外贸部工作计划书.docx

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外贸部工作计划书

外贸部工作计划书

1（外贸业务部的定性及定位

1,工作前沿性

2,桥梁作用

3,形象作用

4,工作要求

公司的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。

首先〜直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿〜部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解〜工作繁琐而乂要求细心。

其次〜从形象上讲〜外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象〜是公司文化的体现〜由于他们主要是同外界打交道〜其一言一行及工作的效率〜工作作风〜都在体现着整个公司的文化。

再次〜外销部门是公司与客户之间的一座桥梁〜客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作〜文化。

公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的〜同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的〜故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。

基于这些特点〜就要求本公司的外贸工作人员：

在做事的时应有原则〜但乂能灵活处理事情〜做事认真负责〜始终抱以微笑〜性格不急不燥〜能听取客户的不同意见，有好有坏，〜对于突发事件的发生〜要能镇静处理〜有沟通能力〜工作协调能力〜工作组织能力及能承受工作压力。

在本部门内各位员工之间要充分合作〜互相协调〜工作任务分配明确〜工作要有序〜坚持按照规范的业务流程式操作〜丄作交义检查〜这样可避免引起问题的发生〜争取创造一种活泼〜轻松的工作环境氛围〜但在工作上乂不失其严谨的一面。

外贸部门有其特性〜但它不是孤立存在的。

它是以生产部及其它部门为基础的、在工作中要能同本公司其它部门进行有效的沟通。

处理事情方面应就事论事〜以笫一时间处理事情为原则。

2（外贸业务部门的工作流程

1,外部

2,内部

3,所需资料表格

4,工作的特点及要求

大概讲〜工作主要包括同外部的联系及内部的系统工作。

同外部的联系主要包括〜同客户的有效沟通〜这是部门工作的中心及重心〜同报关公司的联系〜同运输公司的联系〜同仓库的联系〜同银行的联系〜同船公司的联系〜同各级配件供应商的联系。

同外部的沟通面较广〜且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。

各个环节之间要安排仔细。

工作不能断层〜同内部的交流主要是与其它部门的配合〜包括〜釆购部〜生产部〜等其它部门。

从主要丄作的特点来讲〜丄作主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的转达〜协助生产部〜采购部等其它部门完成订单。

细致表述客人的要求〜来把文字或比较抽象的订单转化成实际的货物。

故外贸部门最主要的工作方式是：

如何能进行有效的沟通。

协调各方面的联系。

及进行有序〜有效的工作安排。

它以其它部门为基础〜乂起到组织其它部门的作用业务部的工作主要是文字型的〜且工作繁琐〜联系广〜要求用一定的资料表格来规范部门的工作。

做到各种信息都有记录。

1,样品单:

，SAMPLEFORM,业务中有些客人要求看样品〜及打样品。

样品确认后做货。

另外订单确认后〜外贸业务部也应要求各配件供应商打样确认〜以确保质量交货期。

样品在业务中有着不可忽视的重要性〜如客有要求打样品时〜要填样品单〜样品单经外贸主管或经理确认后〜送生产部一份〜样品单业务部存一份〜交会计一份〜样品单填写一定要标明所有的客人要求细节。

样品要比客人要求多做一个〜留存业务部〜以便客人确认后照办做货。

另外:

订单落实后〜如有条件，公司主张,〜每张订单都要打样确认。

跟单员要让供应商在生产大货之前〜根据订单要求打样确认。

确认样品无误后在通知供应商生产。

2（报价单:

QUOTATIONFORM,〜同客人面谈时〜价格可以马上确定〜但在业务联系中很多时候要用到报价单〜报价单填写要标标明产品所有细节〜交货条件〜付款方式〜交货时间等。

报价单由主管或业务员留存。

3（形式发票:

P/I,这是在客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。

发票中要求标明所有合同要件〜包括:

价格〜数量〜订单要求〜单价〜交货条件〜付款方式〜交货时间〜客人陵头等。

经部门主管或经理确认后要让客人签字确认

回传〜业务部存一份〜送会计一份〜以便查账。

4（成本分析单:

COSTANALYSEFORM,在报价时〜业务员要做本询价的成本分析。

，大概,〜在订单确认后要重新做成本分析〜其中如利润低于部门规定的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作〜如在规定的利润范围内〜则业务员可马上操作。

这里要求公司部门要对利润百分比做一规定〜如在多少以上可以马上操作〜如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。

现公司规定：

部门操作时〜利润如低于5%则要求经理的同意。

因为客人要求不同〜数量不同〜交货条件〜交货方式〜付款方式〜熟悉程度等不同故有此要求。

5（生产加工单:

