如何提高机关公文写作与规范化水平.docx

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如何提高机关公文写作与规范化水平

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提高机关公文写作及规范化水平

一、公文工作的重要性

一是公文工作是传达贯彻落实党的路线、方针、政策的重要载体；

二是公文工作是实现党政机关领导职能的重要保证；

三是公文工作是整个机关政务工作运转的重要形式；

四是公文工作是文秘人员发挥参谋助手作用的重要途径。

当然，还有其他方面的重要作用，但这四个“重要”，应该说是最基本的。

二、机关公文的基本内涵、种类和特点

党的机关公文处理《条例》中规定有14种公文，即决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

行政机关公文处理《办法》中规定有13种公文，即命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

从一般意义上讲，机关公文的特点包括这样几个方面：

（一）政策性强。

是否有较强的政策性，是衡量公文写作成败的主要标准之一。

（二）理论性强。

（三）针对性强。

（四）权威性强。

（五）逻辑性强。

（六）规范性强。

三、公文工作的规范化

（一）文种选用要规范

（二）阐述政策要规范

（三）协调事项要规范

（四）公文格式要规范

1、秘密等级。

（1）该标注密级的一定要标注，不该标注的一定不要标注。

（2）标有秘密的公文只能通过机要通信局传送，不得使用明传电报传送，也不要通过邮局发送。

（3）密级标注的位置要正确。

2、缓急程度。

（1）要准确计算公文运行时间。

（2）该急才标急，不该急的就不要标急。

（3）不要把本来不急的件拖成急件。

3、公文标题。

（1）公文一定要有标题。

（2）标题结构必须完整。

（3）不要使用一般文章标题。

4、主送机关（也叫抬头）。

（1）不能不写主送机关。

（2）省略主送机关的方式要正确使用。

（3）主送机关的标印位置要正确。

（4）上行文主送机关使用要符合要求。

5、附件。

（1）公文如有附件一定要标注。

（2）避免重复注明。

（3）在表彰类的公文中，受表彰的单位或个人名单如果占用篇幅较大，一般应作为附件，如果夹杂在正文中，容易使文章缺乏整体感。

（4）附件的标题及其在正文中的标注要前后一致，不能随意简化。

6、发文机关（也叫落款）。

（1）应使用全称或规范化简称，不能随意简化。

（2）省略落款必须符合公文处理的规定，不能乱用。

（3）落款要齐全。

（4）落款页要恰当处理无正文的情况。

7、成文日期。

8、主题词。

9、抄送范围。

10、印制版记。

（五）行文关系要规范

一是行文应当确有需要，注重时效，坚持少而精。

可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

二是行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定。

三是受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。

四是向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。

五是对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。

（六）语言文字要规范

四、几种常见常用公文文种的写作

（一）决议

1、标题。

“决议”的标题由三部分组成：

一是会议名称或发文机关名称；二是决议事项；三是公文文种即“决议”。

比如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议》，这是一个重要决策事项的决议。

发文的是党的最高组织“中共中央”，决议的事项是加强社会主义精神文明建设的若干重要问题。

2、通过的时间和会议名称。

位置在标题下面，正文上面，加括号。

会议名称用全称，以示郑重。

“决议”和重要的“决定”一样，不是把发文机关和成文时间这些“落款”的内容放在正文之下，而放在正文之上，这是这类公文的一种特殊格式。

比如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议》，标题下面就加括号标明“（一九九六年十月十日中国共产党第十四届中央委员会第六次全体会议通过）”。

3、正文。

通过重要决策事项的“决议”的正文，一般由三部分组成：

（1）开头。

主要写作出决议的根据、原因、背景等。

（2）决议的事项。

由于决议所阐述的都是重大决策事项，涉及面往往比较广泛，往往全党都要执行，因此，在表述上多采用“夹叙夹议”的写法，一方面叙述重大决策事项，一方面进行论述，理论性比较强。

