费用管理办法.docx
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费用管理办法
费用管理办法（试行）
第一章总则
第一条为加强各项费用的管理，厉行节约，根据当前经济形势，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条本管理办法未规范之费用按照费用报销流程处理，不在本办法规定。
第二章费用核报原则
第三条费用核报目的
（一）规范费用报销程序
（二）合理控制各项费用支出
第四条核报费用的范围：
（一）通讯费
（二）差旅费
（三）招待费
（四）会议费
（五）其他部门工作中的费用支出
第五条费用报销标准
（一）业务招待费
1．招待费用应按月提前填写《招待费申请单》，经分管领导审核后报总经理批准后交财务部，作为招待费报销依据。
2．报销要求：
员工因工作需要所支付的业务招待费在报销时须向部门经理、审核人员主动说明。
（二）交通费
1．员工外出办事应乘坐公共交通工具；
2．若有特殊情况，经分管领导事先同意方可乘坐出租车，报销时须在发票上写明出发地、目的地。
（三）零星物品采购费
1．申购物品须事先填制《物品申购单》，经部门负责人、分管领导、行政分管领导签字后交须总经理审核签字，未经审批，擅自购买者不得报销。
2．财务人员审核时应对照已收到的申购单。
购买物品原则上由行政部办理，专业用品自行购买后至行政部办理登记后交财务核报。
（四）其他费用
1．员工参加有关本职工作的进修需经分管领导、总经理同意，并至人力资源部登记备案，所发生培训费用按公司的有关规定给予报销。
第六条费用报销一般流程
第三章差旅费
第七条出差分类（按地区）
1.南京市内出差：
指到南京市辖区范围内的地区出差。
2.外地出差：
指南京市辖区范围外的国内地区出差。
第八条南京市内出差
1.员工在南京市区内或到南京市郊区、郊县办事或出差，乘坐公共交通工具；如特殊情况，经总经理批准可据实报销出租车费。
2.报销人员填写《差旅费报销单》，写明费用发生时间、经办事项、乘车路线，经分管领导签字、财务总监审核、总经理或者授权人审批后，财务方可办理审核付款手续。
第九条外地出差
1.外地出差费用包括长途交通费、外地市区交通费、本地市区交通费、住宿费或住勤补助等。
2.外地出差差旅费报销标准
项目＼人员职级
高管
中层
其余员工
备注
长途交通费
飞机
经济仓
经济仓
（五折）
经济仓
（四折）
高管以下经总经理审批
火车
软席
硬席
硬席
动车、高铁
动车一等
动车二等
动车二等
外地市区交通费（元/天）
北京、上海、深圳
实报实销
80
50
限额凭发票报销
天津、重庆、省会城市及省辖市
实报实销
60
40
地市级及其他市县
实报实销
40
30
住宿费（元/天）
北京、上海、深圳
600以内实报实销
400以内实报实销
250以内实报实销
限额凭发票报销
天津、重庆、省会城市及省辖市
400以内实报实销
300以内实报实销
200以内实报实销
地市级及其他市县
250以内实报实销
200以内实报实销
150以内实报实销
住勤补助
（元/天）
有办事处的城市出差住办事处
80
80
80
3.飞机票由行政部专人负责统一订购。
高管以下人员，选择飞机为交通工具的，公司按照标准报销费用，超出标准部分由员工自己承担。
特殊情况，需事先经总经理书面同意后，方可超标准报销。
4.外地市区交通费:
外地市区交通费报销标准执行第九条规定。
同行人员,按高一级标准报销。
5.不符合实报实销类别的市内交通费根据实际发生费用在最高限额内据实报销；超过最高限额的部分自理，不予报销。
6.住宿费或住勤补贴:
住宿费或住勤补助报销标准执行第九条规定,住宿费仅限出差期间实际产生的住宿费用,不符合实报实销类别的住宿费根据实际发生费用在最高限额内据实报销；超过最高限额的部分自理，不予报销。
7.夜宿于交通工具上，不得报销住宿费。
8.住宿费按照单人实际天数报销；两人及以上同行的，符合安排双人间，住宿报销标准按照单人出差标准*2*0.8以内核报；安排双人间中如有高一级别领导，可按照高一级别领导标准报销。
9.住勤补贴为对出差期间的伙食等补助，出差期间餐费等不再报销；在出差期间，招待费按照公司招待费规定执行。
10.其他规定:
出差人员到外地参加会议、培训，在此期间的住宿费等由主办单位统一支付的，不再报销住勤补助、住宿费等。
