办公管理高级应用课程讲义.docx
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办公管理高级应用课程讲义
办公管理高级应用课程的主要内容
第一天：
一、办公工作中，Windows2000常见问题的解决
1、NetMeeting的应用。
NetMeeting的主要功能是：
网络会议，局域网上的教学，共享资源、文件传输等。
具体应用步骤是：
桌面机的设置：
a、“呼叫”中的“主持会议”b、“工具”中的“共享，桌面”
c、“呼叫”中的“自动接收呼叫”；
客户机的操作：
“呼叫”中的“新呼叫”，然后输入“桌面机的名称”，确定。
（1）文件传输用法：
A：
发送文件：
“NETMEETINT”、“工具”、“文件传送”
（2）
“文件”、“添加文件”、
找所要发送的文件、“添加”、选择接受人。
“文件“、发送所有文件。
接收文件：
“NETMEETINT”、“工具”、“文件传送”、“文件“、”“打开已收到的文件夹”
创建文件夹：
“我的电脑“击右键”“资源管理器”“C：
”、右窗口中击右键、“新建”、“文件夹”输入文件夹的名称。
2、桌面设置、显卡、显示器的驱动程序的安装。
3、桌面图标的介绍。
网上邻居
IE浏览器
回收站
桌面上快捷方式的创建方法
（1）文件的快捷方式的创建方法：
选定文件，击右键，“发送”中的“桌面上快捷方式”；
（2）文件夹的快捷方式的定义方法。
A.在C盘中，新建一个文件夹“办公工具”。
B.将桌面上的属于这一类的快捷方式图标放到这个文件夹中。
C.选中这个文件夹，击鼠标的右键，选择“创建快捷方式”。
D.选中这个快捷方式图标，击鼠标的右键，选择“属性”，更改图标。
最后，将它放到桌面上。
4、输入法的设定、显示控制、自定义词典
5、“开始”菜单的使用
用户自由使用的区域
如何添加、删除其中的项目
WINDOWS的系统区域
文档菜单的作用和清除方法
设置菜单的作用：
打印机的添加方法、打印作业的管理
6、任务栏的使用，位置的调整
大小的调整、包含的工具栏、改变其显示方式、任务的切换、项目的添加和减少
7、文件、文件夹的属性
8、计算机用户的切换：
体现个性化
9、控制面板的使用
10、附件中的小应用软件的使用
二、特殊应用
a）公文包的定义和使用。
1、在桌面创建“公文包”
2、将硬盘中的相应的文档复制到公文包中。
b）Win98和Win2000之间的访问
从Win98访问Win2000的方法：
在Win98登陆时，应当以Win2000用户机器上所设置的客户身份和密码进行登陆。
c）资源的共享:
（磁盘、文件夹、打印机）
设置：
磁盘、文件夹、打印机击右键，“共享”，权限设置为（读取）
访问共享的资源：
“网上邻居”，“整个网络”，找到所要的访问的计算机，双击对应的共享名。
注：
访问网上邻居中的计算机的方法：
方法之一：
在“开始”菜单中，选择“搜索”“文件或文件夹”，键入要查找的计算机名。
方法之二：
使用“网上邻居”，找到指定的工作组…
d）
访问用户的设置
在“我的电脑”击鼠标的右键，选择“管理”，进行访问用户的添加。
e）文件的压缩和备份
在机器当中安装与使用WinZip80.exe。
1、用WINZIP压缩文件
按照如下步骤进行：
（1）打开所要压缩的文件所在的文件夹；
（2）选定所要压缩的文件；
（3）用鼠标右键单击选定的文件，然后从快捷菜单上选择“ADDTOZIP”来启动WINZIP程序；
（4）WINZIP程序启动后，会出现如图所示的“ADD”对话框。
（5）在“ADDTOARCHIVE”框中输入一个压缩文件名以及想要放置的路径，然后单击“ADD”按钮，即可将选定的文件压缩起来。
2、用WINZIP解开压缩的文件
（1）打开要解压缩的文件所在文件夹；
（2）用鼠标右键单击文件，从快捷菜单中选择“打开”命令，启动WINZIP程序后，会在窗口内显示该压缩文件的内容；
（3）单击“Extract”按钮，会出现如图所示的“Extract”对话框；
（4）在“Extractto”框中指定要把解压产生的文件放在哪个文件夹中，然后单击“Extract”按钮，即可开始解压文件。
第二天
a）工具栏图标的显示控制、位置的调整。
