费用报销管理实施细则XXXX年.docx

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费用报销管理实施细则XXXX年

报销管理实施细则

第一章总则

第一条本细则根据财政部《会计基础工作规范》、《企业内部会计控制—基本规范》的相关规定制定。

第二条本细则主要对员工在日常借款和费用报销方面的管理与控制进行规范，制定的原则是合法、合规、统一。

第二章日常借款管理

第三条凡需借支现金或支票者，须凭本人《借款审批单》领取。

第四条借款人员的范围，只限于本公司在编人员。

第五条备用金管理

一、申请备用金的条件

经常出差或经常发生费用支付的员工以及其他需要备用金事项的可以申请相应额度的备用金。

二、备用金的额度

备用金的额度由财务部门根据各部门的实际情况制定，原则如下：

（一）经常发生差旅费的各部门人员：

5000元；

（二）经常发生零星费用支付的人员：

1000元；

三、备用金借款的程序

符合申请备用金条件的员工填写《借款单》，所在部门负责人审批后，方可借支，并在财务部备案。

具体审批程序如下：

申请人→部门负责人→财务负责人→分管副总经理→总经理。

采用备用金制的员工，原则上不再另外借款，每次报销时予以补足备用金。

当使用备用金的员工不再符合使用备用金的条件或离职，应及时到财务部门核销备用金。

第六条一般借款管理

一、一般借款的条件

事前没有借备用金或已有借备用金，但即将发生的费用金额较大的员工，可以申请一般借款。

二、一借一清原则

一般借款应做到一借一清。

一借一清是指每一笔借款都必须在下一次借款之前结清，对报销金额小于借款金额的要返还余款。

三、一般借款的程序

（一）各项借款需根据预算开支范围和审批权限办理。

（二）借支资金需持经过审批的《借款单》办理，具体审批程序如下：

申请人→部门负责人→财务负责人→分管副总经理→总经理。

第七条经办人不得借支空白支票，必须在资金使用报告上注明日期、金额（或限额）、用途，收款单位名称、开户行及帐号，从出纳处直接领取支票。

第八条现金使用范围的规定

按国家有关规定，现金可在下列范围内使用：

一、职工个人的工资、各项工资性补贴；

二、支付给个人的劳务报酬；

三、支付各种抚恤金、学生奖学金、丧葬补助费；

四、支付出差人员必须随身携带的差旅费；

五、根据国家规定颁发给个人的科学、技术、文化、教育、卫生、体育等各种奖金；

六、各种劳保、福利费用以及国家规定对个人的其他支出；

七、结算起点以下的零星支出，现行规定的结算起点为1000元；

八、中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。

第九条借支的现金必须符合现金使用范围和预算开支范围和资金计划范围，凡超越资金计划范围的，须经部门（部门）负责人和分管副总经理审核、财务负责人复核、总经理核准。

第十条审核人员应严格审查每笔借款的用途、去处、日期等项目，如发现有违上述条款，应当指明并有权拒付。

第十一条借款销帐期限规定如下：

出差所借的现金应于返回后10个工作日内报帐；一般性现金借款应在事务完毕后10个工作日内清偿；所借支票应于10个工作日内报帐。

过期不清偿报账的，从经办人税后工资中逐月扣回；确因客观原因超过规定期限的，须经总经理预先批示到财务部门说明情况，可给予适当延期，但不得超过一个月。

财务部每月5日清理一次个人借款。

对截至5日借款超过1个月的人员，经财务部负责人核批报人事部核准后，扣发当月税后工资；丢失支票造成损失的，由支票丢失人承担所有损失。

第十二条超过（含）壹万元的大额现金提取需提前一天通知出纳。

第三章费用报销管理

第十三条财务办理费用审核、报销、提现时间为每周一、三、五全天。

第十四条经手人报销时必须分项目、用途填好《费用报销单》（报差旅费则填《差旅费报销单》），并在报销单后粘贴好费用单据，在合计栏写明所报费用的合计金额。

票据应梯形粘贴（每张票据的右端比上一张略长），不要超过粘贴纸的周延，不要覆盖其它票据的金额等重要信息。

第十五条经手人报销费用所取得的单据，必须是正式、合法、有效的原始发票，不得以白条、收据、报告代替发票（确实因为发票丢失，需向对方单位索取已丢失发票的记账联复印件，加盖财务章，并经总经理审批同意后方可报账。

