公文写作培训讲座提纲.docx
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公文写作培训讲座提纲
公文写作培训讲座提纲
公文写作培训讲座提纲
第一部分公文基础知识
一、公文概念
国家行政机关方面，公文指行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务员活动的重要工具。
二、海事机关常用公文种类及适用范围
行政机关的公文种类主要有13种：
命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。
我们支队主要的公文种类：
决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。
1、决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
2、通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
3、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
4、报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问、议案。
5、请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
6、批复
适用于答复夏季机关的请示事项。
7、意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8、函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
9、会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
三、公文的行文方向
（一）上行文，即下级机关向上级机关行文，主要有请示、报告；
（二）下行文，即上级机关向下级机关行文，如，通知、批复等；
（三）平行问，即平级或不相隶属机关之间的行文，凡互相没有隶属关系、业务指导关系或者平级单位之间均属平行文性质，主要是函，也包括知照性的通知、会议纪要等。
四、行文中要注意的几个问题。
1、行文应当确有必要，注重效用。
2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
3、执法支队内设机构除综合办外不得对外正式行文。
4、支队各部门行文，应由部门领导签署明确意见后，报综合办呈支队主要领导审批。
5、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关部门，需要同时送其他机关部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下级。
原因式。
用叙述句陈述制发公文的原因。
例文：
加强对****的管理，对于促进****发展，保证水上安全具有十分重要的意义。
鉴于近期现场监管工作中存在的问题．．．．．．
原因加目的式。
（今年洪水期安全检查通知）
根据加目的式。
为全面做好洪水期内部安全检查工作（目的），根据**通知精神（根据）．．．．．．
（2）正文要主题突出。
公文的中心就是公文所谈的问题和事由。
无论什么文种的公文，从头至尾，通篇内容都要围绕问题和事由来写。
与主题和事由无关的，即使再“重要”也不能写。
（3）表述要准确无误。
在上行文中，向上级领导机关汇报情况，反映问题，请示工作，都必须真实、客观、全面，不可弄虚作假。
在平行文中，与有关部门商洽工作，求得支持和帮助，需要真实、准确地通报情况，不允许相互欺瞒。
在下行文中，上级向下级发出指示或批复，也要切合实际，不能盲目指挥。
衡量一件公文在文字上是否准确无误，有这样一些标准：
传达党和国家的方针政策和有关规定不走样；反映客观实际情况不片面；立场、态度、观点不含糊其辞；前后文不自相矛盾；语言合乎逻辑，不致产生歧意；引文与引文出处，具体数字、人名、地名、时间、地点不出现错误。
（4）篇章要条理清楚。
条理清楚主要是指公文篇章结构严密，层次分明，逻辑性强。
公文的结构形式比较常用的有四种：
一段式。
通篇只有一段文字。
内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一段式。
分段式。
大多数公文采用分段式结构。
分条式。
一些规定、条例、章程等，往往采用分条式结构。
章节式。
一些内容丰富、篇幅较长的公文，往往采用章节式结构。
（5）结尾要当断即断。
所谓当断即断，是指当所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚，就果断地结束全文，不拖泥带水，不画蛇添足。
2、公文的语言与修辞
（1）公文语言的特点：
准确、简练、严谨、庄重、生动。
准确。
所谓准确，是说公文在语言表达上完全符合客观实际，明确无误。
简炼。
严格意义上的公文，其语言应简练到多一字不可，少一字也不可的程度。
长而无物是写作大忌。
能把一件小事写成“万言书”未必是真功夫，而把一件大事写成“千字文”、“百字文”才是真功夫。
例文：
A：
“寒冷的冬天就要到了，我们大队里还没有取暖电器，希望你们资产处尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。
是不是可以，等待你们迅速答复。
”