视图工具栏自定义。
。
。
b）工具栏图标的添加，删除。
c）工作簿、工作表的编辑操作
d）Excel的单元格的格式设置。
单元格的大小、数字、字体、对齐方式、跨列居中、边框等。
e）编辑方法
1、选取方法
2、移动、复制、清除与删除的区别
f）模板的使用
g）Excel选项的设置
1、“工具”中的“选项”，“常规、编辑、视图、自定义序列”；
2、“视图”中的“工具栏”；
h）Excel的几种应用技巧
1、“转置”的应用；
2、“填充”的使用方法（内容、序列）；
3、“批注”的使用方法；
4、“超级链接”的使用方法
5、有效性的限制
6、拆分和冻结窗格
i）Excel的计算方法
1、公式的定义（=常数、地址、函数、名称、数组）
2、引用“相对地址、绝对地址”的计算方法
3、“三维地址”的引用
4、利用“名称”计算
5、利用数组计算（二维数组B4:
D14*13%）
6、函数的应用（自动求和）
7、“合并计算”的应用（包括多工作簿）
j）数据的管理
1、排序
2、自动筛选
3、高级筛选（模糊查找）
4、分类汇总
5、数据透视表
6、数据的链接（238）
k）数据分析工具的引用
1、安装分析工具
2、数据审核及跟踪分析
3、“单变量求解”的使用方法；
4、模拟运算表
5、方案的分析应用
6、规划求解
7、宏的录制
l）图表的制作分析方法（地图的应用）
m）打印设置
n）EXCEL中的数据库与外部数据的获取
1、MSQuery的应用（数据库的查询）
2、如何访问外部的数据库
3、EXCEL与Visualfoxpro数据库的数据交换方法
4、EXCEL与文本文件的数据转换方法
o）文件的加密
p）EXCEL与word的结合方法
q）Word中邮件合并的应用
第三天
a）word使用的两点建议（录入、设置、段落标记）
b）几种视图的介绍
c）文档结构图的使用
d）编辑技巧
1、选取方法
2、制表符的使用方法
3、标尺的用法
4、书签的用法
5、“后悔键的使用”
6、“格式刷”的使用方法
e）Word特殊字符的处理
f）模板的使用（新建）
g）文字内容的替换
h）设置首字下沉格式
i）项目符号和编号
j）边框（文字、页面边框）和底纹
k）分栏的技巧（制作跨栏标题）
l）修订工具的使用
m）自动图文集的使用（自动更正）
n）文本框的使用
o）艺术字的用法
p）给文字标注拼音
q）快速获取格式信息（SHIFT+F1）
r）文档属性的定义
s）发送当前编辑的文档
t）保存文档时“常规选项”中的设置
u）Word机密文档的保密方法
v）主题和样式
w）页眉和页脚
第四天
a）插入超级连接的意义和方法
超级连接的一个应用实例
b）插入动画文件即“对象”的方法。
文本文件
图片
EXCEL工作表、图表
音频文件
视频文件
VCD文件
powerpoint
c）表格的制作方法
1、自动制表
2、手工制表
3、套用格式
4、表格的计算方法
d）链接与嵌入（EXCEL和WORD的结合）
e）特殊公式的输入方法
f）邮件合并
第五天
Powerpoint2000教学讲义
一、Office套件的简要介绍
1、office介绍
办公软件——MicrosoftOffice2000
从字处理到数据库管理再到Web设计，MicrosoftOffice系列程序提供了一整套的办公软件。
MicrosoftOffice是微软公司开发的办公自动化软件，Office2000是第三代办公处理软件的代表产品，可以作为办公和管理的平台，以提高使用者的工作效率和决策能力。
Office2000是一个庞大的办公软件和工具软件的集合体，为适应全球网络化需要，它融合了最先进的Internet技术，具有更强大的网络功能；Office2000中文版针对汉语的特点，增加了许多中文方面的新功能，如中文断词、添加汉语拼音、中文校对、简繁体转换等。
Office2000不仅是您日常工作的重要工具，也是日常生活中电脑作业不可缺少的得力助手。
使用Office，可以帮助我们更好地完成日常办公和公司业务。
尽管现在的Office组件越来越趋向于集成化，但在Office2000中各个组件仍有着比较明确的分工：
一般说来，Word
