干部人事档案管理制度.docx

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干部人事档案管理制度

XX公司干部人事档案管理办法

第一章总则

第一条为进一步加强XX公司（央企）（以下简称“公司”）干部人事档案管理工作，不断提高规范化管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为干部工作服务，根据《档案法》等法律法规和有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条干部人事档案（以下简称“干部档案”）是指组织人事等有关部门在管理活动中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

第三条干部档案工作是组织人事工作的重要组成部分，

主要包括干部档案材料的收集、鉴别、整理、审核、数字化、利用、转递和保管等工作。

第四条本办法适用于公司总部及各分部、各单位的科级及以上人员，其他人员的人事档案管理工作参照执行。

第二章管理体制和职责

第五条干部档案工作实行集中统一和分级负责的管理体制。

公司总部、各分部、各单位及其下属单位按照领导人员管理权限管理干部档案，干部档案由组织人事部门统一归口管理。

第六条XX公司人力资源部（组织宣传部）是公司干部档案工作主管部门，在XXX（上级主管单位）人力资源部（组织宣传部）干部档案主管部门的指导下，负责公司干部档案工作的业务指导、培训、监督和检查；按照领导人员管理权限，负责公司部门管理的领导人员、总部人员的干部档案管理。

第七条各分部、各单位组织人事部门是本单位干部档案工作主管部门，在XX公司人力资源部（组织宣传部）的指导下，负责所属单位干部档案工作的业务指导、培训、监督和检查；按照领导人员管理权限，负责本单位部门管理的领导人员及本部人员的干部档案管理。

第八条干部档案管理部门主要职责：

（一）研究完善干部档案工作有关制度规定；

（二）建立干部档案，收集、鉴别和整理干部档案材料；

（三）保管和保护干部档案，为国家积累档案史料；

（四）组织开展干部档案审核工作；

（五）负责干部档案的提供利用和转递接收工作；

（六）开发利用档案信息资源，推进干部档案信息化建设；

（七）定期向同级档案馆移交死亡干部档案；

（八）负责干部档案统计和调查研究工作；

（九）负责干部档案的安全保密工作；

（十）指导下级干部档案工作机构开展工作，并进行监督检查。

第三章管理范围和内容

第九条各级组织人事部门对所管理的人员都要建立干部档案。

干部档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。

第十条干部档案的管理范围，原则上应与领导人员管理权限范围相一致，其分工如下：

（一）在册人员的档案正本由干部的主管部门保管，副本由领导人员任职单位保管；

（二）借调、借用、挂职（岗）锻炼人员的档案，由原单位管理；

（三）海外派驻人员的档案，一般应按领导人员管理权限保管，不具备条件的要明确代管单位；

（四）退（离）休人员的档案，仍由原管理部门进行保管或根据地方政策移交当地社会保障部门管理。

干部死亡以后，其档案由原管理部门保存五年后，移交至同级档案馆或综合档案管理部门。

（五）辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）、开除人员的档案，所属人员未就业的，应在规定时间内向人员户籍所在地的档案接收机构移交干部档案；另就业的，其档案转至相应组织人事部门保管，不具备保管条件的，转至相应社会服务机构保管。

（六）干部在受刑事处分期间，应在规定时间内向人员户籍所在地的档案接收机构移交人员干部档案。

（七）出国不归、失踪、逃亡人员的干部档案，应在规定时间内向人员户籍所在地的档案接收机构移交。

第十一条干部档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由所在单位组织人事部门指定专人保管。

第十二条干部档案正本由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。

主要内容包括：

履历，自传，鉴定、考核、考察，学历学位、职称、科研学术和培训，政审、证明、审计、认定，党员管理、团员管理及民主党派党员（盟员、社员、会员）管理，表彰奖励，违纪违法、处理处分，工资、任免、出国（境）及参加会议代表，其他可供组织参考的材料。

第十三条各单位和干部个人应当共同做好档案内容建设，建立健全干部档案材料收集移交制度，主动及时向相应的干部档案工作机构移交本单位和本人形成的干部档案材料。

第四章档案材料的收集、鉴别与归档

第十四条各级组织人事部门应当建立干部档案材料收集联系机制，根据《XX公司人事档案材料收集归档规程》有关内容，协调干部档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面及时送交干部档案材料。

