学院公文处理规定正式版.docx
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学院公文处理规定正式版
学院公文处理规定正式版
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学院公文处理规定正式版
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此管理规范资料适用于团体或社会组织中，需共同遵守的办事规程或行动准则并要求其成员共同遵守，不同的行业不同的部门不同的岗位都有其具体的做事规则，目的是使各项工作按计划按要求达到预计目标。
文档可以直接使用，也可根据实际需要修订后使用。
学院公文处理规定
第一章总则
第一条为进一步推进本校公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理条例》（中办发〔20xx〕14号）要求，结合我校实际情况，制定本规定。
第二条公文是学校管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行校务活动的重要工具。
第三条公文处理工作是指公文的拟制、办理、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条公文处理实行分级负责，集中管理的工作机制。
校长办公室是学校公文处理的管理部门，主管并指导全校的公文处理;负责公文办理过程中的督查工作。
各单位应指定专职或兼职人员负责公文处理。
第二章公文种类
第六条我校常用的公文种类有：
一、“决定”适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销不适当的决定事项。
二、“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
三、“通知”适用于发布规章，任免干部、传达要求下级部门执行及有关单位需要周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免和聘用干部。
四、“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
五、“报告”适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级的询问。
六、“请示”适用于向上级请求指示、批准。
七、“批复”适用于答复下级请示事项。
八、“意见”适用于对重大问题提出见解和处理办法。
九、“函”适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。
十、“纪要”适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章公文格式
第七条公文一般由：
发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发部门和印文日期、抄送单位、页码等组成。
一、学校印发公文，第一页使用上海外国语大学sd经济人文学院文件的发文标志。
二、发文字号由发文机关代字号、年份和序号组成。
根据不同事项分成三大类：
（一）凡涉及全校性重要事项的上行文和下行文，以学校或校党委名义发文，发文字号用“上外sd办〔××××〕×号”或“上外sd党〔××××〕×号”，由校办统一编号。
发文署名为学校或校党委全称。
（二）凡属学校工作某一方面重要的事项上行文和下行文，发文字号用“上外sd加主办部门代字”〔××××〕×号”，由主办部门编号。
发文署名为学校全称。
各单位发文字号按照《上外sd学院各单位发文字号一览表》执行（详见附件1）。
（三）凡学校与不相隶属的校外单位传送的平行文，在上述发文机关代字号后加函字。
例如“上外sd教函〔××××〕×号”，发文署名为学校全称。
三、上行文应当标注签发人姓名。
四、公文的标题由发文机关、事由和文种组成。
五、主送机关就是公文的主要受理机关。
“请示”一般只能有一个主送机关。
六、正文就是公文的主体，用来表述公文的内容。
七、附件是用来补充说明正文的，或者是正文的参考资料。
八、抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关
九、发文机关署名要用发文单位的全称或者规范化简称。
十、公文要加盖发文单位印章。
十一、成文日期为签发日期。
第八条发文的版式按照《中华人民共和国国家标准》（GB/T9704—20xx）执行（实行细则另定）。
第九条发文用纸采用国际标准A4型。
第四章行文规则
第十条行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。
第十一条行文关系根据隶属关系和取权范围确定，一般不得越级行文。
第十二条请示应当一文一事，并应提出倾向性意见和建议方案。
不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
