企业管理采购及付款管理制度资料.docx

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企业管理采购及付款管理制度资料

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文件编号

一、供货商管理作业PR-01

二、请、采购作业PR-02

三、进口作业PR-03

四、到货追踪作业PR-04

五、验收作业PR-05

六、验收差异及索赔处理作业PR-06

七、应付帐款作业PR-07

八、支票支出作业PR-08

供货商管理作业

1.目的：

为有效掌握原物料供货商供货品质，避免因料品不良或来源不足而影响产品品质或生产进度，特订定供货商管理作业。

2.范围：

本作业程序适用于原物料供货商与托外加工协力厂商之评鉴管理作业。

3.内容：

3.1.流程图号：

PR-01-01F

3.2.程序说明：

采购单位依需求寻找合适之供货商与协力厂商，并取得其填立之〝协力厂商资料表〞后，予以书面审核，若需实地评鉴应会同相关部门至现场评鉴。

相关单位依〝厂商评鉴评分表〞之内容进行评估，并将评估结果填入评分表。

采购及相关单位于评鉴后将评鉴结果填入〝厂商调查结果通知书〞交相关评估单位说明评鉴结果，依核决权限呈核。

〝厂商调查结果通知书〞于核准后，采购单位依评鉴结果及依研发管理制度已承认材料之〝承认书〞，将合格厂商及材料资料填入〝厂商承认申请表〞并呈权责主管签核，不合格厂商，则依〝厂商调查结果通知书〞之评鉴结果，知会供货商后相关表單存查并定期销毁。

依据评鉴结果选定合格厂商，若须签订合约则由采购单位依规定于合约上用印，并交由厂商签章，一份交厂商收执、一份自行存盘。

采购单位依公司厂商分类编码原则建立厂商基本资料，登录于〝协力厂商资料表〞并输入厂商管理系统，编列〝厂商名册〞；另将〝协力厂商资料表〞、〝厂商评鉴评分表〞、〝厂商调查结果通知书〞、〝厂商承认申请表〞及相关资料存查。

若价格或供应产品规格变动时，应取得厂商〝报价单〞与相关资料，依请、采购作业－原物办理。

3.3.控制重点：

供货商之评鉴作业应切实依规定办理。

确实依据〝厂商评鉴评分表〞进行厂商评鉴。

品管单位确实追踪列入观察厂商之品质改善状况。

4.附件：

PR-01-01S协力厂商资料表

PR-01-02S厂商评鉴评分表

PR-01-03S调查结果通知书

PR-01-04S厂商承认申请表

请、采购作业

1.目的：

确立各项采购作业流程，其使相关单位有效执行请、采购作业，并以合理取得各项符合品质之原材料、模具与消耗品、治工具、庶务用品。

2.范围：

本作业程序适用于原物料、模具与消耗品、治工具、庶务用品之请购、询、比、议价及采购之处理程序。

另财产之请、采购作业，请详财产管理制度。

3.内容：

3.1.流程图号：

PR-02-01F

PR-02-02F

PR-02-03F

PR-02-04F

3.2.程序说明：

请、采购作业－原物料：

（一）PC依据forecast订定购料计划，转开工单；MC依据参数系统RunMRP后转成请购明细。

若属于longleadtimeparts则由采购以riskbuy方式提出需求，经会签相关单位后，形成另一种请购单。

（二）采购单位依〝请购明细〞或〝riskbuy〞所列料号、品名、数量及交期开立订货单，呈权责主管签核后，传真至厂商并确认订单所列明细；不可行者，应通知生管单位依据交期进行协商。

（三）采购之料品价格为新品采购时，应由统购请供货商报价并进行询、比、议价后在系统中建立供料关系&核可后的单价；如非新料，而采购单价有所异动时，填具〝厂商单价异动表〞，呈权责主管签核，据以输入系统修正商品价格等相关资料后，将〝厂商单价异动表〞存查。

（四）〝厂商单价异动表〞一式两联经主管核准后由采购单位入材料基本资料文件修正价格资料，分送如下：

（1）正本自存。

（2）复印件交会计单位存查。

（五）采购单位依据核准之〝请购明细〞单之采购内容及预计交货日期等资料，入采购系统选择最适供货商（含外包商）并输入资料及打印〝订货单〞一式四联，经核决权限主管核可后，用E-FAX直接传真给厂商，〝订货单〞一式四联及相关表單分送如下：