第十五条干部档案材料形成部门，应当规范制作干部档案材料，确保材料真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。

同时要建立干部档案材料送交机制，在规定时间内将有关材料送交组织人事部门归档并按照《XX公司干部档案散材料转递规程》履行移交手续。

各级组织人事部门，应在干部任免文件下发之日起一个月内制作完成《干部任免审批表》、考察材料等书面材料；应在试用期满考核或年度考核工作结束后一个月内制作完成相应归档材料；各级组织人事部门，应根据工作需要组织填写《干部履历表》，一般每隔五年组织填写一次，新提职、新调入人员应填写《干部履历表》。

组织人事部门收到新填写的《干部履历表》后，应当进行审核、盖章，一个月内完成归档。

第十六条干部档案管理人员必须按照相关规定要求对新收集的档案材料进行认真鉴别、审核后方可归档。

第十七条不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分情况予以处理。

凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管部门负责人审查批准，

第十八条凡属于应归入干部档案的材料，均应按照《XX公司干部人事档案整理工作规程》进行整理立卷，在接收之日起一个月内放入干部本人档案，一年内按要求整理装订，并及时更新《干部人事档案目录》和《干部职务变动登记表》。

第十九条干部档案材料，须统一使用国际标准A4型（297mm×210mm）的公文用纸。

非A4型材料需加工裱糊或折叠成A4型材料后再装入档案。

不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第五章保管与保护

第二十条组织人事部门应根据安全保密、便于查找的原则，对干部档案进行严密、科学的保管,有条件的单位可根据自身实际情况开展干部档案数字化建设工作。

第二十一条干部档案的保管，应当建立坚固、防火、防潮的专用库房，配置铁质的档案柜等相关必要设施。

档案库房建设应符合《XX公司干部档案库房技术管理规程》的要求。

第二十二条干部档案管理场所，应当设置专用的阅档室和办公室。

管理千卷以上的，阅档室、办公室应当分开；管理千卷以下的，阅档室和办公室可以合一。

第二十三条每年应当对所管理的干部档案进行一次全面检查核对，及时发现并解决问题，避免发生“无头档案”和“人档分离”的现象，保证管人与管档相一致，并根据检查核对情况形成在库档案目录。

对库房各种设施要做到经常性检查。

第二十四条档案盒的样式、规格应当符合XXX（上级主管单位）组织部规定的统一制作标准。

第二十五条严禁任何人私自保存他人的档案。

对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。

对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法严肃处理。

第六章审核

第二十六条根据工作需要，组织人事部门需对下列人员干部档案进行审核。

（一）新提拔到副科级以上岗位的；

（二）新调入副科级以上人员；

（三）按照上级要求需要审核的；

（四）其他需要审核的。

第二十七条开展干部档案审核，要重点审核干部的“三

龄两历一身份”（出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历及干部身份）等是否真实准确。

第二十八条开展干部档案审核，要严格遵守以下原则：

（一）确保档案材料的真实性。

对收集干部档案材料，要认真鉴别，严格审查，防止不符合归档要求的材料进入档案，防止伪造档案材料、涂改档案内容和装错档案材料等情况发生。

（二）确保档案的完整性。

依据《XX公司人事档案材料收集归档规程》的要求，严格掌握收集范围，防止出现超越或缩小收集范围的现象，确保档案的实用性和完整性。

同时应按照《XX公司干部档案审核工作规程》有关要求对干部档案进行审核。

（三）确保干部档案的规范性。

按照本办法第四章有关要求，对干部档案进行整理，做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、目录无粘贴涂改、目录与材料名称相符、材料类序号和页码填写准确、技术加工和装订符合要求、无脱页和无损坏文字的现象。