，ASSEMBLINGFORM,在订单确认后〜要根据同客人所签合同〜把客人的要求转成易于生产加工的形式。

上面要列明客人对订单的具体要求。

每个细节都要有注明。

特别是交货期及对质量的控制。

生产加工单打印后要给主管或经理确认。

签字后下发到生产部。

如有可能。

公司要求每次下发生产加工单时。

要召集相关部门主管开小会〜由负责些订单的业务员再次向其它部门讲解订单详细要求。

做到每张订单〜相关的部门都能充分了解。

这样在以后的工作中如一方面有所失误〜其它人也可给以指正。

开会时要求主管参加〜做到再次对订单的核对。

如跟单，采购对订单理解有所偏差时可及时指出，。

6（采购单:

PURCHASEORDER或P/0,这里主要指根据订单要求采购一些所需配

件。

主要是发到配件供应商处。

要求釆购单简单明了〜对配件要求要详细讲明。

质量要求及交货期。

特别注明质量要求及交货期。

采购单要经本部门主管或经理审核再传真给供应商。

每次传真的采购单要求供应商签字回传备案。

7（验货报表:

，INSPECTIONFORM,公司要求每个跟单或主管要对每次订单进行抽检。

包括:

对配件的检查，中期验货及最终验货，验货时要求照单验货。

如有任何疑问请及时通知主管或经理〜以便及时解决问题，跟单员要通知主管每次验货的请况,主管也有责任询问每张订单的情况。

8（财务跟踪单:

ACCOUNTFOLLOW-UPFORM,公司要求会计处要有明确的订单财务记录。

包括:

1,订单订金/尾款详细的记录,2,各订单配件的款项明细资料。

9（装箱单:

PACKINGLIST,每张订单要根据客户的包装要求做一份包装明细单。

此单在货做完验货无误后要发给客人〜以证明货已做完〜也是作为催款的一种暗示形式。

10.其它资料:

外贸部可能要接解到的资料还有〜C/0单〜报关单〜订舱单〜商检单〜提单〜等等。

11（公司要求每张订单的资料要全部夹入一--资料FILE。

包括此张单涉及到的所有资料。

工作要求：

外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门〜要其它各部门的有力支持〜工作才能做的有效有序。

同采购部〜外销部门经常会碰到客户问价格的情况〜有的是比较熟悉的〜有的则不能一时通知价格〜这时要同采购部多沟通〜以了解成本等价格因素。

故本部门人员要能与各部门相处融洽。

同生产部〜要及时了解生产安排情况。

如有新订单要及时同生产部沟通。

以便安排订单生产〜在特殊情况下〜,指客人要货较急的情况下〜同生产部协同操作订单安排。

但平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的安排。

1,周期长〜工作隐性。

2,工作方式上:

跟单员要能配合生产部生产工作〜与QC协作〜全程监督。

3,部门上班时间为:

8:

30-11:

30,1:

30-5:

00部门不加班，特殊情况例外，。

4,公司给外贸部门主管一定的处理事情的特权。

指:

价格方面在利润允许范围内可以当机立断。

交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题。

5,外贸主管可以有相应的活动经费。

指外岀请客吃饭等,但只适合在一定的范围之内,。

6,公司给外贸部门车辆方面的主便〜可以及时调用公司交通工具。

7,外贸部门在传达有关订单信息时〜要求指令明确不能含糊不清。

&每期新产品一定要拍照外理存档。

图象大小统一-格式统一-能直接上传网上使用。

9,公司网站设计要具有时代特性〜简单明了〜主要要突出产品。

网上产品要及时更新。

10,外贸部门要整理一份报价单〜应明确单价的上下浮动范围。

以便能随情况掌握〜不至被动。

11,公司有专有电话线及传真线给外贸部门。

传真线分线安装。

12,部门资料要整理清晰明了。

分类归档。

如给客人报价资料〜要按类归档〜以便到时查验。

13,信息要及时处理〜当天的信息争取肖天处理完毕。

当天询价要及时回给客人。

14,确保按照合同上要求〜按质〜按量交货。

此处外贸部门有独立性。

不得迁就其它部门的意见。

15,在同客户沟通每一环节中〜要把服务做到前面。

16,主管的指令要明确。

3（外贸部的内部工作人员配备〜权限及责任，参考岗位权责，人员要求

1,经理

2,主管

3,业务员

4,跟单员

外贸部门的人员要求少而精。

如部门人员暂时不够。

宇愿多花时间找合造人员〜也不应勿忙找人顶替所缺职位。

由于工作的关系。

部门要求人员：

要诚实〜勤奋〜有合作精神及团队精神。

经理：

1,主要负责本部门的长期规划〜带领本部门人员开辟市场〜2,负责对主管的直接领导。

3,负责抽查部门订单情况。

.

