IMSP01文件控制程序DocumentcontrolprocedureR02V00.docx

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IMSP01文件控制程序DocumentcontrolprocedureR02V00

ModificationRecord

Rev.&

Mod.No.

Effective

Date

Description

Prepared

Verified

Approved

Comments

R00V00

2013-6-8

Newrelease

FrankZhu

Seemainpage

DanielSun

/

R01V00

2014-6-11

Completelyreview:

1.Add3.6:

Definitionfor“IMSC”;

2.Update4.1&4.2:

Processchart&RACIfor“Preparationandreleasefornewdocument”&“Documentmodification”;

3.Add4.3:

Processchart&RACIfor“ProcessforExternalDocument”;

4.Update5.1.2:

DepartmentCode;

5.Delete5.5.4:

Alltherecordsshouldbesavedashardcopies;

6.Update5.7.2:

Dispositionforhardcopyofoldversion;

7.Update5.8.1:

Ifdocumentmissingorbedamaged,theusingdepartmentshouldprovidethelistofthelostdocuments;

8.Add6.2:

ReferenceProcess:

DrawingRelease&RequestProcess;

9.Add7.4&7.5:

RecordofLostDocument&Drawing.

FionaWang

Seemainpage

GordonGe

/

R01V01

2014-7-15

1.Update4.1&4.2:

Process&RACI;

2.Add4.4:

TraceabilityDocumentProcessFlowandRACI;

3.Add5.7:

DocumentTraining;

4.Add7.6&7.7:

“DocumentCreate_ChangeRequest”&“DocumentTrainingRecord”.

FionaWang

Seemainpage

GordonGe

Hardcopy&mailapproval

R02V00

2016-3-9

1.PrepareforchangingQMSTOIMS;

2.Updatetheexternaldocumentcontrolprocessandtheresponsibleadministrator;

3.UpdatetheregulationofdocumentNo;

4.Updatetherequirementfordocumentchange;

5.Updatethereviewandapprovalaccessofdocument;

ApexHe

Seemainpage

GordonGe

Hardcopy

1.Purpose目的

TomanagetheprocessofIMSdocumentscontrol,suchasprepare,approve,releaseandabolish,andensurerelateddepartmentscangetandusethedocumentsandinformationofcorrectrevisiontimely.SavethedocumentsproperlyandsafelytoensuretheIMSManagementsystemrunningsmoothly.

对公司整合管理体系文件的编制、批准、发放、废止等过程进行控制和管理，使相关部门能随时获得正确版本的文件和信息。

保证公司文件的适宜性和安全性，从而保障整合管理体系的正常运行。

2.Scope范围

BesuitabletocontroldocumentsanddatarelatedtoIMSandproduction,includingexternaldocumentsanddata.

适用于山特维克矿山工程机械（中国）有限公司嘉定装配中心矿山工程机械产品的整合管理体系文件及产品文件的控制和管理，包括各类外来文件和数据。

3.Definitions定义

3.1Documents:

onemediawhichincludinginformation;

文件：

指信息及其承载媒体。

3.2IMSdocumentscanbedividedinto:

levelⅠ：

theManualofcompany;

levelⅡ：

theIMSproceduredocumentsofcompany;

levelⅢ：

workinginstruction,SOP,procedureofeachdepartment,etc.;

levelⅣ：

recordsandforms.

整合管理体系文件级别划分：

一级文件：

指公司手册；

二级文件：

指公司管理体系程序文件；

三级文件：

作业指导书、部门流程等其他管理体系文件；

四级文件：

各类表单和记录。

3.3Externaldocuments:

statutes,regulationandstandardsfromexternalorcustomer,whicharenecessaryforIMS,especiallytheexternaldocumentsrelatedtoproduction.

外来文件：

指来自公司外部的法律法规、规范、标准或客户提供的规定、标准等，对确保组织所确定的策划和运行整合管理体系所需要的文件。

尤其要识别与产品要求有关的外来文件。

3.4Technicaldocuments:

EngineeringDrawings,TechnicalStandardsanddifferentkindsoftechnicalmaterials,includingthedrawingsandtechnicaldocumentsinthecomputer.

技术文件指公司的产品设计图纸，各种技术标准、技术档案和技术资料等，包括未打印出图的尚在计算机里的图纸资料、技术文档等。

3.5Controlleddocument:

thedocumentberegistered,released,archivedandrecallediscalledcontrolleddocument.Documentwhichmayhasseveralrevisesandrevisionsneedtobecontrolled.Controlleddocumentcanbecopied,butthecopyoneisnoteffective.

