机关公文处理规定.doc

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安庆市地方海事（港航管理）局

机关公文处理规定

为进一步规范公文办理程序，提高办文效率和质量，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和《安徽省行政机关公文处理实施细则》的有关规定，按照“明确分工、各负其责、加强协作、统一管理、提高效能”的原则，制定本规定。

一、收文办理。

收文办理包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

其具体操作方法为：

（一）凡是来文，一律由办公室登记，并根据文件内容，由办公室负责人提出拟办意见，报送局分管领导审批及有关科室办理，急件及时送办。

其他科室不得受理任何单位公文。

局领导、各科室参加会议带回的会议文件材料一律交办公室登记。

（二）局属各单位不得以单位或单位负责人名义将需要局审批的公文直接报送局领导个人或业务科室，也不得以白头信函等形式代替需要局审批的公文直接报送局领导个人或业务科室。

（三）承办科室应按文件时限要求抓紧办理，不得延误、推诿，对不属于本科室职权范围或不适宜由本科室办理的，应当迅速退回办公室并说明理由；若领导签批由具体科室负责，科室必须按领导要求办结。

（四）承办科室对所要求承办的公文，应当逐件登记，形成制度，并及时注明领导同志批示内容，公文运转过程和处理结果。

（五）对已办结的公文，各科室均应确定专人负责清理，及时送交办公室归档。

密级公文办完后立即送交，一般公文每月清理送交一次，业务指导性公文需留用的，可采取复印件的办法备用。

（六）签收登记后分办或批办的文件，由办公室负责催办。

领导批示限期办理的文件，重点催办并及时反馈办理结果。

（七）未按办文程序直接送局领导的公文，有关科室在接到局领导交办的公文时应到办公室补办登记、签收手续，原则上随收随送。

（八）对违反公文处理有关规定的来文，依照退文制度，由办公室退回报文单位重办。

造成工作延误的由报文单位自行负责。

二、发文办理。

发文办理包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序。

一般发文按“各负其责，加强协作”的原则，采取分头办理、统一管理的方式运行。

其具体分工为：

（一）根据确定的科室职责，各科室在职责范围内需要对外发文的，由各科拟写文稿，经领导批示后由办公室发文。

按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，签发人应是单位的主要负责人或者主持工作的负责人。

各单位上行文或以本局名义制发的上行文必须严格执行此规定。

以本局名义制发的下行文、平行文，由主管领导或主管领导授权的分管领导签发。

除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，未经市政府同意，各科室不得以本局名义向县（市）、区政府发文。

（二）公文送局领导签发之前，应交办公室负责人审核并签字。

审核的重点是：

是否需要行文；是否符合国家、省、市的法律、法规和方针、政策及本局有关规定；是否需要与有关部门协商、会签；文字表达、文种使用、公文格式等是否正确。

涉及有关法规的文稿需送局法规科把关；涉及保密审查、政府信息公开的文稿分别由局保密办、政府信息公开办审查，提出审查意见。

在不改变原意的情况下，核稿人可对文稿进行删节和文字加工，需对文稿进行较大的修改时，应提出修改意见由经办人（主办科室）修改。

（三）发文如有涉及其他单位、部门职责的，主办科室应当事先征求有关单位、部门意见，办理会签。

会签应注意以下事项：

第一、单位会签文稿均以会签单位领导签字有效。

第二、本局文件会签由主办科室送转会签。

有关科室如有不同意见，应当协商一致后再报局领导。

如经充分协商仍不能取得一致意见，应如实报局领导。

（四）办文过程中的每道环节均应建立登记制度，由承办人签署姓名，注明办理程序和时间。

（五）对外发文一律由办公室编发字号，确定文种、发放范围、打印份数及时间要求。

三、其他事项。

各科室对各单位的审批性公文的办理必须按局研究的意见给予明确答复或复文，并将办理结果记录在文件处理标签或文件首页上，承办人不得只签名。

向上级请示的公文，各科室直接或间接获得答复事项的，有关科室应及时将原件或复印件转交局办公室与请示文件一并存档，确保公文的完整性。