（1）第一联：

交会计单位存查。

（2）第二、三联：

连同〝请购明细〞及〝PurchaseOrder〞由采购单位存查。

（3）第四联：

转交资材单位存查据以验收原物料。

采购变更作业－原物料：

（一）MC单位如拟修改请购数量、项目、应填立〝请购变更通知〞呈权责主管核可后转采购单位确认是否可行，〝请购变更通知〞暂存。

（二）经采购单位确定可行者，依原〝订货单〞资料，mail通知厂商，双方达成协议后变更系统中的订单数据；不可行者，采购单位应与生管单位进行沟通后依上述程序办理采购变更作业。

（三）〝采购变更单〞经权责主管核准后影印，传真资料给供货商，通知修正采购资料后，入采购系统确认采购量后，表單分送如下：

（1）采购单位：

〝采购变更单〞正本存查。

（2）会计单位：

〝采购变更单〞复印件存查，据以核对付款资料。

请、采购作业－消耗品、庶务用品、治工具：

（一）需求单位依实际需求填立〝请购单〞一式四联，呈权责主管核准后送至采购单位。

（二）采购单位依据请购内容寻找合适之厂商并依公司规定进行询、比、议价作业，并将结果填于〝请购单〞后连同厂商〝报价单〞呈权责主管核准；不予核准者则重新寻找合适厂商。

（唯经常性使用之消秏品、庶务用品可免填列议比价记录）

（三）采购单位依〝请购单〞资料填立〝订货单〞一式四联呈权责主管核可后，径向厂商订货，后续程序依验收作业－消耗品，庶物用品、治工具办理验收。

请、采购作业－模具：

（一）研发单位依需求提出模具请购，将〝机构设计图面〞复印件、〝请购单〞一式四联呈核后交采购单位。

（二）采购单位依研发单位提出之需求，依〝厂商名册〞寻找合适厂商，并依公司规定进行询、比、议价作业，将选定之厂商填入〝请购单〞连同厂商〝报价单〞呈核。

（三）采购单位将采购之相关资料填立〝模具（模型／外观设计）订单〞呈权责主管核准并据以向供货商订货。

需拟订定合约者，采购单位应将〝模具合约书〞一式二份依规定呈核用印后再交厂商用印；〝模具合约书〞一份连同〝机构设计图面〞复印件交厂商存查，另一份连同〝机构设计图面〞复印件、〝请购单〞四联、〝模具（模型／外观设计）订单〞暂存，并依验收作业－模具办理验收。

3.3.控制重点：

第一次采购或采购料品价格有异动时，是否确实询、比、议价并呈主管核准。

采购单据与〝订货单〞内容是否相符。

变更请购事项与内容时是否经权责主管核准。

4.附件：

PR-02-01S请购明细

PR-02-02S厂商单价异动表

PR-02-03S订货单及模具（模型／外观设计）订单

PR-02-04S请购变更通知单

PR-02-05S采购变更单

PR-02-06S请购单

进口作业

1.目的：

为确保原料进口申请至运输到货过程顺畅。

2.范围：

本作业程序适用于所有进口原料之进口申请，所有权移转至提货之作业程序及相关费用请款之规定。

3.内容：

3.1.流程图号：

PR-03-01F

3.2.程序说明：

采购单位／船务单位收到进口代理商传来之〝PROFORMAINVOICE〞后，确认订购项目及单价，签回〝PROFORMAINVOICE〞，由船务单位委托报关行申请〝输入许可证〞办理进口作业，依进口交易条件安排进口事宜如下：

（一）由于公司保险若采”全球货物流动保险”（STPStockThroughputPolicy），由于只要归属于瑞轩集团（如瑞中、BVI及ASEV及其它关系企业的货物，包含材料、电子材料、半成品及成品，都包含在内）。

