物流软件操作说明.docx
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物流软件操作说明
系统操作说明
系统城市网点划分：
成都总部、成都电脑城门市（业务3部）、成都太升门市（业务4部）、成都新西南门市、成都剑龙门市、成都机场路门市、成都传化门市、十二个办事处（绵阳、德阳、广元、乐山、眉山、内江、自贡、宜宾、遂宁、南充、广安、深圳）、广州、重庆分公司，以这些城市网点作为发站和到站进行系统操作。
业务管理
收货开单
Ø操作位置：
业务管理→收货开单
Ø操作员：
总部客服部、各办事处票管、各分公司客服部、各门市信息员。
Ø使用说明：
输入托运单信息，发站到站是系统设定的城市网点，可以用助记码快速输入（助记码为中文的拼音首字母），如广州，输入GZ再按一下Enter即可，如系统保存的数据没要选的城市则点放大镜进行新增（注：
发站、到站、业务员、所属部门的基础数据必须提交总部新增）；发货方与收货方可直接输入，如要保存客户资料可按F4收录。
Ø运货类型：
自运、需转配（只要有中转业务的都选择需转配，需炒货现在不用）。
1.自运：
是指全程都由本公司运输。
2.需转配：
即要中转给其他货运公司运输。
Ø[托运单]中带“*”号的为必填项：
1.印刷单号：
为印刷的运单上的印刷单号。
2.货物名称、运费也为必填项，运费没确定的可录入0。
3.业务员：
为业务的联系人，取件人：
为实际货物的取件人，如客户上门发货的，当前接待人即为取件人。
备注：
需要盖章、返单、易碎品等在备注中填写。
4.先垫付、介绍费已付、现付已付勾选后即会核销财务帐，公司规定不能勾选。
Ø回单：
公司规定按以下标准填写
1.回单号：
客户有自己回单号时，此处填写客户回单号，客户要求运单盖章返回时，此处填写印刷单号为回单号。
注：
如果回单号有多个，可用逗号“，”区别开。
2.份数：
输入回单号时，份数会自动计算出，如果只知道回单份数，就直接输入份数，回单号不知道可以不填。
Ø报表：
《托运单》
车辆调度
运营综合显示界面
订单列表
Ø操作位置：
业务管理→车辆调度à订单列表
Ø操作员：
总部客服部、各办事处票管、各分公司客服部、各门市信息员。
Ø使用说明：
总部客服部、各分公司、各办事处、门市接到客户业务电话后，在[订单列表]中新增录入客户电话订单信息，保存订单信息。
提货地址必须详细正确，方便调度派车提货。
Ø提货返回后，司机将《提货清单》、《货运单》交给客服，客服根据《提货清单》查询出订单明细，勾选，点击生成托运单，即可把电话订单内容填到托运单中，再补录入实际手工开单的货物明细内容即可。
提货列表
Ø操作位置：
业务管理→车辆调度à提货列表
Ø操作员：
总部调度、各办事处票管、各分公司调度、各门市信息员。
Ø操作说明：
[运营综合显示界面]会即时显示电话订单信息、车辆状态信息，相关系统操作员可参考信息安排车辆。
总部调度、各办事处票管、各分公司调度、各门市信息员，根据订单信息安排车辆提货。
1.在[提货列表]界面新增提货单，选择提货车辆、司机、发站，在网格选择相应要提货的订单，保存并打印出《提货清单》，交给司机提货。
2.在[提货列表]界面点[发车]，确定发车时间，司机提货时需要带本公司运单，标签，《提货清单》。
提货回来后，将《提货单》，《运单》，标签交回各客服、票管、信息员在提货列表中查询出提货单点[签收]，录入车的回来的时间，对车进行签收（表示车已经回公司）。
配载列表
Ø操作位置：
业务管理→车辆调度à配载列表
Ø操作员：
总部调度、办事处票管、分公司调度、各门市信息员。
Ø操作说明：
[运营综合显示界面]会即时显示库存货物信息、车辆状态信息，相关系统操作员可参考信息安排车辆。
总部调度、各办事处票管、各分公司调度在[车辆调度]－>[配载列表]，新增配载单。
Ø在[配载编辑界面]：
选择线路，根据体积、重量选择适当的车辆，然后在右边网格查询出待配载托运单，双击或都按CTRL+鼠标选择，点选择，即加在配载单网格。
