Office办公软件应用高级教程1.docx
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Office办公软件应用高级教程1
第1章
办公自动化的应用
办公自动化（OA）是指将计算机技术、通信技术、信息技术和软件科学等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而实现办公活动的科学化、自动化，最大限度地提高工作质量、工作效率和改善工作环境。
而办公软件是可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、简单数据库处理等方面工作的软件。
目前办公软件的应用范围很广，大到社会统计，小到会议记录，数字化高速发展的今天更离不开办公软件的鼎立协助。
Office2007就是微软公司推出的最新的Office系列软件，是办公处理软件的代表产品，不仅在功能上进行了优化，还增添了许多更实用的功能，且安全性和稳定性更得到了巩固。
Office2007集成了Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等常用的办公组件。
本章学习要点：
Ø了解办公自动化系统的定义和功能
Ø了解办公系统的基本设备
Ø熟悉Office2007各个组件及其功能
Ø使用语言功能
Ø使用帮助文档
1.1办公自动化系统概述
随着科学技术的飞速发展，当今社会已进入信息时代。
办公自动化技术已成为处理、传递信息的重要手段之一，并高效率地参与着现代化的管理。
本节将向用户介绍办公自动化的主要特点及其功能作用。
1.1.1办公自动化系统的概念及特点
办公自动化是在管理信息系统（MIS）和决策支持系统（DSS）发展的基础上迅速兴起的一门综合性技术。
它是以先进的科学技术武装办公系统，达到提高效率、提高管理水平，使办公系统达到信息灵活、管理方便和决策正确的目的。
利用办公自动化系统，即可使管理更加现代化、科学化。
1．办公自动化的定义
办公自动化是指利用先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于各种现代化办公设备中，并由这些设备和办公人员构成服务于某种目的的人-机信息处理系统。
其目的是尽可能充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量、辅助决策，求得更好的效果。
办公自动化系统
办公自动化涉及行为科学、社会科学、管理科学、系统工程学和人机工程学等多种学科，并以计算机、通信和自动化等技术为支撑技术，且将工作站（WorkStation）和局域网（LocalAreaNetwork）作为OA的两大支柱。
OA系统可分为组织机构、办公制度、办公人员、办公环境、办公信息和办公活动的技术手段6个基本要素。
各部分有机结合、相互作用，构成有效的OA系统。
其功能结构如图1-1所示。
2．办公自动化的特点
办公自动化是高级的决策支持系统，它将各种先进设备和各种软件功能紧密组合，是信息化社会的重要标志。
它具有以下几个特点。
办公自动化是一门综合性科学
一般人常常认为办公自动化只是自动化科学的一个分支，其实办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型边缘学科，它涉及行政管理、电子、文秘、机械和物理等多学科，是信息化社会的产物，是在计算机、通信设备较普遍应用，信息业务空前繁忙的情况下应运而生的。
办公自动化是一个人机信息系统，是具有信息处理功能的学科
一个较完整的办公自动化系统应包括信息采集、加工、改造、传递和存储等环节。
其主要任务是向各级办公人员提供各种所需的信息。
因此，人、信息系统、各种设备和辅助工具是办公自动化系统的3个互相联系的基本组成部分。
信息是加工的对象，机器是加工的工具，人是加工过程的设计者、指挥者和加工结果的享用者。
