规范化公文.docx
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规范化公文
规范化公文
2000年1月15日修改并印发）（全国人大常委会办公厅总则第一章
提高公文第一条科学化，为使人大机关的公文处理工作规范化、制度化、
处理的质量和效率，制定本办法。
人大机关的公文，是人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形第二条
成的具有特定效力和规范格式的文书，是发布法律、地方性法规、决定、决议、公告，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。
人大机关文秘部门是人大机关公文管理的工作机构，负责公文的处第三条人大机关各部门应当设置专门机协调和指导本机关各部门的公文处理工作。
理；构或者配备专职人员负责本部门的公文的处理工作，并逐步改善办公条件。
文秘工作人员应当忠于职守、保守秘密、作风严谨，具备相应的业务知识。
人大机关的公文处理，包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷归第四条
档等一系列衔接有序的工作。
公文处理必须做到规范、准确、及时、安全。
公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保第五条
国家秘密的安全。
第二章公文种类
人大机关的公文种类主要有：
公告，决议，决定，法、条例、规则、第六条
实施办法，议案，建议、批评和意见，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要等。
公告适用于发布法律、地方性法规及其他重要事项。
适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。
决议
决定适用于对重要事项做出的决策和安排。
适用于人大及其常委会审议通过的法律、地方法、条例、规则、实施办法性法规。
1
提案人向人大及其常委会提请依据法定程序，议案适用于根据法律规定，审议的事项。
由常委会的办建议、批评和意见适用于人大代表向人大及其常委会提出，事机构交由有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。
请示适用于请求指示、批准事项。
批复适用于答复请示事项。
报告适用于汇报工作、反映情况、提出建议等。
适用于传达指示，转发公文，传达需要办理、执行或周知的事项，任通知免人员等。
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
通报向有关主管部门询问和答复问题；适用于不相隶属机关之间商洽工作、函
提出请求事项等。
适用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。
意见
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
会议纪要
第三章公文格式
人大机关的公文，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机第七条
关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。
“秘涉密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、秘密等级和保密期限一、“机密”级公文还应当密”，标注于公文首页发文机关标识右上方。
“绝密”、标明份数序号，位于公文首页左上方。
“急件”；紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急件”、二、紧急程度紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
即版头，由发文机关全称或者规范化简称组成，也可以三、发文机关标识主办机关名称应当联合行文，由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成。
排列在前，或者按照规范顺序排列。
发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。
发文字号应当四、发文字号
2
只标明主办机关发文字横线之上居中处。
联合发文，排列于发文机关标识之下，号。
横线中央不嵌五星。
外事公文按照外交部门的要求办理。
上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，由发文机关的五、签发人
领导审批签字。
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文的种六、标题
类。
由发文机关全称（或者规范化简称）、主要内容和文种组成，也可以由主要内容和文种组成。
位于主送机关或者正文之上居中排列。
指主要受理公文的机关。
应当用全称或者规范化简称，位于七、主送机关
正文上方，顶格排列。