Ø在[配载编辑界面]：
运输费用对应的结算公司要区分清楚。
对司机的预付、月结、回单付、到付可以根据情况选择结算公司，点[保存计划]并记账到财务。
Ø在[配载编辑界面]：
保存计划后，打印《配载计划单》给到仓库装车。
Ø在[配载编辑界面]：
仓库实际装车后，会在《配载计划单》在填写实际的装车情况，并返回。
则根据实际装车情况，如果计划里有托运单货物没有装车上，在配载网里选择相应托运单，点删行。
点[确认装车]，再次确定装车车辆、司机、时间。
Ø在[配载编辑界面]：
点[确定发车]，打印《发车清单》，给司机发车。
使用补充说明：
（1）输入配载基本信息：
线路、发站、到站、车辆、司机等。
如果系统里没有保存这些基本信息，点右边的发大镜新增（注：
不得随意添加，如有需要，可以通知总部人员添加）。
（2）右边的查询找到待装车配载的单，系统默认会查询列出所选线路下所有的目的地网点的托运单，线路中未包含的目的地城市的托运单，要通过其它方式查询添加，可选择相应目的城市查询，也可输入托运单号查询。
（3）一单多配载时把配载数量修改一下即可，比如100件货物只装50件另外50件装在另一车，把配载数量改成50件即可。
注：
一票货多次配载的情况，当货物没完全配载到站，在系统里视为“配载中”，也就说，必须把这一票到站总件数等于托运单件数时，再视为到站“库存”。
（4）新做好的配载单状态为新计划，打印《配载计划清单》给仓库装车
（5）装好车后仓库库管填写好实际的装车情况，把计划返回给调度，调度调整计划后，点[确定装车]
（6）调度打印《发车清单》交司机并通知发车，在系统点击[确定发车]，需要填实际的发车时间
配送列表
Ø操作位置：
业务管理→车辆调度à配送列表
Ø操作员：
总部调度、办事处票管、分公司调度、各门市信息员。
Ø操作前提：
开单时，交货方式一定要选择[送货]。
Ø[运营综合显示界面]会即时显示库存货物信息、车辆状态信息，相关系统操作员可参考信息安排车辆。
Ø[配送编辑]界面：
到站货物需要配送的，不管是安排车辆配送或是人工配送，都要在[配送列表]中新建配送单，总部调度、客服、各门市信息员、各办事处票管、各分公司调度，在[配送列表]->[配送编辑]中将目的地相同的货物，根据体积、重量选择合适车辆，进行货物的配送。
在回单付、现付中输入运费，运费栏位会自动总计回单付、现付费用。
Ø[配送编辑]界面：
点[保存]，并打印[配送明细报表]给业务员。
Ø[配送列表]界面：
当车或人配送开始后，要在系统[配送列表]上，查询选择配送单，点发车。
Ø[配送列表]界面：
当车或配送人回公司后，要在系统[配送列表]上，查询选择配送单，点到站签收（表示车以回公司），同时会弹出[到站签收提示界面]，如果勾选[是否签收整车]。
第三方
接驳列表
Ø操作位置：
业务管理→第三方à接驳列表
Ø操作员：
总部非专线调度、办事处票管、分公司调度、各门市信息员。
Ø应用说明：
接驳功能只应用于：
记录哪个车辆、司机把什么货物送到承运商处，并记录发车时间和回来的时间。
Ø操作说明：
在[接驳列表]中建立接驳单。
1.[接驳编辑]界面：
注：
目的地选择与出发点，相同的城市网点。
（公司规定必须这样填定）。
例如：
出发点：
成都目的地：
成都
2.[接驳编辑]界面：
填写出发点、目的地，选择车辆、司机，再从左边库存，查询需要运输到承运商中转的托运单，双击或都按CTRL+鼠标选择，点选择，即加在接驳明细网格。
3.[接驳编辑]界面：
点保存，并打印《接驳明细清单》交司机发车。
4.[接驳列表]界面：
发车后，点[发车]。
5.[接驳列表]界面：
当接驳的车辆返回后，司机要在《接驳明细清单》中填上到站时间，并返回给调度，调度在系统中点击[签收]，签车的到站时间。
中转列表
Ø操作位置：
业务管理→第三方à中转列表
Ø操作员：
总部非专线、办事处票管、分公司调度。
Ø前提：