4,负责公司部门的抽象业务规划。

5,参加展览及同客户接触。

6,对一些较复杂的情况做出断定〜指示主管如何操作。

7,经常检查部门订单进展情况。

&定期或不定期抽查部门账务情况。

9,负责主要的问题处理〜不直接涉及部门主管下达的有关订单任务。

10,主要负责对部门主管及部门会计的领导。

有权过问部门的各项事务。

但如有异议可直接同部门主管商谈。

部门主管：

1,负责协助经理开拓市场。

2,负责部门与客户的交流。

3,负责客户开发及管理

4,负责本部门的具体工作的安排

5,负责协调本部门的良好运作。

6,对于较难处理的事〜要同总经理商议后做出快定及执行。

7,对于比较重要的事情要取得与总经理一致的意见。

&要及时处理安排本部门的工作。

做到有序。

9,要协助部门同本公司其它部门的沟通。

10,要协助部门同供应商的沟通。

11,负责订单的安排。

12,负责订金的的安排。

13,负责尾数款的回收。

14,要通知会计每张订单的出货情况。

每次出货时〜在出货前一定要通知会计。

13,外出应酬费用要及时通知会计。

16,外岀应酬费用不超过500元〜可以直接行使〜如超出500元的要向经理报告。

17,每个星期要做出一份总结报告。

总结上一星期的工作情况。

呈送总经理。

1&每个月底要做一份本月份报告〜总结本月的工作情况。

呈送一份给总经理〜自留一份存档。

19,每个星期要组织本部门至少开3次早会。

同大家讨论关于部门的工作悄况。

及实际操作情况。

20,要通知会计每张订单的款项情况〜及其它款项情况,关于订金〜尾款〜样

办费〜开模费等其它费用。

，

21,如部门需要采购一些物品〜要向总经理请示批准后通知会讣采购。

22,如事先已因工作需要有所消费。

要向会计讲明费用H的,严禁虚报,。

23,工作中如出现失误〜应反思吸取教训〜不能随便向部门其它同事发脾气。

24,要能承认由于自己的工作失误造成的错误。

不允许推卸责任。

25,对于订单的下达及信息传达时〜要求用词清晰明确。

不能含糊不清。

对于4（贸易条件要求：

1,样品

2,合同

3,付款方式的选择

样品：

样品在订单处理中占到十分重要的位路〜故要求对样品的要求要小心认真。

如客人有要求寄样〜在可能的情况下〜要尽量寄样给客人，但要参考下列要求。

公司根据客人要求提供样办〜但要收取相应的样办费用。

具体情况以实际操作为准。

，具体情况视客人而定，

在收到样品费用后给客提供样品〜如国外客户〜样品费用要计算运费在内。

，特殊情况视具体情况而订〜山部门主管快定，

打样寄样后要留存资料〜以备查。

所填样品单送交会计一份。

合同：

大部分的商业行为都以合同为规范标准〜以确定双方的权利和义务。

故如有同客人签订合同〜则一定要根据合同要求处理。

在签订合同之前要充分考虑到公司及部门的实际处理情况。

如在没有保证的前提下〜不要随便签订。

如客人在合同中列出一些特别要求〜要视情况及时与经理取的沟通。

确认可以达到客人要求后再签订。

合同中的四要素一定要仔细核对清楚:

，价格〜数量〜质量要求〜交货日期，在有疑问时要同客人沟通。

付款方式的选择：

公司外贸部门的收款方式暂时为：

现金付款

T/T

L/C

5（工作的开展及要求

1,展会

2,杂志及其它媒介

3,网上平台

4,其它

公司会安排参加各种专业的展览会〜以达到推广公司的H的。

具体参展情况报公司董事会决定。

参加展会除选取国内一些知名展会外〜也会考虑到香港及国外的专业展会参展。

以每年参加三到四次为宜〜包括国内〜香港及国外展会。

在行业内比较出名的杂志上发布广告。

公司应安排选取一两个较好的网上贸易平台作为选取客户的一个方式〜具体细节乂经理快定选取的网上平台要知名度较高的一些网上贸易平台。

选取不应过多。

以一到两家为主。

通过其它方式接触客户。

6（客户分布群的简要概述及特点。

1,欧洲区

2,美洲区

3,中东区

4,亚洲区

5,非洲区

6,大洋洲区

7,其它地区

客户分布其基带上可以分为7个大区域。

在对外业务的接触过程中〜要对每个区的客人有所了解〜以助于业务的开展。

，下列情况只是作为外贸部门的参考〜主要以实际情况而订，

1,欧洲区客户群：

主要包括欧洲经济共同体在内及其它的一些国家和地区。

其中有〜英国〜法国〜意大利〜德国〜瑞士〜西班牙等国。

这些国家及地区经济较发达〜人们生活生平较高〜对物品质量要求也高。

客人较守信誉。

付款及时〜但对贸易条件要求

较严。

同此区的客人做生意一定要注意产品质量及交货时间。

一定要以确认的样办或所签合同为准。

2,美洲区客户：

分为南北两大客户群:

主要指包括美国〜加拿大〜阿根廷〜巴西〜哥伦比亚在内的国家。

北美地区经济较发达〜人们生活生平较高〜对物品质量要求也高。

客人较守信誉。

付款及时〜但对贸易条件要求较严。

同欧洲区客户类似。

注意事项同欧洲区客户。

南美洲经济一般〜对物品要求一般。

对贸易条件限制不是很严。

一般根据合同要求做货即可〜但有些地区政治不稳。

一定要注意货款问题。

及在出口前了解一些当地政府对贸易的一些要求及限制。

3,中东区客户：

中东迪拜作为中东地区最大的贸易市场〜覆盖了非洲以及海湾国家〜贸易覆盖人口达到13亿〜类似一个中国的总人口〜在这里云集了全世界120国家的客商〜迪拜市场的特点为批发为主要的经营方式〜产品以中低价为为主〜质量为中等要求〜〜求购数量巨大〜主要为转口贸易〜现货交易和订货贸易形式同时进行。

这些地区主要是一个货物中转地。

货物到此后辐射到的地区有非洲及欧洲的一部分地区。

有好多客人从非洲及欧洲到此釆购货物。

此地客户的订单较大〜要求不高〜做货以所提供样品或样品标准为准。

但一定要注意出货时间〜一定要在客人规定的时间出货。

或如可能尽量提前出货〜也要注意货款回收〜要求在货款到后再发货。

阿拉伯人从商精明〜他们对于任何客户都表现岀他们的友好热情〜待人热忱〜不会流露出蔑视〜但是通常他们言语夸夸其谈〜涉及到价格等关键因数〜如果你拿不出来信服的理III说服他〜价格上一点一滴都不会退让。

阿拉伯人与朋友的交往看的比较重〜良好的关系可以对生意的成功有至关重要的影响〜所有日常友好的礼尚往来必不可少。

4,亚洲区

主要包括日本〜韩国〜新加坡〜马来西亚〜泰国〜印度〜印尼〜中国等国家及地区。

这些地区有一部分国家经济发达〜对产品要求高〜也有一些国家对产品要求不是很严。

其中东南亚市场需开发。

但南亚及其它市场视情况而定。

在对外贸易中要视具体情况而定。

5）非洲区

非洲地区政局不稳〜语言障碍〜及其它一系列因素。

故公司不主张自主开发非洲市场。

如要开展也要注意下列问题:

特别要注意尼日利亚〜BENIN等地的客户。

公司同非洲客户不做D/P,托收，的条款〜因为尼日利亚有的银行可能和客户勾结〜在客户没付货款的情况下放提单而使我们的企业蒙受损失。

客户委托尼日利亚任何银行开出的L/C〜我们一定要求必须要经过第三国银行保兑,并要求如伦敦银行、花旗银行、渣打银行等对L/C保兑，〜没有经过保兑的L/C坚决不收。

对来公司的非洲客户不要过分的热情〜在华的一切费用一般要他们自己承担〜同时要婉言拒绝他们提出的索要高挡物品和借钱的要求。

不要担心生意做不成〜只要公司卖给他的商品他觉得有利可图〜你们的生意是可以做成的。

有的客户以尼日利亚银行不能T/T大额外汇〜千方百计的要求和你做D/P的条款〜你不要答应〜在尼日利亚汇往境外的大额外汇是不受限制的。

当客户只T/T了部分货款要求你发货后在给你T/T全部余款以赎取正本提单时你一定要注意〜发货后给客户传真副本提单时要将提单号、集装箱号涂黑〜因为在尼日利亚〜海关和客户勾结只凭提单传真件上的号码就可以将集装箱提走的事情时有发生故公司不主张开发非洲业务。

在实际工作中请谨慎对待。

大洋洲区：

主要指澳大利亚及其周围的地区。

澳大利亚客人信誉很好〜但数量少。

周期

长。

主要是同其地理环境有关。

同澳大利亚客户做生意请参照欧美等。

其它地区:

除上述之外的市场〜在商务活动中视情况处理。

总之。

公司要求外贸部门在同客户接触时特别注意言词用语〜以免引起客人不必要的误会。

在合同中注明做不到的部分。

合同中的条款一定要明确。

在前期同客人的沟通中不能有欺骗性〜所有提供给客人的资料一定要准确〜清楚〜明了。

另资料要留底。

关于货款须谨慎处理。

备注：

其中所列有些内容只作本公司外贸部门作参考。

具体事情处理视情况而定。