技术资料管理办法.docx

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技术资料管理办法

编制:

技术资料管理办法

文件编号:

XXXX-QW4。

2-01

批准：

版本号/修改码:

A/0

1。

总则

1。

1为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各部门服务,特制订本管理制度。

1。

2加强技术文件和资料的控制,防止失效或作废的技术文件和资料被误用。

1.3定型技术文件原件及其他重要文件（如合同、协议、公司对外发放红头文件等）由综合部统一归档；技术部留存复印件，未定型技术文件由技术部统一管理。

1.4建立、健全技术档案工作,达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用.

2。

技术文件资料的归档

2.1每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，由技术部经理审查后及时向公司综合部移交归档。

2.2各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时,交接双方应按规定办理移交手续，签字归档备查。

2.3归档文件和资料的种类

2。

3。

1产品文件和资料

开发协议/技术协议、设计任务书、产品图（包括二维、三维图）、清单（材料、采购、图纸）、包装图、技术标准、设计更改通知单、设备文件（说明书、操作规程）、试验大纲、实验报告等。

2.3.2外来技术文件和资料

外来技术文件和资料包括:

a、外来标准（采用的企业、行业、国家、国际标准等）；

b、顾客或供应商提供的资料（图纸、技术要求、顾客工程规范、清单等）；

c、顾客提供的样件.

2.3。

3工艺文件和资料

控制计划、过程流程图、包装规范、特殊特性清单、PFMEA/DFMEA、作业指导书（打标、装配、检验、包装）等.

2。

3。

4办公文件及资料

规章制度、通知、会议记录、培训资料等。

3.技术档案的保管

3。

1综合/技术档案室应对技术档案进行分类、编目、登记、统计，编制目录,注明移交文件/资料名称、份数、时间、交接人,并备注用途。

做到定位存放,妥善保管,方便利用。

3。

2认真执行技术档案的保管检查制度，综合/技术部应在每年年底对档案联合全面检查、清理一次，做到帐档一致。

并于12月30日以前整理出检查报告,交综合/技术部经理审查。

综合/技术部经理根据检查报告的结果，对出现的问题勒令本部门资料管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。

3。

3做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。

经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。

防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等.如有破损或变质的档案，管理人员要及时向技术部经理作出报告,并作出相应处理。

4.技术档案的借阅

4.1凡本公司员工，因工作需要均可借阅技术档案（新产品开发文件、开发协议、技术协议除外）。

由借阅人员在《文件借阅登记表》登记后方可借阅.阅后归还，归返文件经管理人员检查后，方可办理注销手续.

4.2技术档案，均应在公司内控制使用；档案原件仅供在档案室内查阅.若需外借,原则上在技术档案室提取复印件，由技术部经理批准后方能借出；凡借阅重要的档案（新产品开发文件、开发协议、技术协议），需由总工批准后方可借阅。

借阅者必须妥善保管，不得遗失。

4。

3经同意借出之档案，每次最长时间为三天。

如工作需要，到期后需继续使用的,应办理续借手续.如遇假期，必须将所借技术档案退回。

到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还.

4。

4借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失.借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况,做到认真负责。

如发现问题或有损坏者,及时向主管领导汇报.

5。

技术档案的保密

5。

1全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。

5。

2技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理.

5。

3未经允许，不得随意翻阅技术档案.

6。

技术档案的备份

技术资料应按类别进行光盘刻录备份存档；每年年底在技术档案检查完成后，由技术部资料管理员将审核后的电子档文件提交综合部文件管理员,并在《文件发放/回收登记表》上注明移交文件/资料名称、时间、接收人，并备注用途，由综合部对文件进行刻录存档，存档光盘上需注明资料明细，包括文件所属项目号，文件名称、刻录时间、文件格式（文件种类不限于二维/三维图纸、word文档/表格/PPT、视屏、动画、扫描件等）。

7.技术文件的审批及发放

7.1技术文件由技术部负责发放至相关部门

7。

1.1技术协议

技术协议外发前需填写《合同评审表》，注明相关内容，提交相关部门负责人评审.合同评审后，协议需按照评审内容做相应更改,由部门负责人审核后，交总工及副总审批.协议双方盖章签字并存档,原件交由综合部存档，复印件留技术部存档以便查阅，其他部门有需求时，经技术部经理同意后可以发放。

技术部资料管理员须在《文件发放/回收登记表》中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数（共计张数）等。

7。

1。

2图纸发放

图纸经技术部经理审核，总工批准后，除原件外，其余复印件应加盖“受控"章后发放。

发放需在《文件发放/回收登记表》中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数（共计张数）、受控号等.

供应商处用图纸由市场采购部负责发放。

7。

1.3试制文件发放

新产品试制需填写《新产品入库、发运信息》、《项目采购任务单》，并报部门经理审核，总工及副总批准,除原件外，其余复印件应加盖“受控”章后发放。

发放需在《文件发放/回收登记表》中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数（共计张数）等。

7.1。

4工艺文件发放

工艺文件由生产或质量部门编制后进行试生产作业,试生产完成后需由技术部会签，除原件外，其余复印件应加盖“受控”章后发放。

发放需在《文件发放/回收登记表》中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数（共计张数）等.

