word排版技巧.docx

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word排版技巧

word排版技巧

目录

1文档的基本编辑1

1.1新建文档1

1.2打开文档1

1.3保存文档1

1.4文档的加密保护1

2文字的编辑2

2.1文本的录入2

2.2文档编辑2

3文字排版4

3.1文本格式4

3.2边框和底纹4

3.3格式刷的使用5

4段落排版5

4.1段落设置5

4.2项目符号和编号6

5页面排版

（一）6

5.1视图方式6

5.2页面设置7

5.3页眉和页脚8

5.4脚注和尾注8

6页面排版

（二）9

6.1分隔符9

6.2分栏10

6.3文字方向10

7图文混排10

7.1绘制图形10

7.2图片11

7.3艺术字12

7.4文本框12

8表格制作13

1文档的基本编辑

1.1新建文档

新建文档方式有以下三种：

（1）文件/新建/选择空白文档

（2）点击新建按钮

（3）Ctrl+N

1.2打开文档

打开文档方式有以下三种：

（1）文件/打开/选择要打开的文件名/确定

（2）点击常用工具栏“打开”按钮

（3）Ctrl+O

1.3保存文档

保存文档方式有以下四种：

（1）文件/保存/选择存储路径，输入文件名/保存

（2）常用工具栏“保存”按钮

（3）Ctrl+S

（4）自动保存工具/选项/保存选项卡/选中“自动保存时间间隔”复选框/设置时间间隔/确定。

如果出现计算机停止响应中意外断电等情况，当用户下次启动WORD时打开“自动恢复”文件，将文件恢复。

恢复后的文档需重新保存。

1.4文档的加密保护

（1）设置修改权限：

工具/选项/安全性选项卡/设置修改权限密码

（2）设置打开权限：

工具/选项/安全性选项卡/设置打开权限密码

2文字的编辑

2.1文本的录入

（1）选择输入法

1）鼠标单击任务栏中图标选择

2）快捷键ctrl+shift各种输入法之间切换

3）ctrl+空格中英文切换

4）Shift+空格：

全角和半角的切换

5）Ctrl+句号：

实现中文标点和英文标点的切换

（2）插入和改写当状态栏中的“改写”按钮呈灰色显示时，则为插入状态；当“改写”呈黑色显示时，则为改写模式。

1）双击任务栏改写按钮

2）工具/选项/编辑/改写模式。

（3）插入符号

1）右击软键盘选择符号

2）光标定位，插入/符号

3）插入/特殊符号

4）视图/工具栏/符号栏。

2.2文档编辑

（1）选中文本

1）任意文字选定单击要选择文本的一端，按住左键拖动到另一端松开定光标，按SHIFT+方向键选定定光标，在结束处按SHIFT+定光标

2）选中一行指向文字行首，变向右上方指针时单击按住左键拖动可选择连续多

行或借助SHIFT键选择连续多行；不连续多行的选择需借助CTRL选定光标位置到行首（尾）：

定光标，按SHIFT+HOME（END）

3）选中一段指向文字行首，变向右上方指针时双击光标置于段落中三击。

或按CTRL+向上的方向键，再按CTRL+SHIFT+向下的方向键

4）全选指向文字行首，变向右上方指针时三击。

（或Ctrl+A）*选定光标至文档结尾或开头：

定光标，CTRL+SHIFT+END（HOME）*按CTRL同时单击句子可选定一句话*按ALT同时拖动鼠标可选择矩形区域

（2）文字的删除按DEL删除光标后面的字符，按Backspace删除光标前面的字符如果要删除更多内容，需先选择要删除的内容，按退格键或DEL键。

如果选定后无法使用退格键删除：

工具/选项/编辑选项卡/选中键入内容替换所选内容

（3）文字的复制

（1）选中文字后，Ctrl+C，定位光标后，Ctrl+V（4）.、选中文字后，单击复制按钮，定位光标后，单击粘贴按钮（5）.、将指针放于已选定的文字上，按住Ctrl键拖至目标处松开

