岗位部门职能说明书新.docx
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岗位部门职能说明书新
目录
董事长岗位说明书3
总经理岗位说明书4
质量副总经理岗位说明书5
财务部经理岗位说明书6
质量管理部经理岗位说明书7
质量管理员岗位说明书8
采购部经理岗位说明书9
办公室主任岗位说明书10
采购员岗位说明书11
采购内勤岗位说明书12
销售员岗位说明书13
验收员岗位说明书14
储运部经理岗位说明书15
药品保管员岗位说明书16
药品养护员岗位说明书17
计算机管理员岗位说明书18
销售部经理岗位说明书19
仓库主管岗位说明书20
验收员岗位说明书21
收货员岗位说明书22
复核员岗位说明书23
驾驶员岗位说明书24
配送员岗位说明书25
开票员岗位说明书26
销售内勤岗位说明书31
成本会计岗位说明书33
出纳会计岗位说明书34
门卫岗位说明书38
清洁员岗位说明书39
办公室部门职能说明书42
采购部部门职能说明书43
销售部部门职能说明书44
财务部部门职能说明书45
储运部部门职能说明书46
质量部部门职能说明书47
董事长岗位说明书
任职
资格
学历与专业
中专以上学历或有专业技术职称。
工作经验
具有一定的本岗位工作经历或医药行业管理经验。
知识结构
熟悉国家有关药品经营管理的法律、法规和政策，具有战略管理、资本运作、医药市场等相关专业知识。
工作能力
领导能力；组织协调能力；判断决策能力；政策解读能力。
职业素养
医药法律、质量意识；社会责任感；保证百姓用药安全、维护用药人的权益。
职责
召集和主持董事会，确定提交董事会研究决定的议案。
工
作
内
容
1.提请讨论决定公司的经营计划和投资方案。
2.提请讨论制订公司的年度财务预算方案、决算方案。
3.提请讨论制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案。
4.提请讨论制订公司增加或者减少注册资本以及发行公司债券的方案。
5.提请讨论制订公司合并、分立、解散或者变更公司形式的方案。
6.提请讨论决定公司内部管理机构的设置。
7.提请讨论决定聘任或者解聘公司经理及其报酬事项，并根据经理的提名决定聘任或者解聘公司副经理、财务负责人及其报酬事项。
8.提请讨论制定公司的基本管理制度。
岗位
目标
完成或超额完成年度各项目标任务，全年质量安全无事故。
备注
总经理岗位说明书
任职
资格
学历与专业
大学专科以上学历或有专业技术职称。
工作经验
具有一定医药行业工作经验及企业经营管理经验。
知识结构
具备基本的药品知识，熟悉国家有关药品经营管理的法律、法规和政策，具有企业管理、战略管理、运营管理、人力资源管理、财务管理等相关专业知识。
工作能力
领导能力；分析能力；组织协调能力；决策判断能力、学习能力、知识管理能力；风险管控能力。
职业素养
医药法律、质量意识；社会责任感；保证百姓用药安全、维护用药人的权益。
职责
对公司董事会负责，执行公司股东会议、董事会议的决定，具体负责公司日常经营管理。
工
作
内
容
1.主持公司的经营管理工作，组织实施董事会决议。
2.组织实施公司年度经营计划和投资方案。
3.拟订公司内部管理机构设置方案。
4.组织并监督企业实施《中华人民共和国药品管理法》、《药品经营质量管理规范》等药品管理的法律、法规和行政规章。
5.制定并发布公司质量方针，实施质量目标；推进质量体系建设，保证质量体系有效运行并持续改进。
6.主持重大质量事故的处理或重大质量问题的解决及质量改进，参与确定企业质量奖惩措施。
7.提请聘任或者解聘公司副经理、财务负责人。
8.决定聘任或者解聘除应由董事会决定聘任或者解聘以外的负责管理人员。
9.董事会授予的其他职权。
岗位
目标
完成或超额完成年度各项目标任务，三项费用不超过年度预算，全年质量安全无事故。
备注
质量副总经理岗位说明书
任职
资格
学历与专业
大学本科以上学历，执业药师。
工作经验
3年以上药品经营质量管理工作经历，在质量管理工作中具备正确判断和保障实施的能力。
知识结构
具备基本的药品知识，熟悉国家有关药品经营管理的法律、法规和政策，具有企业管理、供销管理等相关专业知识。
工作能力
领导能力；分析能力；组织协调能力；学习能力、知识管理能力。
职业素养
医药法律法规、质量意识；保证百姓用药安全、维护用药人的权益。
职责