办公自动化是对语音、数据、图像和文字等信息一体化的处理过程
办公自动化可以将基于不同技术的办公设备在网络上使用，将文字处理、语音处理、数据处理和图像处理等功能组成在一个系统中，实现设备共享，使办公室具有综合处理这些信息的功能。
办公自动化的目标是提高办公效率和质量，是产生更高价值信息的辅助手段
办公自动化加速了信息的流通，提高了办公效率和准确性，提高了办公人员的决策质量，为决策人员提供更多的信息和更多的决策方案。
办公自动化使办公人员的劳动智能化、办公工具电子化和机械化、办公活动无纸化和数字化，这必将大幅度提高办公人员的工作效率。
1.1.2办公自动化的功能
办公自动化系统是通过寄托计算机网络，围绕群件管理这个核心，来实现收发文件以及档案管理自动化，以提供工作效率，创造无纸化办公的优越环境的。
整个系统涵盖了收发文管理、外出人员管理、会议管理、领导活动安排、论坛管理、个人用户工作台等多个功能子系统。
每个子系统都可以独立完成某一单项办公事务，相互之间又有机结合，真正实现了无纸化的办公自动化。
办公自动化系统具有以下几个基本功能。
1．收发文管理
收发文管理主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作流的全过程。
当需要送交一份公文时，先由起草人起草公文，之后通过网络发给审批人，审批合格之后进行签发。
而当收到一份公文时，应先进行收文登记，然后发送给公文拟办人，在拟办人指定批办、承办人之后，公文将自动发送到批办、承办人处，最后由专人将公文归档。
收发文管理能够实现内部文档从拟稿、批阅、签发，到最后的整理、归档这一流程的自动化控制，达到文档收发自动化。
2．外出人员管理
外出人员管理主要通过电子公告板方式实现对外出人员的登记管理，外出人员利用此公告板公布自己的外出事由、外出时的联系方法、外出时间以及外出期间指定的工作代办人和代办事项，还可以将自己外出的消息通知给有关人员。
3．会议管理
在传统方式下，召开会议时需要的大量文件让人头疼不已，而在办公自动化系统方式下则要轻松许多。
利用办公自动化系统可以实现网络远程实时会议控制，图文、影音在线传输，并通过浏览器安排、管理会议。
4．领导活动安排
OA系统可以负责对领导的工作和活动进行统一的协调和安排，包括一周活动安排和每日活动安排，相关人员可以据此安排日程，以便进行相应的工作，而不至于发生冲突。
5．论坛管理
所谓论坛，类似现实生活中的公告牌，用于系统内容人员在其中发布相关公开信息。
论坛管理主要负责对这些信息的管理，如信息分类、更新等。
公告牌可以用来发布各种通知或者其他公用信息。
同时，可以在内部开通电子邮件，并具备和系统外部交流的能力。
6．个人用户工作台
个人用户工作台用于对本人各项工作进行统一管理，如安排日程、活动，查看和处理当日工作，存放个人的各项资料、记录等。
此外，个人用户还可以通过电子邮件与其他单位或个人交流意见、讨论问题及传送材料。
7．电子邮件
电子邮件系统可以完成信息共享、工作批阅流程、文档传递等功能。
8．远程办公
当员工远离办公室或者需要外出，而同时又非常需要了解单位的某些数据信息时，可以通过电话网、DDN专线等连接的远程计算机，完成所有相关办公的功能。
9．档案管理
办公自动化系统可以实现交互式的劳资人事管理，将员工资料与考勤制度、工资管理、人事管理相结合，从而有效提高员工的工作效率，降低管理费用，实现高速、实时的查询管理。
1.2办公系统的基本设备
办公自动化设备是现代工作和生活中不可或缺的高科技产品。
它是微电子技术、计算机技术、电磁技术、电机技术、光电技术、传感技术、数字通信技术和塑料技术、精密机械技术的综合体。
利用这些办公设备，可以进行复印、打印、存储和扫描等工作，从而能够大大提高人们的工作效率。
1.2.1存储设备
硬盘
存储设备在计算机系统中起着非常重要的作用，人们日常所接触的硬盘、光盘以及U盘等都属于存储设备。