（4）文字的移动

（1）.选中文字后，右击选择剪切，定位光标后，右击选择粘贴

（2）.选中文字后，编辑菜单选择剪切，定位光标后，编辑菜单选择粘贴（3）.选中文字后，Ctrl+X，定位光标后，Ctrl+V（4）.选中文字后，单击剪切按钮，定位光标后，单击粘贴按钮（5）.将指针放于已选定的文字上，拖至目标处松开

（5）查找编辑/查找/输入查找内容/单击查找下一处或使用快捷键CTLR+F查找普通内容查找带格式的内容查找某种格式*搜索范围：

全部（全文搜索），向上（插入点之前），向下（插入点之后）三种。

*区分大小写：

针对英文字母，选中时大小写要完全一致*使用通配符：

*表示任意多个字符，？

表示任意一个字符。

例如查找姓张的人可输入“张*”，如果记得姓张且第三个字为红，应表示为“张？

红”*同音：

用于查找发音相同但拼写可以不同的英文单词*区分全角/半角：

选中时将区分全角和半角

（6）替换编辑/替换/输入查找内容和替换为的内容/单击替换或全部替换或使用快捷键CTLR+H讲法同查找，如：

将文章中所有的“好好学习”替换为“天天向上”、将文章中红色的“好好学习”替换为蓝色的“天天向上”、将文章中所有红色的字替换为绿色加粗

（7）撤消：

撤消前面所操作的一步或多步编辑/撤消或CTLR+Z

（8）恢复：

恢复前面所撤消的一步或多步编辑/恢复或CTRL+Y

3文字排版

3.1文本格式

选定文本，点击格式后点击字体，可对文本字体进行设置。

（1）字体选项卡：

用于设置字体、字形、字号、颜色、效果等*字体包括中、西文字体。

WORD中默认的中文字体是宋体五号字*字形包括常规、加粗、倾斜和加粗并倾斜四种。

一般正文内容多用常规，标题及重点内容一般使用加粗。

*字号中有两种表示方法。

一种是中文大写数字表示，单位号，特点是数字越大所表示的字越小。

另一外采种用阿拉伯数字表示，单位磅，特点是数字越大所表示的字就越大。

如二号>四号；8磅<18磅。

字号列表中最大为72磅，用户可根据需要自行输入，其最大值为1638磅。

*字体选项卡中常用的快捷键：

ctlr+i（倾斜）ctrl+b（加粗）ctrl+u（下划线）

（2）字符间距选项卡.

1）缩放：

使字符的宽度按照缩放比例发生变化，而字体高度不变。

2）间距：

调节字与字之间的间隔。

包括标准，加宽和缩放三项。

3）位置：

调节文字的垂直升降。

3.2边框和底纹

选定文本→格式→边框和底纹。

边框选项卡选择边框样式→设置线形、颜色、粗细→选择应用范围/确定*应用范围包括文字和段落两种。

演示操作效果的不同。

预览周围的四个按钮可用于单独对某条边进行调节。

页面边框选项卡操作方法同上调节文字和边框间距：

在页面边框选项卡中单击“选项”按钮/选择度量依据（文字或页边）/设置间距数值另外一种方法是调节页边距，在第五讲中具体讲解。

底纹选项卡选择底纹颜色、图案及图案颜色/选择应用范围/确定

3.3格式刷的使用

（1）作用：

用于复制排版格式，即将一种格式复制给其它文字。

（2）方法：

首先选中含有格式的文字，单击或双击格式刷工具，然后刷取要应用格式的文字。

单击只能进行一次格式复制；而双击可以复制任意次，可单击格式刷按钮本身停止或按ESC键

（3）操作实例上下标的制作、繁琐的格式设置

4段落排版

4.1段落设置

选定段落，点击格式/段落/缩进和间距选项卡。

（1）对齐方式：

左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐、分散对齐*在五种对齐方式中，两端对齐是WORD默认的对齐方式，一般正文使用两端对齐；标题多使用居中对齐；信件称呼的样式为左对齐；落款样式为右对齐设置方法：