[托运单]界面运货类型为：
需转配。
Ø操作说明：
做中转单有2种情况：
1，自己送货到承运商那边，拿着承运商开的托运单返回。
2，承运商上门提货，并开承运商的托运单。
6.在[中转（转配）列表]：
新建转配单：
拿承运商开的托运单后，在系统里记录信息。
7.如果结算方式为：
提付返款的，只需要录入提付返款费用，系统用总托运费减掉提付返款费，即为提付炒货费。
Ø调度、客服、各门市信息员、各办事处票管、各分公司调度在[中转列表]界面对货物进行跟踪，货物中转给合作伙伴后，选择相应中转单点击[在途]，将单据状态置为在途，点击[在途跟踪]对货物进行跟踪，录入当前城市，[中途签收]：
货物到达非目的地城市网点，该城市网点要点击[中途签收]，并做配载，货物到达目的地，目的地客服点击签收。
到站收货
提货到站
接驳到站
配载到站
Ø操作位置：
业务管理→到站收货à配载到站
Ø操作员：
总部客服、办事处票管、分公司客服、各门市信息员。
操作说明：
1.配载到站，司机将发《发车清单》交给仓库库管对照清单卸货。
2.将托运单交给客服，客服对照库管确认的《发车清单》、《托运单》在系统做[配载到站]签收。
3.[异常记录编辑]界面：
如果货物异常：
选择异常托运单，点[记录货损货差]，弹出异常记录编辑界面，填写异常内容：
如果异常类型为短少的，输入短少件数，自动计算出冲减后实际件数。
点保存后会更新原托运单和库存件数。
4.目的地货物，可点击目的地整单确认，非目的地站点点击[分单确认]，对部分货物签收。
5.注：
广州－>重庆－>成都：
到重庆时，重庆客服点[分单确认]，到成都时，成都客服点[目的地整单确认]。
到货处理
到货通知
Ø操作位置：
业务管理→到货处理à到货通知
Ø操作员：
总部客服、办事处票管、分公司客服、各门市信息员。
操作说明：
成都总部客服部、门市信息员、办事处票管、分公司客服对于[托运单]界面运货类型为：
自提的。
在[到货通知]界面查询相应单据，电话通知收货人上门提货，通知过后，勾选并点击[电话通知]，将托运单状态置为通知中。
签收列表
Ø操作位置：
业务管理→到货处理à签收列表
Ø操作员：
总部客服、办事处票管、分公司客服、各门市信息员。
操作说明：
无论是自提的货物还是配送的货物，收货人对托运单签收后，成都总部客服部、门市信息员、办事处票管、分公司客服在[签收列表]中做签收。
1.先按印刷单号查询出相应《托运单》，再双击弹出签收单，录入收货人，证件号，及领票人、领票日期、交票日期，自提的领票人为当前操作人，领票日期、交票日期为当前客户提货日期。
回单处理
Ø操作位置：
业务管理→回单处理
Ø操作员：
总部客服、办事处票管、分公司客服、各门市信息员。
操作说明：
在[托运单]界面，有录回单号及份数的，成都总部客服部、门市信息员、办事处票管、分公司客服都要在系统标记回单状态，在[回单处理]界面查询出回单状态为未处理的，标记回单状态。
2.已签收：
客服或信息员收到已经收货人签字或盖章的回单，点击[已签收]
3.已寄出：
回单寄回始发港后，点击[已寄出]
4.回收在途：
回单寄出后，途经办事处或分公司时，办事处或分公司点击[回收在途]，并记录当前城市。
5.已回收：
回单回到始发港后，始发港点击[已回收]。
6.回单分配：
客服将回单分配给相应业务员，送给发货人，点击[回单分配]，记录领回单人
7.已处理：
发货人对回单签字后，客服点击[已处理]，录入签名客户。
8.退回：
如果回单签字或盖章不合格，发货人退回重签字或盖章的，客服点击[已退回]，对回单单重新处理，并备注退回原因。
库存查询
Ø操作位置：
业务管理→库存查询
操作说明：
要查询货物的库存状态，可在库存查询中录入：
印刷单号、回单号等查询，也可按发站、到站、状态查询等查询，货物会随着运输到站签收而变动当前地库存，各部、各门市、各办事处、各分公司系统操作员只能当前城市网点的库存货物。
货物全程跟踪
Ø操作位置：
业务管理→货物全程跟踪