协助总经理做好公司日常质量管理工作。
工
作
内
容
1.协助总经理执行企业质量方针、政策、法规和有关质量决议、决定、指示等，全面负责药品质量管理工作，对总经理负责。
2.在企业内部对药品质量管理具有裁决权。
3.主持本企业质量管理体系的设计建议，确定质量环节、选择质量管理体系要素，进行质量职能分配，推进质量管理体系运行，实施质量改进，组织质量管理体系评审。
4.编制质量工作计划并负责组织实施。
5.组织制定、修订、审核质量管理体系文件，并负责组织实施及监督检查。
6.负责验证工作的监督、指导、协调与审批。
7.主持质量分析和质量问题的处理工作，组织质量奖惩工作。
8.完成公司交办的其他相关工作。
岗位
目标
全年无重大质量事故。
备注
财务部经理岗位说明书
任职
资格
学历与专业
大学本科以上学历，财务管理类相关专业。
工作经验
具有多年的财务工作经验且有部门管理经验，拥有中级（含）以上会计职称。
知识结构
财务管理知识，金融知识，企业管理知识，相关法律知识。
工作能力
组织协调能力；统计分析能力；公关能力。
职责
1.制定公司各项财务管理制度。
2.根据企业经营计划，编制、执行预算方案并检查预算执行情况。
3.协调、处理企业内部各部门及外部相关单位的关系。
4.资金筹措及运作。
5.部门内部的组织协调与沟通工作。
6.完成上级领导交办的工作。
工
作
内
容
1.组织编制并督导实施公司财务预、决算。
2.组织制定并督导实施公司各项财务管理制度及工作流程。
3.组织实施公司内部财务核算及分析工作。
4.参与公司各项经营管理决策。
5.定期或不定期向公司汇报财务运行状况，提出合理化建议。
6.接受有关单位、部门重要财务质询。
7.指导公司进行税务筹划。
8.组织开展公司管理部门资产清查工作。
9.及时获取、利用政府优惠政策，制定公司整体资金运作计划。
10.拟定公司资金筹措和使用方案，统筹安排、调度资金并监督资金使用。
11.扩大融资渠道，制定并实施融资方案。
12.编制投资项目财务决策分析报告。
13.组织协调与政府财政、税务等有关职能部门及其他有关单位（银行、中介、保险）的工作关系。
14.与企业相关职能部门协调，指导财务管理工作。
15.制定部门规章制度、工作计划并督导实施。
16.调配、检查下属员工的工作内容和进度。
17.协调本部门与其他部门之间的工作关系，保证业务流程的正常进行。
18.完成公司交办的其他相关工作。
岗位
目标
财务管理工作差错率≤1‰，货款按指定账户承付的吻合率100%，票据凭证相符率≥99.0%。
备注
质量管理部经理岗位说明书
任职
资格
学历与专业
大学本科以上学历，药学类相关专业，具有执业药师资格，须定期接受省级药品监督管理部门法律法规的培训。
工作经验
3年以上药品经营质量管理实践经验。
知识结构
熟悉国家有关药品管理的法律法规。
懂药品经营管理知识，具有药学技术、药学知识和良好的职业道德等综合知识水平。
工作能力
组织计划能力；协调沟通能力；学习创新能力。
职责
1.贯彻执行国家有关药品质量管理的法律、法规和政策，积极推行GSP在企业的实施。
2.负责组织起草企业药品质量管理体系文件，指导、督促质量管理制度的执行。
3.负责建立企业所经营药品并包含质量标准等内容的质量档案。
4.负责首营企业和首营品种的质量审核。
5.负责药品质量的追溯和药品质量事故或质量投诉的调查、处理及报告。
工
作
内
容
1.全面开展质量管理工作，督促相关部门和岗位人员执行药品管理的法律法规。
2.负责对购销客户的合法性、购进药品的合法性及购销单位相关人员的合法资格进行审核，提出并督促实施采购、销售合同的质量条款的签订与落实。
3.指导并监督采购、收货、验收、储存、养护、销售、出库、运输等环节的质量管理和质量查询工作，接受企业内部有关部门关于质量技术问题的咨询。
4.对有关的质量管理、程序及管理文件进行质量会签。
5.协助总经理组织企业质量分析会和重大质量事故处理会议。
主管日常不合格品处理工作。
6.负责规范企业质量台帐、原始记录，掌握质量基础数据。
7.负责指导设定计算机系统质量控制功能。
8.负责假劣药品的报告。
9.负责药品不良反应的监测。
10.负责组织储配等部门共同实施验证工作。
11.协助办公室组织开展相关人员的专业培训工作。
12.组织开展GSP内审和风险评估工作。
13.组织对药品供货单位及购货单位质量管理体系和服务质量的考察和评价。
