邯郸市永年区档案局责任清单.docx
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邯郸市永年区档案局责任清单
邯郸市永年区档案局责任清单
一、部门职责登记表
序号
主要职责
具体工作事项
责任科室 及联系方式
备 注
1
对全区档案事业实行宏观管理；编制档案事业中长期发展规划、年度要点并监督实施；指导、检查、协调档案业务工作。
拟定档案事业中长期发展规划、年度工作制度。
办公室
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加强对档案工作的监督检查。
办公室
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推进机关档案目标管理工作。
办公室
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2
研究起草档案工作各项制度，组织档案科学技术和理论研究，推进全区档案工作的科学化、标准化和现代化建设。
拟订档案工作规章制度，经审批后组织实施。
办公室
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承担档案业务建设的调研、基本情况的统计分析工作。
办公室
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承担档案科研和档案工作新技术推广工作。
办公室
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3
制定全区档案工作人员队伍建设规划，组织档案专业教育和档案干部培训工作，协助做好档案专业技术职务评聘有关工作
制定全区档案工作人员队伍建设规划
办公室
6856562
承但档案人员的业务培训和档案专业技术人员继续教育工作。
办公室
6856562
协助做好档案专业技术职务评聘有关工作。
办公室
6856562
4
负责档案宣传工作，统一管理全区档案资料的对外交流，协调全区档案工作中的外事活动。
加强档案法律法规和档案工作宣传，为档案工作营造良好环境
办公室
6856562
5
统一管理馆藏档案，保守党和国家机密，维护档案完整，确保档案资料安全。
负责馆藏档案资料检索工具的编制、管理和使用工作
档案管理科
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负责档案库房的统一管理，确保档案安全
档案管理科
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全区重要档案抢救保护
档案管理科
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6
负责接收区直机关、乡镇机关及有关企事业单位档案，并进行系统化整理；调查、征集与我区有关的档案资料和我区重大活动形成的文件资料
负责馆藏档案资料的保管、整理、统计、鉴定和定期检查
档案管理科
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负责接收区直机关团体、事业单位的档案资料及对进馆档案的质量检查验收
档案管理科
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承担区级社会上各种重大活动、重要档案资料和名人档案的征集、收集工作。
档案管理科
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承担非国有档案因安全原因的收购或征购工作。
档案管理科
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承担接收破产、改制、撤销国有企业事业单位档案资料。
档案管理科
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7
负责全区档案信息开发、编辑出版、规划和管理，发挥档案信息资源作用，为社会各方面提供服务。
承担馆藏档案资料的提供利用工作。
档案管理科
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承担对已满保管期限档案的鉴定和档案开放前原密级文件的调整及限制件审定工作。
办公室
档案管理科
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承担提供政府公开信息、已公开现行文件查阅的接待利用及查询服务
办公室
档案管理科
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承担档案信息资源开发，档案史料编辑研究、档案史料陈列展览等档案文化建设
办公室
档案管理科
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8
运用现代化技术手段保护和管理档案。
承担电子文件管理和档案信息化建设的规划、标准和规范性文件的制定、组织实施和技术指导工作。
档案管理科
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组织实施区档案馆档案数字化工作
