1.审批

①凡复印酒店内部文件或资料，复印人需持部门经理的复印单到行政办公室复印；

②密级性文件、资料不准复印，确需复印的，须经领导签字批准。

2.复印

①按复印单审批的份数进行复印；

②复印完后，注明时间份数、纸型、经手人，月底汇总报财务部计入各部门费用。

（5）收文的工作程序与标准

程序

标准

1.收文

主管部门随信函发来的文件、接上级部门通知领取的文件、各部门参加会议带回的文件均纳入收文范围。

2.登记

①收到文件后于当日在收文本上登记，写明来文编号、收文日期、文件份数、内容提要、来文机关等；

②填写文件传阅单，附在文件封面上，带密级的文件单独编号。

3.传阅

①文件登记后放入文件传阅夹交行政办公室主任（急件放在上面，并标上记号）；

②行政办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明建议和“请领导批阅”以及签阅日期后，呈酒店高级管理层传阅；

③急件或重要文件，须在第一时间送行政办公室主任签阅，必要时应送领导签阅意见；

④密级文件须交酒店高级管理层手中，并做好传阅记录。

4.批示处理

①文件返回后翻阅每份文件传阅单，检查高级管理层批示；

②有批示的按批示办理，并在传阅单上注明处理结果及日期，做到传办及时，催办有结果，防止积压误事；

③无批示的文件按类别归档；

④上级主管部门要求回收的文件须在指定时间交回，并办理相应手续。

（6）发文的工作程序与标准

程序

标准

1.发文范围

①以酒店名义上报下发的文件

②发往董事会成员及各股东的文件及财务报表；

③以酒店高级管理层名义发出的信函

2.登记

①将要发出的文件须在发文登记本上登记，并注明时间、发往单位、内容提要及份数；

②检查文稿是否加盖公章或负责人签字。

3.发送

①文件经领导签发后，须在两天内发出；

②底稿、正式文稿、批件归档，年终统一立卷。

（7）印鉴管理的工作程序与标准

程序

标准

1.保管

酒店印章由行政办公室专人保管，未经领导批准，印章保管人不准委托他人代管或带出办公室使用。

2.审批

以酒店名义对外行文、签署合同、协议书均需分管领导签字后方可盖印；介绍信、各种报表、信件等盖印须经申请部门经理签请印单并经行政办公室主任审核后方可盖印。

3.要求

印迹清晰，位置合乎要求，盖印后需做好印章使用记录；酒店刻制公章须经总经理批准，并按程序报批，留印模查存；作废的公章须及时收回封存。

出师表

两汉：

诸葛亮

　　先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。

然侍卫之臣不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。

诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。

　　宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。

若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。

　　侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：

愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。

　　将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：

愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。

　　亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。

先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。

侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也

。

　　臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。

先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。

后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。

　　先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。

受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。

今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。

此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。

至于斟酌损益，进尽忠言，则攸之、祎、允之任也。

　　愿陛下托臣以讨贼兴复之效，不效，则治臣之罪，以告先帝之灵。

若无兴德之言，则责攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自谋，以咨诹善道，察纳雅言，深追先帝遗诏。

臣不胜受恩感激。

　　今当远离，临表涕零，不知所言。