电子档案管理系统解决方案EAMS.docx

电子档案管理系统解决方案EAMS.docx

《电子档案管理系统解决方案EAMS.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《电子档案管理系统解决方案EAMS.docx（35页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

电子档案管理系统解决方案EAMS

电子档案

管理信息系统解决方案

-1-

目 录

第一章  档案管理系统硬件体系架构..................................................................................................................3

一、系统拓扑图..................................................................................................................................................3

二、逻辑运行架构..............................................................................................................................................4

三、网络硬件建设的建议..................................................................................................................................5

四、系统软件及硬件设备重用..........................................................................................................................5

第二章  应用软件概述..........................................................................................................................................7

一、系统开发及运行环境..................................................................................................................................7

二、软件系统体系结构......................................................................................................................................7

三、系统功能概述..............................................................................................................................................8

四、用户类图和特征..........................................................................................................................................9

五、用户类关系及用例图................................................................................................................................10

第三章  系统功能详述........................................................................................................................................12

一、文件管理....................................................................................................................................................12

二、档案管理....................................................................................................................................................14

三、移交接收....................................................................................................................................................14

四、档案保管....................................................................................................................................................15

五、档案利用....................................................................................................................................................16

六、鉴定销毁....................................................................................................................................................17

七、档案统计....................................................................................................................................................17

八、档案编研....................................................................................................................................................18

九、查阅............................................................................................................................................................18

十、系统维护....................................................................................................................................................18

十一、系统扩展功能........................................................................................................................................20

第四章  采用的系统平台方面特点....................................................................................................................21

一、数据集中运行模式的优势........................................................................................................................21

二、应用系统功能的可扩充性........................................................................................................................21

三、平台的依赖性、方便移植........................................................................................................................21

四、系统性能的可伸缩性................................................................................................................................21

五、更高的安全性............................................................................................................................................22

六、完善的数据存储方式................................................................................................................................22

第五章  业务方面特点........................................................................................................................................23

一、多层次检索途径，确保查全率和查准率................................................................................................23

二、轻松实现移交接受....................................................................................................................................23

三、精确合理两级权限管理，确保授权的安全方便....................................................................................23

四、灵活方便的模板设计................................................................................................................................24

五、良好的信息共享性....................................................................................................................................24

