高速公路工程竣工资料档案编制管理办法.docx

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高速公路工程竣工资料档案编制管理办法

山东省济南至东营高速公路工程

竣工资料档案编制管理办法

山东省济南至东营高速公路项目建设办公室

二〇一四年五月

第一章总则44

第二章组织与职责45

第三章术语46

第四章竣工文件的收集47

第五章竣工文件的整理与组卷51

第六章竣工档案案卷构成及质量要求93

第七章竣工档案的管理与保存113

第八章会计财务档案114

第九章其他档案114

第十章附件115

第一章总则

第一条为保证济南至东营高速公路工程竣工文件的编制标准统一、规范系统和完整准确，保证工程项目档案内在质量，根据交通运输部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发〔2010〕382号）、《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发〔2010〕65号）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）和《山东省高速公路施工管理标准指南》结合本项目建设的具体情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于济南至东营公路工程竣工文件材料的立卷归档管理工作。

第三条本办法所称的竣工文件材料是竣工验收的基础资料，来源于项目建设的全过程，反映项目建设客观状况和规律的信息，它包括自立项审批（核准）至竣工验收过程中直接产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。

本办法所称的档案是指按照组卷要求，经系统整理并归档的文件材料。

第二章组织与职责

第四条山东省济南至东营高速公路建设项目办公室根据统一领导、分级负责的原则，对济东高速公路工程建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受上级业务部门的检查和指导。

第五条山东省济南至东营高速公路建设项目文件材料立卷归档工作实行项目法人负责制。

项目法人（建设单位）做好自身形成的项目文件材料的收集、整理和对设计、施工、监理、咨询等单位负责的项目文件材料的收集、整理工作的组织、协调和监督、指导；将项目文件材料立卷归档工作纳入各相关单位合同及监理工作内容，与工程建设同步管理，按照竣工资料编制管理办法，实行预立卷制度，保证项目文件材料立卷归档的及时、完整、准确、系统和安全。

监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。

第六条各参建单位应把项目文件材料的立卷归档工作纳入工程建设管理工作中，分别成立以各单位项目负责人为组长的档案工作领导小组，配备专职档案管理人员，并保证其稳定；明确各单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求，按规定及时做好项目文件材料的整理归档和移交工作。

第七条在项目交工验收前，省项目办将组织相关单位对各参建单位竣工文件材料立卷归档工作进行预验收，并提出预验收意见。

在项目交、竣工验收时，交通主管部门的档案机构派人参加，并提出档案验收意见。

在项目竣工验收前，交通主管部门的档案机构派人组织进行档案专项验收，并出具验收合格意见。

第三章术语

第八条术语

案卷：

由互相联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。

立卷：

按照一定的原则和方法，将文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

卷内目录：

案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。

卷内备考表：

说明案卷内文件材料状况的表格。

档号：

档案的编号，其中包括项目代号、案卷分类号和案卷号。

建设工程文件：

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、管理文件、监理文件、施工文件、检测和咨询文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

工程准备阶段文件：

工程开工以前，在项目立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

管理文件：

建设单位在工程施工过程中进行工程管理形成的文件。

监理文件：

监理单位在工程施工和缺陷责任期监理过程中形成的文件。

施工文件：

施工单位在工程施工过程中（施工准备阶段、施工阶段、缺陷责任期阶段）形成的文件。

检测和咨询文件：

省项目办委托的第三方检测单位、咨询单位在工程实施过程中从事检查、咨询工作形成的文件。

竣工图：

工程完工后，真实反映建设工程项目施工实际造型和特征的图样。

竣工验收文件：

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

项目名称：

济南至东营高速公路工程。

第四章竣工文件的收集

第九条凡是反映与济东高速公路工程建设项目有关的重要活动，从项目规划、立项、勘察设计、招标、施工到竣工全过程中形成的，具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入工程成套档案。

其归档范围按交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发〔2010〕65号）中附件2《公路工程项目文件归档范围》执行。

第十条工程文件材料必须按文件材料自然形成的规律和成套性的特点，整理要按科学分类、编排有序，便于保管、利用和可追溯的原则，按照形成的不同阶段、施工工序先后顺序由形成材料的单位负责及时收集、整理、归档。

第十一条工程文件材料按下列分工收集与整理。

工程文件材料收集归档责任分工按照交通运输部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发〔2010〕382号）中附件1《公路建设项目文件材料收集归档单位》执行。