其作用在于能够长期保存信息，并且不依赖于电来保存信息。
1．硬盘
硬盘又称硬磁盘驱动器，它是计算机系统中最主要的外部存储设备，就像仓库一样，内部存放着计算机中所有的数据。
与内存相比，硬盘具有容量大、关机后存储数据不会丢失等特点，如图1-2所示。
随着用户需求的提高，硬盘已经从早期的几十MB、几百MB发展到现在常见的80GB、160GB。
目前，常见的硬盘接口主要分为IDE和SATA两种，它们分别通过两种不同的数据线与主板进行连接，如图1-3所示。
IDE和SATA硬盘接口
除了上面介绍的采用IDE、SATA接口的硬盘外，另外还有采用SCSI和FC（光纤通道）的硬盘产品。
由于SCSI和FC接口的硬盘主要应用于服务器，因此这些产品在市场上并不常见。
2．光存储设备
一切采用光盘作为数据存储介质的设备统一被称为光存储设备（光驱）。
目前，光驱的种类很多，根据光盘的存储技术可以将其分为CD光盘驱动器和DVD光盘驱动器两大类。
根据光盘是否可擦写的特性，光驱又分为普通光驱（即只能读取，不能写入）和刻录机（可读可写）两种；按照光驱与主板连接接口的种类，又可以将其分为IDE接口光驱、SATA接口光驱、SCSI接口光驱和USB接口光驱。
其中除了USB接口光驱属于外置式外，前3种接口的光驱都属于内置式产品，如图1-4所示。
在各种光驱产品的宣传资料中，常看到48X、52X或16X的字样，这些指的都是光驱的工作速率，分别是指48倍速、52倍速和16倍速的光驱产品。
其中，常见的CD光驱大都为48X或52X的产品，DVD光驱则以16X、18X最为常见。
光存储设备
3．移动存储设备
移动存储设备是近年来发展速度较快、使用也较为普及的新型存储产品，它具有存储容量大、携带方便等特点。
其产品形式主要分为优盘、移动硬盘以及数码随身听等多种类型。
优盘
优盘
移动硬盘
数码随身听
随着存储容量的增长，优盘（U盘）已经成为移动办公及文件交换的理想存储产品。
它是一种小型的移动存储产品，不需要外接电源，具有体积小、重量轻等特点，非常适合随身携带。
优盘采用的都是USB接口，这使得优盘的使用非常方便，用户只需将其插入计算机中的USB接口即可，如图1-5所示。
移动硬盘
与优盘相比，移动硬盘的存储容量较大，它是以硬盘为存储介质，强调便携性的存储产品，大都采用USB接口与计算机进行连接，也有部分采用IEEE1394接口的移动硬盘产品，如图1-6所示。
目前主流移动硬盘的容量已经达到了80GB，其他还有160GB甚至250GB的移动硬盘产品。
由于计算机可以通过USB接口向USB设备供电，因此大多数移动硬盘在使用时与优盘并没有太大的不同，但也有部分移动硬盘必须配备额外的供电设备才能够正常使用。
数码随身听
数码随身听主要指MP3播放器、MP4播放器等数码影音播放设备，其名称主要来源于它们播放的影音文件格式，如图1-7所示。
1.2.2打印机
打印机是连接在计算机上主要的外围输出设备，它在人们日常的计算机应用中占据着非常重要的地位。
目前，家庭及办公中常用的打印机有针式打印机、喷墨打印机和激光打印机等。
针式打印机
喷墨打印机
喷墨打印机工作原理
1．针式打印机
针式打印机也称撞击式打印机，它的打印头由多支金属撞针组成。
针式打印机在执行打印操作时，打印头在纸张和色带之上行走，当指定的撞针到达某个位置时，便会弹射出来，在色带上打击一下，让色素印在纸上做成其中一个色点。
配合多个撞针的排列样式，便能在纸上砌成文字或图画，如图1-8所示。
2．喷墨打印机
喷墨打印机适合打印单页纸，其打印质量很大程度上取决于纸张的质量。
它的进纸方式及面板控制和针式打印机相似，但它是通过墨盒的喷嘴将墨滴直接在纸上印出图像的。
如图1-9所示为一台喷墨打印机，而喷墨打印机的工作原理如图1-10所示。
喷墨打印机价格便宜，而且打印时的噪声较小，图形质量较高，是当前家庭打印机的首选产品。
3．激光打印机
纸
墨滴
墨水瓶
垂直板
喷嘴
水平板
带电面板控制
墨滴喷射方向