第十三条学校除校长办公室及党委办公室以外的内设机构不得以本单位名义套用学校发文标志行文。
第十四条各单位在校内行文流转编号按照《上外sd学院各单位内部行文编号一览表》（详见附件2）执行，在各单位字号后加文种第一个字，如“sd教〔××××〕×号”，行文编号设在标题下面居右侧位置。
由各单位负责编号，署名为本单位。
用纸采用国际标准A4型，标题方正小标宋2号，行距30;字符距标准。
正文：
仿宋3号;行距23;页边距：
上、下3.7;左、右2.8（详见附件3）。
第五章公文拟制
第十五条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程
序。
第十六条公文起草应当做到：
一、符合法律法规和党的路线方针政策，表述准确，并同现行有关公文相衔接。
二、一切从实际出发，分析问题要做到实事求是，所提政策措施和办法应切实可行。
三、文种正确，内容简洁，观点明确，结构严谨，表述准确，文字精炼，标点正确，篇幅力求简短。
四、文内使用非规范性简称，应先用全称并注明简称。
五、引用公文应当列出标题，并在标题之后用括号注明发文字号。
六、结构层次序数，第一层为“一、”,第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“
（1）”。
七、拟制公文的第一页一律使用《上海外国语大学sd经济人文学院发文稿纸》（附件4），明确负责人、拟稿人、核稿人后送校长办公室。
第十七条校办负责办理审核后送领导人签发。
审核的重点是：
一、行文理由是否充分，行文依据是否准确。
二、内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否与学校有关规定相矛盾，所提措施和办法是否切实可行。
三、涉及有关部门职权范围内的事项，是否经过协商、会签。
四、文种使用是否准确，公文格式是否规范。
五、其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第十八条公文应当按签发权限送分管校领导签发。
一、政策性强、涉及面广的重要公文，包括重要的“请示”、“报告”，由学校主要负责人签发。
二、内容属于各校领导分管范围的公文，可由分管领导签发;如涉及其他分管领导分管范围的，应当先送有关校领导会签。
三、签发人签发时，应当签署意见、姓名和完整日期。
第十九条经审核不宜发文的公文稿，给予退回并说明理由。
第六章公文办理
第二十条公文办理包括收文、发文办理和整理归档。
第二十一条收文办理按照《关于印发的通知》（上外sd办〔20xx〕18号）执行。
第二十二条发文办理主要程序是：
已经签批的公文，校办或党办负责在印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式进行复核，若需再作修改的，应当报原签批人复审;复核后的公文，确定分送范围和印制份数后印发。
第二十三条发文办理完毕，根据《中华人民共和国档案法》和学校有关规定，及时收集需要归档的公文的定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整，由校办负责整理归档。
第七章附则
第二十四条本规定自发布之日起施行;20xx年5月30日印发的原《上外sd学院公文处理规定》同时废止。
第二十五条本规定校长办公室负责解释。
篇2：
长沙市总工会机关公文处理办法
长沙市总工会机关公文处理办法
第一章总则
第一条为使市总工会（以下简称市总）机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》等规定，特制定本办法。
第二条市总办公室是市总机关公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导机关各部门的公文处理工作。
第三条在公文处理工作中，必须严格遵守国家保密法律，法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。
公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
第二章常用公文的种类及其使用范围
第四条常用公文的种类及其使用范围如下：
1.报告：
用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问，向本级机关有关会议报告工作。
2.请示：
用于向上级机关请求指示或批准。
3.决定：
用于对某些问题或者重大行动作出安排。
4.决议：
用于经会议讨论通过，要求贯彻执行的重要决策事项。
5.意见：
用于对重要问题提出见解和处理办法。
6.通知：
用于传达上级机关的指示，要求下级机关了解、办理或执行的事项，颁发条例、规定、办法以及其他有关事项，批转下级机关的公文或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文、任免和聘任干部。
7.通报：