（二）若公司未采STP：

F.O.B交易条件者，由船务单位指定或由进口代理商安排货运承揽商办理海空运与保险事宜。

（三）若公司未采STP：

C&F交易条件者，由船务单位安排保险事宜。

采购单位根据交易文件等收据与发票申请款项时，连同收据／发票，依核决权限签核后，送会计单位打印〝传票〞，传票经呈核后，转财务单位依支票支出作业办理。

会计单位并依要求之方式付款，并登录〝预付购料款明细表〞汇计该笔进口成本，

3.2.3采购／船务单位接获供货商〝装船通知〞或货运承揽商通知货到，准备报关文件。

货到港口，进到Forwarder仓库，Forwarder发出到货通知单

船务部门准备到货通知单及B/L，交Forwarder办理转关的作业。

同时汇整通关数据：

（一）手册（分册）：

主册在公司，分册可分为PANEL及NON-PANEL在Forwarder保管

（二）INVOICE

（三）PACKINGLIST

（四）B/LAirwayBill

（五）代理报关委托书

（六）进口报关单（预录单）

（七）特殊证明：

如3C免办证明，民用商品入境验证核查书等

（八）合同（订单）

（九）其它单证

船务部门窗口，依据物控提供/材料/机种别/品名规格及单价归并手册项号，再通知关务确认。

船务单位整理上述数据后提供报关行进行报关。

若为一般贸易，则不用手册且需先完税，按海关开立的缴款书缴纳关税及进口增值税17%。

苏州海关报关之前要将所有的数据齐备，完成报关且放行。

放行后才可进行提货。

进口报关后跟催预录单转交仓库及关务。

正本退单看种类、海运约1个月、空运2周。

正本退单后，船务部门之专人搜集整理正本退单。

.在货到之前，进口单位每日按时发出InTransitList（每日在途货物清单），用以通知相关单位近期及当日进口材料，进口经办会发出通知（近期到货的明细目前以MAIL发出），仓库在货物到达时要向船务部门领取INVOICE，PACKINGLIST，报关单等进行验收。

.仓库依据进口单位的数据及实际数据进行验收，制作每日验收材料明细表（字段包含预录入单号，及INVOICENO）送关务单位

关务核对进口报关数据及仓库验收数据，确认进口报关项号/数量/验收仓别无误

.关务确认报关及验收资料无误后，制作进口数量统计表，依项号累计进口量。

每周召集关务及进口协调会议，确认数字正确性并预防手册超量。

采购／船务单位于报关行及保险公司通知须预付报关什费者（关税、报关杂费、运费、保险费），填立〝请款单〞连同报关行及保险公司之通知书及收据/发票呈核后，依支票支出作业办理。

3.3.控制重点：

进口状况是否仓库及关务是否能加以掌握

3.3.2.预录单号是否与正本报关单一致

是否每周进行对帐，并将进口数量统计表（关务），每日验收材料明细表（仓库）及预录单（关务），进行汇总核对

是否按期依交易条件购置运输险。

4.附件：

PR-03-01S进口数量统计表

PR-03-02S每日验收材料明细表

PR-03-03S预录报关单/正本报关单

到货追踪作业

1.目的：

为有效掌握供货商之交货进度，避免供货商延迟交货及确保货源稳定。

2.范围：

本作业程序适用于原物料、模具、消耗品、庶物用品及治工具等向厂商订购后之到货追踪作业。

3.内容：

3.1.流程图号：

PR-04-01F

3.2.程序说明：

采购单位应随时查阅未结案之各项订购资料，并视实际需求打印〝采购明细表〞以了解未交货情形。

采购单位应于预定交货日期前，查核及督促供货商交货进度，以确认供货商是否如期交货；交期延误者，应向厂商催货，如期交货者于厂商交货时，依各相关验收作业办理。

3.3.控制重点：

确实掌握供货商交货进度。

4.附件：

PR-04-01S采购明细表

验收作业

1.目的：

订立各项验收程序，以确保购入之品项符合品质检验标准，并据以控制供货商之交货品质。

2.范围：

本作业程序适用于采购原物料、模具、消耗品、庶务用品、治工具交货时，数量及品质之验收程序。

3.内容：

3.1.流程图号：

PR-05-01F

PR-05-02F

PR-05-03F

3.2.程序说明：

验收作业－原物料：

（一）仓管单位于厂商交货时，应自采购系统打印〝交货验收单〞一式五联并取出〝订货单〞第四联先行点收数量，依〝交货验收单〞及〝订货单〞之内容核对厂商〝送货单〞内容，并于〝交货验收单〞登录点收数及于送货单上签收，〝送货单〞交厂商携回，原物料置于待验区。