事后对企业造成实际损失的，由责任人负责赔偿），发票上无时间、单位名称以及定额发票无财务（或发票）专用章，财务部不予报销。

审核后的发票，财务应盖核销章。

如果确实因特殊原因需要发生白条支出，需要预先向公司写申请报告，经部门经理和公司经理同意后产可交财务报销。

第十六条经手人必须在每张发票背面签字确认，部门负责人必须对各项费用进行严格审核，并在《费用报销单》上签字。

如果报销事项属于《资金使用计划审批表》范围之内的，填好《费用报销单》后，部门负责人审核，财务负责人批准即可报销；如报账金额超出请款范围或因特殊事项超标准的，需经分管副总经理、财务部门负责人审核，总经理批准方可报销。

第十七条委托财务先付款的，应取得该事项的合同或行政事业单位的缴款通知（应有对方单位合法、有效的公章），然后填写借款单，按程序审批好后交由财务部门办理。

经手人负有及时清帐的责任，即向对方单位取得发票并报帐。

收到发票时，不用再填“费用报销单”，直接拿发票报帐即可。

第十八条报账提现，只允许本人签收；报账销欠，由会计开收据给报账人备查，出纳无须在收据上签字。

第十九条费用发生后需及时办理报销手续，最迟不得超过出差返回后一个月内。

如无特殊原因，费用不得跨期报销，跨年度的费用报销最迟不得超过次年的1月1日。

第四章经常费用报销管理

汽车费用报销管理

第二十条汽车费用列支范围：

停车费、过桥过路费、燃油费、修理费、保险费、车船使用税、年票、养路费等费用。

第二十一条保险费、车船使用税、年票、养路费按相关规定购买。

公司公务用车、总经理、副总经理、主管部门等负责人等（经公司领导批准的）用车费用据实报销。

第二十二条公司公务车辆由办公室统一管理，每月发生的汽车费用需办公室预先请款，请款的审批程序为经办人→部门负责人→财务负责人→总经理。

在请款范围内的报销程序同第十六条。

但单次修理费超过1,000元需报办公室核准。

符合车辆使用改革方案的人员于次月初报销上月的使用费用。

通讯费控制和发放管理

第二十三条通讯费列支范围：

办公座机及因业务、工作需要而给予员工发放的手机话费等。

第二十四条通讯费使用原则：

严格审批、包干使用、限额报销。

通讯费包干使用的审批：

（一）公司领导班子成员、各部门负责人、项目班子正职的月度通讯费在公司规定的限额标准内按实报销。

其他人员月度通讯费经书面审批后，按审批标准报销。

（二）公司各部门所属人员月度通讯费限额标准由部门负责人在公司核定标准内提出意见，报公司领导审批。

（三）公司各直管项目经理部所属人员月度通讯费限额标准由各项目经理部提出意见，经公司办公室审核后，报公司领导审批。

公司确定各岗位人员月度通讯费标准为最高限额，审批人在公司确定的最高限额范围内要根据不同岗位人员的工作实际需要核定具体标准，不能一概套用最高标准。

月度通讯费最高限额表

岗位

月度报销

最高限额

岗位

月度报销

最高限额

公司总经理、党委书记

实报实销

公司部门正职（含主持工作的副职）

300

公司部门助理

100

大型、特大型项目经理

400

大型、特大型项目班子主要负责人

300

中小型项目经理

300

中小型项目班子其他成员

100

