物流订单管理.docx

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物流订单管理

物流中心的订单处理

‧前言

壹、流通业与订单处理

1流通环境趋势

2物流中心的课题

3订单处理的课题

贰、物流中心的订单处理

1订单处理的范围

2订单处理与相关的物流作业及信息系统

3订单处理作业程序

参、接单作业

1订货方式演进

2电子订货

3国内电子订货先导系统

肆、订单资料内容

1订单型态

2订单档案资料内容设计

3相关档案内容设计考量

伍、订单数据处理

1订单资料输入

2订单资料查核/确认

3库存分配

4订单数据处理输出　

陆、订单状况管理

1订单进度追踪

2订单异动处理

柒、订单资料应用

1订单资料商流分析

2订单资料物流应用分析

利用EIQ规划物流中心

EIQ分析步骤

EIQ分析资料应用

EIQ的延伸

EIQ分析方式

★下一页

前　　言

　　在物流中心每天的营运作业里，订单处理为每日必行作业也是一切作业的起始，俗话说〞只有在接到订单之后，其它事情才会开始〞，因此订单处理的作业成效深深影响着后续的拣货配送等作业。

　　近来由于零售商多样少量高频度的订货型态，物流中心面临着诸多的课题，其中订单处理作业可说是首当其冲。

尤其如何快速、正确、有效的取得订货资料；如何有效处理因多样少量高频度订货所引发的多量、繁杂的订货资料；如何追踪、掌握订单的进度以提升客户服务水准以及如何支持、配合相关作业等皆是订单处理急需面对的课题。

　　本手册期望藉由一个完整的物流中心的订单处理作业探讨，使读者认识物流中心的订单处理作业、订单处理的重要性，亦期望使物流管理者体识到订单处理在物流中心整体作业的角色、影响层面，进而建立一个适合本身业务的订单处理作业方法、程序，同时亦期望提供信息系统设计者在设计订单处理系统时的参考依据。

　　本手册共分七个章节，第一章里先从整体流通环境的演变趋势，探讨物流中心所面临的课题以及在这些课题中那些是订单处理所须克服的；第二章说明订单处理的范围、订单处理与整体物流作业和信息系统的相关性以及订单处理的作业流程内容；第三章到第六章探讨第二章所叙述的每个订单处理流程，其中第三章探讨接单作业、接单方式，并介绍国内目前正在推广的二套电子订货先导系统；第四章讨论物流中心订单型态、订单档案内容设计考量；第五章探讨接单后订单资料的输入、查核确认、库存分配、出货指示单据的输出等处理步骤；第六章讨论订单从接单到配送、取款间的进度及异动管理；第七章叙述如何利用订单资料进行商流销售分析及物流系统的规划应用。

壹、流通业与订单处理

1流通环境趋势

（1）便利商店/连锁店兴起

（2）物流中心兴起

2物流中心的课题

　　物流中心的兴起在于因应零售业的需求，而零售业为因应消费者多样、多变、高品质的消费型态，除了改善卖场布置规划、商品陈列、服务品质外，最　大的改变在于其对商品的管理观念──在有限的空间，陈列最多种的畅销商品。

