OOSOOT管理系统规程.docx
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OOSOOT管理系统规程
文件名称
OOS、OOT管理规程
文件编码
SOP-ZL-01-061
编制依据
《药品生产质量管理规范》2010年版
编制人
审核人
批准人
编制日期
年月日
审核日期
年月日
批准日期
年月日
颁发部门
质量管理部
印制份数
生效日期
年月日
分发部门
质量管理部
目的 ：
建立OOS、OOT管理规程，便于及时发现检验过程中的异常现象，保证检验结果的准确性。
范 围：
物料以及产品的检验
责 任：
质量管理部主管、QA主任、QC主任、监控员、检验员。
内容：
内容：
1、定义：
1.1检验结果超标：
超出质量标准的检验结果（简称OOS结果）和超出趋势的检验结果（OOT结果）的统称。
1.2超出质量标准的检验结果（简称OOS结果）：
不符合既定的质量标准或接受标准的检验结果。
任何有OOS结果的产品都不能被放行。
1.3超出趋势的结果（简称OOT结果）：
此结果没有超出既定的质量标准或接受标准的限度，但已产生的适当数量的数据不符合正常的结果分布。
任何出现OOT结果的产品仍将要被放行。
OOT只是用于内部管理控制的目的。
2.职责：
2.1QA主管：
QA主管应确保本规程符合当地和政府的有关药品生产管理规范的要求；对由任何实验物料／产品产生的OOS结果做出质量决定；对调查进行监督，以确保进行了正确的调查及记录，且通知了相关部门。
2.2QC主管：
QC主管有责任就本规程的内容要求对检验员进行培训；确保检验员无论何时遇到检验结果超标情况，都要遵守本规程的要求；指导检验员按本规程的要求进行实验室内部调查；协助实施实验室以外的调查；确保进行了正确的调查及记录；确保报告所有的调查结果，且通知了相关部门。
2.3QC检验员：
QC检验员有责任发现检验结果超标情况后停止此检验并保存原始物料及试液，并在一天内通知QC主管，并在QC主管的协助下，参与执行本规程所描述的调查步骤。
2.4QA：
QA有责任发放和存档OOS报告并记录于记录本上；跟踪未完成的报告。
当OOS被确认后，发起并执行实验室以外的调查；评估此OOS结果是否影响到相关批次；定期对OOS结果及其调查进行回顾。
3.调查和处理程序：
3.1概述
3.1.1检验结果超标情况一旦出现，检验员应立即报告QC主管。
检验过程中的样品溶液应予以保存以备调查。
检验员及QC主管应尽快进行实验室内部调查。
3.1.2实验室内部调查包括对检验原始数据的评估、调查在检验中是否有实验室错误，（比如试剂的制备和实验操作或仪器故障发生等）。
调查的结果必须记录在OOS或OOT报告中，报告编号应记录于实验室记录中。
3.1.3整个实验室内部调查应于10个工作日内完成并交与QA部门。
如果超出此期限，应写有书面解释（附表一）。
3.1.4如果进行实验室内部调查后未发现有实验室错误发生，将此结果报告给QA，由QA组织进行实验室以外的调查。
3.2实验室内部调查
3.2.1检验数据的最初评估
一旦出现了超出质量标准或趋势的检验结果，检验员必须立即
A.记录结果
B.在一天内通知QC主管
C.在随时可能的情况下，保留原样品和样品制备溶液。
QC主管通知QA并申请一个带有文件号和日期的OOS/OOT表格，然后QC主管和检验员一起开始进行调查并填写记录。
在调查的最初阶段要评估实验室数据的准确性，再分析或在检测检测同一样品溶液以确认是否出现实验室错误或仪器的故障。
3.2.2预期的超标
如果结果超标是预期的（如稳定性试验），再分析或再检验同一样品溶液以确认是否出现实验室错误，以确认超标结果，然后不需再进行进一步的调查，可直接判为超标。
记录此事件于OOS表格中并保存相应的数据。
3.2.3非预期的超标
在某些情况下，QC主管据分析认为非预期的超标结果是可确认的，
则原始数据有效，结果可直接判定为不合格（如：
若干个样品均不合格，但确认样品及实验方法是正确的），将此记录于OOS表格中，不需进一步的调查。
除上述情况外，如果出现非预期的超标结果，应进行如下调查，但不局限于此（附表一）
A.已记录的数据：
记录的是否正确。
B.复查样品的标签和标识内容是否正确。
C.检查样品的制备是否正确。
D.确认检验方法和仪器参数是否正确，该方法以前的使用情况：
以前有问题出现过吗？
E.检查所使用文件的正确性并复查色谱，光谱，数额和计算。
F.接受标准：
是否符合所有系统的适用性的标准吗？
是否符合实验的接受标准吗？
