会议接待方案模板.docx
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会议接待方案模板
会议接待方案模板
导语：
接待工作在会议工作中是非常重要的环节，它在很大程度上引导了了会议氛围的形成。
以下是小编整理的会议接待方案模板，欢迎大家阅读参考。
1.会议接待策划方案 为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下：
一、会议主题：
待定
二、会议时间：
20xx年x月x日至20xx年x月x日
三、会议地点：
xxx酒店。
四、环境布置
（一）会场外区域布置
酒店外围环境：
灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。
（二）会场内主要区域布置
1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。
2、下榻酒店（酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅）布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。
五、会议内容
第一板块会议
（一）会议时间：
20xx年x月x日、x日、x日
（二）会议地点：
待定（200人会议厅）
（三）会议内容：
待定
（四）会议布置：
1）课桌摆放：
围桌式或者课桌式摆放
2）会议鲜花：
讲台花、胸花、桌花
3）会议用品：
白纸、签字笔、茶杯、纸巾
4）会场氛围：
水牌制作、背景喷绘画面（x日、x日）无线麦若干、背景音乐、X展架
（五）会后合影：
时间：
在会议结束前，告知大家不要急于离场，按序下楼，在指定地点合影留念。
地点：
凯宾斯基酒店外的阶梯上（阶梯取代椅子）
可以给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。
第二板块晚宴
（一）晚宴时间：
20xx年x月x日晚（具体时间待定）
（二）晚宴地点：
餐厅待定
（三）晚宴方式：
围桌形式或者自助餐形式
（四）晚宴布置：
室外：
空飘（8个）（空飘内容：
）、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板（酒店外及圆形大厅内）。
室内：
舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。
餐桌布置：
餐桌桌花、台签（晚宴安排内容介绍）
第三板块会议接待
（一）工作内容
1、会议流程策划;
2、编撰、印刷会议接待手册;
3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;
4、会议前期报名的接待、物品分发等;
6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;
7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;
8、提供机（车）票的订购服务工作;
9、提供专业接待人员服务工作;
10、根据需要，提供其他公务活动服务工作;
11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作;
（二）组织机构及职责
1、综合协调组工作职责：
（1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作;
（2）负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作;
（3）负责与组委会内部的全面对接工作;
（4）负责落实省市、组委会领导的接机（车）安排;
（5）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;
（6）负责接待服务手册的编制工作;2、接待服务组
工作职责：
（1）负责嘉宾的接机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。
（2）负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;
（3）负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务;
（4）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送机、车站安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机（车）票的订购;接待服务人员的组织领导;
（5）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。
（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）
（6）负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作;
3、服务保障组
工作职责：
（1）负责接待服务组的有关活动安排，如：
会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料（PPT）是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排。
（2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作。
第四板块会后考察
一、会后考察：
1、如果会议结束后，该会组委会有安排会议考察，请提前确认人数和线路。
我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。
2、如果会后考察属于自愿报名，酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。
（费用自理）
二、当地游览服务（20人或以上/车）（淡季报价）
1、东线一日游：
兵马俑，华清池，城墙，午餐价格：
298/人;2、西线一日游：
乾陵，永泰，法门寺文化景区午餐价格：
380/人;3、市内一日游：
城墙，碑林，大雁塔，午餐价格：
210/人;以上报价包含门票、车费、导游服务费及30元标准中餐一次4、东线二日游：
兵马俑，华清池，华山，3正1早，华山3星级住宿，缆车上下价格：
780/人5、北线二日游：
黄帝陵，壶口瀑布，延安宝塔山，纪念馆，枣园，杨家岭，3正1早，延安三星级宾馆住宿价格：
958人
以上报价包含门票、车费、导游服务费及三星级酒店住宿一晚30元标准正餐三次，20元标准早餐一次。
二、其他服务：
如果您还有其他服务需要帮忙，我们将为您提供更好的服务。
1、专业礼仪接待：
按照规格提供专业礼仪或者大唐礼宾卫队员。
2、可提供代订餐饮3、订票服务：
将提前收集各位参会嘉宾的返程信息，做以记录后，将机票定好后，通知各位订票嘉宾，告知可持身份证直接随送机人员前往机场。
接送机收费标准。
备注：
会根据客户航班到达时间进行统筹接机安排
2.商务礼仪会议接待方案 接待前准备：
1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具（火车/飞机），落实接站车辆车次，接站人员。
2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。
一、会议概况：
（一）会议时间：
20xx-1-10至20xx-1-12
（二）会议地点：
柳州饭店
地址：
柳州饭店
电话：
xxxxxxxxxx
联系人：
贾**
（三）参加会议人员:
总公司代表分公司各部门负责人，
二、活动日程（见日程安排表）
三、工作分工
成立会议筹备领导小组
组长：
贾**
副组长：
胡**
领导小组下设办公室，负责人***，具体负责整个会议期间的各项工作。
成员单位：
分公司人事部公关部
办公室下设材料组、会务组。
（一）材料组
负责人：
韦**
成员：
秘书处有关人员
职责：
1.领导讲话、主持稿、论文集
2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录
3.会议须知、日程表
4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表
5.制做文件袋、配记事本、笔、相册
6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签
7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆
（二）会务组
负责人：
欧**
成员：
总务处有关人员
职责：
具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。
1.车辆
负责人：
胡**
（1）会议抽调公关部秘书处轿车3台主要用于迎接代表团。
行政处2台轿车主要用于会务。
（2）各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。
（3）车辆市内用油由各出车单位自行解决。
（4）联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。
2.接站
负责人：
毛**
1月10日，各代表团报到当天，对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表，派车到车站迎接（由责任单位自制接站牌）。
具体分工：
负责人自行安排
3.纪念品
负责人：
贾**
（1）准备给白纪念品10份，以表感谢。
4.住宿
负责人：
贾**
（1）住宿。
会议代表统一住柳州饭店。
总代表安排单独住一标准间，其它代表2个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。
（2）宴请。
10日各代表团报到后，在饭店举行欢迎晚宴，拟请×座陪（摆牌）。
（3）要求。
会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。
5.参观、娱乐活动
（1）游览。
责任人：
麦**
负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动。
要求：
游览长负责培训3男3女既6名随车导游（拟从秘书部内挑选）。
（2）8月11日晚，举办联欢晚会。
责任人：
韦**
负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手，制定由各代表团参与的演出计划。
6.宣传报道
责任人：
麦**
（1）负责会议摄、录像工作。
（2）派摄影、录像记者各1人，全程跟踪服务（迎接、会议、游览）。
（3）将代表的照片装入相册，录像刻制光盘，在代表返程前交到代表手中。
7.医疗保障
责任人：
欧**
门诊部派1名医生全程保障。
备有关药品和紧急医疗器械。
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