指导全区数字档案室建设
档案管理科
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监督指导全区档案信息系统安全防护工作
档案管理科
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监督指导和组织实施全区档案登记备份工作
档案管理科
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监督指导区级单位电子文件形成、积累和归档工作
档案管理科
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9
依据有关法律、法规进行档案行政执法和监督,查处档案违法。
依法查处档案管理违法违纪行为
办公室
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承担档案行政应诉、档案行政复议工作
办公室
6856562
组织实施对区直机关、乡镇、企事业单位、社会团体开展档案安全监督检查
办公室
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10
承办区委、区政府交办的其他事项。
二、公共服务事项
序号
服务事项
主要内容
活动时间
责任科室 及联系电话
1
“国际档案日”活动
宣传档案法律法规与档案工作方针政策，开展“让档案走进家庭”广场咨询
6月
办公室
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2
档案法宣传纪念周
宣传档案法律法规，普及群众档案意识
9月
办公室
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3
档案业务培训服务
开展区级机关、乡镇（街道）、行政村、企事业单位档案工作人员的业务培训等
不定期
办公室
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4
异地查档、跨馆服务
提供一站式全区综合档案馆的异地查档服务
不定期
档案管理科
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5
档案数据灾备服务
提供已备份档案数据的数据恢复服务
不定期
办公室
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三、事中事后监管制度
（一）重点建设项目档案事项监管
（二）电子档案事项监管
（三）档案安全事项监管
（四）档案出卖、出境等事项监管
（五）规范案件查处
（六）行政处罚裁量权规范
（一）重点建设项目档案事项监管
为进一步加强对重点建设项目建设单位档案收集、整理、保管情况的监管，特制定如下监管制度：
一、监督检查对象
列入永年区级以上重点建设项目的建设单位。
2、监督检查内容和指标
（一）监督检查内容
重点建设单位档案管理行为是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《河北省重点建设项目管理办法》、《河北省重点建设项目档案管理登记办法》、《河北省重点建设项目档案管理暂行办法》及相关法律法规的要求。
主要检查下列事项：
1.重点建设项目建设单位档案是否按要求填报《重点建设项目档案管理登记表》。
2.重点建设项目建设单位是否实行工程档案管理与工程建设“三同时”。
3.重点项目档案工作管理体制是否完善，项目档案的形成、积累、整理与归档工作是否规范，竣工图的编制情况及质量是否符合要求。
4.其他法律、法规规定的检查事项。
（二）监督检查指标
1．定期检查：
每季度不少于1次，每次检查不少于2个重点建设项目。
2．专项检查：
根据上级档案部门要求，对重点建设项目档案进行专项检查。
检查指标以上级下达的指标为准。
3．全面检查：
每年组织1次，抽查面不少于10%。
上述指标与上级下达监督检查指标不一致的，以上级下达监督检查指标为准。
三、监督检查方式
（一）区档案局对重点建设项目建设单位的《重点建设项目档案管理登记表》填报情况进行定期检查。
（二）区档案局和重点办选派人员组成联合检查小组，对重点建设项目建设单位的档案管理情况进行现场检查。
（三）根据《河北省重点建设项目档案管理暂行办法》和《河北省级重点建设项目竣工档案专项验收管理办法》规定，对已竣工的重点建设项目开展档案专项验收工作。
四、监督检查程序
（一）区档案局根据全年重点建设项目名单，制定重点建设项目档案检查计划。
（二）重点建设项目档案定期检查程序。
建立重点建设项目联系制度，督促项目建设单位完成《重点建设项目档案管理登记表》的填报工作。
（三）重点建设项目档案专项检查程序。
区档案局根据上级档案部门要求，与区重点办联合制定年度重点建设项目专项检查计划。
专项检查小组由区档案局和区重点办选派人员组成，必要时可邀请上级档案部门人员参加。
专项检查工作由区档案局和区重点办联合下发检查通知，明确检查对象、检查时间和检查内容，并通知各被检查单位。
专项检查时，检查小组先听取被检查单位关于重点建设项目档案管理情况的汇报，再现场检查相关档案、资料的收集、整理和保管情况，检查结束后由区档案局形成检查意见，以书面的形式反馈给被检查单位。