选定段落/格式/段落/缩进和间距/在对齐方式中设置/确定另外，平时较为常用的方法还有：

快捷键方法：

左对齐ctrl+l，右对齐ctrl+r，居中对齐ctrl+e，两端对齐ctrl+j，分散对齐ctrl+shift+j工具栏按钮法：

（分别为两端、居中、右、分散对齐）

（2）缩进方式：

左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进左缩进：

选定段落整体左边缩进右缩进：

选定段落整体右边缩进首行缩进：

选定段落的第一行缩进悬挂缩进：

选定段落首行不变，其它行缩进设置方法：

选定段落/格式/段落/缩进和间距/在缩进区域中设置另外，可以使用标尺设置首行缩进悬挂缩进右缩进左缩进

（3）行距：

调节行与行之间的距离设置方法：

选定段落/格式/段落/缩进和间距/行距下拉列表中选择，默认为单倍行距，倍值越大间隔越远/确定也可以使用工具栏行距按钮

（4）段距：

调节段与段之间的距离设置方法：

选定或定位于段落/格式/段落/缩进和间距/在段距区域中设置，分为段前和段后，录入间隔几行/确定

4.2项目符号和编号

（1）项目符号

1）作用：

项目符号有助于把一系列重要的条目与其他文本加以区别

2）设置方法：

格式/项目符号和编号/项目符号/选择符号，若没有所需的可单击自定义设置/确定单击格式工具栏的按钮

（2）编号

1）作用：

编号可标注前后相关联的各段落间的顺序关系，常用于排列先后顺序和列举过程的步骤，如书中的章节编号

2）设置：

格式/项目符号和编号/编号/选择格式，若没有所需的单击自定义设置/确定单击工具栏的按钮

（3）多级编号格式/项目符号与编号/多级符号/选择一种，单击自定义/选择级别设置格式（最多生成9级）/确定

1）录入过程：

先录入一级标题，显示大纲工具栏单击降级按钮，再录入二级标题，同样的方法录入下级标题或按TAB键和SHIFT+TAB键升降级

2）取消方法：

按两次回车键或者按一次退格键可删除最后一个项目符号或编号

5页面排版

（一）

5.1视图方式

（1）方式

1）页面视图：

最常用的视图方式，有所见即所得的特点。

页面视图是用户最常用的一种视图。

在页面视图中，显示在屏幕上的文档与打印到纸上的效果完全一样。

通常用于编辑页眉页脚、调整页边距、分栏等操作。

2）普通视图：

大多数文字处理任务的视图文本录入和图片插入的编辑环境。

（只能显示嵌入型图片，不能显示浮于文字上方或下方的图形或其他对象）页与页之间用单虚线表示分页，节与节之间用双虚线表示分节。

在普通视图中不显示页边距、页眉页脚、背景等。

3）WEB版式视图：

可以显示文档在WEB浏览器中的外观。

WEB版式视图是从WORD2000起新增的功能，可以显示文档在WEB浏览器中的外观。

在这种视图方式中，可以看到背景和为适应窗口而换行显示的文本，而且图形位置与在WEB浏览器中的位置一致，即模拟该文档在WEB页上浏览的效果。

在该视图中，还可以创建WEB页或文档。