那些数据是在趋势内吗？
G.检查是否使用了合适的玻璃仪器。
H.复查在分析时使用的试剂，培养基，稀释剂，化学药品及标准品和对照品。
I.检查使用的仪器和实验室系统是否处于良好的运行状态；同时也要检查校准和再校准日期及仪器维修记录。
J.复查同时进行检验的其他样品（如果有的话）。
K.确认分析员的培训记录。
3.2.4抄写错误
A.如果对检验结果超标的复查表明结果是由计算错误、抄写错误等造成的，则纠正错误并再次复核已改正的结果。
B.如果改正的结果符合质量标准及历史检验结果趋势，则记录并汇报结果。
C.此情况下不要求写正式的调查报告。
对检验员进行进一步的培训并/或复查检验程序来减少今后错误的发生。
3.2.5可识别的分析错误
A.如果调查表明结果是由实验室发生错误造成的，如：
实验不符合系统适应性或实验的接受标准（或不符合实验接受标准的一部份），观察到的技术/仪器的异常等，判定该实验是无效的，所有在实验最初阶段得到的受影响的检验结果是无效的。
B.如果评估清楚地说明原始样品的完成性存在问题（容器的是否完整/贮存过程是否适当/处理是否恰当，等等）或者原始样品结果不符合样品接受标准（如同在分析方法所规定的），那么检验结果是无效的。
C.如果所有接受标准都已经达到，但是怀疑实验室错误或设备故障，也需要在OOS调查阶段进行针对原始样品的调查性测试，以鉴别假设的实验室错误或设备故障。
对于仅为调查目的（以确认结果）而进行的原始样品的再检验或再分析是被允许的。
D.QC主管应批准对样品进行再检验，再检验可由任一检验员重复进行且一次，记录并报告再实验的结果。
E.如果最初的评估证明实验的接收标准和样品制备以及检测程序的要求是没有问题的，那么原始结果是被视为有效的。
再分析或再检验同一样品溶液以确认超标结果，并同时报告最初检验结果和再分析或再检验的结果。
最后判定检验结果为超标。
记录此事件于OOS表格中并保存相应的数据。
3.2.6不可识别的分析错误
A.如果调查未发现造成超标结果的原因，将此结果通知QA，同时将结果记录在实验室记录和OOS报告中并在需要时保留在批或工艺记录中。
B.QC主管需批准对样品进行再检验，再检验由原检验员对原有样品的超标项完全地重复实验两次。
如可能，指定第二个检验员或在分析时使用对照样品同时进行分析。
C.如果再检验的结果与原检验结果相同--仍然超标，则再检验结果和原检验结果均作为最终的报告结果。
样品检测结果判定为不合格。
D.如果再检验的结果符合标准，应对其历史趋势进行回顾，样品可判定为合格。
再检验结果和原检验结果均作为最终的报告结果。
E.如果第二个检验员或使用对照样品进行同时分析时找出了原检验的实验室错误，则只将再检验的结果作为最终的报告结果。
F.某些情况下需要重新取样。
重新取样应由质量控制部主管批准并记录。
只有在样品被认为不具有代表性、样品在分析实验中已经用完或有其它合理的原因时才可批准重新取样。
3.3微生物检验结果超标情况的调查
对于微生物检验结果超标的调查，仍需遵从以上的要求。
除了应遵从以上调查程序外，对于微生物检验结果的超标，建议进行以下项目的调查，但不局限于此
3.3.1确认使用了正确的微生物检验方法进行检验。
3.3.2确认分析员具有合格的检验资质。
3.3.3确认计算（如果有的话）是正确的。
3.3.4确认所有的培养基，稀释剂和检验设备的阴性对照结果是阴性的。
3.3.5确认所有培养基的质量检查是合格的。
3.3.6确认环境和压缩空气的取样过程是合格的。
3.3.7确认培养箱、超净台、灭菌锅和其它的实验室系统（如果有的话）已校正并运行正常。
3.3.8确认在同一时间段内所检验的其他样品是否使用了相同批的培养基，稀释剂和检验设备以及是否合格。
3.3.9复查历史数据来确认以前是否报告过相似的微生物问题。
3.4如需再检验，应遵从以下要求
3.4.1对于已在方法中或相关文件中规定了的再检验，则按其规定进行，不用按此OOS结果的调查程序执行。
3.4.2如果控制菌检验结果出现不合格，则不再检验，按一次检验结果报告。
3.4.3如果除控制菌以外的其它项不合格，则应进行再检验。
再检验不进行全检，只针对不合格项重复检验两次。
再检验可由原检验员或由第二个检验员进行。
最终结果以三次检验的平均值进行报告。
3.4.4统计学上的局外检验结果可用于微生物检验结果的分析，表明检验结果超出其他数据的范围之外并且被作废。
局外结果不适用于化学检验结果的数据分析。
3.5实验室以外的调查
应考虑在实验室调查完成之后，是否发起实验室以外的调查。