具体如下：

1、工程项目管理性文件、计量支付和交、竣工验收阶段形成的文件材料，由省项目办负责组织收集整理组卷。

包括：

项目建议书及批复；工程可行性研究报告及批复；各阶段设计的审批文件；招标投标与评标文件，合同协议；针对本项目质量控制、进度控制、费用控制和安全管理等管理性文件；质量、安全监督申请及批复文件；交工验收报告、交工证书、竣工验收鉴定书；竣工决算及工程审计、环保、档案验收等报告。

2、征地拆迁文件和有关图表由市项目办负责收集整理组卷，向省项目办移交。

包括上级主管部门和当地政府关于征地拆迁工作的文件；征用土地报批文件及红线图；征地拆迁费用批复及会议纪要；征地拆迁合同及补偿协议；土地证；征用土地数量一览表、取土场及其他征地一览表、公路实际用地图、各种拆迁物一览表及费用审核资料等。

由当地政府或有关单位提出的变更或市项目办批复的变更的竣工档案文件由市项目办收集整理，移交省项目办组卷。

3、公路工程勘察设计文件由勘察设计单位负责收集、整理组卷，向省项目办移交。

包括：

地质勘察资料、总体规划设计、初步设计、施工图设计、工程概预算等文件材料、设计交底、变更设计图纸等。

4、公路工程施工准备阶段、施工阶段、缺陷责任期、保修期形成的文件材料，由各施工标段负责收集、整理、组卷。

包括：

质量控制、计划管理、合同管理、费用管理、工程变更等文件。

开工报告、施工组织设计、施工计划、试验段总结报告、首件工程资料、施工日志、重要会议纪要。

省项目办提交的基准点文件、测量记录及批复资料等。

原材料出厂证明、成品半成品出厂证明和各种试验记录等。

单位、分部、分项工程质量检验报告单、施工检查、检测表及工程质量评定。

省项目办对某一或某一部分施工单位下达的工程管理文件或批复文件。

重大质量事故处理和施工中遇到的非正常情况记录。

竣工图纸、施工过程中形成的声像资料。

5、监理工作形成的监理文件材料由各监理单位负责收集整理组卷。

包括：

监理单位与省市项目办、施工标段之间的有关质量、进度、费用、安全、环保，以及合同管理的往来函件和报告等。

其中依据性文件如监理规划（或监理大纲）、监理实施细则等；合同管理性文件如监理工作指令、开工令、临时停工令、复工令、备忘录、会议纪要、监理日志（记）以及与有关单位的来往文件等；工作性文件如工程质量、费用、进度、安全、环保控制、工程变更、合同管理（含价格调整、分包管理、争端处理、索赔与延期处理等）、监理月报；监理独立检查、抽查的标准试验、平行试验和质检资料。

由施工单位提出变更的竣工档案文件由总监办负责收集、整理，移交省项目办组卷。

6、业主委托的第三方检测和咨询单位工作中形成的文件材料由检测、咨询单位负责收集、整理，移交省项目办组卷。

7、数码照片由相关单位分别整理组卷，并应刻录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出纸质照片与说明一并整理归档；照片档案的整理应符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）要求。

8、电子文件及纸质文件数字化的形式和保存由相关单位分别整理组卷，并应符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18994-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求。

第五章竣工文件的整理与组卷

第十二条组卷要求

1、组卷要遵循公路工程文件材料的自然形成规律和项目档案的成套性、连续性、系统性的原则，保持案卷内文件材料的系统联系，科学分类，便于查找和利用。

2、案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须真实、准确、齐全、完整，且做到手续完备。

3、案卷内文件材料的制作和书写，原则上除原始记录资料可书写外，其余所有文字说明、表格均应打印。

卷内文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，纸张便于长期保管，表格统一规范（文字、表格A4或A3，图纸A3）,禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不能长久保存的书写工具书写，凡由易褪色书写材料制成的文件材料（如：

复写纸、传真纸），应复印保存，且要求原件（传真纸、复写纸）在下，复印件在上。

4、案卷内不应有重份文件，卷内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件在归档过程中允许有一定数量的重复。

5、各单位主要对本单位形成的与本工程项目有关的文件进行整理、归档。

监理单位和施工单位若有相同档案资料，应由施工单位为主负责整理归档，以减少档案资料重复归档。

6、竣工文件分为正本和副本。

正本为各种资料原件，副本可为复印件。

正本除在竣工文件中各卷重复使用且无足够数量原件而使用复印件外，其余均应为资料原件。

禁止原件、复印件混存。

7、立项审批阶段文件材料根据审批事项的内在联系结合问题分别整理组卷，并将审批意见的支持性文件、专家审查意见同时归档整理。

8、勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷，并将审批阶段专家审查意见、勘测等基础文件、电子文件（可转为PDF格式）同时归档整理。