4）大纲视图：

适合较多层次文档的排版适合较多层次文档的排版，如报告文体和章节排版等。

大纲视图将所有的标题分级显示出来，层次分明。

如在页面视图中，编辑几十页乃至几百页长的文档大纲（各级标题）是一件很繁琐的工作，而在大纲视图方式下就变得简单多了。

大纲视图方式能够显示文档结构，可以很方便地重新调整文档的结构或对各级标题进行升级或降级。

5）阅读版式视图：

方便阅读阅读版式视图是WORD2003新增的功能，这种视图会隐藏除阅读版式工具栏和审阅工具栏以外的的有工具栏。

并且可方便地改变文本显示区域的尺寸，不会影响文档中字体大小。

要停止阅读，可单击阅读版式工具栏上的关闭按钮，也可以按ESC键或ALT+C切换。

（2）切换方法

1）视图菜单

2）视图切换按钮快捷键：

a.普通CTRL+ALT+Nb.页面CTRL+ALT+Pc.大纲CTRL+ALT+O

5.2页面设置

文件→页面设置。

（1）页边距选项卡

1）设置上、下、左、右的页边距

2）设置装订线的位置

3）设置纸张的方向

（2）纸张选项卡：

选择纸张的大小（一般默认为A4纸）、纸张来源

（3）版式选项卡

1）设置页眉和页脚选项：

包括奇偶页不同和首页不同、页眉页脚的位置

2）设置页面的垂直对齐方式：

可设置文本的垂直对齐方式，默认为顶端对齐

（4）文档网格选项卡

1）可设置栏数及文字方向

2）用于指定每页显示的行数（选中只指定行网格）和每行显示的字数（选中指定行和字符网格）

5.3页眉和页脚

（1）作用：

可以使用页码、日期或公司徽标等文字或图形，打印在文档的每页的顶部或底部的描述性文本。

顶部的称为页眉，底部的称为页脚。

只有在页面视图下才能看到页眉和页脚。

（2）插入：

视图/页眉和页脚/输入页眉页脚内容/双击正文或单击页眉页脚工具栏“关闭”结束输入页码时，不能自己输入，需使用工具栏按钮。

页眉页脚内容可以像普通文本一样进行格式设置。

（3）编辑：

使用页眉和页脚工具栏讲解常用按钮：

插入页码，页数；插入日期，时间；页码格式；页面设置；页眉和页脚切换等。

（4）删除：

双击页眉、页脚激活，将光标移到要删除的页眉和页脚处，选取文字或图形，按下DELETE键选定内容/编辑/清除内容（格式）

（5）奇偶页不同视图/页眉页脚；文件/页面设置（或单击页眉页脚工具栏页面设置按钮）/版式选项卡/选择奇偶页不同；分别在连续两页中输入页眉和页脚6.

（6）修改页眉横线格式进入页眉页脚编辑状态/选择页眉内容/格式/边框和底纹/设置线条格式/确定

5.4脚注和尾注

（1）作用：

脚注和尾注常用作解释、说明或提供文档中文本的参考资料脚注：

出现在文档中每一页的末尾，可用脚注作为详细的说明尾注：

出现在文档的末尾，通常作为引用文献的来源说明在同一个文档中可同时包含脚注和尾注

（2）插入脚注在要添加脚注的内容后定光标/插入/引用/脚注和尾注/位置中选择脚注/编号方式中选择自动编号/设置起始编号/单击插入按钮/光标自动切换到页面底端输入脚注的内容