B：
“严冬在即，我大队尚无取暖电器。
请速调拨配给，以应急需。
可否，盼复。
”
A和B两篇例文，谁更简练，一目了然。
怎样才能使文稿简练呢？
一是要善于概括、归纳、提炼。
二是要开门见山，少穿靴戴帽。
三是少说空话套话假话。
公文是施行行政措施，指导和布置工作的重要工具，施行行政措施，指导和布置工作，归根到底是一个干什么、什么时候干、怎么干、干成什么样子的问题，和这个问题无关联或关联不大的话都是没用的话，都不应写入文稿。
四是少用数概修辞法。
许多同志在起草文稿时，都热衷于什么“一个中心，两个面向，三条措施，四个结合”一类的语言，并自以为是，洋洋自得。
认真推敲一下，我们就会发现“一二三四”也好，“四三二一”也好，十之八九都是“数字游戏”，总给人一种生拉硬扯、拼拼凑凑的感觉，这样就使本来很有特色的数概修辞法庸俗化、形式化，也使本来能写得很精短的文稿变得又臭又长。
当然，语言精炼和用语苟简是两回事，随意苟且简略是无助于语言精炼的，而且容易产生歧义。
（讲一玩笑）
严谨。
所谓严谨，指的是态度严肃，交代清楚，行文自然，结构严密。
在写作时只有做到叙事周全，说理透彻，要求精当，用词选句贴切无误，才能使公文符合实际，合乎逻辑。
庄重。
所谓庄重，是指公文的语言端庄、持重、严肃。
这是由公文具有行政约束力和法定强制力这一特点决定的。
我们讲公文语言庄重的特点，还包括写作时必须经常使用公文专用语。
这类专用语通常有：
A、常用的开头词：
根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；
B、常用的引叙词：
前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；
C、常用的称谓词：
本（我）办、贵（你）处、该单位；
D、常用的表态词：
应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；
E、常用的询问词：
妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；
F、常用的综合词：
为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；
G、常用的表达目的词：
批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；
H、常用的结尾词：
特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将．．．报告给我们。
生动。
从某种程度上说，写公文比写文艺作品更需要生动。
但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别。
文艺作品的生动主要通过情节的发展、细节的渲染、场面的描写、人物心理的刻画来实现，而公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现。
（2）公文用字用词的常见错误（略）。
（3）正确使用称谓
公文常用的称谓词：
第一人称：
我（本）办（、部、所、院、校、委、站．．．）
第二人称：
你（贵）处（馆、委、处、办．．．）
第三人称：
该单位（部门、系、院、所、局．．．）、他、他们；
特指人称：
收文单位直书其名，使用全称（与公章一致）；发文单位在公文标题中出现时，使用全称。
为使公文在表述上比较简练，在不致引起歧意的情况下，公文的称谓可以使用规范化简称。
如市委、市政府、市纪委、发改委、发规处、校办、计财处、学工处等等
同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。
例文：
一般情况下，第三人称第一次出现时使用全称，以后再出现时用“该单位”、“他们”等词代替。
例文：
有些情况下，公文的称谓可以省略。
例文：
各单位、各部门：
根据国家房改有关规定，经学校研究，就加强校内公有住房管理问题，提出如下意见，请（你单位）遵照执行。
（4）公文的修辞。
原则：
主要使用消极修辞方式、适当运用积极修辞方式。
消极修辞方式。
公文具有规范作用。
公文的规范作用也就是公文的控制作用。
公文的控制作用要求公文的评议也不可缺少控制性。
这种语言修辞正是公文用语的消极修辞。
消极修辞要求语言有所控制，文理通顺，结构妥帖，繁简适当，通俗易懂，语言明确。
例文1：
在百日安全过程中，从重从快治理辖区通航秩序，是摆在各部门面前的一项重要任务。
（定向型控制用语）
例文2：
少数执法人员对船舶违章行为熟视无睹，听之任之，这是完全错误的。
（定性型控制用语）
积极修辞方式。
在公文写作中，恰当运用某些修辞格，如：
比喻、借代、夸张、设问、象征、感叹、警句、顶真、排比、对偶等），把所陈述、表达、反映、部署、要求的问题准确、鲜明、生动地写出来，可以给人以深刻的感染。
这就是公文写作中的积极修辞方式。
这种修辞方式要恰当运用，不可多作，否则公文容易让人误认为是“文艺作品”。
第二部分常见公文写作
一、通知的写作
（一）通知的基本格式
标题
收文单位
发文缘由
通知事项
执行要求
结束语
发文日期
（二）通知的一般写法
1、通知标题的写作。
通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。
在实际工作中，因文件版头已印明发文机关，故有一些单位省略了发文机关，直接写发文事由和通知。
在一些特殊情况下，为了突出和强调所发通知的某种性质，往往需对标题中的通知加以点注和说明。
