年度国家综合档案馆馆藏档案数字化数据报送统计表模板.docx
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年度国家综合档案馆馆藏档案数字化数据报送统计表模板
年度国家综合档案馆馆藏档案数字化数据报送统计表
档案局（馆）名称：
填报人：
联系方式：
上报时间：
档案类型
馆藏档案总数量
2018年上报馆藏档案数字化量
至今完成馆藏档案数字化量
计量
占馆藏同类型档案数量比率（%）
计量
占馆藏同类型档案数量比率（%）
纸质档案
卷
卷
幅
GB
卷
幅
GB
照片档案
张
张
张
GB
张
张
GB
录音档案
盒
盒
小时
GB
盒
小时
GB
录像档案
盒
盒
小时
GB
盒
小时
GB
其他
注：
1.纸质档案数量（卷）=纸质档案案卷数+归档文件折算卷数（10件归档文件折算为1卷）
2.占馆藏同类型档案数量比率=数字化档案数量（卷、张或盒）÷馆藏档案总数量（卷、张或盒）×100%
3.市、县级档案馆需填报本表
附件2
年度档案数字化数据报送汇总表
市档案局名称：
填报人：
联系方式：
上报时间：
序号
档案馆名称
纸质档案
照片档案
录音档案
录像档案
数字化档案数量（卷）
画幅数（幅）
数据容量（GB）
占馆藏纸质档案数量比率（%）
上报光盘数量（张）
数字化档案数量（张）
数据容量（GB）
占馆藏照片档案数量比
率（%）
上报光盘数量（张）
数字化档案数量（盒）
数据
时长
（小时）
数据
容量（GB）
占馆藏录音档案数量比率（%）
上报光盘数量（张）
数字化档案数
量（盒）
数据时长（小时）
数据
容量（GB）
占馆藏录像档案数量比率（%）
上报光盘数量（张）
合计
注：
1.纸质档案数量（卷）=纸质档案案卷数+归档文件折算后卷数（10件归档文件折算为1卷）
2.占馆藏档案数量比率=数字化档案数量（卷、张或盒）÷馆藏档案总数量（卷、张或盒）×100%
3.本表为市级档案局汇总报送数据专用，对本级及所辖县级档案馆报送数据进行统计
附件3
年度档案目录数据采集报送汇总表
市档案局（馆）名称：
填报人：
联系方式：
上报时间：
序号
档案馆名称
新增档案目录数据数量（条）
上报全文目录数据数量（条）
目录采集软件及数据格式
备注
全宗级
案卷级
文件级
全宗级
案卷级
文件级
合计
注：
本表为市级档案局汇总报送数据专用，对本级及所辖县级档案馆报送数据进行统计
附件4
年度数据上报光盘统计表
档案局（馆）名称：
填报人：
联系方式：
上报时间：
序号
档案馆名称
光盘号
光盘名称或内容
起止档号或
归档号
文件件数
画幅数
电子文件存储格式
数据大小（GB）
备注
合计
附件5
年度档案数字化项目建设调查表
档案局（馆）名称：
填报人：
联系方式：
上报时间：
序号
档案馆名称
数字化项目外包公司名称
数字化项目资金
项目资金来源（本级财政/国家重点项目抢救/自治区档案局档案数字化工作补助/其他）
数字化项目内容、数量
备注
合计
注：
市级档案局对本级及所辖县级档案馆数据进行统计汇总后统一报送。
附件6广西壮族自治区馆藏传统载体档案数字化数据采集
报送工作评分细则
档案馆名称：
填报时间：
自评总分：
评定总分：
项目
考评指标
分值
评分说明及要求
考评方式
自评分
扣分原因
评定分
1
组织工作
8
1.1
明确数字化工作责任
2
1.明确数字化工作管理责任。
明确分管领导、指定科室负责档案数字化工作得1分；未明确分管领导的，扣1分；明确分管领导，但未明确承担数字化工作责任的科室，扣0.5分。
查看有关证明材料
2.监督、指导本级及所辖县（市、区）档案馆档案数字化工作。
当年本级、县（市、区）档案馆均开展档案数字化工作，并进行数据报送的，得1分；当年本级、县（市、区）档案馆有未开展数字化工作的，或是未进行数据报送的，不得分。
1.2
部署、开展传统载体档案数字化
2.5
1.开展数字化工作培训，召开专题会议部署工作，推动档案数字化工作的标准化、规范化、常态化。
举办本级及所辖县（市、区）档案馆档案数字化工作培训班，得0.5分；召开专题会议，得0.5分。