（二）仓管单位依〝交货验收单〞判定是否超交，超交者，应通知采购单位处理，采购单位评估后可允收者，依请、采购作业－原物料办理，不可允收者，则退交供货商。

（三）仓管单位于点收后，应将〝交货验收单〞交品管单位进行验收，品管单位于验收后，依验收情形填具〝IQC检验记录表〞（表格详生产管理制度），经呈核存盘并依下述程序办理：

（1）合格者：

将交货验收单之号码、料号、品名及数量登录ＩＱＣ检验记录表，并于良品标示合格卷标后，连同验收单交仓管单位办理料品入库。

（2）不合格者：

将判退数登录〝交货验收单〞，〝交货验收单〞转仓管确认输入库存系统后，于原物料标示不合格卷标。

（四）品管单对于检验不合格之原物料依权责主管核准之〝IQC检验记录表〞依下述程序办理：

（1）需办理退货者：

告知采购单位通知厂商退货。

（2）特采者：

填具〝特采处理单〞呈权责主管核可后办理特采筛选入库，〝特采处理单〞一式两份。

正本采购单位存查，复印件交ＩＱＣ单位存查。

（五）仓管单位依品管单位传来之〝交货验收单〞点收数量无误后办理料品入库，并将入库数量输入库存系统，交货验收单一式五联及相关表單分送如下：

（1）第一联：

据以登录〝帐卡〞后自存。

（2）第二联：

交保税单位存查。

（3）第三联：

连同厂商发票送交会计单位入库存系统审核后，依应付帐款作业办理。

（4）第四联：

交品保单位存查。

（5）第五联：

交申请单位存查。

验收作业－消耗品、庶物用品、治工具：

（一）采购单位于供货商送货时，取出〝请购单〞及〝订货单〞与厂商〝送货单〞及物品进行核对，并会同申请单位确认。

（二）经确认无误后，采购单位应于〝送货单〞签收，单据一联交厂商携回，由申请单位填具〝非生产性材料验收单〞后，交采购单位填具〝请款单〞，相关表單呈权责主管核可后分送如下：

（1）〝请购单〞、〝订货单〞、〝非生产性材料验收单〞第一联连同〝请款单〞及厂商统一发票交会计单位入帐。

（2）〝请购单〞、〝订货单〞及〝非生产性材料验收单〞第二、三联自存。

（3）〝请购单〞、〝订货单〞及〝非生产性材料验收单〞第四联交请购单位存查。

（三）验收有不良品时，退回供货商，俟取得新品时再依

（一）及

（二）程序办理。

验收作业－模具：

（一）研发单位于模具制造过程中应通知相关单位至模具制造商试模据以掌握品质及跟催进度。

（二）模具制成，研发单位应通知采购单位及相关单位验收，验收合格者，研发单位应取得模具制造商之〝统一发票〞并填具〝固定资产验收单〞一式四联（格式详财产管理制度）、〝请款单〞及〝财产外借申请书〞，与来自采购单位之〝请购单〞一式四联及〝模具（模型／外观设计）订单〞联核对无误后，一并呈权责主管核可。