这观念导致零售商许多的作业方式、管理型态改变。

如零库存要求、订货作业简化、少量多样高频度的订货方式、配送时间要求、商品品质要求等。

而这些种种要求皆是物流中心所要面临的课题。

3订单处理的课题

（1）零售商的订单处理课题

（a）如何简化订货作业

（b）如何提高订货资料正确性

（c）如何快速下单

（2）物流中心的订单处理课题

（a）如何简化接单作业

（b）如何处理量多繁杂的订货资料

（c）如何掌握订单进度

贰、物流中心的订单处理

1订单处理的范围

（1）商业通路流程范围

（2）通路组织

（a）零售业

（b）物流中心

　目前国内的物流中心，就其成立背景、策略运用及运作方式可分为下述几类：

1.MDC（DistributionCenterbuiltbyMaker）

制造商为掌握零售通路向下整合所发展出的物流中心。

2.WDC（DistributionCenterbuiltbyWholesaler）

代理商、经销商、批发商转型而成的物流中心。

3.ReDC（DistributionCenterbuiltbyRetailer）

零售商为因应迅速、多样的消费需求及增加市场议价空间向上垂直整合的物流中心。

4.TDC（DistributionCenterbuiltbyTrucker）

货运业藉由本身的利基，欲进入物流业所成立的物流中心。

（3）物流中心与销售通路的订单流程

图6物流中心与零售商整体订单处理作业

2订单处理与相关的物流作业及信息系统

（1）订单处理开启物流作业

俗话说”只有在接到订单之后，其它事情才会开始”，有生意上门才有活干。

在物流中心每天营运活动里，订单处理即扮演这种开先端的角色──把生意接进来，让大伙有事做。

也就是说由客户端接受订货资料，将其处理、输出，以便开始拣货、理货、分类、配送等一连串物流作业。

（2）订单处理开启信息流

3订单处理作业程序

物流中心的订单处理范围在于处理零售店的订货作业，故其作业流程起始于接单，经由接单所取得的订货信息，经过处理和输出，开启物流中心出货物流活动。

在这一连串的物流作业里，订单是否有异动、订单进度是否如期进行亦是订单处理范围，即使配送出货，订单处理并未结束，其配送时的订单异动，如客户拒收、配送错误等，将这些异动状况处理完毕确定实际的配送内容，则订单处理才算结束。

参、接单作业

1订货方式演进

（1）传统订货方式

（a）厂商铺货

（b）厂商巡货、隔日送货

（c）电话口头订货

（d）传真订货

（e）邮寄订单

（f）零售商自行取货

（2）电子订货方式

2电子订货

（1）电子订货观念

电子订货系统（EOS─ElectronicOrderSystem）为采用电子资料交换方式取代传统商业下单/接单动作的自动化订货系统。

（2）电子订货作法

一般而言，电子订货作法可分为三种：

（a）订货簿或货架卷标配合手持终端机─HandyTerminal）及扫描仪

（b）POS（PointofSale销售时点管理系统）

（c）订货应用系统

（3）电子订货效益

（a）就零售业而言：

1.快速、正确、简便地下单

2.商品库存的适量化──仅订购所需数量、可分多次下单（适合多样、少量、高频度订货）

3.缩短交货时间

4.降低库存

5.减少因交货错误所造成的缺货

6.减轻进货检验作业

（b）就供货商而言：

7.简化接单作业、缩短接单时间、减少人工处理错误──快速、正确、简便地接单）

8.减少退货处理作业

9.满足客户多样、少量、高频度的订货

10.缩短交货的前置时间

（4）电子订货方式演进

（a）计算机数据处理方式演进

11.离线处理（off-line）

12.联机处理（on-line）

13.分散处理

14.计算机网络

15.VAN（ValueAddedNetwork加值网络）

（b）电子订货方式

16.企业内的电子订货

17.企业间的电子订货

（ElectronicDataInterchange电子资料交换）

■何谓”EDI”

　　所谓EDI，观念在于将企业商业往来的资料文件，以标准化格式在计算机与计算机之间，利用电子资料型态互相传送，这是一种结合计算机、网络、相关软件所形成的信息技‧

■『计算机对计算机』&『应用系统对应用系统』

■EDI效益

DEC公司使用EDI后，存货周转率由5天缩短为3天，每笔订单处理费用由125美元降至32美元。

通用汽车使用EDI后，估计每部汽车制造及销售成本可节省500美元，每笔订单的处理费用由140美元降为美元。

■EDI元素

1.标准

不同的商业文件要互通即需有共通商业协议、标准

a.商品代码

b.企业代码：

c.资料格式（EDI标准）

d.通讯标准

2.软件

a.应用系统

b.转换软件

c.通讯软件

3.通讯网路

（5）国内批发零售业电子订货系统发展情况

■企业体系内的电子订货

■企业间的加值网络先导系统

3国内电子订货先导系统

（1）资策会全国超市加值型网络先导系统

（a）系统特色

运用EDI、VAN传送商业资料的系统

系统所要处理的不是每个组织的内部信息系统，而是每个组织对外交换信息的一个接口系统，使得参与此系统的每一单位都能以一套软件、一套硬件、一种文件标准与其它交易对象传送彼此的计算机系统能辨识、处理的商业讯息。