“××联合通知”、“×××紧急通知”、“××重要通知”、“××补充通知”
转发通知，事由自拟。
转发上级机关文件，如其标题过长，可以自拟题目摘要转发。
在通知标题中，我们经常使用一些修饰事由的定性用语。
如“印发”、“转发”、“批转”等。
2、通知正文的写作。
一般来讲，通知正文的写作内容主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。
拟发缘由。
要写明拟发通知的起因或背景，阐述拟发通知的目的或依据。
在写作拟发缘由时，一定要言简意赅，简明扼要，点到为止，切忌拖泥带水。
通知事项。
通知事项是通知的主体内容，是通知的核心。
通知拟发缘由和通知要求都必须紧紧围绕通知事项来写，为通知事项服务。
书写通知事项，要层次分明，条理清晰，用词用语要准确达意。
通知要求。
通知要求表明了发文机关对下级执行通知事项的态度，并以此作为通知的结语，结束全文。
以上是通知正文的一般写法，根据通知种类的不同，写法上要有所区别。
通知的种类包括：
会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知。
不再一一叙述。
例：
通知
关于开展“党员到基地，争优看行动”活动的通知
处属各部门：
为深化创先争优活动，推进沈浩、启湘、泽炎精神的学习，以实际行动响应芜湖局先锋岗党员发出的“模范践行‘五带头’服务发展一面旗”倡议，根据《芜湖港区处创先争优活动实施方案》要求，决定开展“党员到基地，争优看行动”活动。
具体安排如下：
一、活动主题：
党员到基地，争优看行动
二、参加人员：
处本部全体党员，入党积极分子和其他职工如主动申请，在安排好工作的情况下也可报名参加。
三、活动内容
对照启湘、泽炎精神，对比先锋岗党员的“五带头”倡议，开展“四用”活动。
1、用心学习。
通过一天工作时间，了解基地基本情况，学习基地基本制度，掌握基地工作运行机制，对基地总体情况做到“心中有数”，从而为今后做好服务和指导工作创造条件。
2、用力工作。
根据本人现在的工作岗位，有针对性地参与基地各项工作。
每人都要做到“三个一”：
参加一次现场巡航和船舶检查、参与一次行政处罚、帮助基地做一件实事，切实体现共产党员的先锋模范作用。
3、用情交流。
基地远离市区，工作环境较差，工作负荷沉重，工作难度大。
每一名到基地工作的同志，都要带着感情去学习、去沟通、去交流，通过与基地同志同吃同住同劳动，了解他们的辛劳，体恤他们的困难，从而加深彼此理解，建立同志感情，和谐单位发展环境。
4、用笔体会。
每一名参加基地工作的党员，都要完成一篇工作体会，全程记录一天的工作情况、所做的主要工作以及体会，一周内提交综合办。
处党支部将集中统一在网上公示，交流学习。
四、具体要求
1、每次安排一名同志到头棚整改基地，工作时间一天，原则上安排在交接班日。
2、交通问题与基地交接班同志一道解决。
3、在基地工作期间，严格执行基地工作制度和要求，服从基地统一安排。
特此通知
二〇一〇年八月十七日
二、请示的写作
请示，是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文。
是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。
（一）请示的分类。
根据请示的不同内容与写作意图，可将其分为三类：
1、政策性请示
这类请示，一般是因政策问题而制发。
如：
襄樊学院关于建华路校区部分土地转让有关问题的请示
2、核准重大问题的请示
这类请示多涉及人事、机构等方面的问题。
如：
关于成立学科建设办公室的请示
3、事务性请示
这类请示，大多涉及机关日常工作中一些具体事项，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救补助费用、变更机构名称、新建改建办公设施等。
例：
关于补助学生工作经费的请示
（二）请示的基本格式
标题
收文单位
请示缘由
请示事项
结束语
发文日期
（三）撰写请示注意的事项
1、撰写请示的注意事项
（1）请示应当一文一事。
不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题，以免拖延处理时间，贻误工作。
（2）下级机关一般不得越级请示。
因特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等）必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
（3）不要搞多头请示。
请示只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。
（4）请示不得抄送下级机关。
请示中的意见在末被批准之前并不生效，所请示的事项有时不被批准，如果抄送下级机关，会使下级工作人员思想混乱，不利于工作。
（5）领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。
（6）请示与报告要严格分开，不得混用。
报告中不得夹带请示事项。
在请示标题中，也不许用两个公文名称。
2、请示写作中的常见病误－－请示与报告混用
（1）把“请示”与报告混用，在标题中出现两个公文文种。
出现“请示”与“报告”混用的原因，是起草公文的同志没有搞清楚“请示”与“报告”的不同之处：