（三）采购单位依据核准之〝财产外借申请书〞填写〝模具保管切结书〞一式二份，经模具保管厂商盖章后，连同

（二）之表單分送如下：

（1）〝模具〞及〝模具保管切结书〞一份交模具保管厂商保管。

（2）〝固定资产验收单〞、〝请购单〞第二、三联、〝财产外借申请书〞、〝模具合约书〞复印件及〝模具保管切结书〞一份交行政单位存查。

（3）〝固定资产验收单〞、〝请购单〞第一联、〝请款单〞、〝统一发票〞及〝模具合约书〞正本交会计单位入帐。

（4）〝固定资产验收单〞、〝请购单〞第四联及〝模具合约书〞复印件交研发单位存查。

3.3.控制重点：

验收数量应符合采购数量及规格。

发票所载数量、规格、金额与送货文件、订购单据、验收单据应相符。

验收入库原物料应确实贴卷标标示其品质状态。

4.附件：

PR-05-01S交货验收单

PR-05-02S非生产性材料验收单

PR-05-03S财产外借申请书

PR-05-04S模具保管切结书

PR-05-05S模具合约书

验收差异及索赔处理

1.目的：

为降低因供货商交货数量短少或交货品质不良，而致公司权益受损，特订本程序。

2.范围：

本作业程序适用于已入库之原物料供货品质不良或在制品品质异常，其原因属进料供货商或外包加工协力厂责任之进货退回及索赔处理作业。

3.内容：

3.1.流程图号：

PR-06-01F

3.2.程序说明：

进货退回作业：

（一）原物料验收入库后经各单位发现不良应填具〝退库单〞一式四联交品管单位进行检验。

（二）品管单位于检验后应填具〝IQC检验记录表〞及〝供货商改进措施连络单〞依核决权限呈核。

（三）经判定不良原因为供货商进料不良者，依下述程序办理退料，表單分送如下：

（1）〝供货商改进措施连络单〞连同〝IQC检验记录表〞自存。

（2）〝供货商改进措施连络单〞复印件交采购单位据以与供货商协商退料事宜。

（3）〝供货商改进措施连络单〞复印件交制造单位据以依存货管理领料作业重新领取原物料。

（4）〝供货商改进措施连络单〞复印件连同〝退库单〞一式四联交仓管单位－退料入库作业办理。

（四）经品管单位判定不良原因为内部作业不良所致者，材料置于报废区并依存货管理－报废作业处理，后续作业依（三）

（1）

（2）（3）（4）程序办理。

（五）仓管单位接获自品管单位传来之〝退库单〞及〝供货商改进措施连络单〞后，应填具〝领料单〞一式四联呈权责主管核可后分送如下：

（1）第一联：

交会计单位据以开立进货退出或折让明单。

（2）第二联：

交进出口单位存查。

（3）第三、四联：

据以输入退料资料后自存。

（4）料品退交供货商。

索赔处理作业：

（一）经品管单位判定因厂商供货品质不良欲向其索赔时，由工程部计算工程损失，由采购单位依据〝异常工时费用估算〞与厂商协商后，拟具签呈，复印件交会计单位应付帐款作业办理扣款。

（二）经采购单位与供货商协商拟换货者，依公司换货处理规定办理。

3.3.控制重点：

〝退库单〞、〝供货商改进措施连络单〞与〝领料单〞资料必须相符。

〝退库单〞、〝供货商改进措施连络单〞与〝领料单〞应依核决权限呈核。

4.附件：

无。

应付帐款作业

1.目的：

为有效控管公司权益，审核验收合格单据，并予以立帐。

2.范围：

本作业程序适用于采购原物料、消耗品、庶务用品、治具及模具验收合格之请款及各项应付款项之处理作业。

3.内容：

3.1.流程图号：

PR-07-01F

3.2.程序说明：

采购单位依据下列各项作业之请款资料，于规定请款时限前汇总凭证及表單，送会计单位：

（一）原物料验收：

厂商〝发票〞、〝交货验收单〞第三联。

（二）模具验收：

厂商〝发票〞、〝订货单〞第一联、〝请购单〞第一联、〝固定资产验收单〞第一联。

（三）消耗品、庶物用品、治具验收：

厂商〝发票〞、〝订货单〞第一联、〝请购单〞第一联、〝非生产性材料验收单〞第一联。

（四）验收差异及索赔处理：

〝品质异常处理单〞复印件。

会计单位将采购单位送来之表單审核无误后，届付款日时，依支票支出作业办理付款。

3.3.控制重点：

请购、采购、验收程序之各项凭证是否符合请款规定。

审核交易是否延迟入帐。

4.附件：

无。

支票支出作业

1.目的：

制定支票领用、开立及支付作业程序，以确保其正确与安全。

2.范围：

本作业程序适用于开立支票付款之相关处理程序。

3.内容：

3.1.流程图号：

PR-08-01F

3.2.程序说明：

支票支出作业：

（一）会计单位收到请款单位转来之各项应付凭证，应审核请款文件符合公司规定之付款条件后，入总帐系统输入相关资料打印〝传票〞，将〝传票〞与相关凭证呈权责主管核准后键入应付帐款系统，月结时汇总〝应付帐款明细表〞并打印支票。