如由主办单位统一安排，费用自理的，以主办单位开据的发票按实报销;出差人员由接待单位接待的，一律不予报销住宿费、市内交通费和住勤补助等。
第十条出差借款
1.员工出差借款凭分管领导批准的“出差申请报告”，填写借款单，按公司借款程序办理借款手续；五天以上的出差，“出差申请报告”需总经理批准，并报人力资源部备案，财务部方可接受借款申请。
2.出差申请报告内容包括时间、地点、事由、出差人、按费用类别提供的差旅费预算。
无差旅费预算的，财务部将按公司差旅费最低标准核准借款。
3.出差人员出差任务结束后应及时办理报销手续，如超过（含）两笔出差借款未进行报销，不得再次借款。
第十一条差旅费报销程序及有关要求
1.出差人在出差任务结束回公司后，5个工作日内凭分管领导签字批准的“出差工作报告”，并填写差旅费报销单，到公司财务部办理差旅费结算报销手续。
未按时报销者，财务部将通知人力资源部在当月工资中扣除出差借款。
2.“出差工作报告”内容包括：
时间、地点、交通工具、工作安排、工作内容等。
五天以上的出差，“出差工作报告”需经公司总经理批准，财务部方可办理结算报销。
3.“出差工作报告”中详列的出差期间，将作为差旅费报销时财务部核给各项补助的依据。
4.出差人员应单独报销，差旅费应填写“北京绿金差旅费报销单”。
5.所有机打发票必须打印公司全称，如不符合规定，财务可不报销；住宿费发票必须公司全称、入住天数、房间单价。
6.会计人员审核内容：
报销金额是否符合规定、票据是否真实合法、票据日期是否与出差日期相符。
不符合公司规定的差旅费报销单，将被退回给报销人的分管领导，由分管领导重新核实。
特殊情况的，由分管领导说明原因。
7.出纳人员根据会计人员审核通过的差旅费报销单及出差报告中的借款记录，办理报销冲账、付款手续。
第四章招待费
第十二条招待费用包括：
餐费、住宿费、礼品费及其他招待费用四大类费用；
第十三条招待费标准
1.餐费、住宿费标准
公司接待人员职务
餐费标准
客人住宿费标准
授权批准人
人均消费
单笔消费总金额
员工
不超过80元
不超过500元
不超过150元/间/天（不含早）
分管领导批准
中层
不超过130元
不超过800元
不超过200元/间/天（含单早）
高管
不超过200元
不超过1500元
不超过400元/间/天（含单早）
总经理批准
总经理及以上
实报实销
实报实销
实报实销
董事长或总经理批准
注：
上述人均均含公司参加接待人员。
2.礼品费审核：
所有礼品费由分管领导审核、后报总经理批准。
3.如因工作需要，需超过本办法规定的标准招待的，一律须经公司总经理批准。
第十四条招待费借款
1.招待费原则不借款，如特殊经总经理批准、按公司借款程序办理借款手续；
2.公司接待人员在接待任务结束后应及时办理报销手续，如超过（含）两笔招待费借款未进行报销，不得再次借款。
第十五条招待费报销程序及有关要求
1.员工在招待任务结束后，10个工作日内凭分管领导或公司总经理签字批准的“报销费用说明书”，并填写费用报销单，到公司财务部办理招待费结算报销手续。
不按时报销者，财务部将通知人力资源部在当月工资中扣除招待费借款。
2.出差人员在外地发生的招待费用，需事先请示分管领导，凭经分管领导签字批准的“报销费用说明书”办理报销手续。
第十六条其他规定
1.所有招待费必须附费用明细。
2.客人在南京地区的旅游接待工作报分管领导批准，总经办负责安排。
第五章会议费
第十七条会议分类
企业会议的分类如下表所示。
会议分类表
会议类别
主要内容
会议期限
第1类
企业年度综合工作会议、重要用户座谈会及其他企业级重要会议
5～7天
第2类
年度营销工作会等专业年度工作会及企业内部项目评审会、鉴定会等
3～5天
第3类
企业季度经济活动分析会、企业专业部门组织的各项专题内部会议等
2～3天
第十八条会议地点选择
会议地点的选择一般根据会议的类别进行合理选择，具体如下表所示。
会议地点选择标准
会议类别
地点选择标准
第1类
四星级或条件相的当宾馆
第2类
三星级或条件相当的宾馆
第3类
企业会议室
第十九条会议费用内容
会议费用根据会议类别、规模、规格、时间等必须先做出综合预算，预算的内容包括下列七个方面。
（一）会议代表的住宿费及会务用房费用
（二）会议用餐费用、会间茶点费用
（三）召开会议的会场租金、设备租金及布置会场费用
（四）会议资料印刷费
（五）会议必要文具费用
（六）专家费
（七）杂费（代表证、会标、印刷）
第二十条会议预算
会议费用严格实行预算管理。