八、正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
公文附件，应当注明顺序号和名称。
位于正文之后，发文机关署九、附件
名之前。
十、发文机关署名发文机关应当写全称或者规范化简称。
应当以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关十一、成文日期领导的签发日期为准。
电报应当以发出日期为准。
公文中有发文机关署名的（含联合发文），应当加盖发文十二、加盖印章不得采取“此页无正文”加盖印章必须有正文，机关印章。
印章必须与署名相符。
的方法处理。
主题词的标注，应当符合公文主题词标注的各项规则。
位于十三、主题词公文末页，抄送单位之上。
指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相十四、抄送单位隶属机关。
位于公文末页下端。
由公文制发机关名称、印制版记印发日期组成，十五、印发日期应当用阿拉伯数字书写。
A4十六、公文用纸一般为型（210mm×297mm）。
左侧装订。
号）标宋体字，主送2号（或小公文标准印刷字号：
通常情况下，标题用2号黑体字，3机关、正文用3号仿宋体字。
文中小标题，按结构层次，第一层用号仿宋体字。
主题词号楷体字，附件、发文机关署名、抄送单位用第二层用33号黑体字。
使用33
第四章行文规则
第八条人大机关的行文关系，应根据各部门的隶属关系和职权范围确定。
一、人大机关各部门在本部门职权范围内，可相互行文。
同必要时，二、人大机关各部门可向下一级人大机关的有关业务部门行文。
时抄送其直接上级机关。
人大机关部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
三、人大机关各部门可对外向不同隶属关系的部门行文。
重要问题的行文，
应当与有关部门协商一致后再行文。
上一级人大机关部门与下一级人大机关部门可联四、同级人大机关各部门、合行文；人大机关部门与同级党委、政府部门及其它部门也可联合行文。
联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
请示问题，应当一事一文，不得在非请示公文中夹带请示事项。
不第九条
应当抄送被越过的上级因特殊情况必须越级请示时，得越级请示或者多头请示。
机关。
文秘部门按（室）除特殊情况外，向领导请示问题的公文，一般应当送办公厅规定程序办理，不应直接送领导本人。
公文办理第五章
公文的办理分为收文和发文。
收文办理主要包括：
公文的签收、登第十条
记、分发、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序；发文办理主要包括：
公文的起草、校核、审签、登记、印制和分发等程序。
一、收文的办理
逐件清点来文后签收。
发现问题，应及时向发文机关查询并采取）（一签收相应措施。
将公文的发文机关、发文字号、标题、秘密等级、份数、收到时）二登记（
间及处理情况等逐项填写清楚，以利于管理、查询和催办。
4
根据来文内容或者来文单位的要求，以及收文单位的有关规定，（三）分发将公文及时分送有关领导和部门。
不得随意扩大传阅范围。
四（）传阅按照规定和程序将公文送有关领导传阅，
文秘部门应随时掌握公文去向，避免漏传和延误。
对需要办理的公文，由文秘部门提出拟办意见，再送请主）（五拟办、批办
管领导批示后办理。
领导批示后的公文，应当按照领导批示内容办理。
对属于有关职（六）承办
不能部门承办的公文，文秘部门应尽快交职能部门办理。
承办部门应及时办理，应及时退得延误、推诿。
如认为不属于本部门职责或者不适宜由本部门承办的，回交办部门并说明理由。
需要文秘部门提出办理意见应及时上报，对需要报请领导批示的重要公文，紧急公文应当提出办应将办理意见和代拟文稿一并上报。
或建议并代拟文稿的，理时限。
重要的公文应及时、对办理中的公文应当进行督办、催办查询。
紧急、（七）并采取适当方式随时或做到件件有结果，重点催办，一般公文也应当定期催办，定期向领导反馈办理情况。
二、发文的办理
草拟公文应当做到：
（一）公文的起草
1．符合国家的宪法、法律、法规和党的方针、政策及有关规定。
情况确实，观点明确，条理清晰，文字精炼，用词和标点符号准确、规．2范。
”，“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1．3．结构层次序数，第一层为第四层为“
（1）”
4．必须使用国家法定计量单位。
、国名、地名、人名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄送单位、5
主题词应当准确、恰当，汉字、标点符号的用法应当符合有关规定。
公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修
辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的应当使用阿拉伯数字。
公文文稿送领导审批之前，应当逐级认真细致地校对审核。