用于传达重要精神、情况及领导讲话，介绍具有普遍意义的工作经验和教训，表彰先进，批评错误。
8.批复：
用于上级机关答复下级机关的指示事项。
9.函：
用于相互之间商洽工作、询问和答复问题，通知一般事项，向有关主管部门请求批准等。
10.会议纪要：
用于记载和表达会议事项和主要精神，要求有关单位遵守和执行。
第三章公文格式
第五条公文一般由版头、发文字号、印制顺序号、密级、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、印章、成文时间、主题词、抄送单位、印制版记组成。
1.版头：
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或加文种名称组成，用大字居中印在文件上端。
联合发文并用会签单位版头。
版头文字一般用红色套印。
2.发文字号：
公文有发文字号，包括单位代字、年号和顺序号，标注版头下方居中位置。
3.印制顺序号：
凡有密级的公文要标注印制顺序号，即文件的份号，标注在文件首页左上角。
4.密级：
秘密公文应标明密级，标注在文件首页左上角、印制顺序号下方位置。
5.标题：
应概括公文的主要内容，同时应标明发文机关和公文种类。
除发布法规性文件或转发文件外，标题一般不加书名号，位于发文字号上方。
6.主送单位：
是指收受、办理文件的单位，位于正文上方，顶格排印。
7.正文：
是公文的主体部分，用来表达公文的内容，位于标题或者主送单位下方。
8.附件：
是补充说明正文的，是公文的组成部分。
应在正文之后、发文单位之前依次开列附件标题，附件的顺序和标题应与正文所列一致。
附件全文置于发文日期之后，主题词之前。
9.发文单位署名，应使用全称或规范性简称，位于正文的右下方。
10.用印：
正式编文都应加盖机关印章。
与有关单位会签的文件应加盖印章，用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。
11.成文时间：
即发文年、月、日，以最后一位领导人签发或会议通过的日期为准。
位于公文末尾，发文单位落款之下，并稍向右错开。
12.主题词：
所有正式文件均应标注主题词。
主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词组组成，标明在文件末页下部，抄送范围上方。
13.抄送单位：
指与文件内容有关，有关平级、下级单位为抄送单位，标明在主题词下方。
14.印制版记：
包括文件制发单位名称、制发日期和印制份数，印制份数置于下间隔线右下方。
15.公文的汉字从左至右横排，公文用纸幅面采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米），左侧装订。
第四章行文规则
第六条中共长沙市总工会党组、长沙市总工会、长沙市总工会经费审查委员会和直属单位根据自己的职权范围和隶属关系，确定行文关系。
第七条行文以不越级为原则。
除特殊情况，一般公文都应按隶属关系，逐级上报、逐级下达。
第八条向市委或市委有关部门报告工作、请示问题，应用中共长沙市总工会党组或长沙市总工会的名义，市总党组不向下级工会组织行文。
第九条向上级工会报告工作、请示问题，向市人大、市政府、市政协，向市政府各部、办、委、局，各群众团体，各县（市）、区总工会，局（公司）工会，直属基层企事业单位工会行文均用长沙市总工会名义。
第十条按上级工会的规定和工作惯例，市总组织部可以根据市总授权和有关规定就工会组织建设有关事项行文。
第十一条市总部门下发的工作计划、工作简报、工作总结等有关文件，应同时抄送市总办公室、宣教部。
第十二条向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送受文机关的另一领导机关。
第十三条请示的公文，应一文一事，向上级机关的请示，在未批准前不得抄送同级和下级机关。
请示事项不得夹写在报告中上报。
第十四条以市总党组（保密性公文除外），市总工会名义发出的文件，须由承办单位或部门拟稿、核稿、有关领导签发后，送市总办公室编文号后再安排打印。
第十五条部门之间对有关问题尚未协商一致时，一律不得就该问题各自向下行文。
第十六条经批准在报刊上发表的工作机关公文，应视为正式公文依照执行。
如不另行文，应在报刊发表时注明。
第十七条会议通过的文件一般不另行文。
领导人在会议上讲话一般不以文件形式下发。
第十八条临时性机构不以文件形式发通知、作批复。
第十九条要严格控制发文范围和数量。
第五章公文办理规定
第二十条公文办理一般包括：
收文、传阅、发文、立卷及销毁等。
（一）收文处理
收文处理：
包括登记、分办。
1.登记：
凡署名送给市总工会、市总常委会和市总办公室的公文，均由办公室统一拆封、编号、登记;凡市总领导或市总部门同志参加会议带回的重要文件和资料应交办公室，由办公室按公文办理程序处理。
登记应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文时期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。