主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作；Excel主要用来进行有繁重计算任务的预算、财务、数据汇总等工作；PowerPoint主要用来制作演示文稿和幻灯片及投影片等；Access是一个桌面数据库系统及数据库应用程序；Outlook是一个桌面信息管理的应用程序；FrontPage主要用来制作和发布因特网的Web页面；Photodraw主要是用来进行图片处理的工具。
文字编辑软件——Word
使用MicrosoftWord创建和编辑信件、报告、Web页或电子邮件中的文本和图形。
Word是协助我们编辑文字、处理文字的工具，具有强大的文字编辑能力与编排能力。
适合进行书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排版等一些文字集中的工作。
电子表格处理软件——Excel
使用MicrosoftExcel执行计算、分析信息并管理电子表格或Web页中的列表。
Excel应用程序可以协助我们进行财务、预算、统计、各种清单、数据跟踪、数据汇总、函数运算等计算量大的工作。
幻灯片演示软件——Powerpoint
使用MicrosoftPowerPoint创建和编辑用于幻灯片播映、会议和Web页的演示文稿。
PowerPoint可以制作幻灯片、投影片、演示文稿，甚至是贺卡、流程图、组织结构图等。
可引导你逐步建立投影，协助你建立精彩的投影片放映，以及安排令人注目的电脑简报等。
数据库管理软件——Access
使用MicrosoftAccess创建数据库和程序来跟踪与管理信息。
利用Access应用程序可以建立图书、歌曲、通讯录、客户订单、职工自然情况等方面的数据库，并对数据进行管理和维护。
收发电子邮件与个人信息管理——Outlook
使用MicrosoftOutlook发送和接收电子邮件；管理日程、联系人和任务；记录您的活动。
Outlook可以收发与管理你的电子邮件，包括日历、联系人和任务清单等功能，并可将这些功能与电子邮件相结合，加强与外界的结合，轻松完成待办的事情。
网页设计工具——Frontpage
使用MicrosoftFrontPage建立并管理完全符合您的构想的Web站点。
利用FrontPage来制作个人、公司网页，简便、快捷、高效。
图像处理软件——PhotoDraw
使用MicrosoftPhotoDraw对多种格式的图片进行处理，操作简便，易学易用。
PhotoDraw对图片进行处理和优化，还可以用于Web、打印和幻灯片，让所有的宣传材料看起来都具有统一的效果。
2、powerpoint功能说明
二、Powerpoint工作主界面的介绍
1、标题栏 2、菜单栏 3、工具栏 4、幻灯片编号区 5、工作窗口
6、视图切换按钮 7、绘图工具栏
三、Powerpoint各种视图的应用
在早期的一些演示文稿编辑制作软件中，一个文件一般只能存放一个幻灯片，因此也就只需要一种视图方式，但是在PowerPoint中，演示文稿的所有幻灯片都放在一个文件里，因此必须提供多种方式从各个侧面来观察幻灯片的效果，所以在PowerPoint2000中除了常用的传统的幻灯片视图外，还提供了普通视图、大纲视图、幻灯片浏览视图和幻灯片放映视图等多种视图方式。
其中普通视图和幻灯片浏览视图是Po
werPoint2000最常用的两种视图。
单击PowerPoint窗口左下角的视图切换按钮可在视图之间轻松地进行切换。
除了幻灯片放映视图外，在其它视图方式中都可以对演示文稿进行特定地加工修改，下面就是各个视图的特征和适用方式。
1、普通视图
普通视图是PowerPoint2000的默认视图，共包含三种窗格：
大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格。
这些窗格使得用户可以在同一位置使用演示文稿的各种特征。
拖动窗格边框可调整不同窗格的大小。
其中在大纲窗格可以键入演示文稿中的所有文本，然后重新排列项目符号点、段落和幻灯片；在幻灯片窗格中，可以查看每张幻灯片中的文本外观。