校对审核二（）5
公文校对审核的内容是：
报批程序是否符合规定。
1．内容是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及有关规定，是否完．2
整、准确地体现发文机关的意图；并同现行有关公文相衔接。
涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。
3．
4．所提措施和办法是否切实可行。
5．文种使用是否准确，公文格式是否规范。
如内容确需作实质性修在印发之前应再作校核。
6．已经领导审批的文稿，
改的；须报原审批领导复审。
公文须经主管领导审批签发。
重要公文应当由发文机关主要领导（三）审签
审批签发。
联合发文，应当由所有联署机关的领导会签。
领导审批签发公文，主签字笔或者签批公文应当用钢笔、批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。
毛笔，不要用铅笔。
按照发文字号编制办法的要求，进行登记编号。
登记编号（四）做到准确、及时、规范、安全。
秘密公文应当由机要印刷厂或者印制五）（一般印刷厂的保密车间印制。
应由主办单位或者文秘部门分送主送机关、抄送机关。
六（）分发
传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。
利用计算机、传第十一条
真机等传输秘密公文，必须采用符合规定的加密装置。
不得密电明复，或者明、应当复印后使用热敏纸的传真件，密电报混用。
凡需存档或者报请领导批示的、再办理。
公文立卷、归档和销毁第六章
公文办理完毕，应当根据档案法及机关档案管理部门的规定，按第十二条
部门和个人不并定期向档案部门移交。
时将公文的正本、定稿和有关材料立卷，得保存应当归档的公文。
联合办理的公文，原件由主办单位负责立卷，相关单位可保存复第十三条
印件。
6
没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导批准，可定期销第十四条
确保不丢失、毁。
销毁秘密公文，应当到保密部门指定的场所，由两人以上监销。
不漏销。
销毁绝密级公文（含电报），应当进行登记。
第七章附则
各级人大机关可根据本办法的规定，结合实际情况，制定实施细第十五条
则。
日全国人大常61998年2月1第十六条本办法自2001年月1日起施行。
委会办公厅印发的《人大机关公文处理办法（试行）》同时废止。
六安市人大常委会机关公文处理办法）
日市人大常委会秘书长办公会通过5月13年（2003
总则第一章
为使市人大常委会机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，第一条提高公文处理的效率和质量，参照《省人大常委会机关公文处理办法》，结合市人大常委会机关实际，制订本办法。
是市人大及其常委会在依法行使各项职市人大常委会机关的公文，第二条权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书。
清退、管理、市人大常委会机关的公文处理是包括公文拟制、办理、第三条
销毁、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
公文处理必须做到准确、及时、安全。
各工作委员会负责各自的公文处理市人大常委会办公室、研究室、第四条
工作。
办公室秘书一科负责公文办理、清退、销毁、立卷归档等管理工作。
公文处理工作人员应当忠于职守、作风严谨、严守机密、廉洁正派，具备相应的专业7
知识。
公文处理必须严格执行国家有关法律、法规及有关保密制度和规第五条定，确保党和国家机密的安全。
公文种类第二章
市人大常委会机关的公文种类主要有：
第六条
适用于发布代表、地方国家机关工作人员的选举、罢免及其他重一、公告要事项。
适用于市人民代表大会及其常委员会讨论通过的重大事项。
决定、决议二、适用于以市人大常委会名义颁布的规章制度。
三、规定、办法
适用于根据法律规定，依照法定程序，提案人向人民代表大会及四、议案
其常委会提请审议的事项。
适用于人大代表向人民代表大会及其常委会提出，五、建议、批评和意见
由常委会的办事机构交有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。
适用于传达指示，转发公文，传达需要办理、执行或周知的事项，六、通知
任免人员等。
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
七、通报适用于汇报工作、反映情况、请求指示和批准的事项。
八、报告、请示
适用于行文答复请示事项。
九、批复
适用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题等。
十、函
适用于对议案或重要问题提出见解或处理办法等。
十一、意见适用于记载、传达会议情况和议定事项。
十二、会议纪要
第三章公文格式
第七条公文格式一般包括：
密级、紧急程度、版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印制版记等。