2.分办：
收到的公文、经拆封、编号、登记后，应根据文件的内容和性质，按归口办理的原则，送领导批示或交有关业务主管部门办理。
某些归口不明确或无口可归的公文，应事先与有关部门联系商洽，或送有关领导指示后再分送。
同一公文需要两个以上部门承办时，应指定一个主办单位。
紧急公文要提出办理时限。
（二）文件传阅
文件传阅：
包括批办、传阅、承办、催办。
1.批办：
上级机关要求办理的文件，下级机关请示的文件，同级机关商洽有关问题的文件，由办公室负责注办，注批（即“请××部门办理”，“请××同志批示”）。
2.传阅：
送请领导或有关单位传阅的文件要先行登记、编号、及时递送不得压误。
领导或有关单位阅后的传阅件须退回办公室，不得横传。
对传阅件的领导批示要简要登记备查。
3.承办：
承办单位和承办人员收到交办的公文后，应抓紧办理，承办中要将问题或情况调查清楚，根据有关法律法规、方针、政策、规定，提出切实可行的处理方案，然后拟稿按行文程序报批，承办单位有两个以上的，主办单位应主动与有关单位协商。
上报的公文，如有关方面意见不一致，要如实反映。
对不属于本单位职权范围或者不适宜本单位的，应当迅速退回办公室并说明理由。
4.催办：
为保证公文的及时处理，防止积压拖拉，市总办公室及各直基层单位办公室都要适时对公文承办情况进行督促检查，提醒承办人员，防止漏办和延误，并随时或者定期向有关领导反馈办理情况。
（三）发文处理
发文处理：
包括拟稿、核稿，签发（会签）、编号、缮印与校对、用印、登记、封发、注办。
1.拟稿
（1）草拟文稿要符合国家的法律、法规，符合党和政府及工会的方针、政策和有关规定，实事求是，符合客观需要提出的意见，措施切实可行;中心突出，观点鲜明，针对性强，条理清楚，标题醒目;表述准确，文字精炼，用词用字准确规范，标点正确;人名、地名、数字、引文准确。
（2）公文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“
（1）”。
（3）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩词名中作为词素的数字必须使用汉字外，一般使用阿拉伯数字。
（4）草拟文稿统一用电脑打印或长沙市总工会发文稿纸，书写的要求整洁工整。
拟稿、修改、签发要用钢笔或宝珠笔，不得使用铅笔、圆珠笔、油笔、红墨水笔。
2.核稿：
承办部门草拟文稿后，要认真核稿，由本部门负责人核签后，再送分管副主席核签。
3.签发（会签）：
以中共市总党组名义发出的文件，由党组书记或副书记签发。
以市总工会名义发出的文件，由市总主席或常务副主席签发。
以市总工会经费审查委员会名义发出的文件，由经审会主任签发。
以市总工会名义与有关部门联合发文，由常务副主席签发。
审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名，审批时间。
其它审批人圈阅，则视为同意。
4.编号：
以中共市总党组和市总工会名义发文，由市总办公室以“长工党字”、“长工通字”、“长工发”、“长工组字”、“长工字”编号;以市总工会经费审查委员会名义发文，由部门负责编号;与有关单位联合印发的文件，由主办单位负责编号。
5.缮印、校对：
缮印公文要严格公文格式，做到清晰、整洁、准确、及时、规范、安全、保密。
6.用印：
用印要以的签发为依据，除印制的有特定版头的普发性文件外，公文应当加文机关印章。
7.登记：
文件发出前要进行登记。
8.封发：
文件印制后，由发文单位对文件内容做最后检查，核对落款、查发往单位、核对信封地址。
送外单位、外地的密件，要交机要部门递送。
第二十一条公文办理完毕后，办公室应当按照有关规定将公文的定稿正本和有关材料收集齐全，进行立卷归案。
个人不得保存应归档的公文。
两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关立卷归档，相关机关保存复制件。
市总机关的公文立卷，按《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》等有关规定执行。
第二十二条公文处理必须严格遵守有关保密法规，遵守党的保密纪律，确保党和国家秘密的安全。
绝密级公文应当由办公室指定专人管理，并采取严格的保密措施。
凡泄露或出卖党和国家秘密公文的，依照法律、法规的规定进行处理。
第二十三条秘密公文的密级按其内容及如泄露可能对党和国家利益造成危害的程度划分“绝密、机密、秘密”，不公开发表又未标注密级的公文，按内部公文管理。
第二十四条销毁机密，要登记造册，经领导批准，要到指定单位销毁，并有专人监送、监销，保证不丢失、不漏销。
第二十五条市总各部门因工作需要打印、复印文件和资料的，须统一送市总打印室;特殊情况须到外面打印、复印文件和资料的，必须经有关领导批准;标注了密级的公文还须经办公室登记签字后方可翻印，承办人要确保公文的保密安全。
第二十六条工作人员调离工作岗位时，应当将本人保管、借用的公文及业务性资料按照有关规定移交、清退。