激光打印机最先由Xerox公司在20世纪60年代末研制成功，它采用的是电子照相（Electrophotographic）技术。
该技术利用激束扫描光鼓，控制光鼓将墨粉转印到纸上形成打印结果，如图1-11所示。
喷射的墨滴形成字符
在针式、喷墨、激光打印机中，激光的效果最好，喷墨其次，而且这两种的噪声都很小，针式打印机的噪声相对较大，但它可以打多层纸，而且消耗材料相对较便宜，所以使用量仍然很大。
1.2.3复印机
复印机是从书写、绘制、印刷的原稿得到等倍、放大或者缩小的复印品的设备。
复印机复印的速度快，操作简便，与传统的铅字印刷、蜡纸油印、胶印等的主要区别是无需经过其他制版等中间手段，而能直接从原稿获得复印品。
按照其工作原理的不同，可以将复印机分为3类。
激光打印机
1．光化学复印
光化学复印有直接影印、蓝图复印、重氮复印、染料转印和扩散转印等方法。
直接影印法用高反差相纸代替感光胶片对原稿进行摄影，可增幅或缩幅；蓝图法是复印纸表面涂有铁盐，原稿为单张半透明材料，两者叠在一起接受曝光，显影后形成蓝底白字图像；重氮法与蓝图法相似，复印纸表面涂有重氮化合物，曝光后在液体或气体氨中显影，产生深色调的图像；染料转印法是原稿正面与表面涂有光敏乳剂的半透明负片合在一起，曝光后经液体显影再转印到纸张上；扩散转印法与染料转印法相似，曝光后将负片与表面涂有药膜的复印纸贴在一起，经液体显影后负片上的银盐即扩散到复印纸上形成黑色图像。
复印机
2．热敏复印
热敏复印是将表面涂有热敏材料的复印纸，与单张原稿贴在一起接受红外线或热源照射。
图像部分吸收的热量传送到复印纸表面，使热敏材料色调变深即形成复印品。
这种复印方法现在主要用于传真机接收传真。
3．静电复印
静电复印是现在应用最广泛的复印技术，它是用硒、氧化锌、硫化镉和有机光导体等作为光敏材料，在暗处充上电荷接受原稿图像曝光，形成静电潜像，再经显影、转印和定影等过程而成。
静电复印主要有3个部分：
原稿的照明和聚焦成像部分；光导体上形成潜像和对潜像进行显影部分；复印纸的进给、转印和定影部分，如图1-12所示。
静电复印有直接法和间接法两种。
直接法是在涂有光导材料的纸张上形成静电潜像，然后用液体或粉末的显影剂加以显影，图像定影在纸张表面之后即成为复印品；间接法则先在光导体表面上形成潜像并加以显影，再将图像转印到普通纸上，定影后即成为复印品。
20世纪70年代以后，间接法已成为静电复印的主流和发展方向。
1.2.4扫描仪
扫描仪是一种高精度、光电一体化的高科技产品，用户通过扫描仪能够将图片、胶片，以及各类图纸图形和文稿输入到计算机中，以便计算机对这类信息进行处理。
它是除键盘和鼠标之外，另一种被广泛应用的计算机输入设备。
扫描仪的种类很多，按接口类型分为EPP、USB和SCSI这3种。
按其扫描原理可分为手持式扫描仪、滚筒式扫描仪、平板式扫描仪。
图1-13所示即为平板式扫描仪。
平板式扫描仪
传真机
通常情况下，扫描仪向计算机中输入的都是图像信息。
但在扫描文字内容时，通过使用专门的OCR（光学字符识别）技术，扫描仪也可以直接向计算机中输入文字信息。
1.2.5传真机
传真机是应用扫描和光电变换技术，将文件、图表、照片等静止图像转换成电信号，传送到接收端，以记录形式进行复制的通信设备，如图1-14所示。
传真机按其传送色彩，可分为黑白传真机和彩色传真机；按占用频带，可分为窄带传真机（占用一个话路频带）和宽带传真机（占用12个话路、60个话路或更宽的频带）；按用途可分为气象图传真机、相片传真机、文件传真机、报纸传真机等。
其记录方式多用电解、电磁、烧灼、照相、感热和静电记录等。
目前市场上常见的传真机可以分为4大类：
热敏纸传真机（也称为卷筒纸传真机）、热转印式普通纸传真机、激光式普通纸传真机（也称为激光一体机）、喷墨式普通纸传真机（也称为喷墨一体机）。
传真机的工作原理非常简单，即首先扫描即将需要发送的文件，并转化为一系列黑白点信息，该信息再转化为声频信号并通过传统电话线进行传送。