9、招、投标和合同管理文件按照招投标工作程序及合同内容，分别整理组卷，并将招标信息发布资料（刊登报纸、网上信息）、专家抽取和专家打分签字资料等同时归档整理。

10、项目准备阶段文件按办理事项结合问题分别进行整理组卷。

11、省市项目办在工程管理过程中产生、需归档的质量控制、安全管理、计划进度管理及费用控制方面的文件材料，能区分标段的，则以标段为单位，结合问题，分别进行整理；不能区分标段的，则按问题分别进行整理。

工地例会会议纪要按形成时间进行整理，专题会议按专题进行整理。

12、变更文件以标段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表（见附件11《设计变更文件与竣工图档号对照一览表》）。

13、计量支付报表与附件、计划进度报表按照标段结合时间分别整理组卷。

14、施工文件以标段为单位，分别收集、整理和组卷。

（1）标段总体开工报告、总体施工组织设计、施工进度计划、总体技术交底、总体图纸会审、施工定位、复测、施工日志、设计变更、标准检测或工艺试验分别按标段结合问题集中整理组卷。

（2）各种原材料、成品及半成品合格证书、施工记录、检验、配合比设计、试验报告等质量保证文件属分项工程专用的必须按分项工程组卷。

不能具体到分项工程的，如单位工程共用的，按单位工程，以产品种类结合批次分别进行整理；如分部工程共用，则按分部工程分别组卷。

除此之外，可以标段为单位分别集中整理组卷。

（3）标段各单位、分部、分项工程质量评定表应归入其单位、分部、分项工程整理组卷，同时标段各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按标段集中整理组卷。

（4）标段各单位、分部、分项工程开工审批文件、质量保证资料，抽样检测资料，中间交工资料，以及就本单位、分部、分项工程质量控制问题的有关往来文件、工作指令、整改报告，应相应归入其单位、分部、分项工程整理组卷。

（5）并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表。

15、监理文件组卷

（1）监理文件包括监理大纲、监理规程、监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要等依据性文件、合同管理文件、计划进度控制文件、工程质量控制文件、安全管理文件、费用控制文件、工程技术管理文件以及与各参建单位的来往函等由监理单位按问题分类整理组卷。

（2）监理质量评定资料应以标段为单位，按单位、分部、分项工程分别进行组卷整理，其质量评定得分加权后相应归入标段交竣工验收质量得分。

（3）监理独立抽检资料以标段为单位，按单位、分部、分项工程分别进行整理。

同时原材料抽检资料复印件相应归入施工标段单位、分部、分项工程原材料自检资料之前进行归档整理。

（4）旁站监理记录按标段整理组卷，监理日志（记）按监理机构和形成时间整理组卷。

16、避免重复归档

（1）分项工程开工申请批复文件由施工单位归于相应分项工程，监理单位施工期间存查，完工后不再整理组卷。

（2）普发性管理文件（如质量、进度、安全、环保、廉政）按照谁制发谁归档的原则进行。

（3）针对某一标段，某一分项工程或某一事件（如原材料的确认）的管理性发文，相关标段和制发单位都应归档，便于相关责任的界定。

（4）工程合同文件（施工合同、检测合同、监理合同、安全、廉政合同，招标文件、技术规范等）由省项目办统一归档，其他单位只做留存。

（5）计量支付和最终计量支付文件由省项目办结合会计财务档案要求，按标段分别进行整理归档，按时间进行排列。

17、工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。

第十三条卷内文件材料一般文字材料在前，图表在后，按照形成时间顺序排列。

具体要求如下：

1、立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

2、设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

3、工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。

4、项目办及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。

5、施工文件质量保证材料，单位工程按路线统一的里程桩号，由小到大依次排列（施工阶段形成的案卷依路线前进方向，按照路基、路面、桥梁、涵洞、交叉工程、隧道工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排列）。

分部工程按照自下而上、先左后右的顺序排列。

分项工程按开工申请及批复，施工测量放样，质量、安全技术交底，该分项工程的往来文件、监理指令，配合比试验及批复，原材料质量保证资料，施工质量检测记录，质量评定资料，中间交工，以及施工工艺总结（如果有）的顺序排列。