（3）结尾。

决议的结尾一般采取号召式，号召性、鼓动性很强。

4、发文范围。

在正文的下面。

相当于其他公文的抬头即受文单位。

即此件发至XXX级或“公开发表”，加括号。

（二）决定

“决定”这一文种应用非常广泛，党政机关经常用，其它机关也经常用。

一般情况下，党政机关的决定主要分为三种：

一是政策性决定。

二是奖惩性决定。

三是知照性的决定。

就是诸如机构设置、人事安排、有关具体事项的决定，这类决定往往是只把决定的事项告诉下级知道，一般不需要下级具体执行。

起草决定要注意，讲理由、目的、意义要简洁扼要，符合实际，所决定的事项要有指导性和可行性，一般只写决定做什么、怎么做，不作具体解释。

（三）通知

通知是党政机关使用效率最高、使用范围最广泛的法定公文文种。

1、通知的种类

根据通知的使用范围、性质和作用，可以把通知分为：

事项通知

事务性通知

会议通知

通知印发通知

批示性通知批转通知

政策性通知转发通知

指示性通知

2、事务性通知的写法

（1）事项通知

（2）会议通知

3、政策性通知的写法

（1）批示性通知

①使用范围

发布党内法规，批转下级机关或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，用批示性通知。

②种类

根据批示性通知的使用范围，可以分为三类：

一类是“印发”；另一类是“批转”；第三类是“转发”。

③行文时采用哪种形式（也即三者的区别）

在行文时究竟是用“颁发”、“印发”，是用“批转”，还是用“转发”，这是写批示性通知首先要解决的问题，必须真正明确，不能含糊。

从目前实际情况看，一般是采取这三种用法：

一是党政机关发市某些法规政策性文件（如条例、规定、办法等）或印发有关文件，用“印发”（或“颁发”）。

二是上级机关对下级机关文件加上批语下发，通知执行，用“批转”。

三是凡认为上级机关、平级机关或不相隶属机关的公文，对本地区本系统的工作有重要指导作用，另加批语下发，用“转发”。

④批示性通知的特点和写作要求

a、批示性通知都有附件；

b、批示性通知的标题必须由发文机关、公文事由和公文种类三部分构成；

批示性通知的正文一般包括以下三个方面的内容：

第一，对所印发（颁发）、批转或转发的文件提出下发的意见。

诸如此类通知中的“发给你们，请结合本地实际情况参照执行”等语。

第二，对所发文件或文件涉及的工作进行说明，主要是作出评价，指出意义。

第三，提出希望和要求。

比如，《中共中央办公厅关于印发〈公开选拔党政领导干部工作暂行规定〉等五个法规文件的通知》的批语是这样写的：

“《公开选拔党政领导干部工作暂行规定》、《党政机关竞争上岗工作暂行规定》、《党的地方委员会全体会议对下一级党委、政府领导班子正职拟任人选和推荐人选表决办法》、《党政领导干部辞职暂行规定》、《关于党政领导干部辞职从事经营活动有关问题的意见》等五个法规文件已经中央同意，现印发给你们，请结合实际情况，认真遵照执行。

这次印发五个法规文件，是积极推进政治体制改革的实际步伐，是深化干部人事制度改革的重要举措，有利于进一步拓宽选人视野，引进竞争机制，调动各方面的积极性，促使优秀人才脱颖而出；有利于加强干部的监督管理，规范党政领导人才的正常流动，推进领导干部能上能下、能进能出；有利于扩大党员和群众对干部选拔任用的知情极、参与权、选择权和监督权，防止和克服用人上的不正之风。

各地区各部门要以“三个代表”重要思想和十六大精神为指导，认真贯彻执行党的干部路线，坚持干部队伍“四化”方针和德才兼备的原则，围绕建立健全科学的选拔任用机制和管理监督机制，积极探索实践，注意总结经验，全面推进干部人事工作的科学化、民主化和制度化。

各地区各部门贯彻落实的情况，请及时报告中央。

”