（四）重点建设项目竣工档案专项验收程序。
建设单位在项目计划竣工验收一个月前，对照《河北省级重点建设项目竣工档案专项验收评分表》自查打分，达到合格后，向区档案局报送建设项目竣工档案专项验收申请报告，申请内容包括：
项目档案资料概况、项目档案工作管理体制、项目档案的形成、积累、整理与归档工作情况，竣工图的编制情况及质量，项目档案的接收、整理、管理工作情况，档案在施工、试生产中的作用。
区档案局按照《河北省重点建设项目档案管理暂行办法》和《河北省级重点建设项目竣工档案专项验收管理办法》组成档案专项验收组，对重点建设项目档案进行验收。
档案竣工验收会议程序包括以下内容：
1．验收组组长主持验收会，通过档案专项验收组成员名单。
2．建设项目档案管理情况汇报：
（1）建设单位汇报项目档案管理总体情况；
（2）施工单位汇报项目施工档案管理情况；
（3）设计单位汇报项目设计档案管理情况；
（4）监理单位汇报项目监理档案管理情况。
3．档案验收组察看现场并分组检查档案和库房。
4．验收组对照《河北省级重点建设项目竣工档案专项验收评分表》进行评议打分，确定等级。
5．验收组反馈验收意见。
五、监督检查措施及处理
（一）严格执行《河北省重点建设项目档案管理登记办法》和《河北省重点建设项目档案管理暂行办法》，做好重点建设项目档案管理登记工作。
区档案局、各项目主管部门应切实履行职责，督促项目建设单位分别在项目开工后六个月内、每年12月底前和档案验收后三个月内完成《重点建设项目档案管理登记表》的填报工作。
凡漏报、延报、不报的项目建设单位，要依据相关规定，责令其及时整改，拒不整改的，予以通报批评。
（二）加强对重点建设项目档案管理的监督检查，实行工程档案管理与工程建设“三同时”。
档案局、各项目主管部门，应把项目档案管理工作纳入本部门的议事日程，制定计划，落实人员，认真做好日常的检查、指导工作。
特别在工程建设过程中，要把档案工作纳入项目建设计划，作为考核项目建设的重要内容之一，使档案工作与项目建设实行“三同时”（同步管理、同步检查、同步验收）。
（三）重点建设项目档案管理等级分为不合格（75分以下）、合格（75—85分，含75分）、优良（85分以上，含85分）三个等级。
凡档案验收不合格的建设项目，由档案局建议工程竣工验收组织单位不予组织验收。
（二）电子档案事项监管
为了加强电子档案管理工作，预防档案信息安全事故，保障国家信息和网络安全，落实电子档案监管责任，特制定如下监管制度：
一、监督检查对象
本行政区域内的机关、企事业单位、团体。
二、监督检查内容
单位形成、保管、利用、移交电子档案的行为是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《电子档案移交与接收办法》及相关电子档案安全技术规范的有关规定。
主要检查下列事项：
（一）是否建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记、保证电子文件（电子档案）的产生、处理过程符合规范；
（二）是否采取可靠的安全防护技术措施，保证电子档案的真实性；
（三）是否建立电子档案完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据；
（四）是否建立电子档案有效性管理制度并采取相应的技术保证措施；
（五）电子档案的处理和保存应符合国家安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：
网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等；
（六）其他法律、法规规定的检查事项。
三、监督检查方式及指标
（一）全面检查：
按照区档案局的相关要求，制定计划并组织实施，每年抽查比例为辖区单位的6-10%，其中区政府直属单位不少于10家。
同时，根据重点监控单位范围，确定辖区内1%左右的设备为重点监控单位，完成每年现场检查一次。
（二）专项检查针对重大隐患问题、网络安全重点领域、上级交办事项等开展专项监督检查，每年重点检查的单位不少于2家。
重大、疑难、复杂问题及时向上级档案局报告，或由上级档案局组织力量查处。
（三）针对群众投诉举报和其他部门移送档案局需要专项检查的事项，按照属地管理原则开展检查。
（四）日常监督检查：
按照永年区考核的要求，结合平时的业务监督指导工作，开展日常监督检查。
四、监督检查程序
区档案局组织实施档案安全监督检查工作。
安全监督检查由2名以上档案行政执法人员组成，执法时应出示有效的行政执法证件。
对单位实施监督检查时，执法人员需将每次监督检查的内容、发现的问题及处理情况作出记录，并由参加监督检查的行政执法人员和被检查单位的有关负责人签字后归档。
被检查单位的有关负责人拒绝签字的，行政执法人员应当将情况记录在案。
五、监督检查措施及处理
（一）区档案局在依法履行职责过程中，发现违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和相关安全技术规范要求的行为或者电子档案管理存在事故隐患时，应当以书面形式发出档案监督检查执法通知书，责令有关单位及时采取措施予以改正或者消除安全隐患。
紧急情况下要求有关单位采取紧急处置措施的，应当随后补发执法通知书。