-2-

第一章电子档案管理系统硬件体系架构

本系统采用 B/S 模式，即可以支持局域网内运行，也可以支持在互联网上运行；可

以单机运行，也可以支持服务器分布式运行；用户采用浏览器方式使用系统，可以使日

常维护简单、版本更新便捷、节约投资成本。

一、系统拓扑图

图一

-3-

图二

二、逻辑运行架构

如上图一所示，电子档案管理系统可建立多个相对独立的分支机构的档案子系统，

并可授权下属二级单位通过浏览器方式对自己的数据进行管理利用, 对于公开档案，总

部档案馆和各二级单位间都可以相互查询，对于涉密档案，需要相互授权才可查询,并可

以根据从属关系进行档案的移交。

档案实体由于地域分散，因此还是保持分散保管。

此模式大大方便了机构扁平化后

的档案管理和利用。

（一）信息网络中心

1.数据库、文件服务器：

保存档案的门类和目录数据和通过磁盘阵列柜或 NAS 存

储设备统一保存档案原文。

2.WEB 服务器：

运行 JAVA 应用服务器，用于运行 WEB 应用程序，用于档案的管

理和发布。

-4-

数据库服务和 WEB 服务可以在一台服务器上运行，随着业务的增长服务器不能满

足运行压力时，可随时添加服务器，分开运行。

（二）二级单位

如上图二，各单位的档案管理图例，各单位可对自己的档案进行完全的管理。

根据情况不同可以选择如下二种运行方式：

1.二级单位：

如果光纤相连，客户端可以直接与网络中心的服务器相连，使用网络中

心的服务器运行档案管理软件。

2. 二级单位：

如果没有主网络连接的情况下，本系统提供单机运行的档案管理软件，

并定期通过上报盘的方式移交到数据中心。

三、网络硬件建设的建议

（一）网络基础设施。

建议用户的网络系统安装各种网络安全设备和软件，以满足档

案系统的要求。

（二）主机。

方案选用的联想服务器，具有 7×24 的连续运行能力；同时该服务器支持

RAID、硬件冗余及支持群集技术，保证了系统具有进一步提高可靠性的扩展能力。

（三）工作站。

工作站采用 PC 机。

（四）存储、备份及恢复。

1. 资料存储模式

根据档案信息利用频率及存储介质的有效寿命，档案数据在计算机系统中的存放形

式分为在线、离线两个层次。

在线为将档案数据实时存储在磁盘阵列中，离线即通过磁

带库等备份设备备份后，将备份介质离线存储，以提高数据保存的安全性。

2. 备份及恢复

为提高资料存储的安全性，保证系统不间断运行，建议集成一套智能的、运行可靠

稳定的在线备份软件，与数据库结合紧密，实现 7X24 小时自动化的数据库和文件备份，

并保护原有备份系统的投资，保证数据库在线备份的实现。

3. 备份软件

使用专业备份软件，支持数据库和文件自动备份到其他磁盘阵列或 NAS 上，并支

持备份到磁带机上。

四、系统软件及硬件设备重用

可与其他系统共用数据库、J2ee 应用服务器和系统软件，并可共用服务器、磁盘阵

-5-

列柜、磁带库等存储和备份设备。

-6-

第二章应用软件概述

一、系统开发及运行环境

应用系统（B/S）

● 开发平台：

J2EE 开发平台下的 B/S 架构程序；

● 开发语言：

JAVA（JDK1.3 以上）；

● 服务器操作系统：

跨平台（WINDOWS/LINUX/UNIX）；

● 支持的应用服务器：

Tomcat、Websphere Application Sever、Sun One Application

Server、Weblogic Application Server；

● 数据库：

Orcale 8i 以上，SQL Server 2000 以上

● 客户端：

windows 98 以上，IE5.5 以上。

辅助功能（如数字化软件、单机版软件、报表生成、模板定制工具等）

● 开发平台：

WINDOWS 环境下的 C/S 架构程序；

● 运行环境：

WINDOWS 系列平台；

● 开发语言：

VB 和 VC++。

二、软件系统体系结构

在系统设计中，为将用户界面与业务逻辑分离、业务逻辑与数据访问分离，本方案

将系统按照三层结构划分。

根据三层结构的设计思想，将系统分为三个层次：

数据层、业务逻辑层、表示层。

◆ 以 XML 为核心

下图是将 XML 数据作为应用核心的系统模型图。

-7-

最下层是应用的数据源，包含各种可能的数据介质。

通过系统的处理，将不同介质

的数据源中的数据转换成统一定义的应用可处理的 XML 数据。

中间部分是符合应用服务 XML 格式定义的 XML 数据。

应用服务的 XML 格式定

义是依照应用的处理流程，将每个独立的步骤中所需的数据结构通过 XML 定义。

某一

个应用服务所包含所有的 XML 定义的集合，就是此服务流程中所有的数据和状态信息。

产生的 XML 数据将通过表示层的转换，产生服务流程各个状态的页面。

这里通过

上层部分描述了几种转换方式。

表示层可以将 XML 转换为一种显示输出，比如 HTML

页面。

三、系统功能概述

《电子档案管理系统 EAMS》将以专业的、易用的信息管理平台对档案信息数据进行

统一集中管理，使总部、各二级单位、行业内的业务部门和档案部门之间实现数字（电子）

档案信息自动归档和共享，能及时方便地查询利用有关档案信息。