第二十九条对审核中发现的问题要根据具体情况采取不同方式处理。

对缺失的材料要补充，对信息不准确的要确认，对涉嫌涂改造假的要更正，并严肃追究相关责任人。

第七章查借阅

第三十条干部档案查借阅工作必须符合“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则。

第三十一条公司总部干部档案的查借阅单位范围为公司总部各部门、各分部、各单位部门及其组织人事部门。

公司其他各级单位干部档案查借阅范围应参照执行。

第三十二条办理干部档案查借阅的单位，必须按照《XX公司干部人事档案查借阅规程》有关要求，履行相关审批手续后，方可提供干部档案。

第三十三条查借阅干部档案必须两人以上，且系党员和查借阅单位的正式人员；查借阅人员必须政治意识强、了解干部档案查借阅制度。

因办理案件查借阅干部档案，查借阅人员必须是案件主办单位人员。

第三十四条干部档案材料一般只能摘抄，不得擅自拍摄、复制档案材料。

特殊情况需要复制的，须事先在相关审批表格中列出需要复制的材料明细，并经组织人事部门批准后，办理相关手续。

摘抄、复制的档案材料，用后由查阅单位存档或登记销毁，删除。

第三十五条任何个人不得查借阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲和近姻亲关系的干部档案。

第三十六条查借阅干部档案，必须严格遵守有关制度规定，严禁涂改、圈划、折卷、抽取、撤换、污损档案材料。

不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第三十七条干部档案一般不外借，特殊情况需外借的，必须履行严格的审批程序，并约定归还日期，不得擅自转借他人。

第八章档案的转递

第三十八条干部职务变动、工作调动、改变主管单位或其他原因离开现工作单位后，原主管单位干部档案管理部门应及时按照《XX公司干部人事档案审核工作规程》对档案进行审核整理，并在两个月内转给新的主管单位。

第三十九条转出单位在转出干部档案时，应提供目录和职务变动登记表电子版，并按照《XX公司干部人事档案转递规程》有关要求进行转递。

属于干部档案专项审核范围或转递后将要纳入范围的，转出档案中须有《全国干部人事档案专项审核工作专用干部任免审批表》，有重要信息重新认定的须有《干部人事档案审核认定表》。

第四十条干部档案应通过机要交通转递或组织人事部门派专人送取，不得以特快专递、挂号信等方式邮寄或交本人自带。

逾期一个月未收到回执的，转出单位应追查档案下落，以防丢失。

第四十一条接收单位在接收干部档案时，应当按照《XX公司干部人事档案审核工作规程》进行审核评分。

符合接收标准的，予以接收，并在回执单上签字盖章，寄回转出单位。

不符合接收标准的，退回转出单位进行整改。

转出单位应在一个月内整改完毕，重新办理转出手续。

第四十二条干部档案工作主管单位应当对所属单位报送干部档案的审核评分结果进行通报。

第九章组织领导和队伍建设

第四十三条各级组织人事部门要加强对干部档案工作的监督和检查，切实发挥指导作用，及时研究工作中出现的问题，采取有效措施，不断加以改进，提高科学管理水平。

第四十四条各级组织人事部门要切实加强干部档案工作队伍的建设，选调敢于坚持原则、政治上可靠、责任心强、工作积极性高、有奉献精神、热爱档案工作的党员从事干部档案管理工作。

各级组织人事部门应根据干部档案工作机构设置和管档规模，按照每管理1千卷的档案配备1名专职人员的要求，配备相应的专职或兼职干部档案工作人员，保证工作力量。

第四十五条建立健全教育培训机制。

将干部档案培训工作纳入同级干部教育培训计划，定期组织和开展专门培训，突出党性教育和纪律约束，增强干部档案工作人员的事业心和责任感，提高干部档案工作人员的业务水平和工作能力。

第四十六条坚持从严管理与关心爱护相结合，从思想、学习、工作、生活等方面关心爱护干部档案工作人员，及时帮助解决实际困难，充分调动他们的积极性。

第四十七条干部档案材料形成部门、干部档案工作人员和干部本人必须严格遵守以下纪律：

（一）不准以任何借口涂改、伪造档案材料。

（二）不准将应归档材料据为已有或者拒绝、拖延归档。

（三）不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。

（四）不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。

（五）不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。

第十章附则

第四十八条本办法由XX公司人力资源部（组织宣传部）负责解释。

第四十九条本办法自印发之日起施行。