各部门组织召开的各类会议，均需向总经理办公室报送会议预算，报总经理批准实施。
会议费用应本着节约的原则使用，不得超支。
第二十一条会议费用审批
（一）企业级会议费用审批
1．会议主办部门在开会前1周根据会议的规格、规模、时间等要求填写企业《会议登记表》，并交企业人力行政部。
2．人力行政部综合比较各会议场所的地理位置、场地条件、服务承诺、优惠承诺等因素，选择办会宾馆。
3．因特殊情况现有协议宾馆不能满足需要的，由主办部门提出申请经分管领导批示后，报总经理办公室审核，可以选择协议范围之外的宾馆。
（二）部门会议和临时会议的费用审批
1．各部门每月需按年度会议计划安排，向行政部报送会议计划，行政部汇总月度会议计划。
2．确因特殊情况需要召开的临时会议（包括承办上级会议），需报分管领导审查，经总经理审批后方可召开，并报行政部备案，否则财务部可不予付款或报销。
第二十二条会议费用发放与控制
（一）办会要求
1．要尽量减少企业参会服务工作人员，尤其是住会人员。
除必须住会会务组成员外，其他工作人员原则上回宿舍或家中住宿，企业可根据实际情况报销出租车费用。
2．参会人员除特殊领导或专家外，午休用房尽可能按钟点房安排或集中安排。
（二）专家费的发放
1．以现金形式发放的专家费必须本着“合理、必要、有用”的原则，严格控制发放范围扩大化，坚决杜绝发放“人情”费。
2．必须根据会议预算按照开会前拟定的名单发放，不在该名单上的人员财务部有权拒付，如不是特别需用的专家，严禁任何人以任何借口临时增加专家费。
未经事先书面请示批准，个人擅自给付他人的费用，由当事人自行负担。
（三）会议费用报销的管控
对会议费用在预算范围内由承办部门进行统一管理、控制使用，不得超支。
各部门会议费实行一会一报销，报销时需提供会议预算、发票等相关证明文件。
财务部对会议费用情况进行全过程监督检查。
（四）会议费用报销时限
会议费用报销应及时，原则上在会议结束后7天之内办理完毕。
报销费用时需严格遵循企业费用报销程序，并需经企业总经理签字后统一报销。
第六章票据规定
第二十三条所有业务报销的合法票据为有税务部门或财政部门监制章的发票或收据，并加盖对方收款单位发票专用章或财务专用章。
第二十四条所有购物发票必须为电脑发票或附电脑销货清单的手写发票。
发票客户名称为：
北京绿金创想电子商务有限公司，视业务内容填写。
第二十五条所有票据日期与报销时间不超过两个月。
第六章附则
第二十六条本办法由总经理办制定，并负责解释。
第二十七条本办法经总经理批准自公布之日起执行。
附件一
出差计划
编号：
姓名
前往单位
计划时间
年月日至年月日
同行人员
出差路线
拜访对象
计划拜访人员
日程
安排
主要工作内容及工作方法
费用预算
差旅费
招待费
备
注
本部门领导意见
主管领导意见
日期
日期
附件二
出差报告
编号：
姓名
前往单位
出差时间
年月日至年月日
随行人员
费
用
开
支
情
况
报销总费用：
主要工作内容及进展情况
联系人及详情
况
姓名
职务
所在部门
电话
在项目中的作用
备
注
部门负责人
主管领导审阅
年月日
年月日
附件三北京*差旅费报销单
年月日
部门
姓名
事由
月
日
出发地
时间
到达地
时间
车船费
市内交通费
住宿费
住勤补助
其他
小计
合计金额（大写）
核报金额
原借款
补（退）款
部门经理
分管领导
财务审核
总经理
注：
1、按照内容逐日填写；2、附出差计划和出差报告；3、按照规范黏贴单据
招待费申请单
申请部门：
年月日
招待单位：
类别：
行政□销售□其他□
项目：
客人资料
主要客人姓名：
职务：
人数：
人
重要程度：
很重要□重要□一般□
招待方式：
礼品□礼品券□红包□用餐□其他□
预计金额：
招待事由：
陪同人（职务最高者）：
人数：
人地点：
招待时间：
申请人：
部门负责人：
分管领导意见：
签字：
总结
人数：
人实际金额：
元招待效果：
部门意见：
签字：
分管领导意见：
签字：
申请人：
总经理批准：
注：
所有招待费用报销必须填写此表；副总经理经办的招待必须向总经理申请批准。
报销费用说明书
年月日
金额
说明
注：
该说明书为报销人针对该单报销所涉及的，未在报销单中反映的内容，向审批领导或财务人员所做的情况说明。
未经报销人同意任何人不得截留。
该单由报销人在审批手续结束后自行销毁。
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