操作说明：
对于接驳、中转、配载、配送、托运单签收、回单签收的货物系统会自动记录货物基本信息，成都总部客服部、门市信息员、办事处票管、分公司客服要对客户来电，货物异常做好记录，方便客户随时查询货物情况。
财务管理
托运费收入
Ø操作位置：
财务管理→托运单费用收入
Ø操作说明：
财务管理主要是对业务管理销。
操作步骤：
（1）.在系统查询出相关据，对帐并勾选点1级审核。
再查询出1级审核的单据，点击：
加入结算单，再点击：
查看结算单，进行批量核销。
（2）.查询出未核销的记录，双击弹出核销界面，核销金额自动默认为记帐金额。
录入收据号、支票号、发票号、经手人、收/付款人，点核销即可。
如果是批量核销的，也可按送货人查询出相应单据，勾选相应单据点击：
加入结算单，再点查看结算单，进行批量核销，录入收据号、支票号、发票号、经手人、收/付款人。
经手人：
与客户打交道的人，收/付款人：
客户，结算人：
结算经理。
对核销的单据勾选，并点[1级审核]。
（3）.财务对：
1级审核的单据进行核对，并点击3级审核，将记录插入出纳帐。
备注：
1.*各信息员、票管对单据核销后，要点击：
1级审核，与财务对帐时，财务只查询出：
1级审核的单据进行核对。
2.*成都客服部不需要对单据进行核销，只需要在系统中对帐，并点击1级审核，即可到财务部核对货款。
3.*如果是同一张费用单需分几次核销，则第一次核销的时候要注意右下角的“结账”选择，如果勾选了（默认是勾选），核销出来结算状态为“已核销”，否则核销出来结算状态为“未核销”！
成都总部客服、各门市信息员、各办事处票管、分公司客服对收到的托运单费用、司机运费、提货费用、代收款、代垫款进行核销。
Ø对已核销的单据，如果要修改记帐金额和结算公司，点击：
修改记帐金额，另外选择结算公司，并修改记帐金额。
Ø也可将此单改变结算为状态：
置核销、置坏帐、置未核销。
Ø*如果错误操作使核销金额超出记帐金额的，需要点击删行，将明细所有记录删除，并置未核销状态，再次进行核销。
Ø领票分配：
对于月结的货运单需要由业务员领出收款的，总部财务选择相应的单据，点击：
领票分配记录领票部门、记帐领票人、记帐收款公司。
代收货款
Ø操作位置：
财务管理→代收货款
Ø操作说明：
对代收款核销时，会自动产生一笔[代收返还]的帐，结算公司为始发港。
Ø核销代收返还帐时，勾选产生[代收手续费]，即可产生一笔代收手续费，再对代收手续费进行核销。
其它
Ø操作位置：
财务管理→托运单费用收入
Ø操作说明：
非业务收/支的费用，根据财务规定的科目，成都总部客服部、门市信息员、办事处票管、分公司客服在[其它]界面进行其它费用的登记。
Ø如果费用为某张托运单、配载单、提货单等业务发生的费用，可选择相应的关联单号。
分公司间过帐清单
Ø操作位置：
财务管理→分公司间过帐清单
Ø操作员：
门市信息员、办事处票管、分公司客服
Ø操作说明：
1.分公司需要过帐到总部财务的，门市信息员、办事处票管、分公司客服打开：
分公司之间过帐清单，新增，选择结算方式，录入支票号、转出帐号、转出银行、转出人、转入公司、转入帐号、转入银行、转入人、过帐金额，余款录入后，实际过帐金额会自动扣掉余款。
2.点击：
提交总部财务审核，并通知总部财务。
3.总部财务确认收到款后，点击：
审核过帐完成。
如果此过帐记录与实际不符，财务可点击审核过帐作废。
费用申请列表
Ø操作位置：
财务管理→费用申请列表
Ø操作说明：
全公司各部门相关人员，对本部门预计本月或本周要使用的资金进行申请，打开费用申请，点击新增，选择相应财务科目，录入资料，保存，并点击提交审核。
Ø部门领导点击1级审核.
Ø财务支付申请款，点击3级审核后，会提示是否将费用插入出纳帐，点击是就插入一笔出纳帐。
如果费用为配载单、托运单等业务的收/支，可选择相应的关联单据。
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