（2）指示性通知

①使用范围

上级机关对下级机关直接有所指示，按其内容不适于用命令或指示发布的，用指示性通知。

②指示性通知的正文写作要求

一是摆原因，讲目的。

即发通知的原因、目的，为什么要办这件事情。

二是讲措施，提要求。

即根据原因和目的提出相应的措施和要求。

有的通知把措施和要求放在一起说，更多的是把二者分开写。

③写作时应注意的问题

一是如果是几个单位联合发出的通知，最好在“通知”的前面相应地加上“联合”二字。

二是如果通知的事情很重要，很紧急，可在标题中“通知”二字前面相应地加上“重要”、“紧急”二字，以引起被通知者的注意。

三是如果通知事项涉及到两个以上单位，可以采取主送、抄送的办法处理；但哪个单位要办些什么事，就要分别写清楚，明确任务和分工。

（四）通报

《条例》规定：

“通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

”《办法》的规定与此基本相同。

1、通报的种类

根据通报的性质和反映的内容可分为：

表扬好人好事通报

表扬性通报

宣传先进典型或经验通报

通报

事故通报

批评性通报

反面典型通报

情况通报

2、表扬性通报的写作要求

3、批评性通报的写作要求

4、写表扬性、批评性通报应注意的问题

（1）要适时。

通报的最大特点是时间性强，一定要按照领导要求及时起草下发。

否则，时过境迁，就失去了指导工作或教育干部群众的作用。

（2）要典型。

通报的内容必须是经过选择的典型事件，不典型的应一概摒弃。

当然，这要由机关领导班子来定。

（3）要实事求是。

通报的目的是为了推动、指导工作，因此，一定要如实去写，不能有任何虚假，不能任意拔高或贬低。

5、情况通报的写作要求

（五）报告

“报告”，也是党政机关经常使用的文种。

1、报告的种类

报告按其用途可分为两类：

一是向上级汇报工作的，叫“工作报告”；

二是向上级反映情况的，叫“情况报告”。

上述两类报告，根据其反映的内容，每类又可分为“综合性”、“专题性”报告。

2、报告正文的主要写作内容

（1）工作报告。

分为综合性和专题性的两种。

①综合性工作报告。

综合性工作报告要求写清：

第一，工作任务的完成情况；第二，取得的成绩和经验；第三，存在的问题及解决问题的意见；第四，新的打算。

一般的用新一年（或季度、或半年等）工作计划的指导思想和总体思路来表述。

其中重点是第一部分。

③专题性工作报告。

（2）情况报告。

也分为综合性和专题性的两种。

①综合性的情况报告，是下级机关把本地区、本系统一定时期内的某一方面的重大情况汇总起来向上级所作的报告。

②专题性的情况报告，是指把某一重大的专门问题或事件的情况向上级所作的报告。

3、报告正文内容的写作要求

（1）综合性报告

综合性报告有这样的写作要求：

第一，必须突出重点。

第二，必须搞好综合分析。

第三，要注意处理好“点”“面”关系。

（2）专题性报告

写专题性报告，除了上面讲的内容方面的特点（情况单一、面比较窄）之外，还有如下要求：

一是要不失时机。

二是要一事一报。

三是不要带请示事项。

4、报告的格式要求

（1）标题。

（2）主送机关的名称。

（3）正文。

（4）结尾。

（六）请示和批复

1、请示

《条例》、《办法》规定：

“请示用于向上级机关请求指示、批准。

”