可以在单张幻灯片中添加图形、影片和声音，并创建超级链接以及向其中添加动画；而备注窗格使得用户可以添加与观众共享的演说者备注或信息。
2、大纲视图
在大纲视图中，主要显示PowerPoint演示文稿的文本部分，在视图的右侧还包括一个幻灯片的缩略图和备注窗口。
大纲视图为组织材料、编写大纲提供了一个良好的环境。
使用大纲是组织和开发演示文稿内容的最好方法，因为工作时可以看见屏幕上所有的标题和正文。
您可以在幻灯片中重新安排要点，将整张幻灯片从一处移动到另一处，或者编辑标题和正文等。
例如，如果要重排幻灯片或项目符号，只要选定要移动的幻灯片图标或文本符号，再拖动到新位置即可。
同时还可以在一个工具栏上显示所有操作大纲的按钮。
方法为通过点击菜单“视图/工具栏/大纲”显示。
3、幻灯片视图
幻灯片视图是PowerPoint2000以前版本常用的视图，利用幻灯片视图可以清晰地显示演示文稿的观测效果。
在幻灯片视图中可以从细节方面设置和修饰演示文稿中的单个的幻灯片。
它是在演示文稿已经初具雏形，需要进一步细化各个环节的一个比较好的视图方式。
4、幻灯片浏览视图
在幻灯片浏览视图中，可以在屏幕上同时看到演示文稿中的所有幻灯片，这些幻灯片是以缩略图方式整齐地显示在同一窗口中。
在该视图中可以看到改变幻灯片的背景设计、配色方案或更换模板后文稿发生的整体变化，可以检查各个幻灯片是否前后协调、图标的位置是否合适等问题；同时在该视图中也可以很容易地在幻灯片之间添加、删除和移动幻灯片的前后顺序以及选择幻灯片之间的动画切换。
还可以预览多张幻灯片上的动画，方法是：
选定要预览的幻灯片，然后单击“幻灯片放映”菜单中的“动画预览”。
5、幻灯片放映视图
在创建演示文稿的任何时候，用户都可以通过单击“幻灯片放映”按钮启动幻灯片放映和预览演示文稿。
在幻灯片放映视图中并不是显示单个的静止的画面，而是以动态的形式显示演示文稿中各个幻灯片。
幻灯片放映视图是演示文稿的最后效果，所以当演示文稿创建到一个段落时，可以利用该视图来检查，从而可以对不满意的地方进行及时的修改。
以上是对PowerPoint2000在创建演示文稿的过程中常用视图的简单介绍，在具体的创作过程中，可以根据不同的要求，不同的编辑时段适当选择，力争给自己一个最佳的演示文稿创作环境。
四、关于模板的使用
模板即是指Powerpoint 为用户设计好的许多种样式，供用户设计演示文稿时使用。
运用设计模板，能调整整个演示文稿全局外观设计，比如：
背景图案等，对某一模板的任何修改，都将影响整个文稿的所有幻灯片，也就是说：
设计模板是外观设计的整体调整，而版式恰好是对演示文稿中的某一张幻灯片的调整。
1、使用模板新建演示文稿
（1）选择设计模板
（2）使用系统提供的演示文稿
2、更改模板:
在某一张幻灯片击右键----
3、用户自定义模板
制作过程如下:
1.运行Powerpoint---“空的演示文稿”---选择空的版式
2.“格式”---“背景”---点小三角号---“填充效果”----“图片”---选择图片----在计算机中找一个图片的文件---“确定”----“全部应用”
3.“文件”---“保存”---把”保存类型”改为”演示文稿设计模板”---输入模板名称----“保存”
如何使用用户自定义模板:
运行Powerpoint---“设计模板”---常用----找到自定义的模板.
五、幻灯片的版式
所谓版式，是指如何在幻灯片上安排文、图、表和画的相对位置。
Powerpoint2000为用户提供了28种不同风格的版式，用户可以根据不同的需要来自由选择。
六、制作幻灯片
1、建立演示文稿
（1）文字的输入：
①选择“文件”菜单，“新建”命令；
②选择“常用”选项卡，“空演示文稿”；
③考虑自己设计的版式；
④选择“插入”菜单，“文本框”；
⑤在文本框中输入文字
注意：
输入每张幻灯片的大标题时，当一行不够用时，不要使用回车键，否则，Powerpoint会认为是另外的大标题。
同样，在输入小标题时，也不要使用回车。
在输入文稿时，标题的等级具有继承性，即地输入完一个标题，按回车键之后，光标自动移到与刚才标题对齐的位置，即为同一级。
（2）编辑排版文字
主要包括:
改变字号,字体,删除,插入及对齐方式等操作.主要采用格式工具栏.
