文件管理制度-(1).doc
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发行版本
页码
发行日期
文件状态
公司文件管理制度
文件编号
制定部门
1、目的:
为规范公司文件的发放、使用、回收、作废等过程,防止作废文件非预期使用,特制定本规定。
2、适用范围:
适用于公司内部使用的检验规程、程序文件、管理文件、质量文件等,以及各部门制定的内部使用文件。
3、职责:
3.1办公室负责各类管理文件及相关外来文件的管理;
3.2各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。
4、管理要求
4.1文件的发放
4.1.1各类文件在经过规定流程要求的审核、批准后由办公室负责发放。
根据文件的性质分为:
受控文件和临时文件。
受控文件是公司内正式、长期执行文件;临时文件为公司内非正式、阶段性执行文件,临时文件的有效期不超过3个月。
4.1.2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章,填写分发号和发放日期;临时文件发放前在文件上加盖蓝色“临时文件”章,填写分发号和发放日期。
4.1.3文件编号应严格执行下表的规定:
序号
文件编制部门
编号
序号
文件编制部门
编号
1
董事办
DS
7
后勤部
HQ
2
董秘办
DM
8
采购部
CG
3
总经办
ZB
9
销售部
XS
4
财务部
CW
10
零货库
LS
5
办公室
BG
11
整件库
ZK
6
质管部
ZG
12
信息部
XX
4.1.4文件发放时由文件发放部门填写“受控/临时文件收发记录表”,由文件接受部门负责人(或部门负责人指定)签字接收,实行“谁签字谁负责”的要求。
修改时间
修改内容
批准
审核
制定
年月日
年月日
年月日
发行版本
页码
发行日期
文件状态
文件编号
制定部门
4.2受控文件的保管与使用
4.2.1各部门应由专人负责管理本部门使用的各类文件。
其职责包括修订本部门“文件清单”;妥善整理、装订和保管;借阅时进行登记并及时回收;文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。
4.2.2受控文件应妥善使用,不应擅自修改、涂画、破损或丢失。
若不慎破坏,视情况对文件负责人扣50---200元绩效;并及时向文件发放部门申请补发。
4.3文件的复制
4.3.1使用部门因工作原因需要复制受控文件时,应向文件发放部门提出申请,由文件发放部门复制,各部门不应擅自复制,否则扣绩效100元/张。
4.3.2文件发放部门对所有复制的受控文件一律加盖红色“受控”章。
4.3.4复制的受控文件发放时由文件发放部门在该文件的“受控文件收发记录表”上进行登记,由接收人签字。
4.4文件的更改与收回
4.4.1文件由文件发放部门根据需要进行更改。
需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件收发记录表”的登记确定,其余按4.3条款的有关规定执行。
4.4.2文件更改后,换页后的原文件即为作废文件。
作废文件应由文件发放部门及时收回并加盖“作废”章。
4.4.3因部门合并或撤消的,原分发的文件应由文件发放部门及时收回。
4.4.4文件收回时由文件发放部门填写“文件收发记录表”,由交、收双方签字。
4.4.5作废文件收回后由文件发放部门单独存放并标识,待积存到一定数量时申请一次性销毁。
4.5电子版受控文件的管理
4.5.1不准擅自下载受控文件内容。
4.5.2文件发放部门应对电子版的受控文件及时更新,避免因更新不及时而带来的混乱。
附件:
文件收发记录表
序号
文件名称
编号
部门
份数
页数
接收人
回收人
备注