（二）区档案局在依法履行职责过程中，发现重大违法行为或者电子档案管理存在严重安全隐患时，应当责令有关单位立即停止违法行为、采取措施消除安全隐患，同时向同级信息和网络安全主管部门和上级档案部门报告，并按照相关处理意见和指示，及时予以处理。
（三）区档案局对违法行为、严重事故隐患的处理应及时向区政府报告，并通知其他有关部门，积极取得区政府和有关部门的支持、配合。
（四）对有档案管理违法违纪行为单位的负有责任的领导人员和直接责任人
员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，按照《档案管理违法违纪行为处分规定》，由任免机关或者监察机关按照管理权限依法给予处分。
（三）档案安全事项监管
为切实改变“重指导、轻监管”局面，加强档案实体安全和信息安全监管，特制定如下监管措施：
一、监督检查对象
形成、保管以下档案的单位：
（1）有列入国家专业档案目录档案的；
（2）有保管期限为30年或永久档案的；（3）涉及国家安全、公共利益、重大公民利益的档案数据库的。
二、监督检查内容
单位档案保管情况是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规、规范性文件中有关档案安全规定。
主要检查下列事项：
（一）是否建立完善了覆盖全面、制度健全、手段先进、保障有力的档案安全工作机制；
（二）档案登记备份工作是否法制化、规范化、常态化，对重要档案是否采取了异地备份，对重要电子档案是否采取了异地异质备份；
（三）档案室（馆）的硬件设施是否具备档案安全保障能力，是否符合档案“八防”要求；
（四）是否符合建立了规范的档案信息管理系统安全防护体系；
（五）是否建立了档案安全应急处置机制和档案安全应急管理制度；
（六）在档案信息公开发布中是否严格执行了保密审查制度；
（七）对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理是否严格执行了档案安全保密制度；
（八）其他法律法规规定的安全事项。
三、监督检查方式
（一）日常检查。
针对列入专业档案目录的单位，每月开展日常检查不少于3次，每次不少于2家。
（二）专项检查。
针对公众关注度高、安全隐患大的档案领域每年组织一次专项检查。
（三）根据投诉举报，开展执法检查。
四、监督检查程序及措施
（一）区档案局采取听取汇报、查阅资料、核查现场、安全测评等方式，对单位实施监督检查。
对专业档案形成单位进行监督检查时，必须由2名以上档案行政执法人员参加，并出示有效证件，对监督检查的情况和处理结果在档案安全信息系统中予以记录，其中《专业档案形成单位巡查、回访记录》由被检查单位负责人签字确认后归档。
专业档案形成单位应当指定有关人员配合档案部门的监督检查工作，如实提供有关资料，回答相关问询，协助检查工作和安全测评。
（二）专业档案形成单位和列入档案登记备份名册的单位，每年9月30日前向区档案局提交上年度《档案工作情况自查报告》，说明30年及永久保管期限档案保存情况，档案数据库运行维护情况，并对年度工作自查报告的真实性负责。
区档案局对单位年度工作自查报告进行审核，填写《档案安全年度工作自查审核汇总表》报上级档案局。
同时对自查报告进行实地抽查时，被抽查的单位数控制在总数的10%以内。
（三）区档案局依据《档案安全年度工作自查审核汇总表》和档案安全评价、监督检查情况进行年度考核，并于次年1月底前汇总考核情况，在一定范围进行通报。
五、监督检查处理
（一）在档案收集、整理、保管、利用等环节的检查中发现问题，必须立即现场叫停，除责令限期改正外，应当依法采取补救措施，对情节严重的要按照有关法律法规进行处罚。
按照省档案局开展安全测评的相关要求，对发现不符合安全条件的单位予以查处或追责。
（二）在档案信息安全监管督查中发现问题的，以通报形式予以公布。
（三）单位未定期提交自查报告的，区档案局将责令限期改正，逾期未改正的，依据档案登记备份规章等规定，建议任免机关对责任人予以处分。
（四）对单位在监督检查中存在问题按相关法律、法规规定及时进行处理。
（四）档案出卖、出境等事项监管
为进一步加强对档案出卖、出境等类别审批事项合法合规性情况的监督检查，特制定如下监管制度：
一、监督检查对象
档案出卖、出境等事项许可指：
对集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案向国家档案馆以外的单位或个人出卖的审批；对携带、运输或者邮寄档案出境的审批；对赠送、交换、出卖国家所有档案的复制件的审批。
监督检查对象指：
取得上述许可的单位和个人。
二、监督检查内容和指标
（一）监督检查内容
被许可人执行档案出卖、出境等事项是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律、法规、规章的规定。
主要检查下列事项：
1．是否存在未经依法审批而进行的档案出卖、出境等事项的行为；
2．是否存在伪造审批档案出卖、出境等事项的行为；
3．经行政许可审批的档案等级、性质等是否发生变化；
4．其他法律、法规、规章规定的监督检查事项。
（二）监督检查指标
1．定期检查：
每季度对本季度开展的所有行政许可事项案卷检查1次。
2．专项检查：
根据上级档案部门要求，对重点行政许可事项进行专项检查。
3．现场复查：
全年现场复查的比例不少于50%。