14.组织对被委托运输的承运方运输条件和质量保障能力的审查。
15.完成公司交办的其他工作。
岗位
目标
保证供货单位、购货单位、采购药品的合法性100%，各类资料审核准确率≥99.0%，年度无质量事故。
备注
质量管理员岗位说明书
任职
资格
学历与专业
药学中专或相关专业（医学、生物、化学等专业）。
任职条件
或药师以上专业技术职称。
知识结构
药品基本知识，药事管理知识，相关法律知识。
工作能力
协调沟通能力；文字表达能力；解决问题能力。
职责
1.协助部门负责人开展质量管理工作。
2.对企业质量管理体系有效运行的具体工作负责。
工
作
内
容
1.遵照企业质量方针目标，协助部门经理组织实施本部门的质量工作。
2.协助部门经理督促质量管理体系文件在本部门的执行，定期检查执行情况，对存在的问题提出改进措施。
3.负责处理药品质量查询。
4.协助部门经理指导和监督药品采购、储存、养护、销售、退货、运输等环节的质量管理工作。
5.负责质量信息管理工作。
经常收集各种药品质量信息和各种有关质量的意见建议，组织传递反馈，并定期进行统计分析。
6.负责不合格药品销毁前的审核及报损药品处理的监督工作。
7.收集、保管本部门的质量资料档案，建立药品质量档案。
保证本部门各项质量活动的记录完整性、准确性和可追溯性。
8.协助部门经理组织本部门质量分析会，做好记录。
9.及时上报本部门发生的质量事故。
10.负责指导设定计算机系统质量控制功能。
11.负责计算机系统操作权限的审核，并定期跟踪检查。
12.指导、监督各岗位人员严格按规定流程及要求操作计算机系统。
13.负责质量管理基础数据的审核、录入、修改及锁定。
14.对业务经营数据修改申请进行审核，符合规定要求的方可按程序修改。
15.完成部门交办的其他工作。
岗位
目标
首营企业、首营品种、销售客户审核率100%，药品不良反应监测报告、质量查询、投诉或质量事故处理率100%，药品质量档案准确率≥98.0%。
备注
采购部经理岗位说明书
任职
资格
学历与专业
大学专科以上学历，药学相关专业。
工作经验
具有医药企业采购管理经验，良好的职业道德操守。
知识结构
药品知识，采购知识，财务知识，企业管理知识，医药商品学，医疗知识以及相关法律知识。
工作能力
组织计划能力；协调沟通能力；谈判能力；公关能力。
职责
1.采购业务体系建设及管理。
2.采购业务拓展。
3.供应商管理。
工
作
内
容
1.组织建立并完善企业采购管理体系，推行标准化的采购制度和流程。
2.组织开展完成全品种目录的采购及供应商的维护工作。
3.组织制定并督导实施部门内部业务流程。
4.负责药品采购的质量管理工作。
5.会同质量管理部门对供货单位的质量保证能力进行考察，在签订采购合同时明确必要的质量条款，负责供货单位及购进品种合法性的初审。
6.负责监督供货方是否执行采购协议及合同中规定的条款，指导、监督采购合同的管理工作。
7.指导、监督采购发票管理工作。
8.指导、监督采购订单的制订与实施。
9.组织建立健全合规供应商的资质档案，对供应商进行综合评估。
10.掌握采购过程中质量动态，发现质量问题及时与质量管理部联系，并协助质量管理部处理，对重大质量问题改进措施在本部门的实施落实负责。
11.配合相关部门做好人员培训工作，加强对本部门人员的质量意识及岗位技能培训。
12.完成上级主管交办的临时工作。
岗位
目标
供货单位、采购品种的合法性达100%，货款承付与收款单位符合率达100%。
备注
办公室主任岗位说明书
任职
资格
学历与专业
大学专科以上学历。
工作经验
具有企业人力资源或行政管理相关工作经验。
知识结构
具有行政后勤管理、人力资源管理、物流管理等相关专业知识。
工作能力
行政管理能力；组织协调能力；计算机应用能力。
职
责
及
工
作
内
容
1.负责主持本部的全面工作，组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务。
2.贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合。
3.负责组织行政后勤、保卫工作管理制度的拟订、检查、监督和执行。
4.负责企业会议、接待管理工作，并做好会议记录。
5.负责企业内部治安管理工作，维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾害事故的发生。