该系统提供文件管理子系统、档案管理子系统、查询利用子系统、光盘发布子系统、

系统维护子系统以及统一的业务系统接口。

文件管理子系统实现了文件组卷、文件鉴定、归档号和归档号的生成、案卷号的生

成等功能。

-8-

档案管理子系统实现了编目管理、原文管理、档案检索、移交接收、档案保管、档案

统计、档案利用、档案编研等功能。

同时支持传统方式整理及档案整理新规则。

查询利用子系统，实现每个人在自己的权限范围内，进行目录及原文的查询、利用

及打印等功能，对于在自己权限范围外的文档，要经过相关的审批流程，待得到批准后，

才可以对之进行利用。

归档接口。

接收 OA 系统的基础数据，实现了与 OA 系统的无缝连接。

为了扩展的

需要，预留对其它管理系统的接口。

该系统将充分利用企事业单位的网络资源，使档案信息在网上流动起来，通过多用

户权限控制，多级保密权限设置，各部门均能在网络上对自己部门进行数据录入、检索

档案信息，并可随时调阅原文。

档案部门的人员可以通过网络直接进行质量检查和档案

目录数据的接收和档案电子文件的接收。

节省了人力及时间。

四、用户类图和特征

用户类图：

用户类说明：

Ø档案业务系统管理员：

具有档案管理系统所有的权限，是本系统的管理员，他

的任务是维护本系统的正常运转。

此角色由信息网络中心指定人员担当。

-9-

Ø档案管理员：

负责档案的录入、查询、管理工作，每个文档管理员都在自己允许

的权限内进行档案管理。

此角色由档案部门人员及其他单位档案人员担当。

Ø档案查询用户：

主要是档案查询用户，该用户在允许的权限范围内进行档案信

息的查询。

Ø档案保管员：

负责档案部门的档案保管相关工作。

五、用户类关系及用例图

- 10 -

- 11 -

第三章系统功能详述

一、文件管理

文件管理中的文件归档是指文件材料在处理完毕之后，由文书部门或业务部门将其

中有保存价值的文件整理立卷，定期移交给本单位档案机构或档案人员集中管理的过程。

各部门未形成档案之前的数据信息都称为文件。

其文件管理包括单层表结构的文件

管理（如简化方式的文件级）和两层表结构的文件管理。

（一）文件著录

业务部门的档案员，需要对本部门产生的文件进行登记，档案部门的档案管理人员

需要对本部门及其他单位的文件进行登记，即对文件登记记录的增、删、改操作，对于经

由 OA 系统中的文件，不再需要著录操作，对于外来文及其他非 OA 系统并且不在业务

系统中的文件，需要进行手工著录，以及原文的扫描和原文挂接等操作。

对于已登记的

文件，要求在浏览时能够按照不同档案门类的不同排序方案进行分类排序（排序可多字

段组合，可以按照代码来排序），并依据排序的结果形成归档号（两层表时只针对案卷级）

。

对于两层结构的文件登记记录，能够进行组卷操作。

在编辑过程中，可批量替换档案属性值，提供检索功能，能够进行简单和组合检索；

检索工具（相关的目录报表）的生成，即目录报表的打印。

（二）文件分类排序

需求描述：

用户通过系统设置文件的排序方式。

1. 设置分类排序方案。

用户通过系统设定不同类型档案的排序方案，并设定各个排

序字段的排序方式，升序、降序或者字典排序，缺省是升序。

排序方案能够修改、保存。

设置后系统根据排序方案对文件进行排序。

2. 系统依据排序的结果自动生成归档号，用户对字段的顺序可以进行手工调整。

（三）文件鉴定

鉴定分为两种方式：

手工鉴定和自动鉴定。

用户对文件进行保管期限和归档鉴定。

保管期限鉴定就是确定文件的保管期限。

归档鉴定就是确定文件的归档状态（电子归档、实物归档、不归档、暂存等等）。

- 12 -

手工鉴定：

1. 档案鉴定，通过检索选中若干份文件，为其选择好归档状态后，进行成批鉴定。

2.保管期限鉴定，可通过检索选中若干份文件，为其选择好保管期限后，进行成批

鉴定。

自动鉴定：

1. 根据档案管理办法设置归档范围和保管期限的方案；

2. 通过检索选中若要鉴定文件；

3. 根据这些文件的文件类型，自动生成选中的每个文件的保管期限和归档状态。

（四）辅助组卷

系统自动检索出当前档案门类中的未组卷的文件以及现有案卷，创建新案卷，向已

有案卷中添加这些文件，并将案卷归档。

（五）密级期限设置

批量设置密级的有效期限，如果不设置，系统认为该密级永久有效。

（六）解密

对需要解密的文件进行解密处理。

系统自动检索出密级期限到期的文档，可选择部

分解密，没进行解密操作的文档的密级依然有效。

（七）设置目录号

设置档案实体的目录号。

系统要有两种设置方式：

分期限和混期限。

分期限就是为

所有保管期限分别设置一个目录号，设置完毕后，该实体的每个文件的目录号就会根据

自己的保管期限自动生成。

（八）生成归档号

能够自动生成归档号，生成的归档号要以用户指定的号开始，顺序累加。

用户先选择要生成归档号的文件，在指定初始归档号，系统自动生成选择文件的归

档号。

（九）文件归档

档案部门人员对需归档的文件进行归档。

1. 制定要归档的信息门类，设置该门类的目录号生成方案（分期限或混期限）；

2. 选择该门类下要归档的文件，按照这些文件的排列顺序生成归档号；

3. 系统自动生成每个条目的案卷号和目录号；

- 13 -

4. 完成归档。

（十）关联关系设置

为