其他人员

50

总经理、主管生产及经营的副总经理、副总经理（总经理助理）、市场部部长超过发放标准的手机话费据实报销。

第二十五条手机话费每月统一发放，由本人办理缴费。

差旅费报销管理

第二十六条差旅费列支范围：

因业务、工作需要经批准出差人员的住宿费、往来交通费、出差地交通费、伙食费等费用。

第二十七条出差人员的住宿费实行限额凭据报销，按实际住宿天数计算报销。

出差人员按规定的等级标准乘坐交通工具，限额凭票报销。

标准如下：

项

等级标准目

职务

火车

轮船

飞机

其他交通工具（不包括市内交通）

住宿费限额标准（元）

公司总经理、副总经理

软席

二等舱

总经理审批

按实报销

300

部门正职、项目正职（经理、书记）、

硬席

三等舱

 总经理审批

按实报销

200

其他人员

硬席

三等舱

 总经理审批

按实报销

150

职工到公司所属项目部出差，原则上安排在项目部免费住宿。

项目部无住宿条件的，应在规定限额标准内对外安排住宿，住宿费用由项目部检据报销；到其他地区出差的，出差住宿费在规定的限额标准内由项目负责人或公司分管领导签字后报销。

第二十八条伙食补助费和市内交通费报销规定如下：

乘坐车（船），从晚8时至次日晨7时乘车（船）6小时以上的，或连续乘车（船）超过12小时的，出差途中按50元/天补助，连续超过24小时，按两天计发，依次类推。

职工（不含专职司机）到外地出差，给予20元/天补助。

属于出差没有住宿发票的，每人给予60元/天补助（含伙食和市内交通费）。

到外地参加会议和各种培训班的人员，由主办单位统一安排食宿的，会议和学习期间的住宿凭据报销，不执行相应的住宿包干标准，不计发补助费。

职工到外地参加各种培训班时间在30天（含30天）以内的，按每人20元/天标准计发补助费（含伙食和市内交通费）；时间超过30天的，超过的天数减半计发补助费。

统一安排食宿的不执行相应的住宿包干标准，不计发补助费。

第二十九条出差及报帐规定：

一、认真贯彻“勤俭办外事”的方针，严格执行各项费用开支标准。

二、凡出差人员出差前须详细填写《外出办事申请表》，报销时一并附上。

三、出差期限以出差报告单上事先注明的为准，凡超过期限应予说明，几人同一批出差的，须在报告中写清同批人员的姓名，不同部门要复印报告分别报销以落实预算。

四、出差审批：

部门以下人员需经本部门负责人或分管副总经理批准；公司部门负责人以及副职领导需经总经理批准。

五、差旅费借款审批：

参照日常借款审批流程。

七、出差人员报账时，必须分项目用途填好《差旅费报销单》并在其后附上每张经自己签名、合法有效的发票，分明细、分类合计并在“合计”栏写明费用合计金额。

八、出差人员出差时间，以机票或车票上的日期为准。

九、出差过程中因工作需要而进行的宴请、送礼等费用，作为交际应酬费报销，不得作为差旅费报销。

十、由机场的往返大巴票可以报销。

第三十条因工作需要到外地参加会议、培训学习、进修的人员，差旅费仅指往返交通费，其它包括会务、培训、学习、资料、餐饮、住宿等费用按主办单位收费发票在会务培训费预算中支付，头尾两天按补贴标准的50%计算，其他不给予伙食费、电话费和交通费补助。