6、设备安装及调试文件按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等依次进行排列。

7、科研课题文件材料按照准备立项、研究试验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

8、房建项目按依据性材料、地质勘察报告、工程设计、各专业施工文件与图纸（含土建、机电安装、消防等）依次排列。

9、竣工图按专业，结合图号依次排列。

10、标段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结一次进行排列。

11、声像资料按《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的要求组卷。

一般以一组照片为单位填写文字说明（分组说明），表示一组照片的内容基本上反映同一组题材。

录像材料要将文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人）贴在背面上，并在卷脊处逐盒编号，标明带长及年、月、日，并逐张编号，填写卷内目录。

12、监理文件旁站记录、平行试验及独立抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。

监理日志按照监理机构和日志形成的时间依次进行排列。

13、计量支付文件及计划进度报表以标段为单位，按时间依次进行排列。

14、试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序依次进行排列。

第十四条省市项目办竣工档案编制与组卷要求

档号：

jd·1-×××

项目法人建议书及审批文件；可行性研究报告及审批（核准）文件；可行性研究报告的评估及行业主管部门对可行性研究报告的审查意见；专家对可行性研究报告的评审文件；环境影响评价报告书及批复；地质灾害评价及批复；项目用地预审意见；压矿报告及批复；水土保持方案及审批文件；文物调查、保护、矿产资源调查等文件。

组卷要求：

以工程项目为单元和审批事项内在联系分别整理组卷。

档号：

JD·3-×××

1、建设用地办理文件

建设用地选址意见及红线图（征用土地批准文件）；建设用地申请及批复（建设用地呈报表）；占地图及土地使用证。

2、征地拆迁文件

上级主管部门、当地政府关于征地拆迁工作的文件；征用土地合同、协议，征用土地数量一览表；取土场及其它征地一览表；公路实际用地图，包括主线占地及其他永久占地、取土场占地平面图；拆迁建筑物一览表；拆迁电力、电讯及其他管线一览表；树木补偿一览表；被交道接线工程一览表；增打灌溉井一览表；合同外结构物一览表等；征地拆迁会议纪要；征地、拆迁合同及补偿协议；供电、供水、通讯、排水、供暖、供气等协议书；施工许可批准文件。

3、技术规范的补充文件和修改文件；质量监督申请书及质量监督通知书；建设前原始地形、地貌状况图、图片。

组卷要求：

按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。

上级主管部门、当地政府关于征地拆迁工作的文件，按问题、重要程度、时间顺序分类排列组卷；征用土地报批文件及红线图、征地拆迁会议纪要及土地证，以工程项目为单元分别组卷；征地、拆迁补偿和协议书以乡（镇）为单元组卷。

4、工程管理文件，包括就质量、安全、进度、费用控制管理文件；质量监督相关文件；会议纪要；计划进度报表；科研；新技术应用资料；声像资料；第三方检测、咨询文件。

组卷要求：

行政管理文件：

上级交通公路主管部门在项目实施过程中的指示、规定和制度等；省市项目办关于安全生产管理、廉政建设等制度和文函；（专题）会议纪要、内部工作计划、简报（快报等）；建设管理过程中形成的工作总结、工作报告、会议材料汇总；省市项目办下发的工程建设管理办法、检查考核办法等；省市项目办职责、各部（办）职责，工程建设管理过程中形成的有关规章制度。

组卷要求：

按问题、重要程度分类，按时间顺序排列组卷。

质量安全控制文件：

对工程质量安全控制的提示、通知、通报和指南等。

组卷要求：

以时间或标段为单位按问题分类排列组卷。

计划进度控制文件：

对总体、年度、月份计划或“百日大干”等计划的执行情况；对总体、年度、月份计划进度的审查、监督、调整情况；有关计划、进度方面的文函和图表。

组卷要求：

以时间或标段为单位按问题分类排列组卷。

投资控制文件：

工程概、预算及审批文件，按问题分类组卷。

关于投资控制方面的其他文件，按问题组卷。

质量监督相关文件单独整理归档，并要求相关后续文件闭合。

会议纪要按照问题结合时间分别整理组卷，

计划进度报表按标段结合时间分别整理组卷。

5、科研资料，包括课题报告、任务书、批准书；协议书、委托书、合同；研究方案、计划、调查研究报告；实验记录；实验分析、计算、整理数据；阶段报告、科研报告、技术鉴定按照问题和时间分类进行整理组卷。