未召开培训班和专题会议的，不得分。
查看有关证明材料
2.优先开展照片、录音、录像等需抢救档案以及民生利用需求、重要全宗等纸质档案的数字化工作。
有传统载体照片、录音、录像档案及民生、重要全宗纸质档案，但未数字化的，本级每样扣0.1分，扣满0.5分为止。
所辖县（市、区）档案馆有传统载体照片、录音、录像档案及民生、重要全宗纸质档案3样以上未开展数字化的，视为未达标档案馆，按比例扣分
项目
考评指标
分值
评分说明及要求
考评方式
自评分
扣分原因
评定分
（未达标档案馆数/所辖县级档案馆总数X1），扣满1分为止。
1.3
配置数字化专用设备
3.5
1.配备有专用计算机、扫描仪、刻录机、光盘柜或在线存储设备、光盘检测设备、服务器等设备，开展档案数字化、数据备份、数据报送等工作。
本级未配置的，每样扣0.2分，扣满1分为止；所辖县（市、区）档案馆有4样以上设备未配置的，视为未达标，按比例扣分（未达标档案馆数/所辖县级档案馆总数X1.5），扣满1.5分为止。
查看有关证明材料
2.数字化专用设备按涉密设施使用、管理。
本级数字化专用设备存放场所符合信息安全管理要求，并指定专人使用的，得0.5分，存放场所不安全或未指定专人使用的不得分；所辖县（市、区）档案馆设备存放场所不安全或未指定专人使用，视为合格，按比例扣分（未合格档案馆数/所辖县级档案馆总数X0.5），扣满0.5分为止
2
数字化工作
30
2.1
数字化技术参数执行国家档案局、自治区档案局制定的档案数字化标准规范
12
1.数字化技术参数符合国家、自治区纸质、录音、录像、照片档案等数字化技术要求。
抽查本级档案馆5%报送光盘，发现一件档案数字化技术参数不符合规范要求的，扣0.1分，扣满1分为止；抽查所辖县级档案馆5%报送光盘，发现一个单位有10件档案数字化技术参数不符合规范要求的，视为不规范，按比例扣分（不规范县级档案馆数/报送档案馆总数X2），扣满2分为止。
抽查报送光盘数据
2.档案数字文件基本反映档案原貌，图像内容完整、清晰，不偏斜、倒置，色彩均匀、还原；音视频文件声音清晰、干净，无变调，画面完整。
抽查本级档案馆5%报送光盘，发现一件档案数字化质量不符合规范要求的，扣0.3分，扣满3分为止；抽查所辖县级档案馆5%报送光盘，发现一个档案馆有10件档案数字化质量不符合规范要求的，视为不规范，按比例扣分（不规范县级档案馆数/报送档案馆总数X6），扣满6分为止。
抽查报送光盘数据
项目
考评指标
分值
评分说明及要求
考评方式
自评分
扣分原因
评定分
2.2
以档号为基础对数字文件、数据文件夹命名，符合数字化等有关规范要求
12
1．档案的每份数字文件均以档号为基础命名，档号编制符合《档号编制规则》（DA/T13-94）《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《数字档案室建设指南》及《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求（试行）》等标准规范。
抽查本级档案馆5%报送光盘，发现一件数字文件命名不符合规范要求的，扣0.2分，扣满2分为止；抽查所辖县级档案馆5%报送光盘，发现一个档案馆有10件档案命名不符合规范要求的，视为不规范，按比例扣分（不规范县级档案馆数/报送档案馆总数X4），扣满4分为止。
抽查报送光盘数据
2.档案数字文件命名具有唯一性，与其目录数据中的档号著录一致。
抽查本级档案馆5%报送光盘，发现一份数字文件命名与其目录著录不一致的，扣0.1分，扣满1分为止；抽查所辖县级档案馆5%报送光盘，发现一个档案馆有10件数字文件命名不符合规范要求的，视为不规范，按比例扣分（不规范县级档案馆数/报送档案馆总数X2），扣满2分为止。
抽查报送光盘数据
3.以档号命名数据文件夹，将属于该档号范围内的档案数字文件纳入其中管理。
抽查本级档案馆5%报送光盘，发现一件数字文件夹命名及其归纳数据不符合规范要求的，扣0.1分，扣满1分为止；抽查所辖县级档案馆5%报送光盘，发现一个档案馆有10件数字文件夹命名及其归纳数据不符合规范要求的，视为不规范，按比例扣分（不规范县级档案馆数/报送档案馆总数X2），扣满2分为止。