8
一、秘密等级秘密公文应当由机关保密办确定等级，分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标注于公文首页左上方。
二、紧急程度紧急公文应分别标明“特急件”、“急件”；紧急电报应标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
三、版头版头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，或者加括号标明文种组成。
联合行文时，主办机关应该排列在前。
四、发文字号发文字号由机关代字、年份、序号组成。
“文件”的发文字号应当排列于版头之下，横线之上。
“函”的发文号应当排列于版头之下，横线之下居右侧。
联合发文，只标明主办机关发文字号。
五、签发人上报公文应当在发文字号右侧标注：
“签发人”，由发文机关的领导审批签字。
六、标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文的种类。
位于主送机关或正文之上正中间。
七、主送机关主要受理公文的机关。
应当用全称或规范化简称，位于正文上方，顶格排列。
八、正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。
九、附件公文附件，应当在正文之后，发文机关署名之前注明附件顺序和名称。
十、发文机关署名发文机关应当写全称或规范化简称。
十一、成文时间应当以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。
电报应当以发出日期为准。
十二、加盖印章公文中有发文机关署名的（含联合发文），应当加盖部门印章。
印章必须与署名相符。
十三、主题词主题词的标注，应当符合公文主题词标注的各项规则。
十四、抄报、抄送单位指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属机关。
“抄报”是向上级机关和领导报送公文；“抄送”是向同级、下级或不相隶属机关分送公文。
应当排列于公文末页下端。
十五、印制版记由公文制发机关名称、印发日期和印发份数组成，标于公文末页下端。
印发日期和份数应当用阿拉伯数字书写。
9
第八条会议通过的文件，应当注明会议名称和通过的日期。
行文规则第四章
市中级人民法院和市人民检察院直接市人大常委会对市人民政府、第九条按照法律规定改变或者撤销下一对市人民政府所属部门一般不直接行文；行文，级人民代表大会的不适当的决议，以市人大常委会名义行文。
对外联系工作，请示报告，答复询问，通知有关事项等，一般以市第十条人大常委会办公室名义行文。
市人大常委会各工作机构可以以工作机构名义向省人大有关机构，外市人大
区人大常委会有关机构及与业务有关的市直单位直接市内县、常委会有关机构，行文。
请示问题，应当一事一文，不得在非请示公文中夹带请示事项。
第十一条
应当抄送被越过的上因特殊情况必须越级请示时，不得越级请示，或多头请示。
级机关。
公文办理第五章
公文的办理分为收文和发文。
第十二条
一、收文的办理
应当逐件清点来文后签收。
如发现问题，应及时向发文机关查
（一）签收
询。
绝密件由指定的专人收拆。
应当将公文的发文机关、发文字号、标题、密级、份数、收到
（二）登记
时间及处理情况等逐项填写清楚。
以及收文单位的有关规应当根据来文内容和来文单位的要求，（三）分发
定，将公文及时分送有关领导和部门。
急件随到随分。
发至市团级的文件按规定的阅读范围直接送阅。
凡范围不明确的或需由秘书一科直接分发；凡范围明确，份数足够的文件，要批办的，按以下几种情况分发、送阅：
01
１、中央、全国人大、国务院、省委、省人大、省政府、市委、市政府（均含办公室）及中央各部门、直各部门、市直各部门文件，根据文件主送机关、内容，由秘书一科填写《收文送阅标签》，送秘书长或分管领导阅批。
2、全国、省人大常委会征求意见的有关法律草案分交有关工作委员会。
3、上报市人大常委会备案审查的规范性文件交由内务司法工委按照审查备案的有关规定办理。
4、全国人大常委会、国务院、省人大常委会、省政府、外市和本市各县区人大常委会的文件及内部资料等，一般由秘书一科确定范围直接分发有关领导和工委。
比较重要的，送室领导阅批。
5、重要会议通知、重大事宜以及涉及各工作委员会的传真电报送秘书长阅批；其他内容的送办公室主任阅批。
（四）传阅按照规定和程序将公文送有关领导传阅，不得随意扩大传阅范围，秘书一科应随时掌握公文去向，避免漏传和延误。
凡需组织传阅的文件，按以下办法组织传阅：
1、根据文件内容，一般先送主管和分管领导同志，后送其他同志。
2、送阅文件，按文件的缓急和重要程度，将办文与阅文，急件与平件、电报与文件以及党内文件与党外文件分夹呈送。
勤送勤取，及时催阅，加快文件运转速度。
３、凡传阅的文件，阅文同志阅后应签署姓名和时间。
４、离退休干部阅读文件，由秘书三科根据有关规定组织阅读。
（五）批办对需要办理的公文，根据领导批办意见，及时交办理单位办理；涉及两个以上部门的问题，批示应注明主办与协办单位，主办单位应主动牵头和商办。