上述指标与上级下达监督检查指标不一致的，以上级下达监督检查指标为准。
三、监督检查方式
（一）案卷检查。
由局分管负责人牵头，联合上级档案部门和法制办参加，组成检查小组，对行政许可案卷进行检查。
（二）现场复检。
现场对许可事项涉及的档案进行复检。
四、监督检查程序
（一）案卷检查程序。
检查小组听取汇报，查看案卷，对承办人员进行询问，并对案卷的规范性和完整性提出检查意见。
（二）现场复检程序。
2名以上检查小组成员对被许可人出示有效行政执法证件，说明来意，对许可事项涉及的档案进行现场复检，对相关审批手续进行复审，并提出复检意见。
五、监督检查措施
（一）区档案局在依法履行职责过程中，发现违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律、法规、规章的规定时，行政机关应当责令限期改正。
被许可人在规定期限内不改正的，行政机关应当依照有关
法律、行政法规的规定予以处理。
被许可人以欺骗、贿赂等不正当手段取得行政许可的，应当予以撤销。
（二）区档案局对涉及重大违法行为的处理应及时向上级报告，并通知其他有关部门，积极取得有关部门的支持、配合。
六、监督检查处理
（一）对检查中发现的问题，除责令限期改正外，应当依法采取补救措施。
（二）对被许可人的违法行为按照《河北省工作条例〉相关规定执行。
（三）发现被许可人涉嫌犯罪的，依法移送司法机关，追究刑事责任。
（五）规范案件查处
一、立案标准
根据国家档案局《档案行政处罚程序暂行规定》，档案行政处罚由违法行为发生地的档案行政管理部门依照职权管辖。
法律、行政法规另有规定的，从其规定。
（一）实施档案行政处罚，应当具备下列条件：
1.有明确的违法行为人；
2.有具体的违法事实和证据；
3.有法律、法规或者规章的依据；
4.属于查处的机关管辖。
（二）有下列情形之一的，应当立案查处：
1．违法行为符合《河北省档案工作条例〉中违法行为量罚程度起点标准的；
2．违法行为情节虽不符合行政处罚裁量标准，但有拒不改正、屡教不改、造成重大经济损失或者社会影响等严重情节之一的；
3．因当事人不配合执法检查、案情调查等原因，无法适用简易程序但能够适用一般程序完成查处工作的；
4．其他依法应当立案查处的。
（三）上级档案行政管理部门在必要时可以办理下级档案行政管理部门管辖的行政处罚案件；也可以把自己管辖的行政处罚案件交下级档案行政管理部门办理。
下级档案行政管理部门认为其管辖的行政处罚案件重大、复杂，需要由上级档案行政管理部门办理时，可以报请上一级档案行政管理部门决定。
二、报告程序
一般案件查处按本制度第（三）条查处流程依法查处。
经审查确定为重大行政处罚案件的，由局制作重大行政处罚决定备案报告，并于每年一月底、七月底前将每半年作出的重大行政处罚决定目录报区政府法制办备案。
三、查处流程
（一）发现违法行为
1．档案执法机关指派2名或者2名以上执法人员对违法行为发生现场进行检查或者勘验，制作《现场检查（勘查）笔录》，并交被检查人签名。
向当事人送达《责令改正违法行为通知书》，执法人员签名，并交当事人签名。
不及时实施证据先行登记保存或者依法实施查封、扣押可能影响公众利益或案件查处的，经档案执法机关负责人同意，可以实施证据先行登记保存或者依法实施查封、扣押措施，但应当在24小时内补办法定手续。
（二）立案阶段
1．立案。
执法人员于案发之日起七日内制作《立案审批表》，并将已制作完毕的文书及掌握的案件来源相关材料一并上报承办机构负责人审核。
2．审核。
由承办机构负责人负责认真审核《立案审批表》中填写的内容，核对相关文书及材料，填写意见，报法制机构或者法制员审核。
3．审批。
法制机构负责人认真审核《立案审批表》中填写的内容，核对相关文书及材料，填写意见，报档案执法机关负责人批准。
4．批准。
档案执法机关负责人认真审核《立案审批表》中填写的内容，核对相关文书及材料，作出是否立案的决定。
作出立案决定的，并制定2名以上执法人员为案件承办人员。
（三）调查取证阶段
案件承办人员完成相关证据的收集，确认真实性、合法性、有效性，制作并送达《行政处罚事先告知书》。
（四）陈述申辩或者听证阶段
充分听取当事人的意见，对当事人提出的事实、理由及依据进行复核。
当事人要求听证的，按照《永年区档案局档案行政处罚听证程序实施规则》办理。
（五）处罚决定审批阶段
1．提出行政处罚建议。
案件承办人员制作《行政处罚决定审批表》和《案件调查终结报告》，列明应当给予行政处罚的事实、理由和依据，并提出拟给予行政处罚的种类、数额。
给予罚款处罚的，按照行政处罚裁量标准计算出罚款数额。
2．承办机构审核。
承办机构负责人认真审核《行政处罚决定审批表》和《案件调查终结报告》中的内容，核对上报的相关文书及证据资料，并填写意见，报法制机构负责人或者法制员审批。
3．法制审核。
法制机构负责人或者法制员认真审核《行政处罚决定审批表》和《案件调查终结报告》中的内容，核对上报的相关文书及证据资料，并填写意见，报执法机关负责人审批。
4．集体讨论。
符合重大、复杂案件情形的，实行集体会审。
由执法机关负责人、法制机构负责人、一线执法人员等组成专门会审委员会。
会审结果填写会审记录，参加人员在会审记录上签字，存入相关案件卷案。
会审结论应同时向上级档案行政管理部门备
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