抽查报送光盘数据
2.3
文件存储格式符合数字化有关规范要求，能够和档案管理系统进行批量挂接
6
1.数字文件存贮格式符合国家档案局、自治区档案局制定的档案目录采集、数字化技术要求。
抽查本级档案馆5%报送光盘，发现一件数字文件存储格式不符合规范要求的，扣0.1分，扣满1分为止；抽查所辖县级档案馆5%报送光盘，发现一个档案馆有10件数字文件存储格式不符合规范要求的，视为不规范，按比例扣分（不规范县级档案馆数/报送档案馆总数X2），扣满2分为止。
抽查报送光盘数据
2.数字文件与其目录数据能在档案管理系统实现批量挂接，且挂接正确。
抽查本级档案馆5%报送光盘，发现一件数字文件不能正确挂接的，扣0.1分，扣满1分为止，不能批量挂接或是未报送对应全文数据目录的，不得分；抽查所辖县级档案馆5%报送光盘，发现一个档案馆有10件数字文件不能正确挂接或是不能批量挂接（或是未报送对应全文数据目录的），视为不规范，按比例扣分（不规范县级档案馆数/报送档案馆总数X2），扣满2分为止。
抽查报送光盘数据
项目
考评指标
分值
评分说明及要求
考评方式
自评分
扣分原因
评定分
3
安全管理
12
3.1
建立并落实档案数字化工作制度
3
1.建立并落实数字化相关制度。
建立档案数字化安全保密制度、数字化档案出入库交接制度、数字化设备管理制度、档案数据管理制度、数字化加工现场管理制度、数字档案提供利用工作制度、数字化加工现场突发事件应急预案、档案数字化成果验收办法、档案数字化加工操作规程、数字化人员岗位责任制等，缺一项扣0.3分，扣满3分为止。
查看有关证明材料
2.本级及所辖县级档馆馆出现档案实体破坏、遗失，或是档案信息丢失、失泄密的，3.1项不得分
3.2
明确安全保密责任和义务
4
1.采取外包服务方式，选择有保密行政主管部门颁发的《国家秘密载体复制许可证》的公司，或是自行组织本单位工作人员开展数字化工作的，得1分。
查看有关证明材料
2.本级以及所辖县级档案馆采取外包服务方式，或是聘用专职工作人员，与数字化外包服务公司、数字化工作人员签订保密协议的，得1分；有未与公司或工作人员签订保密协议的，不得分。
查看有关证明材料
3.本级以及所辖县级档案馆的数字化工作人员完成数字化工作或中途离职，与其签订离岗保密协议的，得1分；有未签订离岗保密协议的，不得分。
查看有关证明材料
4.本级以及所辖县级档案馆对数字化人员进行安全保密培训的，得1分；有未进行培训的，不得分。
查看有关证明材料
5.本级及所辖县（市、区）级档案馆有选择未具备涉密档案数字化加工资质，对未到解密期或是未解密的档案进行数字化加工的，3.2项不得分。
查看证明材料和抽查数据
项目
考评指标
分值
评分说明及要求
考评方式
自评分
扣分原因
评定分
3.3
数字化加工管理台账齐全
5
数字化加工工作台帐能详细、准确反映档案出入库、档案数字化加工、档案数字化质检、档案数字化加工场现场管理、数据备份等工作情况。
本级档案馆档案出入库台帐、数字化档案交接台账、档案数字化加工台帐、档案数字化质检台帐、数字化加工场现场安全管理台帐、数据备份台齐全的得2分，缺一项不得分；所辖县级档案馆有未建立全部工作台帐的，视为不合格，按比例扣分（不合格档案馆数/报送档案馆总数X3），扣满3分为止。
查看有关证明材料
3.4
无泄密事故
本级及所辖县级档案馆在数字化加工过程中出现档案信息失泄密事件的，3项不得分。
查看有关证明材料
4
数据管理
12
4.1
建立并落实数据备份制度
4
建立档案数据备份制度并严格执行。
本级档案馆在数据加工过程中定期备份档案目录数据、定期备份档案全文数据的，每项各计0.5分，在数据验收合格后进行多套备份（3套以上），计1分；所辖县级档案馆未定期备份目录数据、全文数据的，每项按比例扣分（（未定期备份档案馆数/报送档案馆总数X1）,扣满1分为止；所辖县级档案馆在数据验收合格后未进行多套备份（3套以上）的，按比例扣分（未多套备份档案馆数/报送档案馆总数X1），扣满1分为止。
查看有关证明材料
4.2
数据存储符合国家有关安全保密要求
5