当接收方的传真机“听到”信号之后，即可将相应的点信息打印出来，这样，接收方就会收到一份原发送文件的复印件。
1.2.6多功能一体机
理论上，多功能一体机具有打印、复印、扫描和传真等多种功能，但对于实际的产品来说，只要具有其中的两种功能，就可以被称为多功能一体机了。
多功能一体机
目前，较为常见的产品在类型上一般有两种：
一种是涵盖了打印、扫描和复印3种功能的一体机；而另一种则是涵盖了打印、复印、扫描、传真4种功能的一体机，如图1-15所示。
另外，根据打印方式的不同，多功能一体机也可以分为激光型和喷墨型两种类型；根据产品性能的不同，可以分为打印主导型、复印主导型、传真主导型，而扫描主导型的产品较为少见。
1.3办公软件概述
随着计算机技术的发展，办公自动化系统从最初的汉字输入、文字处理、排版编辑、查询检索等应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统。
通过联网将单项办公业务系统连成一个办公系统，再通过远程网络将多个系统连成更大范围的办公自动化系统。
建立Intranet/Extranet已经成为办公自动化发展的必然趋势。
而办公软件是针对办公环境设计的软件，中文办公软件将向智能化、集成化、网络化的方向发展。
目前，在所有办公软件中，最为常用的办公软件即为微软公司的Office办公软件。
Word2007制作的旅游小册子
Office2007是Microsoft公司推出的主流办公软件，可以更方便地进行日常办公处理。
该软件包含了可应用于不同领域的多个组件，如字处理组件Word、电子表格处理组件Excel、创建精美演示文稿的组件PowerPoint。
本节就向用户介绍各个Office组件的具体功能作用。
1.3.1Word2007
Word2007是Office中的字处理程序，也是应用较为广泛的办公组件之一，主要用来进行文本的编辑、排版、打印等工作。
例如，运用Word2007中的设置字体格式、设置段落格式、添加页眉和页脚，以及设置水印效果等相关功能，制作一份“外出旅游注意事项”的小册子，如图1-16所示。
Excel2007制作的年终奖金发放表
PowerPoint2007演示文稿
Outlook2007窗口
1.3.2Excel2007
Excel2007是Office中的电子表格处理程序，也是应用较为广泛的办公组件之一，主要用来进行繁琐计算任务的预算、财务、数据汇总、图表、透视表和透视图等的制作。
例如，利用Excel2007制作一个“年终奖金发放表”表格，如图1-17所示。
1.3.3PowerPoint2007
PowerPoint2007是Office中的演示文稿程序，可用于创建动感美观的演示文稿和幻灯片及投影片等。
例如，运用PowerPoint2007制作“旅游城市宣传”演示文稿，如图1-18所示。
1.3.4Outlook2007
Outlook2007是Office中的一个桌面信息管理应用程序，提供了一个管理电子邮件、日历和联系人等信息的平台，如图1-19所示。
1.4语言功能
为了处理专门用于每种语言的转换和需求，在Office2007的【审阅】选项卡中提供了一系列的翻译和中文简繁转换功能。
其中，翻译是将一种语言产物，在保持内容也就是意义不变的情况下，改变为另一种语言产物的过程；而简繁转换就是实现简体中文与繁体中文之间的互相转换。
1.4.1翻译文字
使用“信息检索”（或直接运用“翻译”）功能，用户不仅可以利用双语词典翻译单个字词或短语，还可以搜索参考资料，如字典、百科全书和翻译服务。
【信息检索】按钮
翻译结果
英语助手
搜索结果
在文档中选择要翻译的文字，如选择“作者”文字，并选择【审阅】选项卡，单击【校对】组中的【信息检索】按钮，如图1-20所示。
此时，在弹出的【信息检索】任务窗格中，单击【搜索】栏中的下拉按钮，选择【翻译】选项，并单击【翻译为】下拉按钮，选择一种要将“作者”文字翻译成的语言（如选择“英语”项），单击【开始搜索】按钮