系统采分布式作业架构，参与单位可依据自身业务需求，选择适合的应用系统。

（b）系统范围

1.商品通路运销范围

果菜生鲜品：

产地供货人─→果菜生鲜品处理中心─→超市

一般食品日用品：

供货商─→行销/物流配送中心─→超市

2.系统参与通路机构

基本型超市、连锁型超市、超市总公司、果菜供销中心、生鲜处理中心、采购配送中心、运输中心、金融机构。

3.业务范围

各通路机构之间的订货、进货、销售、存货、货款转帐等业务。

（c）系统架构

■解决交易伙伴间〞对外〞的商业讯息　其中电子订货系统包含七个应用系统：

1.订货基本资料维护：

2.接单处理：

3.下单处理：

4.进货处理：

5.供货处理：

6.派车单处理：

7.订货系统报表打印：

■分布式作业架构

（d）通讯架构

（e）超市先导系统的电子订货作业方法

1.超市订货方式

先导系统支持三种订货方式：

a.利用手持终端机，读取货架上的商品条形码或订货簿上的商品条形码输入订购数量。

b.直接利用计算机开立订货资料。

c.在系统中设定请购点、请购量，当库存不足时自动下单。

2.超市下单方式

先导系统提供三种传送方式：

a.对于已导入EDI的供货商，透过VAN中心传送EDI订货资料。

b.对于有Fax的供货商，透过Fax直接传送订货资料。

c.印出采购订货单邮寄或由供货商派人取单。

3.供货商接单处理

从VAN中心接收超市的EDI订货资料，透过先导系统将其转为内部系统格式后，汇整为客户订货明细。

（2）电通所全国超商加值网络先导系统

（a）系统特色

源于日本行之多年的Bentham电子订货系统

共享型的电子订货系统

延续目前连锁商店的电子订货作业方式。

多样性的订货类型，方便各类型零售商和批发供货商加入。

VAN的加值服务

（b）系统范围

1.系统含盖通路机构

整个系统运作以VAN中心、零售店、批发供货商为核心

2.业务范围:

电子订货作业──零售店订货作业、批发供货商的接受订货作业

支持性作业　──零售店相关档案维护、查询零售店卷标制作资料传送

批发供货商相关档案维护、查询商品信息、流通环境信息提供

（c）系统架构

（d）资料交换标准

1.商品代码：

采用CAN国家标准码。

2.企业代码

3.资料格式

（e）系统作业模式

（f）零售店的下单作业

（g）供货商的接单作业

（h）EOS系统导入准备

■零售商导入超商EOS准备作业

1.第一阶段

‧商品总帐配备对象商品、付款者、下单单位、下单程序、下单时间、下单方式

2.第二阶段

‧VAN中心选择

‧下单终端机选用

‧取得企业代码

3.第三阶段

‧卷标或订货簿制作

‧登录商品交易表

■供货商导入超商EOS准备作业

1.第一阶段

从VAN中心接收订货资料的软硬件准备

取得共通客户代码及企业代码

卷标机的准备或代印卷标合约签定

商品主档准备

2.第二阶段

准备各零售店商品主档

向VAN中心登录商品主档

3.第三阶段

发行各零售店卷标

确认商品交易表

肆、订单资料内容

　　订单资料取得接收后，在进行数据处理前，有许多情形要加以考量。

如不同的订单型态，有不同的处理方式、订单档案内容如何设计才能符合后续作业所需、订单处理时需使用到那些相关档案以及这些档案如何配合等。

这些因素事先考量清楚后，订单才能依照适当的方法有效率的处理。

1订单型态

（1）订单交易型态

（a）一般交易订单　　

（b）现销式交易订单　

（c）间接交易订单

（e）合约式交易订单

（d）寄库式交易

（f）兑换券交易

（2）各交易型态订单的理方式

（a）一般交易订单　　

（b）现销式交易订单　

（c）间接交易订单

（e）合约式交易订单

（d）寄库式交易　

（f）兑换券交易

2订单档案资料内容设计

（1）订单表头/标题性资料

（2）订单明细资料

3相关档案内容设计考量

（1）客户资料（客户主文件）

（2）商品资料

（3）库存资料

（4）促销信息

（5）客户寄库资料

（6）流通加工（分装/重包装/赠品包装）

（7）客户应收帐款

伍、订单数据处理

1订单资料输入

（1）人工输入

对于人工输入作业如何提高其正确性、效率性或许可从下述几方面加以着手：

（a）增加系统的自动查核或提示功能

（b）利用订货簿

（c）尽量将订货作业平准化，减少尖峰订货时段的拥挤

2订单资料查核及确认

订货资料的查核确认可分输入检查及交易条件确认等二部分：

（1）输入检查

（2）交易条件确认

（a）客户信用状况确认

（b）订单型态确认

（c）库存确认

（d）销售配额确认

（e）价格确认

（f）加工包装确认

3库存分配

订单资料输入系统，确认无误后，最主要的处理作业在于如何将大量的订货资料，作最有效的汇总分类、调拨库存，以便后续的物流作业能有效的进行。

（1）分配模式

存货的分配调拨，可分为单一订单分配及批次分配。

（a）单一订单分配

（b）批次分配

采批次分配时，需注意订单的分批原则，即批次的划分方法。

随着作业的不同，各物流中心的分批原则亦可能不同，总括来说有下面几种方法：

1.按接单时序划分

2.按配送区域/路径

3.按流通加工需求

（2）参与分配订单范围

（3）多仓或多储位或多批号的库存分配选择

（4）分配顺序

选定参与分配的订单后，若这些订单的某商品总出货量大于可分配库存量，则如何分配这有限的库存

（a）具特殊优先权者

（b）依客户等级

（c）依交易量/交易金额

（d）依客户信用状况

（5）分配后异动处理

库存分配后，若有缺货情况发生，则对于这些有缺货的订单应妥善处理：

（a）重新调拨

（b）补送

（c）延迟交货（顺延）

（d）转至下一次订单

4订单数据处理输出

（1）拣货单（出库单）

（2）送货单

（3）缺货资料

陆、订单状况管理

1订单进度追踪

（1）订单状态

（a）已输入及已确认订单

（b）已分配订单

（c）已拣货订单

（d）已出货订单

（e）已收款订单

（f）已结案订单

（2）相关档案

（a）订单状态

（b）相关档案设计

1.预计销售资料及不合格资料

2.已分配未出库销售资料及缺货资料、转录资料、补送资料

3.已拣货未出库销售资料

4.在途销售资料

5.销售资料

6.历史销售资料

（3）订单状态资料的查询打印

订单状态明细表

未出货订单明细表

缺货订单明细表

未取款订单

未结案订单

.....

2订单异动处理

（1）客户取消订单

（2）客户增订

（3）拣货时发生缺货

（4）配送前发生缺货

（5）送货时客户拒收/短缺

柒、订单资料分析

1订单资料商流应用分析

（1）商品别销售分析

月别商品别销售金额/销售量统计资料

季别商品别销售金额/销售量统计资料

年别商品别销售金额/销售量统计资料

商品区域销售排名

商品销售排名

久未交易商品

商品售价记录分析

（2）客户别销售分析

月别客户别销售金额/销售量统计资料

季别客户别销售金额/销售量统计资料

年别客户别销售金额/销售量统计资料

客户销售退货统计资料

客户销售排名资料

久未交易客户资料

（3）外务员别销售分析

期间外务员别销售资料

期间外务员别销售排名

（4）区域别销售分析

期间区域别销售资料

期间区域别销售排名

期间区域别销售商品排名

区域别销售消长状况

2订单资料物流应用分析

利用EIQ规划物流中心

EIQ使你免于雾里看花、瞎子摸象

（a）EIQ观念/手法

（b）EIQ分析方法

（c）EIQ功用

1.可以了解物流特性

2.能够检讨出配合物流系统特性的物流系统设备，及其运用系统

3.能够选择物流设备

4.能够作仿真分析

5.能够进行物流系统的基础规划

EIQ分析步骤

（1）资料收集、取样

（2）分析图表制作

（3）解读EIQ分析资料

EIQ分析资料应用

（1）保管系统

（2）拣货作业

EIQ的延伸

（1）E的扩展

（2）I的扩展

（3）Q的扩展

（4）加入业务员因子

（5）加入车辆型态因子

EIQ分析方式

2.由于大部分的物流中心所使用的信息系统大都有一个数据库供储存所有的相关资料如订单、库存、会计等资料，因此最方便省事的方法是直接利用这些资料，亦即直接在信息系统所使用的数据库管理系统上，萃取所需的资料直接加以分析。

在这里的假设是必须有现成可用的数据库管理系统（DBMS），且这一个数据库管理系统有必要的操作功能。

3.如果信息系统的数据库管理系统功能不敷所需，则可将数据库里的资料转换成能满足所需功能的数据库管理系统（如MicrosoftACCESS）的资料格式，再由这一个数据库管理系统针对EIQ作分析。

4.如果以上的两种分析工具都无法使用时就只有写一个EIQ分析程序，这时须选定所欲分析的资料以及确定其数据结构。

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