（3）查看脚注：

工具/选项/视图选项卡/选中屏幕提示/确定

（4）删除脚注：

在正文文档中选定脚注标号，按下DELETE即可。

注：

尾注的操作方法同脚注

6页面排版

（二）

6.1分隔符

（1）分页符

1）作用：

完成人工强制分页

2）方法：

定位光标/插入/分隔符/选中分页符/确定或定位光标后按CTRL+ENTER

3）取消分页：

切换到普通视图，使用BACKSPACE或DELETE删除

（2）分节符

1）作用：

用于一篇文档中各章节之间有所区别的情况，这些区别可能是页边距、页眉和页脚的设置不同、栏数不同甚至可能是纸张的大小不同例：

一篇文档有两页内容，现在需要将第一页页边距调小，直接调节时，默认对全部内容调节。

而我们需要得到的效果是第一页调节，第二页不变。

所以，我们需要在第一页和第二页之间插入分节符，把内容分为两节后，可以单独对每一节调节。

2）分节的操作：

将光标置于分节的位置/插入/分隔符/选择分节符类型/确定分节符类型包括：

下一页：

既分节又分页连续：

只分节奇数页：

将光标后的一节移至下一个奇数页偶数页：

将光标后的一节移至下一个偶数页例：

设置页码时（页眉页脚），从第四页开始显示页码依次为1、2……例：

第1页不置页码，第二、三页设为a、b，第四页起显示页码依次为1、2……

6.2分栏

（1）创建分栏选取要分栏的文字或定位于文档的任意位置/格式/分栏/预设中选择栏数或直接在栏数中录入/在宽度和间距中可调节每一栏的宽度及间距；（栏宽不等时要取消栏宽相等复选框后再设置）/若需分隔线可选中该项/确定或单击常用工具栏分栏按钮

（2）跨栏标题跨栏标题指分栏后，文章标题仍然位于顶端居中，而不参加分栏方法：

在标题和正文之间插入连续分节符，在正文定光标分栏或直接选定要分栏的内容后进行设置

（3）平衡栏长分栏时，不选最后一个回车符如果已经分栏且栏长不等：

在文档末尾定光标，插入连续分节符

（4）取消分栏：

将栏数设为一栏即可

6.3文字方向

定位于文档任意位置/格式/文字方向/选择一种方向/确定文字方向选项中，有三个选项可以使用，另外两个是对文本框中的内容进行修改方向或单击常用工具栏文字方向按扭四.背景格式/背景/

（1）选择颜色。

如颜色不够多，单击“其他颜色”

（2）填充效果：

包括渐变、纹理、图案和图片四种效果

（3）水印效果：

包括图片水印和文字水印打印背景：

工具/选项/打印选项卡/选中“背景色和图像”