第一，“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题；而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。
第二，“请示”是事前行文；“报告”是事后或事情进行中行文。
第三，“请示”要求上级机关给予批复；“报告”上级不予批复。
只有一些反映情况和问题，并提出解决办法和意见的报告，上级才予批转。
因此，不能把“请示”与“报告”两个文种混用。
不能搞约定俗成，习惯成自然。
三、报告的写作
报告，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议时使用的上行文。
报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。
（一）报告的分类
工作报告。
在某项工作进行到一定阶段，或工作已经完成时，下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容，向上级机关汇报时使用。
如：
关于＊＊＊试点工作的报告，可以写成：
基本情况、主要做法，取得的成效、存在的问题、今后工作意见等几个部分。
情况报告。
是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况，某一问题，或工作中某些方面的状况。
建议报告。
是指工作中出现的许多新情况新问题，经过调查研究，提出本机关的处理建议，向上级机关汇报时使用的一种。
上级机关如果认为这些建议比较好，有推广参考价值，也可批转所属下级各机关参照执行。
回复报告。
对上级机关查询、查办、催办的事项，作出专门回答时使用。
报送报告。
指下级机关经常向上级机关报送各种材料，包括下级机关主动呈送的，或者上级机关要求报送的。
例：
襄樊学院关于报送二OO七年度党政工作要点的报告
（二）报告的基本格式
标题
收文单位
概述情况
详述情况
结束语
发文日期
（三）报告正文的一般写法
报告的正文一般包括三项内容：
概述情况、详述情况和结束语。
概述情况。
用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。
详述情况。
详述情况一般从五个方面入手：
工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后打算（意见或建议）
结束语。
报告一般要有结束语。
报告结束语的位置是在正文之后，另起一行空两格的位置。
常用的结束语是：
“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告，请指正”“以上报告，如无不当，请予批转”。
（四）撰写报告的注意事项
一是要坚持实事求是。
不能合理想象、任意拨高，以偏概全，也不能只报喜不报忧。
二是要突出中心。
根据报告主旨选择材料，不要面面俱到，把报告写成流水帐。
三是要注意在报告中不要夹带请示事项。
上级机关对报告一般是只阅不答复。
四、会议纪要写作
会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。
会议纪要具有指导性、纪实性、概括性的效果。
（一）会议纪要的分类
就性质可分为办公室会议纪要和专项会议纪要；就表述形式可分为决议式纪要，概述式纪要和记录式纪要；根据内容可分为决议性纪要和综合性纪要。
（二）会议纪要的结构
分标题、正文、落款三部分。
标题。
会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。
正文。
包括前言、主体、结尾三项内容。
前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会议讨论的主要问题综述如下：
”
主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。
写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。
结尾即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。
例：
会议纪要
会议纪要
芜湖巡航救助执法支队2012年第7号签发：
王章富
会议时间：
2012年7月26日
参加人员：
王章富、方四清、薛兴云、申海、叶君、范娟
2012年7月26上午，王章富支队长主持召开队务会，支队领导方四清、薛兴云、申海、叶君参加。
会议审议7月份反馈8月份计划等事宜。
现纪要如下：
一、会议审定了7月工作反馈和8月工作计划。
7月全支队共计划15项，全部完成完成。
7月工作计划共13项。
二、会议确定了7月份月度激励人员名单。
其中申报三等激励人员名单为：
王文、柳雷、齐涛、吕品、张小平、苏鹏程、刘太铖、冯作华、崔涛静、许琴、郑小凡；二等激励人员名单为：
王平、林金林、廉文华；履职率先岗名单为：
魏胜、杨四六、石燕。
外聘人员激励名单为：
纪建荣、褚桂生。
三、会议审定并通过了三级考核事项，本月对头棚整改基地、滨江执法大队、西梁山执法大队7月份夜间错时巡航任务未完成进行扣分。
四、根据支队量化考核指标统计结果，会议审定7月份“红星执法大队流动红旗”授予新港执法大队。
五、会议就2012年1月—5月方针目标兑现情况进行研究。
六、会议就二季度高频证办理返还事宜进行研究。
七、会议还就人事相关事宜进行了研究。
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