，即可翻译出所需的信息，如图1-21所示。
在【信息检索】任务窗格中，单击【翻译为】下拉按钮，在弹出的下拉列表中提供了可供翻译的14种语言，用户可根据需要选择合适的语言进行翻译。
单击【校对】组中的【翻译】按钮
，也可弹出【信息检索】任务窗格进行翻译操作。
1.4.2英语助手
英语助手是一项MicrosoftOfficeOnline服务，用于帮助以英语为第二语言的Office用户书写专业的英语文字。
该服务提供了集成的参考指南，帮助提供拼写检查、解释和用法，以及对同义词和搭配（一般或经常一起使用的两个单词之间的关联）的建议。
例如，将光标置于StormPetrel后，单击【校对】组中的【英语助手】按钮
，如图1-22所示。
此时，即可在弹出的【信息检索】任务窗格中显示该单词的中文释义和英文释义，如图1-23所示。
在【信息检索】任务窗格中，单击【搜索】下拉按钮，选择【英语助手（中国）】选项，可搜索出相应单词的中文含义。
在该任务窗格的【搜索】文本框中输入文字，还可选择【翻译】选项，实现翻译字词的功能。
1.4.3简体与繁体的相互转换
在排版过程中为了增加文档的古韵或便于查看文档，经常会使用简繁体互相转换功能。
下面介绍如何实现简繁体的互相转换，以及自定义词典功能。
选择文本内容
简转繁效果
使用【中文简繁转换】对话框
1．简繁互换
随着中国加入世贸，以及中国大陆、中国台湾和中国香港之间交流和互动的日益深入，很多国际性公司和机构都需要将重要的文件同时翻译为简体中文和繁体中文。
此时，用户便可以利用Office2007中的简繁互换功能。
在文档中选择要转换的文字，并选择【审阅】选项卡。
然后，单击【中文简繁转换】组中的【简转繁】或者【繁转简】按钮，即可将所选文字由简体转换为繁体，或者由繁体转换为简体。
例如，选择“海燕”文档中的第一段文字，单击【中文简繁转换】组中的【简转繁】按钮，如图1-24所示。
此时，即可将所选简体文字转换为繁体文字，如图1-25所示。
要使繁体转换成简体，只需选择要转换的繁体，并单击【中文简繁转换】组中的【繁转简】按钮即可。
另外，在进行简繁体互相转换时，也可以通过【中文简繁体转换】对话框进行设置。
选择【审阅】选项卡，单击【中文简繁转换】组中的【简繁转换】按钮。
然后在弹出的【中文简繁转换】对话框中选择【转换方向】栏中的相应单选按钮，如选择【简体中文转换为繁体中文】单选按钮，即可将所选文本内容转换为繁体中文，如图1-26所示。
若在文档中选择的是繁体文字，需将其转换成简体，只需选择【中文简繁转换】对话框中的【繁体中文转换为简体中文】单选按钮即可。
2．自定义词典
简体繁体自定义词典
导入繁体字
导出词汇
在Office2007中，系统还允许用户自定义词典。
单击【中文简繁转换】组中的【繁简转换】按钮，在弹出的【中文简繁转换】对话框中，单击【自定义词典】按钮，即可弹出【简体繁体自定义词典】对话框，如图1-27所示。
在该对话框中，分别设置转换方向、要添加或者修改的字词、要转换为内容，以及词性等内容，单击【添加】按钮即可。
另外，用户也可以利用该对话框导入或者导出繁体字。
单击该对话框中的【导入】按钮，在弹出的【打开】对话框中选择要导入的繁体字文件，并单击【打开】按钮。
然后在弹出的【自定义词典】对话框中，单击【确定】按钮即可，如图1-28所示。
在“中文简繁转换”中所导入的词汇是以CSV格式存储的，即用户的计算机上必须有此格式的文件才能导入。
如果用户不熟悉导入的词汇文件格式，可以先导出词汇，取得一个示例文件当做参考。
若要导出词汇，可先在【简体繁体自定义词典】对话框中设置【编辑】栏中的各项。
然后单击【导出】按钮，在弹出的【另存为】对话框中输入要保存的文件名，单击【保存】按钮，即可弹出【自定义词典
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