人事档案管理制度.docx

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人事档案管理制度

1.目的

为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，在公司经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为各项工作服务，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于集团公司及下属子公司各岗位员工的人事档案管理工作。

3.机构与职责

3.1.人事档案管理工作由人力资源部负责，主要职责如下：

3.1.1.负责制订、修改和完善人事档案管理制度；

3.1.2.负责人事档案管理制度的宣讲并监督有效执行；

3.1.3.专设档案管理场所或设施（档案室或档案柜）进行统一管理；

3.1.4.设置专岗（专职或兼职）由专人负责员工人事档案管理工作；

3.1.5.监督、检查、指导档案管理人员做好人事档案的管理工作。

3.2.档案管理人员的职责：

3.2.1.保管员工档案；

3.2.2.收集、鉴别和整理员工档案材料；

3.2.3.办理员工档案的查阅、借阅手续；

3.2.4.登记员工工作变动情况；

3.2.5.为有关部门提供员工情况；

3.2.6.做好员工档案的安全、保密、保护工作；

3.2.7.办理其它有关事项。

4.人事档案的分类和内容

4.1.人事档案的分类：

4.1.1.外部人事档案：

记录员工从入学至今的履历、自传、鉴定（考评）、入党入团、奖励、处分等记录的纸版资料，存于外部人事机构；

4.1.2.内部人事档案（以下简称员工人事档案）：

记录员工自入职至今的履历资料、职位情况、学历证明、身份证明等记录的纸版资料，由员工提交的个人资料和公司表单等组成，存于公司人力资源部。

4.2.员工人事档案的内容：

4.2.1.应聘资料：

应聘人员（外部）登记表、应聘人员面试评价表、个人简历；

4.2.2.入职手续：

员工人事登记表、身份证复印件和扫描件、户口页复印件和扫描件、学历证复印件和扫描件、学位证复印件和扫描件、一寸照片原件和扫描件、就失业证、养老保险手册、原单位解除劳动合同证明书、劳动合同、双方约定等有关材料；

4.2.3.员工工作档案：

进入公司后的转正鉴定表、续签合同通知、调动、任免、聘用、升职、降职、退休、辞职等有关材料；

4.2.4.专业技术职称、职业资格证：

包括职称（初级职称、中级职称、高级职称、教授级职称）证件的复印件和扫描件、职业资格（五级/初级技能、四级/中级技能、三级/高级技能、二级/技师、一级/高级技师）证件的复印件和扫描件、特殊工种上岗资格证复印件和扫描件等有关材料；

4.2.5.奖励和处分材料：

包括科技、业务及政治等方面的奖励材料；处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料；

4.2.6.其他与人事档案相关的材料。

5.内部人事档案管理

5.1.档案编号管理：

人力资源部根据员工入职日期的先后顺序进行排序，编制员工工号，建立员工人事档案。

离职员工再次入职的重新编制员工工号。

5.2.档案排序：

5.2.1.在职人员档案：

按工号顺序排列；

5.2.2.离职人员档案：

以离职手续办理日期为准每月合并归档，按月份排列。

5.3.归档方式：

5.3.1.纸质档案：

本制度“4.2.”所涉及的内容以纸质形式保存一份；

5.3.2.电子档案：

（1）员工信息录入员工花名册，工作变动情况录入员工工作情况变动表；

（2）员工身份证件及各种证书以扫描件形式保存一份。

5.4.归档标准：

5.4.1.纸质档案采用十一孔文件袋盛装，配档案封皮一张；

5.4.2.员工信息扫描件新增内容达到500兆刻入光盘备份一次，一次备份两份。

或至少半年备份一次；

5.4.3.电子档案备份要做好备份内容及时间记录。

6.档案的收集、保管

6.1.新员工正式入职后，15个工作日内，必须将个人信息证件、学历及资格证等证件原件交公司人力资源部复印扫描，照片、就失业证、养老保险手册交由公司人力资源部保存。

未按期递交者，导致的招工、保险、公积金及其它事项无法如期办理所产生一切后果由员工本人承担。

6.2.员工进入公司，人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集、整理归档，保持档案的完整。

归档的材料必须认真鉴别，保证材料真实、文字清楚、手续齐备。

6.3.离职人员档案与离职手续材料保存期限为3年。

6.4.退休人员档案与退休手续材料保存期限为永久。

6.5.严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。

对违反规定者，应视情节严肃处理。

对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

7.档案的提供和利用

7.1.因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

7.1.1.人事档案除特殊情况一般不得借出查阅。

员工个人或部门因工作需要向政府、办事机构提供员工档案信息复印件的，需由个人或部门主管提出申请，经人力资源部经理批准，并严格履行档案查看、借阅手续方可借出。

7.2.查阅权力：

7.1.2.全部内容可查：

公司人力资源部、员工本人。

7.1.3.部分内容可查：

综合部、财务部、秘书部、员工所在部门领导。

（以上人员均无权查看员工户口页信息）

7.3.人事档案的借出期限，一般为十五天，特殊情况可延长至一个月。

借阅人必须保证人事资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。

7.4.档案管理人员、员工本人、借阅人，任何人不准以任何借口涂改、伪造档案材料；不准将应归档材料据为已有或者拒绝归档；不准将本办法所列归档范围之外的材料擅自归档；不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案；不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。

7.5.查阅档案必须严格遵守保密制度，对违反人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任人员和直接责任人员进行批评教育，或给予相应处分。

其中，档案管理人员参与涂改、伪造档案材料的，从严从重处理，并不得继续从事人事档案管理工作，情节严重的要追究其法律责任。

8.档案材料的转入与转出

8.1.凡符合公司所在地区存档政策的员工须在招工手续办理完毕后一个月内将外部人事档案交人力资源部转入公司所在地人才中心或劳动局存档，具体操作步骤以公司所在地区档案管理政策为准。

档案逾期未转入本公司指定存档机构，造成离职无法享受失业金或其它后果的，由员工本人承担。

8.2.员工辞职、解除合同或被开除、辞退等，应由人力资源部在一个月内，将公司内部人事档案中的劳动合同、养老保险手册、退工退档手续表单与该员工存放在人才管理中心的外部人事档案合并后转交其新的工作单位或员工指定的人才管理中心、户口所在地街道劳动（组织人事）部门。

8.3.转递档案应遵守下列规定：

8.3.1.派专人送取，不准邮寄或交本人自带；

8.3.2.对转出的材料，不得扣留或分批转出；

8.3.3.做好退档记录，备查。

9.记录

员工档案

工号：

姓名：

性别：

所属中心：

部门：

岗位：

必

要

项

应聘人员（外部）登记表：

□

应聘人员面试评价表：

□

入职测评相关资料：

□

个人简历：

□

员工人事登记表：

□

身份证：

复印件□扫描件□

户口页（首页及本人页）：

复印件□扫描件□

学历证：

复印件□扫描件□

学位证：

复印件□扫描件□

一寸照片：

原件□电子档□

就失业证原件：

□（单独存放）

养老保险手册原件：

□（单独存放）

原单位解除劳动合同证明书：

□

新员工提交文件通知：

□

劳动合同：

□实习协议：

□退休返聘协议：

□

双方约定：

□保密协议：

□

特

殊

项