6.组织编制企业行政性财产、物资的采购计划及预算，严格控制行政办公经费支出。
7.监督企业办公用品、办公用固定资产的购买、保存及发放、维修管理工作。
8.审核、审批企业办公用车、基础建设、固定资产购买等的申请。
9.完成公司交办的其他工作。
岗位
目标
员工培训率≥98.0%，员工应体检率达100%，按岗位要求配备相关人员。
备注
采购员岗位说明书
任职
资格
学历与专业
大学专科以上学历，药学相关专业。
工作经验
具有药品采购工作经验。
知识结构
药品知识，采购知识，财务知识。
工作能力
协调沟通能力；计划组织能力；谈判能力。
职责
1.负责企业经营药品的采购。
2.负责药品退换货管理。
3.供应商管理。
工
作
内
容
1.及时查验有关信息资料，根据库存情况确定药品和供应单位，制定采购订单。
2.审核采购成本，对不同厂商的药品供应价格进行询价、议价、比价。
3.认真学习药品相关法律法规、GSP及有关质量管理方面的规章制度，并严格执行。
4.签订购货合同，跟踪合同执行情况，反馈货源信息。
5.根据品种进、销、存情况及有关协议，制定付款计划并报领导审批，办理付款手续。
6.定期查询库存滞销药品，处理验收有问题的药品、售后有问题药品、近效期药品等。
7.与供应商联系，填写退换货申请单，办理退换货手续。
8.进行信息跟踪，做到账、货相符。
9.解答供应商对销、存方面的疑问。
10.协助供应商核对账务。
11.索取供应商、品种资质资料并配合调查、审核其资质。
12.完成部门交办的其了相关工作。
岗位
目标
供应药品及时性≥95.0%，采购药品合格率≥98.0%，提交首营企业、首营品种资质资料一次性合格率≥98.0%。
备注
采购内勤岗位说明书
任职
资格
学历与专业
中专以上学历。
工作经验
一年以上相关工作经验。
知识结构
电脑操作和文秘相关知识。
工作能力
沟通能力、协调能力、语言表达能力。
职责
负责采购部人员考勤和考核、采购合同发放、收集、保管，建立和完善采购客户档案、为采购人员提供后勤服务。
工
作
内
容
1.负责解释供应商咨询、协助部门人员处理采购过程中的相关事宜。
2.负责采购合同保管、发放、整理。
3.负责收集、整理内部采购信息，将信息传递至相关部门及人员。
4.建立和完善供应商档案，并对档案实施动态管理。
5.完成部门负责人交办的其他事项。
岗位
目标
所提交资料一次性合格率≥98.0%。
备注
销售员岗位说明书
任职
资格
学历与专业
高中以上学历，市场营销或医学、药学专业。
工作经验
具有一定的药品销售工作经验。
知识结构
药品基本知识，营销知识，熟悉医药行业的法律法规。
工作能力
人际沟通能力；语言表达能力；解决问题能力。
职责
1.负责企业经营药品的销售推广工作。
2.售后服务。
3.负责客情维护。
工
作
内
容
1.与客户沟通，获取客户采购计划，做好重点品种的跟踪服务，防止客户流失。
2.协调开票、送货工作。
3.记录营销台账，定期核对并回笼应收账款。
4.与厂商配合共同开发市场。
5.跟踪缺货品种，及时处理滞销品种。
6.做好退、换货工作，认真处理客户投诉问题。
7.做好药品调价、政策变动后的售后服务。
8.拜访客户，维持与客户的良好关系。
9.拜访新客户，与客户洽谈，促成交易。
10.索取客户资质资料，并配合调查、审核其资质。
11.完成部门交办的其他工作。
岗位
目标
完成或超额完成年度区域市场销售任务，客户资质资料一次性合格率≥98.0%。
备注
验收员岗位说明书
任职
资格
学历与专业
中专以上学历，医药类相关专业。
工作经验
需经过专业培训后上岗。
知识结构
熟悉药品知识，有关法规、验收标准，明确药品验收程序及出现问题的处理方法。
工作能力
分析问题能力；语言表达能力。
职责
1.对所验收药品的质量负责。
2.对验收记录的真实性、准确性、完整性负责。
3.对验收工作的及时性负责。
工
作
内
容
1.验收时查验购进药品的合法单据做到票、帐、货相符。
2.审核来货是否在供货企业被批准的经营范围之内。
3.严格按规定的标准、验收方法和抽样原则进行验收和抽取样品。
4.验收过程中发现质量异常情况应即时反馈给质量部；对验收不合格的药品拒收，并做好不合格药品的隔离存放及上报工作。
5.对验收合格的药品与保管员办理入库交接手续，负责药品入库的扫码与数据传输工作。
