员工档案管理制度 员工档案管理表格.docx
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员工档案管理制度
员工档案管理制度
1制度（体系）提要
1.1制度名称员工档案管理制度管理；
1.2适用范围集团各职能部门及各分子公司；
1.3制度主要涉及制度体系的定义、管理职责、起草、修订、审核、批准、发布、流程；
1.4指令发出部门企业管理部；
1.5制度日常管理部门：
企业管理部
1.6制度执行检查部门：
总裁办法务与股权治理中心
2目的
为规范集团人力资源管理中员工档案管理，保证档案管理的保密性和机要性，特制定此制度。
此制度规定了员工档案管理的原则、标准、流程、内容和配套的记录与表格。
3适用范围
本标准适用于集团各层级人员以及集团全资，控股公司的所有人员。
4术语
4.1员工档案：
是指由所集团企业管理部相关主管所建立的员工在招聘、入职、任免、调动等相关工作中所产生形成的文字书面性材料。
4.2员工档案所包含的内容：
身份证明、体检报告、学历学位证明、各类证书、应聘资料、劳动合同及附件、异常考勤记录、试用转正文件、各类人事通知单、奖惩文件、绩效评估报告、员工与单位就有关保险、工伤、公积金、休假等待遇关系形成的材料、离职文件、行政处罚及任免等相关材料。
4.3档案材料的有效性：
档案材料必须是完整的正式材料，材料必须完整、齐全、真实、工整、清晰，必须对象明确，必须有组织盖章或本人签字方为有效档案材料。
4.4企业管理部、财务管理部、总裁办主管有查阅员工档案的执行权。
4.5公司总（副）经理，集团部门主管（含以上级别）对查阅所属员工档案有审批权。
4.6集团企业管理部部长对员工档案查阅的申请有批准权。
4.7所有需要限期借阅档案的，须经过总裁批准后，方可限期借阅。
4.8集团企业管理部员工关系主管对不符合查阅手续的行为有否决权。
5职责与权限
5.1.1集团企业管理部员工关系主管对员工的入职资料档案的建立有执行权，对缺失重要入职资料的员工，有入职办理的否决权。
5.1.2集团企业管理部员工关系主管有对相关部、部门、公司相关人员要求提供所需档案资料的执行权。
6员工档案管理的内容
6.1档案材料的收集与归档
6.1.1新员工入职当天，由集团企业管理部员工关系主管进行档案资料的首次收集并建立员工档案以及编号、归档。
6.1.2对于缺失重要材料的员工，如缺失离职证明、缺失身份证复印件等，需填写《入职资料缺失申明》，否则不能办理入职手续。
6.1.3各有关部门应主动将平时形成的应该归档的材料，及时送交集团企业管理部员工关系主管，送交归档材料要填写《档案资料交接登记表》。
6.1.4按集团企业管理部统一布置，由员工本人填写的招聘资料等，必须经员工关系主管核对无误后方可归档。
员工填写表目应实事求是，不得随意更改年龄（出生年月）、学历，参加工作时间和工作经历等。
若核对有误，以企业管理部、审计处部门审查意见为准。
因员工本人填写内容前后不一致，影响调资、晋升、调配、福利、离职等，一切责任由员工本人自负。
6.2档案的查阅
6.2.1凡因调配、任免、考察、奖惩等工作需要了解员工情况的，由所属部、部门或公司主管审核，集团企业管理部部长批准后，方可以查阅所申请的档案。
6.2.2查阅人员应填写《人事档案查阅/使用申请表》并办理审批手续，集团企业管理部员工关系主管根据申请中注明的查阅内容和查阅方式、内容，确定的材料，申请中未注明的，则不予提供。
6.2.3查阅档案原则上仅限在档案室内进行，由集团企业管理部员工关系主管在场陪同监督，若员工关系主管有事不能在场的，应指定其他人员陪同监督。
若档案需出库要清点材料并做好记录，收回档案时要清点、归位。
6.2.4查阅档案要注意保密，不得与无关人员讨论档案内容；使用档案时要注意爱护，保持档案清洁，严禁在材料上圈划、涂改；不准折叠，拆散和损坏档案。
6.2.5未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。
查档摘抄的材料，使用后应自行销毁。
6.3.6档案一般不予外借，特殊情况非借出不可的，要说明原因，经人事部主管批准并办理手续后方可借用，借出时间一般不超过两周。
用后及时归还，不得擅自转借他人。
6.3.7查阅、借阅、归还档案，必须登记签字以示负责。
档案使用完毕，档案人员要清点入柜。
凡遗失、损坏档案或泄露档案内容造成不良影响的，要给予纪律处分。
6.3档案的保护与传递
6.3.1设专人保管，备齐必要的存档设备。
6.3.2档案柜保持整洁，不得存放无关物品中。
档案室应及时将档案转出。
转出档案须通过机要渠道（非国有企业无机要渠道）由当事人本人负责寄发。
6.3.3如有需要转出档案，档案不能由本人或其亲属随带。
同时，转出的档案必须完整齐全，并按规定整理装订，不得扣留材料或分批转出。
6.3.4档案人员应经常核对职工人数与档案数量，发现“有人无档”或“有档无人”要及时索调或转递档案。
6.3.5未经批准，任何人不得强行要求档案管理部门和人员更改档案。
对于无理取闹，视情节给予批评教育或纪律处分。
6.4档案管理的违纪处理
6.4.1对于违反本制度第五条第一款所涉及内容的，将视情节的严重予以警告、记过处理。
6.4.2对于违反本制度第五条第二款第一至三项的，将视情节严重予以警告、记过处分。
6.4.3对于违反本制度第五条第二款第四至七项的，将视情节严重予以记过、开除处分，对于造成重大后果的，将保留追求相关法律责任的权利。
7流程见附件
8表单
23、《人事档案查阅/借阅申请表》
24、《档案资料交接登记表》
9附则
9.1本制度由集团企业管理部起草或修改并负责解释。
。
9.2本制度经分管总裁批准后生效并发布。
9.3本制度自发布之日起，替代原有《员工档案管理制度》，原《员工档案管理制度》自发布之日起废止。
档案管理常用表格
●档案存放地备查用表
档案存放地备查用表
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归档案卷目录
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档案明细表
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●档案内容登记簿
档案内容登记簿
类号
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（机密）文件保管备查簿
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●作废档案焚毁清册
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年月日焚
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调卷部门
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调阅期限
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年月日
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主管：
调阅人：
●阅档催还单
阅档催还单
同志：
您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则于月日前送还。
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数量
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册
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档案调阅单
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核批
调阅人
借出日期
年月日
档号及件数
还卷日期
年月日（经收人签章）
共宗（件）
注：
本单一式两联，第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人，第二联留存档案室备查。
●档案存放位置表
档案存放位置表
卷宗名称：
卷宗号：
案卷目录号
案卷目录名称
目录中案卷起止号
存放位置
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阅档催还单存根
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