承办单位要履行签收手续。
（六）承办有领导批示的公文，应当按照领导批示内容办理。
对需要报请领导批示的重要公文，应及时上报，需要办理部门提出办理意见或建议并代拟文稿的，应将办理意见和代拟文稿一并上报。
紧急公文应提出办理时限。
对办理的公文做到件件有结果，并向交办领导反馈情况。
办结后在原文上作简单注明，以供日后备查。
二、发文的办理
11
（一）公文的起草草拟公文应当做到：
１、符合国家的法律、法规、地方性法规和党的方针、政策及有关规定。
２、情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，用词和标点准确、规范。
３、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层“１”，第四层为“（１）”。
４、必须使用国家法定计量单位。
５、公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
６、起草文电，一律使用规定的办文封面，填写拟稿单位、时间、拟稿人和审稿人姓名等栏目。
文电草稿要留有修改的空档。
（二）校对审核公文文稿送领导审批之前，应当认真细致地逐级校对审核，文责自负。
常委会党组、常委会、办公室的重要公文应有秘书长或副秘书长签交秘书二科统一校对审核。
秘书二科校对审核的内容是：
１、报批程序是否符合规定；
２、内容是否符合国家的方针、政策及有关规定，是否完整、准确体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；
３、涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；
４、所提措施和办法是否切实可行；
５、人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄报（送）单位是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法是否符合有关规定，内容是否符合国家的法律、行政法规和地方性法规。
已经领导审批过的文稿，在印发之前应再作校核。
经校核，如内容需作实质性修改，须报原审批领导复审。
（三）审签公文须经主管领导审批签发。
重要公文应当由机关主要领导或上级领导审批签发。
联合发文，应当由所有联署机关的领导会签。
领导审批签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和日期。
签发公文应当用碳素笔。
签发公文应遵循下列程序：
１、市人大常委会党组的公文，由党组书记、副书记或党组授权的同志签发。
21
以人大常委会名义行文的公文，由主任、主持日常工作的副主任或授权的其他副主任、秘书长签发。
上述两种公文草稿，拟稿单位均应先送秘书长审阅后呈签。
2、市人大常委会机关党总支的公文，由机关党总支书记或者副书记签发。
3、市人大常委会办公室的公文，由办公室主任签发。
由人大常委会领导直接签批用办公室名义行文的，各工作机构以办公室名义行文的，应送秘书长或分管副秘书长签发。
4、各工作机构的公文，由其主任或者副主任签发。
（四）格式校核、登记编号常委会党组、机关党总支文件,常委会文件，办公室文件，常委会调查报告在秘书一科校核格式、标引主题词和登记编号。
（五）印制应当做到准确、及时、规范、安全、保密。
发出的公文根据领导签发，到秘书一科加盖相应级别印章。
（六）分发一般由秘书一科和主办委、室分发主送机关、抄报（送）机关。
第十三条传递秘密级以上的公文，必须采取保密措施，确保安全。
利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置，不得密电明复，或者明、密电混用。
绝密级公文不得利用传真机和计算机传输。
凡需存档或请领导批示传真件，应当复印后再办理。
第六章公文立卷、归档
第十四条公文办理完毕后，应根据档案法及机关档案管理实施细则，按时将公文和有关材料及时向秘书一科移交。
部门和个人不得保存应归档的公文。
第十五条联合办理的公文，由主办单位负责立卷，相关单位如需要可保存复印件。
第十六条下列文件、材料应列入立卷归档范围：
（一）全国人大、省人大、市委、市政府（均含办公厅、室）文件。
（二）市人民代表大会、市人大常委会党组、市人大常委会、市人大常委会各工作机构、市人大常委会机关党总支、市人大常委会办公室的文件、会议材料、记录（录音磁带）、照片、录像带、报纸刊登的有关消息报导。
（三）领导同志参加全国、省人民代表大会及其常务委员会和市内有关会议31
的文件、材料。
（四）全国人大、省、市委负责人及市外来访者的讲话录音稿、录音磁带、照片、录像带等。
（五）市人大常委会主任、副主任、委员视察和各工作机构进行调研形成的材料。
（六）领导同志在文件上的重要批示。
（七）市人大常委会编印的刊物、简报。
（八）人大代表、人民群众的重要来信来访材料，及人大代表的议案、意见、建议的办理材料。
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