2、使用图片
（1）使用剪贴画：
选择“插入”菜单中的“图片”，再选“剪贴画”；
（2）来自文件：
选择“插入”菜单中的“图片”，再选“来自文件”；
（3）来自自选图形：
充分利用绘图工具来绘图；
（4）还有组织结构图、艺术字、扫描仪、WORD文档。
3、编辑图片
（1）对创建的图片可以进行缩放、裁剪、移动、删除等操作；
（2）充分利用图片工具栏来对图片进行调整。
4、两种表格（WORD表格、Powerpoint表格）
5、插入对象
6、插入统计图
（1）幻灯片处于活动状态；
（2）选择“插入”菜单中图表命令，或选择常用工具栏中的“插入图表”按钮；
（3）在数据表中输入数据，则其变化的图形就显示在统计图中；
（4）在任意位置单击鼠标，统计图显示在幻灯片中；
注：
改变统计图的类型
（1）双击统计图，出现虚框和数据表；
（2）右击统计图，选择图表类型和子图表类型。
7、设置幻灯片的颜色和效果
（1）设置前景色
1选择要设置颜色的文字、反白；
2单击菜单格式、字体或右击文字，在出现的快捷菜单上选择字体
（2）设置背景色
1选择幻灯片②利用右键快捷菜单中的“背景“
（3）设置背景填充效果
1选择幻灯片②利用右键快捷方式中的“背景填充”
七、编辑幻灯片
1、插入幻灯片：
选择某张幻灯片后，“插入”—新幻灯片，选择幻灯片的版式。
2、删除幻灯片：
激活幻灯片后，“编辑”中的删除命令或单击工作窗口左边的幻灯片编号之后按DEL键。
提示：
在当前的演示文稿存盘之前，所有的删除的是可以恢复的，一旦保存文件之后，所删除的幻灯片就不能再恢复。
恢复删除的幻灯片方法：
选择“编辑”，“撤消删除幻灯片”，或用常用工具栏中的“撤消按钮”，则被删除的幻灯片重新恢复。
3、调整幻灯片的顺序
调整方法：
（1）打开要调整的演示文稿；
（2）选择“视图”，“幻灯片浏览”命令；
（3）单击需要挪动位置的那张幻灯片，用鼠标拖运它，并将它放到该插入的位置，放开鼠标；
（4）在此视图下，单击普通视图按钮，返回普通视图。
八、幻灯片的放映设置
1、设置幻灯片的切换效果
注释：
幻灯片的切换是指在幻灯片的播入过程中，从某一张幻灯片转换到下一张；幻灯片的切换效果是指在幻灯片的播放过程中，从一张转换到下一张是如何变化的。
（1）选择幻灯片的方法：
①选择单张幻灯片：
单击即可；
2选择全部幻灯片：
按下Shift键，再逐个单击每张幻灯片。
3“幻灯片放映”中选择“幻灯片切换”。
提示：
设置幻灯片切换效果是在幻灯片浏览视图下设置的。
（2）设置切换效果的方法如下：
1选择某张幻灯片；
2选择菜单“幻灯片放映”，幻灯片切换命令；
3在弹出的对话框中设定某种效果后，单击“应用”按钮。
注释：
幻灯片的切换效果有：
效果选项组：
用于选择切换效果，只需单击下拉列表即可。
演示速度：
单击选择。
换页方式：
单击鼠标或按间隔时间。
声音：
利用下拉列表来选择某种声音。
提示：
系统必须有音箱，否则将无法播放声音。
2、设置动画效果
注释：
设置动画效果一般有两种情况：
设置某张幻灯片的文字、图形等动画效果；
设置整个演示文稿的动画效果。
（1）设置幻灯片中的文字、图形等动画效果
1打开编排好的演示文稿，并激活幻灯片；
2单击预设置动画效果的文字、图形或图表等使其处于激活状态；
3选择预置动画命令或自定义动画；
4选择各种设置。
（2）设置整个演示文稿的动画效果
1打开编排好的演示文稿，使其处于“幻灯片浏览视图”显示状态；
2选择需设置动画效果的幻灯片，如果选择多张幻灯片，则按Shift键，然后逐个单击即可选中；
3选择“幻灯片浏览工具栏”上的预置动画列表框；
4选择“从屏幕中心放大”；
5选择幻灯片放映按钮，播放幻灯片。
3、关于动作按钮的使用方法
九、打印
用Powerpoint制作的幻灯片既能在屏幕上显示，也能打印出来。
打印的内容包括：
幻灯片、讲义、备注页、大纲视图。
打印的范围：
全部、当前幻灯片、选定某几张幻灯片。
打印的方法：
（1）选择文件，打印命令；
（2）在对话框中选择打印机名称、打印内容、打印范围等；
（3）选择“确定”按钮。
第六天（全天）
a）OutlookExpress的使用
b）添加“连接”的方法
c）多邮箱（账户）的设置、通讯簿的创建、信件类别的整理、文件夹的使用
d）邮件附件的添加、压缩文件的创建。
e）“选项”的设置。
f）垃圾邮件的阻止
g）InterNet的设置
h）资料的查询，常用的工具
i）收藏夹的添加
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