受控文件：

受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。

凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。

受控文件可以复制阅读参考，但复制的文件不生效，不可作为标准和责任的依据。

3.6IMS:

IntegrateManagementSystem;ItincludingISO9001,ISO14001andISO18001（ISO45001）managementsystem.

整合管理体系：

包括质量管理体系、环境管理体系及职业健康及安全管理体系的整合管理体系。

3.7IMSC:

IntegrateManagementSystemController,theyareateamtomanageIMSdocuments.

IMSC:

整合管理体系管理员，这是一个管理整合管理体系文件的团队。

3.8Risk:

effectofuncertainty.

风险：

不确定性的影响。

3.9Thelifecycle:

Consecutiveandinterlinkedstagesofproduct（orservice）system,fromrawmaterialacquisitionfromnaturalresourcestofinaldisposal.

生命周期：

产品或服务体系中前后衔接的一系列阶段，从原材料采购或自然资源中获取，直至最终处置。

4.ProcessChart&RACI流程图及其职责权限

4.1.1RACIfor“4.1Preparationandreleasefornewdocument”（English）

ID

Process

Taskdescription

Input/Source

Output/Customer

RACI

Time

R=responsible,A=accountable,C=consulted,I=informed

1

NewRequirement

Eachdepartmentneedtoidentifytherequirementoftheirowndepartmentandmakethedraft.therequirementshouldbeapprovedbyDept.Manager.

Documentrequirement

Documentdraft”DocumentCreate_ChangeRequest”（Ifnecessary）

R

Initiator

A

DepartmentManager

C

Docu.AffectedDept.orArea

I

2

GetDocu.No.

TheinitiatorshouldgettheDocu.No.formIMSC,IMSCshouldassignaDocu.No.accordingtotheregulationofDocu.No.

Documentdraft”DocumentCreate_ChangeRequest”（Ifnecessary）

RegistereddraftwithcontrolledDocumentNo.

R

Initiator/IMSC

A

C

SystemEngineer

I

3

DocumentWriting

Documentpreparationneedtopayattentionto:

1.Ensurethemainelements,suchaspreparing,verifying,approvalrecord,Docu.TitleandDocu.No.,Revisionandchangedescriptionareobviouslyindocument;

2.Ensurethecontentsofdocumentisintegrityandsuitable,initiatorshouldidentifytheriskinprocessandtakeactiontoavoid.

RegistereddraftwithcontrolledDocumentNo.

Documentwaitingforverifyingandapproval

R

Initiator

A

C

IMSC/SystemEngineer

I

4

Verify&Approve

Documentneedtobeverifyandapprovedbyrelatedperson（see5.4）,initiatorshouldprovidethesoftcopytoIMSCforreviewbeforesendtoverifierandapproveradvanceforpreparationofapproval.

Documentwaitingforverifyingandapproval

Approveddocument

R

Initiator

A

Verifier/Approver

C

Docu.AffectedDept.orarea

I

5

DocumentControlandRelease

SendtheelectronicDocu.ToIMSCforfinalcontrolandrelease

Approveddocument

Releasedocument

R

Initiator/IMSC

A

C

I

Documentuser

6

DocumentTrainingNeeded?

Clarifywhethertrainingofthereleasedocumentisneeded.

“DocumentCreatechangerequest”

Releaseddocument&”DocumentTrainingRecord”

R

Initiator

A

C

I

IMSC/Documentuser

7

DocumentTraining

1.Trainingshouldbedoneifitisneededaccordingtothe“DocumentCreatechangerequest”;

2.Thetraingrecordshouldbefilingupbytrainer.