6.规范填写验收记录并签字，收集药品质量检验报告书按规定保存备查；验收进口药品时，应索取加盖供货商公章或质管部的《进口药品检验报告书》及《进口药品注册证》复印件。
7.按法定标准和验收规程及时完成入库药品的验收工作，并做好验收记录。
8.收集质量信息，配合质量管理人员做好药品质量档案工作，验收中发现的质量变化情况及时报质量管理人员。
9.完成部门交办的其他相关工作。
岗位
目标
验收准确率≥99.0%。
备注
储运部经理岗位说明书
任职
资格
学历与专业
高中以上学历。
工作经验
具有物资配送工作经验。
知识结构
药品知识，物流管理知识，仓储管理知识，相关法律知识。
工作能力
创新能力、协调能力。
职责
1.保证药品储存、养护、出库、运输等环节符合药品流通政策、程序和法规。
2.控制运输和仓储成本以符合企业目标。
3.负责实施部门政策和流程，满足业务需要。
4.负责协调相关部门，保证日常工作顺畅有效。
工
作
内
容
1.确保进、出库等各项人力成本符合预算要求，有效落实成本控制机制。
2.不断优化仓库业务流程，降低进出库成本，提升工作效率。
3.落实产品进出库的库存管理流程，正确接收产品、根据产品描述在合理的地点存储产品。
4.对仓储区域按照标准操作流程进行划分，严格执行药品分类分区存放，分层堆码、六距规范，加强在库药品的保管养护，监控温湿度，出现偏差及时调整。
5.对退换货的产品进行妥善安置。
6.确保车辆运营成本符合既定预算要求，有效落实成本控制，根据产品种类、特性进行及时安全的运输配送，客户订购货物出现损坏或丢失的应予记录，并采取必要弥补措施。
7.监督车辆运营成本，对超标费用采取有效措施加以控制。
8.确保车辆性能可靠，货物安全、及时送达，保证全天候服务。
9.保证所有的员工接收相关标准操作流程的培训，负责对重大质量问题改进措施在本部门的实施落实。
岗位
目标
收货、储存、养护、出库、运输等环节差错率≤3‰。
备注
药品保管员岗位说明书
任职
资格
学历与专业
高中以上学历。
工作经验
物流或仓储相关经验。
知识结构
物流管理知识，药品知识。
工作能力
沟通表达能力；独立工作能力。
职责
1.对药品入库、存储工作的规范性负责。
2.对药品的入库、在库、出库数量的准确性负责。
3.对入库、在库、出库药品的质量负相应责任。
4.对在库药品的合理存储条件负责。
工
作
内
容
1.严格执行与本岗位相关的质量管理制度和工作程序，做好药品的入库、存储、出库等各个环节的工作。
2.依据验收员的验收结论和按有关规定办理药品入库手续，正确合理分库、分类存放药品，实行色标管理。
3.严格遵守药品外包装图示标志，正确搬运和堆垛药品，六距规范，做到不错放、乱摆与倒置。
4.严格按先进先出、按批号发货的原则办理药品出库，并做好药品出库复核记录。
5.负责药品保管，保证账货相符，做好近效期药品管理工作，并及时反馈药品库存结构及适销情况。
6.发现质量有问题的药品应挂黄牌暂停发货，及时通知质量管理人员处理，依据处理意见及时处理。
7.在养护人员的指导下做好库房温湿度的监测、调控工作，采取防鼠、防虫、防霉、防尘、防火等相应措施，保证在安全合理的条件下储存药品。
8.做好仓库及库存药品的清理卫生工作，经常保持库区内外的清洁卫生。
9.完成部门交办的其他相关工作。
岗位
目标
发货差错率≤3‰，药品储存合格率≥98.0%。
备注
药品养护员岗位说明书
任职
资格
学历与专业
中专以上学历，医药、生物相关专业或具有药学相关专业初级职称。
工作经验
经过专业培训。
知识结构
熟悉药品知识，对药品养护过程中发现的问题能及时做出正确的判断和处理。
工作能力
分析问题能力；语言表达能力。
职责
1.对药品入库、存储工作的规范性负责。
2.对药品入库、在库、出库数量的准确性负责。
3.对入库、在库、出库药品的质量负相应责任。
工
作
内
容
1.根据GSP有关规定，指导保管员正确分库（区）、分类、合理存放药品，实行色标管理，纠正药品存放中的违规行为。
2.依据养护计划对库存药品进行质量检查，依据药品的特性采取正确的方法进行科学养护，建立养护记录；对储存条件有特殊要求的或者有效期较短的品种应当进行重点养护。
3.定期汇总、分析养护信息，建立药品养护档案。
4.检查并改善储存条件、防护措施、卫生环境。
5.定期对养护用仪器设备、温湿度监控仪器等检查维护
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