6、新技术应用资料；第三方检测、咨询文件按照问题结合时间分别整理组卷。

7、工程项目准备阶段和交、竣工验收阶段及工程管理过程中形成的声像档案。

包括国家、部级领导人视察本工程项目时的录音、录像带（母带）及照片；省、市及交通公路主管部门的领导人视察、检查本工程项目时的录音、录像带（母带）及照片；本工程项目建设的重大活动，如：

招投标仪式、承发包合同协议的签约仪式及重要会议等形成的声像资料；本工程项目建设过程中的关键施工现场的录音、录像带（母带）及照片按照问题分类进行整理组卷。

档号：

JD·6-×××

交、竣工验收文件，包括档案、环保、劳动安全卫生、消防、规划、交工、竣工等验收文件；各参建单位工作报告，工程交接表；质量监督报告，鉴定报告；试运行记录等文件。

组卷要求：

按照类别结合形成文件的时间和检测观测记录及报告，缺陷整改情况，各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。

档号：

JD·7-×××

工程招投标期间形成的有关文件和合同协议书。

包括勘察设计招标文件、投标书和勘察设计合同；施工招标文件、投标书和施工承包合同；监理招标文件、投标书和监理服务协议；检测服务招标文件、投标书和检测服务协议；保险招标文件、投标书和保险协议等，以及定标及招标会议纪要。

组卷要求：

分别以标段为单位进行排列组卷。

档号：

JD·8-×××

资金管理文件，包括支付报表；工程变更，包括上级交通主管部门和省市项目办在项目实施过程中批复的变更文件及附件（相应的变更图纸）；决算及决算审计文件。

组卷要求：

计量支付报表与工程量确认单按标段结合时间分别整理组卷。

变更文件以标段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷。

工程决算及决算审计文件按照项目整理组卷。

具体包括以下资料：

1、工程竣工决算

（1）工程竣工决算总费用由勘测设计费、征地拆迁费、建设单位管理费、工程监理费、工程质量监督费、工程科研费和建筑安装工程费等组成。

（2）工程竣工决算应按交通运输部《交通基本建设项目竣工决算报告编制办法》和《公路建设项目工程决算编制办法》编制。

（3）工程竣工决算由省项目办在交工验收后负责组织编制，竣工验收前编制完成，各施工标段负责所属工程建安部分竣工决算表的编制。

其文件内容包括工程竣工决算编制说明、建设项目工程竣工决算汇总表和各标段工程竣工决算表等。

（4）工程竣工决算应根据下列资料进行编制：

①经交通主管部门批准的设计文件，以及批准的概（预）算或调整概（预）算文件；

②招标文件、标底（如果有）及与各有关单位签订的合同文件；

③建设过程中的文件及有关支付凭证；

④竣工图纸；

⑤其他有关文件、资料、凭证等。

2、财务竣工决算由省项目办财务部门按交通运输部及国家有关规定单独编制。

第十五条设计单位竣工档案编制与组卷要求

档号：

JD·2·××-×××

初步设计及审批文件、专家审查意见及审查会议纪要。

施工图设计文件及审批文件，包括总体规划设计。

审批的各阶段设计及有关文件：

初步设计文件及批复文件；技术设计及批复文件；施工图设计及批复文件。

审批的设计往来文件：

设计中重大技术问题的往来文件、专题会议纪要；与初设批准机关、业务主管部门及有关专家的往来文件；科学试验资料；重大工程变更及其论证资料。

设计评定、鉴定及审批。

公路用地图。

工程勘测、设计基础资料：

工程地质、水文地质、水文、气象及地震原始资料；工程地形地质测绘报告及重要测绘计算；勘察设计、勘察报告；重要土岩样说明；经济调查报告和选址、选线报告。

组卷要求：

按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。

总体规划设计和初步设计、施工图设计及其批复文件以建设项目为单元组卷；招标文件中的初步设计或施工图设计、设计问题回复单及相应的工程变更设计图纸以标段为单元组卷；工程地质勘察报告，以标段为单元组卷。

第十六条监理单位竣工档案编制与组卷要求

档号：

JD·4·××-×××

工程项目建设监理工作内容包括施工质量控制、施工进度控制、施工投资控制、合同管理。

其文件管理大致可分为监理依据性文件、合同管理文件、工程质量、安全、计划进度、费用控制文件，以及平行试验、独立抽检资料监理旁站、监理日志等。

为了便于操