Releaseddocument&“DocumentTrainingrecord”

Completed“DocumentTrainingrecord”

R

Initiator/Documentuser

A

C

I

IMSC

4.1.2新文件的编制及分发职责权限（中文）

ID

Process

Taskdescription

Input/Source

Output/Customer

RACI

Time

R=responsible,A=accountable,C=consulted,I=informed

1

新文件要求

各部门负责识别部门内部的文件要求并形成初稿，文件要求应得到部门领导的认可

文件需求

文件初稿《文件建立_更改申请表》（适用时）

R

文件起草者

A

文件起草部门领导

C

文件涉及的其他部门或区域

I

2

获取文件号

文件起草者应到IMSC处获取符合要求的文件号，IMSC应按照文件命名规则对文件进行编号

文件初稿《文件建立_更改申请表》（适用时）

已登记编号的文件

R

文件起草者、IMSC

A

C

体系工程师

I

3

文件编写

起草者在编写文件时应注意：

1、保证文件的各要素（编制、审核、批准、文件号、文件名、版本号和修改内容等）齐全，且处于明显位置；

2、保证文件内容的充分性，适宜性。

文件编写应充分识别过程中风险，并对风险采取措施。

已登记编号的文件

待审核文件

R

文件起草者

A

C

IMSC、体系工程师

I

4

文件审核和批准

文件在审批前应将电子文件发送至IMSC进行审批前评审，并在正式纸版提交评审前将电子档发送至审批者提前预审核，文件编制完成后应由相应的人员审核和批准（见5.4）

待审核文件

通过审批的文件

R

文件起草者

A

审核者、批准者

C

文件涉及的其他部门或区域

I

5

文件受控和发放

通过审批的文件应到IMSC处受控分发，同时提交电子版的文件。

通过审批的文件

受控下发的文件

R

文件起草者、IMSC

A

C

I

文件使用者

6

是否需要文件培训？

判断此文件是否需要文件培训

《文件建立_更改申请单》

受控下发的文件

《文件培训记录》

R

文件起草者

A

C

I

IMSC、文件使用者

7

文件培训

1、已受控下发且需培训的文件应对相应的使用者进行培训；

2、培训记录应进行存档。

受控下发的文件

《文件培训记录》

完成的《文件培训记录》

R

文件起草者、文件使用者

A

C

I

IMSC

4.2.1RACIfor“4.2Documentmodification”（English）

ID

Process

Taskdescription

Input/Source

Output/Customer

RACI

Time

R=responsible,A=accountable,C=consulted,I=informed

1

Newmodifyrequirement

Eachdepartmentneedtoidentifytherequirementoftheirowndepartmentandmakethedraft.

Modifyrequirement

Documentdraft&"Documentcreate_changerequirest"

R

Documentuser

A

C

DocumentaffectedDepart.Orarea

I

2

Documentmodify;

Indicateminormodifyorrevisionupdate

1.Updatetherevisenumberifchangecontentisless1/3ofwholedocument;

2.Updatetherevisionnumberifchangeismorethan1/3ofwhole.

3.Initiatorshouldkeepthemarkupinsoftcopy.

Documentdraft&"Documentcreate_changerequirest"

ModifiedDocument

R

Documentowner

A

C

IMSC

I

3

VerifyandApprove

Documentneedtobeverifyandapprovedbyrelatedperson（see5.4）,initiatorshouldprovidethesoftcopytoIMSCforreviewbeforesendtoverifierandapproveradvanceforpreparationofapproval.

ModifiedDocument

Approveddocument

R

Documentowner

A

C

Verifier/Approver

I

4

Documentcontrol

TheapproveddocumentshouldbecontrolledbyIMSC,andthesoftcopyshouldbesenttoIMSCforarchiving.

Approveddocument

Controlleddocument

R

Documentowner/IMSC

A

C

I

Documentuser

5

Recalltheolddocument

1.TheolddocumentwhichneedtobereservedshouldbedisposedbyIMSC;

2.TheuserdepartmentsshouldassignonepersontorecalltheolddocumentandtakeitbacktoIMSC.

Olddocument;

Releaserecordofolddocument

Recalledolddocument

R

Documentuser/IMSC

A

C

I

7

Abolishtheolddocument

Theolddocumentshouldbeabolishedaccordingtoitem5.8

Recalledolddocument

Abolisholddocument

R

IMSC

A

C

I

Documentuser

9

Newdocumentrelease

IMSCshouldreleasethenewdocumentaccordingtoitem5.6

Controlleddocument

Releaseddocument

R

IMSC

A

C

I

Documentuser

10

Documenttrainingneeded?

Clarifywhethertrainingofthereleaseddocumentisneeded?

"Documentcreate_changerequest"

Releaseddocument&"Documentcreate_changerequest"

R

Documentowner/documentuser

A

C

I

IMSC

11

Documenttraining

1.Trainingshouldbedoneifitisneededaccordingtothe"Documentcreate_chan