如需要，则根据样品的种类、用途、所涉及的范围来确定所调查范围和参与调查的部门，如质量保证、工程及生产等。
调查应正式和独立地检查所涉及的每个步骤，如生产过程中是否有操作错误等，直至得出结论。
3.5.1QA召集所有相关部门的主管以及其他职能部门人员开会讨论并进行调查，找出超标的原因。
在调查过程中，要考虑问题的涉及范围，比如是否涉及相同/不同产品的前几批或后几批；或依据超标的性质，可能需要将产品“待检”起来或进行额外的稳定性试验等。
将整个调
查的记录及报告于本文件所附的表格中（附表一）。
3.5.2调查后，相关部门主管应决定并落实行动措施，QA主管对措施及行动进行批准。
措施完成后，相关部门主管应在本文件所附的调查表中书写报告，此报告应由QA主管批准。
3.5.3调查全部完成后，所有文件应由QA存档。
3.6通知
对于已确认的失误事件，应通知公司领导和相关部门。
如果为原料的稳定性检验结果是OOS，则应通知问题原料的供应商。
培训：
培训时间：
40分钟
培训部门：
质量管理部
受训人员：
QA主任、QC主任、检验员。
变更历史
无
4．实验室调查流程图
样品
超出趋势，但符合质量标准
判定为不合格
判定为不合格
*记录于OOS报告中
*通知QA
*如需要，发起实验室外的调查
一次或全部再检验结果不合格
报告原检验结果和每次再检验结果
报告原检验结果和再检验结果
放行
可识别的错误
原实验员再检验二次
*记录于OOS报告中
*通知QA
*如需要，发起实验室外的调查
判定为不合格
预期的超标
实验室内调查
不可识别的实验室错误
再检验结果全部合格
执行调查
非预期的超标
不合格
放行
放行
改正错误
只报告再检验结果
再检验，合格
记录于OOS报告
放行
*记录于OOS报告中
*如需要，发起实验室外的调查
抄写错误
合格
OOS/OOT调查记录
1.QA登记:
报告号:
登记者:
日期:
2.实验室调查：
确认OOS结果的发现及向主管报告
检验员
质量控制主管
日期
日期
样品名称
批次
物料/产品代码：
样品类型（标示出一种）
原辅材料半成品成品
稳定性环境压缩空气其它:
稳定性实验条件（如适用）
温度:
℃;湿度:
%;
实验持续时间:
质量标准编号:
超标（趋势）项:
限度:
实际结果:
实验室调查的原因
超出质量标准超出趋势其它:
所涉及的原始记录
超标类型（标示出一种）
非预期超标（按调查项目）
预期超标（说明）:
调查项目
调查发现
1.抄写，计算
2.复查样品的标签和标识内容
3.检查样品的制备、稀释和实验方法
4.检查实验数据记录、计算、系统的适用性
5.检查是否使用了合适的玻璃器材
6.检查仪器参数是否正确
7.复查使用的试剂，培养基，稀释剂，化学药品及标准品和对照品
OOS/OOT调查记录
8.检查使用的仪器运行状态，校准和再校准日期及仪器维修记录。
9.复查同时检验的其他样品（如果有）
10.趋势分析评估
11.确认化验析员是否被培训
12.其它
实验室调查结论：
确认实验室错误（见上所述）。
原检验结果无效。
通过实验室调查未发现实验室错误。
其它：
检验员/日期：
QC主管/日期：
实验室行动计划
再分析再取样再检验
其它：
检验员/日期：
QC主管/日期：
实验室行动完成日期
检验员/日期：
QC主管/日期：
OOS/OOT调查记录
实验室调查总结报告
报告者/日期:
QC主管/日期：
质量管理部经理/日期
3.实验室外调查：
样品名称
批号：
物料/产品代码：
调查的发起
QA:
质量管理部：
日期
日期
所涉及的部门
制剂车间动力能源部库房
市场部其它:
调查项目
调查发现
调查者/日期
OOS/OOT调查记录
调查项目
调查发现
调查者/日期
调查结论
发现了错误（见上所述）
通过调查未发现错误。
其它：
QA/日期：
；被调查部门主管/日期:
；质量管理部/日期:
评估
此错误是孤立存在的，对其它无影响
此错误对其它有影响（详细描述）:
QA/日期：
；被调查部门主管/日期:
；质量管理部/日期:
OOS/OOT调查记录
行动
QA/日期：
；被调查部门主管/日期:
；质量管理部/日期:
行动全部完成日期
QA/日期：
；被调查部门主管/日期:
；质量管理部/日期:
调查报告：
报告者/日期:
部门主管/日期质量部/日期
4.调查超时（30天）的解释
部门主管/主管:
日期;QA:
日期
QA归档:
_______________________日期:
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