7图文混排

7.1绘制图形

（1）调取绘图工具栏

1）视图/工具栏/绘图

2）右击菜单栏/绘图

（2）绘制图形单击相应按钮/拖动按CTRL+拖动：

绘制从中心向四周延伸的图形按SHIFT+拖动：

绘制正方形、正圆等图形

（3）编辑图形

1）调节控制点

空白：

对图形进行缩放

黄色：

改变图形的形状

绿色：

自由旋转图形

2）填充颜色选中图形/填充颜色

颜色、其他填充颜色

填充效果

3）边框

线型

虚线线型

线条颜色

（4）阴影和三维样式

阴影

三维样式

（5）组合SHIFT+选中/绘图/组合

（6）叠放次序选中/绘图/叠放次序/选择一种叠放次序

（7）旋转或翻转选中/绘图/旋转或翻转/选择一种旋转或翻转的方式

（8）微移：

CTRL+方向键

7.2图片

（1）插入

1）剪贴画

①插入/图片/剪贴画/搜索/单击要插入的图片

②插入/图片/剪贴画/剪辑管理器

2）外部图片插入/图片/来自文件/选中要插入的文件/插入

（2）编辑讲解图片工具栏中的常用按钮

1）颜色

2）调节亮度、对比度

3）裁剪

4）文字环绕

5）设置图片格式

7.3艺术字

（1）插入

1）插入/图片/艺术字/选择一种样式/确定/输入内容/设置格式/确定

2）绘图工具栏

（2）编辑讲解艺术字工具栏的常用按钮

1）编辑文字

2）艺术字库

3）艺术字形状

4）设置艺术字格式

5）文字环绕

6）字母高度相同

7）竖排文字

8）间距调节

7.4文本框

（1）插入

1）插入/文本框/选择横排或竖排/拖动/输入内容

2）使用绘图工具栏按钮

（2）设置文本框格式双击文本框边框/分别进行设置

（3）文本框链接插入多个相同类型的空文本框/选中第一个/单击创建文本框链接按钮/单击第二个文本框

（4）断开链接选中/单击断开前向链接

8表格制作

（1）创建表格

1）工具法：

点击工具栏“插入表格”按钮/左键拖动选择行、列数使用插入表格按钮方式制作的表格行列数有限制，表格大小由窗口大小及按钮的所处的位置决定。

所以适合制作较小的表格

2）菜单法：

表格/插入/表格/设置目标行、列数/确定菜单法更适合制作较大的表格。

当然，WORD中对表格的行列数也是有一定的限制。

行的取值为1-32767，列的取值为1-63。

3）绘制法：

表格/绘制表格/按左键拖动出外边框，绘制内部网格线/确定绘制法较多用于绘制较小且行列不规则的表格。

一般辅助以上两种方法完成表格制作。

（2）基本操作

1）输入内容

①Tab:

向后跳动

②Shift+Tab:

向前跳动

③利用键盘上的光标键

2）选定表格

①一个单元格：

鼠标指向单元格左下方/单击（或在单元格中三击）

②多个单元格的选定：

按住左键拖动

③任意一行选定，鼠标指向行首/单击

④任意一列选定：

鼠标指向列上方/单击

⑤全表选定：

鼠标指向左上角按钮处/单击

（3）修改表格

1）行、列的插入和删除

①插入行（列）：

选定行（列）/表格/插入/行（列）在WORD中插入行（列）有在上方/下方（左侧/右侧）的选择。

而在EXCEL中插入的新行只能出现在选定行的上方，新列出现在选定列的左侧。

另外，同WORD中一样，要插入几行（列）就先选中相应的行列数。

例：

在第3、4行中间插入三行，我们需要先选择第4、5、6行在平时的操作中，也可以通过一些小技巧快速增加行数：

如：

选定相应行，使用复制粘贴的方法或者在行末尾定光标按TAB或ENTER。

TAB键只能将光标定在表格的最后一行使用。

如果需要在两行中间插入行，则需要使用ENTER。

②删除：

选择要删除的行（列）/表格/删除在前面的学习中，我们知道可以实现删除文字的键有两个，分别是BACKSPACE和DELETE。

但在表格中，这两处键是有区别的。

DELETE键只能删除表格中的内容而不能删除表格线，而BACKSPACE键可以将内容和表格线一起删除。

2）调整行高和列宽

①菜单法：

选定行（列）/表格/表格属性/在行（列）选项卡中修改调节行高时，分为固定值和最小值两种。

固定值表示行高是固定不变的，不会随内容的增多而变化。

而最小值表示行高会随着内容的增多而变大。

②鼠标法：

鼠标指向行线或列线按住左键拖动一般调节行高列宽的对象都是一整行或一整列。

如果需要对某个单元格调节列宽时，需选中单元格后调整。

微调时可按住ALT键同时拖动或左右两键一起按下拖动。

3）合并、拆分单元格

①合并单元格：

选中多个单元格/表格/合并单元格

②拆分单元格：

选中目标单元格/表格/拆分单元格

③拆分表格：

光标定位要拆分处/表格/拆分表格

（4）表格格式

1）表格的自动套用格式选定全表/表格/自动套用格式如图：

（精巧型1）

2）设置表格边框和底纹

①选中目标单元格/格式/边框和底纹

②选中单元格/表格和边框工具栏例，如图（使用边框和底纹完成）：

绘制斜线表头光标定位第一单元格中/表格/绘制斜线表头/设置表头样式、字体大小、行标题、列标题/确定

3）单元格中文字的对齐方式

①水平对齐：

选定单元格/格式/段落

②垂直对齐：

选定单元格/表格/表格属性/单元格选项卡/设置垂直对齐方式更直接的方法是：

选定单元格/右击/单元格对齐方式/选择样式

4）表格的跨页操作

①标题行重复：

选中标题行/表格/标题行重复

②跨页断行：

表格/表格属性/行选项卡/允许跨页断行