（1）请示的使用范围

需要请示的问题主要是：

①对上级机关的有关政策、规定、办法、措施有不了解的问题；

②工作中发生比较重大的问题和原无规定难以处理的问题；

③需经上级审查批准的本地区本单位对某项工作的方案、计划或对某个问题的处理意见；

④对于政策、法律和指示，因本地区、本单位的特殊情况难以执行，需要作变通处理的问题；

⑤要求分配工作任务；

⑥需要上级批准或办理的具体事项等。

（2）请示的格式内容及其写作要求

请示的格式一般包括标题、主送机关、正文和落款四部分。

①标题。

由发文机关、请示事由、公文文种三部分组成。

拟定请示标题的关键是要把向上请示的问题写准、写明确，文字长短恰到好处，并与正文内容相符。

②主送机关。

即接受请示的机关名称（有时写领导人姓名）。

写在标题之下，正文之上。

③正文。

正文是请示的主体部分。

它包括三项内容：

a、首先要写请示问题的原由，即为什么要请示。

这项内容要把原因说得清楚、充分，还应做到开门见山，简明扼要。

b、其次要重点写需要请示的事项。

C、结束语。

在正文之后，另起一行写。

根据正文内容，可相应地写上“妥否，请批示”、“以上意见当否，请批示”等语。

“请示”必须写上结束语，才符合其含义和结构要求。

④落款。

正文写完之后，另起一行，在右下方署上请示单位的名称和成文日期。

（3）写请示应注意的问题

一是请示的原由必须写清楚，提出的问题和意见必须十分明确恰当。

二是要一文一事，不要一文数事，不要搞多头请示。

三是不能越级请示。

四是联合请示要搞好会签。

2、批复

（1）批复正文的内容及其写作要求

①首先告知收文情况。

②接着表明态度。

③最后可写结束语。

如“此复”、“特此批复”等语。

（2）写批复应注意的问题

一是观点要明确，态度要明朗，指明注意问题时，要全面周密。

不能模棱两可，顾此失彼，以免下级无法遵照办理。

二是措词要准确，语气要肯定，文字要简练。

五、类似公文文种功能的异同

（一）决定、决议和会议纪要

“决定”、“决议”和“会议纪要”的不同之处在于：

一是内容的适用范围不同。

二是审批程序和权限不尽相同。

三是使用机关层次不尽相同。

（二）意见和决定

意见”和“决定”又有很多不同。

一是“意见”的行文具有多向性，“决定”则是单向性的。

二是“意见”的适应范围比“决定”广泛。

三是语气有区别。

（三）通知和通报

二者的区别：

一是在传达情况、周知事项方面，“通知”的内容往往是上级机关告知下级机关必须知道的，而且带有一定的指令性，还要提出执行的具体要求，下级必须照此办理；“通报”则重在传达，目的是让有关单位和人员知道，一般不提要求。

二是分类和使用频率不同。

（四）“请示”和“报告”

请示”和“报告”是沟通下级与上级联系的法定性通用公文文种，在实际工作中运用频率比较高，也比较重要。

一些机关单位的确也曾出现过不能规范应用的问题。

该用“请示”的，却用了“报告”；该用“报告”的，却用了“请示”；有的甚至把两个文种合起来用作“请示报告”。

请示”和“报告”是两个本质不同的文种，二者的区别主要有这样六点。

（1）行文目的和适用范围不同。

（2）所涉及的职权范围不同。

（3）涉及的事项和篇幅的容量不同。

（4）对上级的约束力不同。

（5）语言格调不同。

“请示”的语言基本格调是“请求性”；“报告”的语言基本格调是“陈述性”。

（6）行文时间不同。

不能规范运用‘请示”和“报告”的成因

一是“请示”和“报告”确有一些相同之处。

二是制度上比较多地强调“报告”的重要性，而对使用“请示”有所忽视。

三是上级批转了误用文种的文件，产生了不良的“示范”效应。

四是受传统习惯的影响。

五是一些理论观点的误导。

规范运用“请示”和“报告”，需要注意掌握“请示”和“报告”的批转、批复问题

近年来，在与“请示”和“报告”有关的公文处理中出现了一些新的问题，主要表现在批转、转发“请示”和批复“报告”等方面。

①“请示”一般不宜批转、转发。

②“报告”不能批复。

③请求上级批转文件一般用“报告”。

六、公文写作的基本原则

（一）要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法令及上级机关的指示、规定。

出现政策性问题是公文写作的大敌。

（二）要符合客观实际，坚持解放思想，实事求是，与时俱进，对实际工作有指导和推动作用。

（三）要坚持马克思主义的文风。

一是要准确。

主要应做到三点：

1、观点要正确。

2、情况要真实。

3、引用政策要有效。

二是要鲜明。

三是要生动。

（四）要符合发文机关的职责范围。

（五）要符合公文格式要求。

七、公文写作的一般过程

公文写作的过程，大体上可分为五个阶段。

（一）领会意图，确定主题

确定公文主题的原则就是要看主题是否能够完整准确地体现领导意图，能否深化和丰富领导意图，以及是否符合上级政策和客观实际情况。

（二）拟写提纲，理顺思路

（三）选择材料，确定使用

一是要注意核实材料的真实性。

二是要注意材料的典型性。

（四）起草初稿，力争一气呵成

（五）修改定稿，听取意见

八、公文起草应注意避免的几个问题

一、照抄照搬

二、空话连篇

三、超越职权

四、观点和材料不统一

主要表现在这样三个方面：

一是观点不能统帅材料。

二是材料不能佐证观点。

三是观点和材料之间缺乏深入的分析论证。

五、篇幅冗长

九、刻苦学习，勇于实践，努力提高公文工作水平

（一）注意学习文件，提高政策水平

（二）搞好理论武装，提高理论水平

（三）加强调查研究，提高对实际工作的洞察力

（四）提高模拟思维能力，发挥参谋助手作用

（五）勤学多练，提高公文写作的熟练程度