1.涉密数据和非涉密数据分别进行存储。
本级档案馆对涉密和非涉密数据分别进行存储的，得1分，未分开存储的不得分；所辖县级档案馆未将涉密数据和非涉密数据分别进行存储，视为不合格，按比例扣分（不合格档案馆数/报送档案馆总数X2），扣满2分为止。
查看有关证明材料
2.本级档案馆对数字化档案目录、全文按权限进行管理和提供利用的，计1分；未设置管理权限的，不得分。
所辖县级档案馆未对数字化档案目录、全文按权限进行管理和提供利用的，按比例扣分（未符合要求档案馆数/报送档案馆总数X1），扣满1分为止。
查看有关证明材料
项目
考评指标
分值
评分说明及要求
考评方式
自评分
扣分原因
评定分
4.3
数字化数据及时提供利用
3
档案数字化工作完成后，及时汇总、发布数据、提供利用。
本级档案馆能及时汇总、发布数据、提供利用的，计0.5分，能对已数字化的档案原件进行封存的，计0.5分；所辖县级档案馆未将档案数据及时汇总、发布数据、提供利用的，按比例扣分（不符合要求档案馆数/报送档案馆总数X1），扣满1分为止；未对档案原件进行封存的，按比例扣分（不符合要求档案馆数/所辖县级档案馆数报送档案馆总数X1），扣满1分为止。
查看有关证明材料
4.4
数据管理无事故
档案数据在数字化加工以及数据管理、提供利用过程中出现备份数据丢失、损坏且无法还原，或是管理、利用不当出现失泄密的，4项不得分。
5
数据报送
38
5.1
完成数字化工作指标并报送数据
26
1.本级档案馆完成并报送自治区档案局下达的档案数字化指标的，计5分，未完成的按比例扣分（实际报送数/数字化指标X5），扣满5分为止；所辖县级档案馆未完成并报送自治区档案局下达的档案数字化指标的，按比例扣分（未完成档案馆数/所辖县级档案馆数X10），扣满10分为止。
市级或县级档案馆报送全文数据超过自治区下达的指标数20%以上的，每个得1分，得满5分为止。
检查报送光盘数据
2.本级档案馆采集报送本年新增馆藏所有档案全宗、案卷、文件级目录数据的计1分，未报送的不得分；所辖县级档案馆未报送本年新增馆藏所有档案全宗、案卷、文件级目录数据的，按比例扣分（未报送档案馆数/所辖县级档案馆数X2），扣满2分为止。
查看报送统计表
3.本级档案馆采集报送纸质档案全文数据、多媒体档案数据，同时报送其对应的档案目录数据的，得1分，未报送的不得分；所辖县级档案馆未报送其对应的档案目录数据的，按比例扣分（未报送目录档案馆数/报送全文档案馆数X2）2分，扣满2分为止。
检查报送光盘数据及统计表
项目
考评指标
分值
评分说明及要求
考评方式
自评分
扣分原因
评定分
5.2
数据载体符合有关要求
4
1.本级档案馆采用数据报送载体为档案级光盘，数据刻录完毕后检测为合格且标注规范的，得1分，未采用档案级光盘或检测发现光盘未合格、标注不规范的，不得分；所辖县级档案馆未采用档案级光盘报，或是光盘检测发现未达到合格要求、未规范标注光盘的，按比例扣分（未合格档案馆数/报送光盘档案馆数X2），扣满2分为止。
检查报送光盘
2.报送数据光盘编号清晰且按顺序排列清楚，得1分，未按流水编号或是排列顺序混乱的，不得分。
检查报送光盘
5.3
及时完成报送
8
1.市级档案馆负责接收所辖县（市、区）级档案馆的数据光盘，统一上报至自治区档案局电子文件（档案）备份中心的，得2分，有所辖县区档案馆自行报送的，按比例扣分（自行报送档案馆数/报送档案馆总数X2），扣满2分为止。
现场查看
2.市级档案馆对照本《考评细则》进行自评，并随数据报送考评工作总结和自评表，材料齐全的得1分，未报总结或自评表的不得分。
查看有关报送材料
3.随数据报送《国家综合档案馆馆藏档案数字化数据报送统计表》、《档案数字化数据报送汇总表》、《档案目录数据采集报送汇总表》、《数据上报光盘统计表》、《档案数字化项目建设调查表》、《电子档案数据移交文据》等考评材料，材料齐全的得3分，材料未齐或统计错误、统计不全的不得分。
4.每年12月20日前采用专人送达或机要传递的方式邮寄按时上报纸质档案全文数据和多媒体档案数据及考评材料的，得2分，未按时或是未采用专人、机要传递的不得分。
现场查看
升级会员 