交际应酬费报销管理

第三十一条交际应酬费列支范围：

因业务、工作关系需要经批准对客户进行招待餐、住宿、宴请及交往活动所发生的费用。

第三十二条礼金、礼品

一、过年、过节因经营需要安排礼金、礼品的由项目或部门商定提出建议稿，报公司审批后方可安排。

二、日常工作中，因经营需要安排礼金、礼品需先汇报，经批准后方可安排。

任何形式的礼金、礼品都必须严格控制数量及价值，不能超越法律允许的范围。

第三十三条招待用餐

一、所有经营招待必须汇报批准后方可安排。

二、一般经营用餐的餐费，4人以内的控制在人民币以内，8人以内控制在人民币以内，超过8人按每人标准控制。

三、超标招待必须先汇报批准后方可安排。

四、经营招待本公司一般有二人同时参加，即一人经办，一人证明。

第三十四条娱乐休闲

1、因经营需要开展娱乐休闲活动的必须先汇报批准后方可安排。

2、安排娱乐休闲活动场所必须是守法经营场所，并且所安排活动不能违反法律规定。

3、所有安排的活动必须严格控制接待人数、接待规格，内部必须有人证明相应事项。

第三十五条报销

1、礼金、礼品每发生一次报销一次，而且必须在发生后一周内报销冲账。

2、经营用烟机关由公司办公室，项目由项目专管人员负责采购，每半个月必须报销冲账一次，不得向后拖延，拖延者不报销，由经办人承担。

3、经营用餐每半个月必须报销冲账一次，不得向拖延，拖延者不报销，由经办人承担。

报销时要注明时间、地点、所请人员、原因及证明人签字，凡没有汇报而发生的不予报销。

4、娱乐休闲费每半个月必须报销冲账一次，不得向后拖延，拖延者不得报销，由经办人承担。

报销时要注明时间、地点、所请人员、原因及证明人签字，凡没有汇报而发生的不予报销。

办公费报销管理

第三十六条办公费列支范围：

用于员工日常办公所开支的费用，包括办公用笔、笔记本、传真机墨盒等小型办公软件、茶叶、邮递费等。

第三十七条办公费开支标准：

办公费实行年度总额控制，每人每月100元限额。

第三十九办公用品由办公室统一采购和管理，并根据实际领用计入各部门费用。

第四十条日常办公用品购回后须办理入库手续，各部门领用时须办理领用手续。

第四十一条日常办公用品报销手续：

一、经手人、批准人签名的正式、原始发票和仓库管理员签名的验收入库单，二者缺一不可。

二、办公桌、椅、沙发、计算器等2000元以下的耐用消费品各部门要进行登记，明确保管责任人。

三、业务书籍、资料须有专人保管、验收。

四、在预算范围内购买价值2000元以上，使用年限1年以上的固定资产，须经总经理批准。

购入、入库之后，还应到资产管理部门办理固定资产卡片，报帐时一同附上。

第五章材料费用报销管理

第四十二条为进一步规范公司项目物资管理工作，实现项目物资管理工作的规范化、标准化，提高项目物资管理工作的效率和水平，促进公司项目物资管理工作不断提升，特制定本办法。

材料计划管理

（一）工程进场一个月内，项目应及时提报所需的大宗材料总计划、月计划，计划必须经过严格审核，准确、有一定的预见性，签字手续齐全。

（二）项目材料组长及时对现场物资进行盘点，平衡利库后，提报物资需用计划，严禁项目无计划采购物资。

材料采购管理

（一）由项目部自行采购的所有材料，必须签订采购合同，内容完整，有相关责任部门会签记录，并由项目经理审核，报公司办理汇签审核手续。

（二）项目所有物资的采购严格执行公司物资招（投）标管理办法，并将招（投）标结果上报公司。

（三）项目自行采购物资必须在公司授权范围内，不得超越权限；

材料报销管理

所有进场材料报销必须凭《收料单》、采购合同、采购全额发票才能办理报销手续。

第六章费用请款报销审批权限

第四十五条每月发生的费用需提前请款，填制《资金使用计划申请表》并执行如下审核程序：

部门负责人（或分管副总经理）签署确认，财务部复核，总会计师审核，总经理批准。

第四十六条如合同金额或单次消费超过十万元的，需经采购办会签，审核流程如下：

部门负责人（或分管副总经理）签署确认，采购办复核，总会计师审核，总经理批准。

第四十七条在批准的《资金使用计划申请表》范围内的费用报销审批程序如下：

部门负责人（或分管副总经理）签署确认，财务部复核，总会计师核准。

第四十八条计划外及超标准的费用报销审批程序如下:

部门负责人（或分管副总经理）签署确认，总会计师核准,总经理批准。

第四十九条公司副职领导的费用需总会计师或总经理审批。

第七章附则

第五十条所属各公司的费用报销标准在在不高于上述标准范围内可自行制定。

第五十一条本细则由公司财务部负责解释，自实施细则发布之日起执行，与此相关的原制度或规定同时废止。