（二）财务单位审核〝应付帐款明细表〞及支票。

（三）将〝支票〞送至权责主管处，依规定用印后，〝支票〞登录于〝领款签收单〞，并依下述票据领用作业送交票据给厂商；〝传票〞与相关凭证送交会计单位过帐存。

票据领用作业：

（一）财务单位根据传票上载明之受款人及金额等要件开立支票，并于传票上注明票据付款行别、帐户、票据号码及到期日等资料。

（二）票据开立应依票据系统，记录受款人抬头、票据号码、银行帐户、到期日等，并登录于〝领款签收单〞。

（三）支票开立情形（起讫号码、数量）应与〝开票纪录〞相符，除应依规定用印外，并应顺号开立。

（四）支票皆以抬头、禁上背书转让方式支付。

支票受款人如要求取消抬头或禁止背书转让者，应填具〝切结书〞，经本公司权责主管签核后始可办理。

（五）支票因开立错误或其它原因须作废者，不论其是否用印，一律于支票正面加盖〝作废〞章，并将支票号码剪下贴于〝票据使用情形一览表〞附件中。

（六）票据发放可采邮寄及亲领二种方式，采邮寄者，携出邮寄人应先加注姓名、日期，实际寄出后，取据邮局之收执以备查；采亲领方式者，领票人应备齐受款人抬头公司章、负责人私章（代领人另出示证明），并请其于〝领款签收单〞盖章签收。

（七）未发放支票，应按适当顺序排列，妥善存放于安全处所或锁入保险箱，必要时，稽核单位应不定时盘点是否与发放纪录相符。

空白票据管理：

（一）当新开支票帐户或支票本即将用尽时，权责人员应填立〝票据领取证〞（格式依银行规定），依核决权限用印后，向银行申请空白支票。

权责人员收到银行交付的空白支票，应确定支票号码是否完整且连号，并于支票盖上并行线章及禁止背书转让后，将所领之空白支票起讫号码登记于〝票据使用情形一览表〞，交单位主管存盘。

（二）财务单位票据保管人于保管空白票据即将用尽时，或有新开支票帐户时，应填写〝票据使用情形一览表〞，经权责人员签核后，据以核发空白票据

（三）空白票据应按编号依序开立，同时在〝存根联〞记录受款人、金额、开立日及到期日等。

若有票据作废，应将作废票据撕毁；另剪下票据号码粘于〝票据使用情形一览表〞附件中。

（四）空白未使用票据，应妥善存放于安全的地方。

缴回空白未使用票据时，应于〝票据使用情形一览表〞填注支票号码，并经权责人员签核。

（五）票据应由负责人或其授权人核准后方得签发。

（六）开立之票据应书写抬头，受款人因故要求取消「禁止背书转让者」者，应请受款人出具「切结书」。

（七）公司不得开立空白未填写金额之票据，且开立之金额应与送交会计记帐之金额相符。

（八）票据开立后至交付持票人前，应指定专人保管，以防票据被故意变造。

（九）空白票据保管人员不依规定领用，应依相关规定惩处，其涉及民刑事责任者，另依相关法令之规定处理。

（十）空白票据保管人员应定期盘点，另空白票据保管人员及会计以外之第三人亦应不定期盘点。

3.3.控制重点：

非月结付款支票支出之请款项目，是否均为必要之提前支出项目。

付款之签收程序应予确实完成。

未使用之空白支票应予妥善保管，并存于安全位置。

应付票据之票期有无不当提前或延后。

开立票据注意要点如下：

（一）〝支票〞应序号控管。

（二）〝支票〞签收记录应书明完整签收人及日期等记录，属公司行号，于签领时，应盖公司章。

（三）开立支票注意要点：

（1）受款人抬头全名。

（2）票据到期日依规定开立。

（3）阿拉伯数字金额靠右顺序填写，数字间不可留空并于末位数后划撇。

（4）中文大写数字金额应于末数加一「整」字。

（5）于紧邻印鉴章上方空白处书明「禁止背书转让」字样。

（6）支票存根联应注明受款人、开票金额及到期日，另于备注栏注明开票日。

（四）财务单位经管空白支票及印鉴者，不得以同一人担任。

（董事长核准除外）

（五）票据开立后，财务单位承办人员应复核请款凭证上是否加盖「付讫」章。

（六）经管空白票据之承办人员应设立登记簿，逐条记载所发出票据之详细资料，及所余空白票据之起讫号码，以供随时之稽核