7。

1。

5工程更改通知单发放

《工程更改通知单》需由项目/或设计工程师注明具体更改内容，交项目负责人/或技术部经理审核,总工批准，除原件外，其余复印件应加盖“受控”章后同更新图纸发放.发放需在《文件发放/回收登记表》中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数（共计张数）等。

《工程更改通知单》发放后须收回作废图纸，使用《文件发放/回收登记表》注明作废图纸收回时间、处理情况。

各部门文件接收人将《工程更改通知单》存档前，需将文件给相关工作人员传阅，并在文件上签字备查。

7。

1.6内部工作联系单发放

《内部工作联系单》交部门经理审批，发放需在《文件发放/回收登记表》中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数（共计张数）等。

7.1。

7外来资料发放

外来技术文件和资料需由接收人在《文件/资料登记表》中注明来源、名称、时间、份数后,交部门经理审核，技术部存档。

文件和资料发放需在《文件发放/回收登记表》中注明、名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数（共计张数）、版本等。

7。

1。

8电子文件发放

定型产品技术文件电子档由技术部经理审核后，交综合部归档.电子文件使用时需经过技术部经理批准后，方可拷贝，电子文件更新后需及时报资料管理员进行电子档更新。

电子文件发放时需填写《文件发放/回收登记表》并注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放格式等。

7。

2技术文件审批及发放范围见附表1。

7.3凡对外发的技术文件，发放范围应限定在合同规定的范围内。

7。

4外发文件发放形式

电子档二维图纸外发采用PDF格式、三维数模采用STP格式；电子档文件均采用邮件形式外发，纸质文件以传真或快递的方式外发。

7.5外发文件需在《文件发放/回收登记表》中注明发放形式（传真、邮件、快递）、接收单位、接收人/时间、确认形式（电话、传真回执、邮件）等。

7.6发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。

因受条件限制,破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。

凡使用者无法提供原文件资料,而要求档案室重新发放时，文件使用者需填写《文件分发、补发申请表》经本部门经理审核交综合部经理和技术部经理批准。

8.图纸及工艺文件的更改

图纸及工艺更改需填写《工程更改通知单》，《工程更改通知单》上需注明文件编号、更改图纸名称、图号、原因、更改处数，客户、公司、供应商库存件的处理方法和相应的工艺是否更改,更改文件上需注明更改及执行时间，编著者需通过验证人验证过后报部门经理审核，由总工批准后下发.

试样阶段（用“S”表示）图纸更改可不用填写《工程更改通知单》,由编制人手动划改并签名即可,划改次数超过3次时，图纸应重新发布;小批（用“A"表示）及批量阶段（用“B”表示）图纸更改需填写《工程更改通知单》。

当新建工艺文件时，版本号为“A/0”,变更文件后版本号按如下要求变更:

A、当变更原版本部分内容但仍以原版本内容为主时，版本号依次改为“A/1"、“A/2"、“A/3”。

。

.。

..;

B、当原版本内容被完全取代或发生重大修改时,版本号依次改为“B/0”、“C/0"、“D/0”。

.。

。

.。

。

C、当一份工艺文件由多页组成时,某页版本号需要更新时，只更新该页版本号；当一份工艺文件某页更改超过5处时，需更新该页版本号；当需要更新页数超过其1/3时，整份工艺文件更新为下一版本号。

9.作废文件的处理

9。

1作废的技术文件由资料管理员按《文件发放/回收登记表》的记录收回，并在“回收日期”栏中记录回收时间，在“备注”栏中注明处置方式（销毁或保留）。

9.2资料管理员对作废的技术文件加盖“作废参考"印章，需作资料保存的作废文件,由技术部门负责人确定后，由资料管理员在文件的每页加盖“作废参考"后方可留用，作废文件须在《作废文件登记表》登记。

9。

3凡要销毁的技术文件,需填写《文件销毁申请表》经总工审批后，在《作废文件登记表》登记,在指定监销人监督下进行销毁,防止失密。

10。

支持性文件（不限于）

《技术文件清单》

《文件发放/回收登记表》

《文件借阅登记表》

《合同/评审表》

《新产品入库、发运信息》

《项目采购任务单》

《文件/资料登记表》

《作废文件登记表》

《文件销毁申请表》

《工程更改通知单》

《文件分发、补发申请表》

附表1：

技术文件审批及发放范围表

序号

文件类型

文件登记编号

审批权限

发放范围、受控号及份数

编制

校对

审核

批准

综合

技术

市场采购

生产

质量

财务

工程师

项目负责人

技术部经理

总工

副总

1

协议

技术

参见产品图样及设计文件编号规则（XXXX-QW4.2—01）

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原件

受控1/1份

－

－

－

受控2/1份

购销

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原件

受控1/1份

－

－

受控2/1份

模具

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原件

受控1/1份

－

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－

受控2/1份

2

图纸

客户

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原件

受控1/1份

－

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－

－

产品

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原件

受控1/1份

受控2、3/2份

受控4/1份

受控5/1份

－

包装

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－

原件

受控1/1份

受控2、3/2份

—

受控4/1份

－

3

新产品入库、发运信息

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－

原件

受控1/1份

受控2/1份

受控3/1份

受控4/1份

4

项目采购任务单

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－

原件

受控1/1份

受控2/1份

受控3/1份

受控4/1份

5

工艺文件

打标

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－

－

－

原件

－

受控1/1份

受控2/1份

－

装配

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原件

－

受控1/1份

－

－

检验

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－

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原件

－

受控1/1份

－

包装

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－

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原件

－

受控1/1份

受控2/1份

－

6

工程更改通知单

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－

原件

受控1/1份

受控2/1份

受控3/1份

受控4/1份

受控5/1份

7

内部工作联系单

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－

－

原件

受控1/1份

受控2/1份

受控3/1份

受控4/1份

注明：

“√”表示会签，“－”表示无或不需。