第六章附 则
第二十七条本办法由市总办公室负责解释。
篇3：
职学院公文处理规定
职学院公文处理规定
一、总则
1、为使我院党政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，制定本办法。
2、党政领导机关的公文处理工作，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，指导工作，交流经验，沟通情况，处理问题的重要工具，是机关工作的重要组成部分。
必须认真做好公文处理工作，为社会主义现代化建设服务。
3、公文处理的基本要求是准确、及时、安全、保密。
公文处理要坚持实事求是的原则，力戒官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。
4、我院公文处理工作由院党政办公室负责，院属各单位应指定兼职人员办理公文处理工作。
二、公文种类
1、决议经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。
2、决定对重要问题和重大行动作出的决定及采取的措施。
3、指示对下级机关布置重要工作，阐明工作活动的指导原则。
4、意见发布对重大问题的主张，要求下级机关贯彻执行。
5、条例由领导机关制定或批准，规定某些事项或机关、团体的组织、职权等带有规章制度性质的公文。
6、规定对特定范围内的工作和事务制定带有约束性的措施。
7、通知发布规章，任免干部，传达上级机关的指示，向下级机关布置工作，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理、通知或共同执行的事项。
8、通报表彰先进，批评错误，交流经验，传达重要精神等情况。
9、请示向上级机关请求指示、批准。
10、报告向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问或要求。
11、批复答复下级机关的请示事项。
12、函不隶属机关之间相互告知事项，商洽工作，询问和答复问题。
13、会议纪要记载和表达会议主要精神和议事事项。
三、发文
1、以党委和学院名义发出的文件，由业务主管部门拟稿，经单位负责同志核签（会办单位者，须会签）后，交党政办公室编号处理，主任审阅并经书记（副书记）、院长（副院长）阅签后，方可发出。
2、党政办公室对以党委和学院名义发出的文件，要做好审核工作，审核是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合有关规定，然后送分管院领导签发，拟稿、核签人须对文稿的内容和文字负责。
3、文稿签发后，文书工作人员要做好文件的编号、缮写、打印、盖印和分发等工作，如遇有疑问或发现错、漏时，应向拟、核稿人查明修正，缮印文件一律由拟稿单位负责校对，力求做到缮印清晰、整洁，不出差错。
公文除会议纪要外，应当加盖印章。
联合上报的文件，由主办机关加盖印章，联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章。
文件用纸一般用16开型（26Omm×184mm）推广采用A4型（297mm×210mm）。
4、以院党委和院行政名义发出的文件和底稿，应留存党政办公室。
5、草拟公文应注意问题:
（1）要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。
（2）情况要属实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书面要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。
（3）人名、地名、数字、引文要准确，时间应写具体的年、月、日。
用词要准确、规范，在使用简称时，应先用全称，并加以说明，不写不规范的字。
（4）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数。
（5）引用公文，应注明发文时间、机关、标题和文号。
（6）正式文件，均应使用发文稿纸拟稿并准确确定文件的体式，应写明文件的标题、主送或抄送机关、印发份数。
拟稿或部门负责人均应签字。
文件应当标注主题词，上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。
（7）起草、修改或签批公文应使用规定的书写工具。
（8）党委或行政转发的文件，由党政办公室起草批语。
四、收文
1、院内外专送给学院、院党委及院领导的公文，均由党政办公室办理登记、编号、送批、专办等手续。
2、院领导、业务部门参加上级召开的会议带回的文件及声像资料，应根据文件内容和机密程度，交党政办公室或有关部门专人登记保管。
3、院属各单位接到院内外来文，也应由文书处理人员办理登记手续，及时送系部、处室负责同志批阅处理。
4、处理来文，应附上处理单，经
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