办公室岗位说明书岗.docx

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办公室岗位说明书岗

办公室主任岗位说明书

岗位名称

办公室主任

所在部门

办公室

直接上级

总经理

直接下级

秘书、司机、后勤、信息管理员

岗位定员

所辖人员

一、职责与工作任务：

负责组织实施公司行政日常事务管理和领导交办事务

职

责

一

职责表述：

组织实施公司文书、档案管理工作

占全部工作时间的百分比：

50%

工作任务

组织制定公司文书、档案管理制度和实施细则，经批准后，负责组织实施、检查、改进

起草、会签公司行政管理制度、文件

负责组织公司档案室的管理工作

职

责

二

职责表述：

公司法律事务的联络工作

占全部工作时间的百分比：

工作任务

负责聘请公司法律顾问事宜

负责联系律师处理公司法律方面的事务，协调律师和公司各部门、项目部涉计法律方面的事务安排

负责协调律师处理本公司法律事务的外部安排

职

责

三

职责表述：

负责组织公司会议筹备工作

占全部工作时间的百分比：

工

作

任

务

负责组织制定公司会议方案、会议通知、会议材料

负责安排会务工作（会议场所、住宿、就餐、饮用水等事宜）

负责会议纪要的撰写、发送、任务的督办事宜

职

责

四

职责表述：

负责公司信息管理工作

占全部工作时间的百分比：

工作任务

负责组织公司信息规划工作和年度、月度信息管理计划的制定实施工作

负责组织公司有关软件的选型、辅助实施、维护工作

负责组织公司信息办公设备的配置、维护、公司网页维护工作

职责五

职责表述：

负责印章管理制度的实施

占全部工作时间的百分比：

工作任务

负责制定公司印章管理方面的制度并贯彻实施

负责组织公司及内部各部门印章的刻制、备案留存、领用手续的执行

负责检查本部、项目部印章管理制度的执行情况并提出改进意见

负责印章出现意外情况的处理

二、权力：

权限1

具有对下属工作安排的决定权、监控权

权限2

具有部门预算内的费用使用权

权限3

具有对公司制度和规范执行情况的检查权

权限4

具有对公司各部门办公秩序的监督检查权

权限5

具有对各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权

权限6

具有对公司场所的使用的审批权

权限7

三、工作协作关系：

内部协调关系

公司高层管理人员、中层管理人员、各项目部管理人员

外部协调关系

政府机构、工商局、交通部门、物业管理部门

四、任职资格：

教育水平

大专及以上

专业

管理及相关专业

专业

培训

培训内容

培训方式与时间

公司主要制度培训

计算机知识、法律知识、

生产管理知识、质量管理知识、工商管理知识、人力资源管理知识、公共关系培训

相关经验

5年以上相关工作经验，3年以上管理岗位工作经验

专业知识、技能

具备管理知识、文字表达、工作组织协调能力和沟通能力

管理知识、技能

具备企业管理知识、文秘工作知识、领导能力、分析与判断能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、综合协调能力

五、其它：

使用工具/设备

计算机、一般办公设备、交通设备

工作环境

一般办公环境

工作时间特性

正常工作时间、偶尔加班、偶尔出差

所需记录、文档

备注：

行政秘书岗位说明书

岗位名称

行政秘书

所在部门

办公室

直接上级

办公室主任

直接下级

岗位定员

所辖人员

一、职责与工作任务：

负责公司的档案管理、往来文件的收发、印章管理和其他日常事务管理

职

责

一

职责表述：

负责档案的有序管理和日常借阅

占全部工作时间的百分比：

15%

工作任务

负责移交上来需归档的文件资料的汇总、整理、归档工作

作好档案日常的整理和借阅的经办工作

按照规定作好到期文件资料的销毁工作

职

责

二

职责表述：

负责月报按时、准确的收发

占全部工作时间的百分比：

15%

工作任务

按照规定，做好月报的接收和转发工作

按照规定，做好月报的存档工作

负责督办月报的上报工作

职

责

三

职责表述：

负责会议任务的跟踪与督办

占全部工作时间的百分比：

15%

工作任务

负责编写和发放行政任务督办单

负责监督和落实下发任务的完成情况

做好超期任务的督办工作

参与和配合行政中心月报表的制定

职

责

四

职责表述：

负责印章的日常使用和妥善管理

占全部工作时间的百分比：

15%

工作任务

负责印章的管理和施印工作

做好废弃、遗失、损坏印章的妥善处理工作

职

责

五

职责表述：

负责会议的筹备和后勤工作

占全部工作时间的百分比：

10%

工作任务

负责会议文件资料的准备工作

参与和配合安排会议人员的食宿

参与和配合会议场所的布置工作

作好会议记录工作

职

责

六

职责表述：

办公室日常工作的处理

占全部工作时间的百分比：

25%

工

作

任务

作好公司快递、信件的签收、送达工作

完成办公室日常文件的打印、复印工作

作好办公室来电、传真的接收记录工作

负责公司每月水费、电费、物业管理费的交纳登记工作

职责七

职责表述：

公司临时交办的其它工作任务

占全部工作时间的百分比：

工作任务

二、权力：

权限1

各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权

权限2

文件资料、档案的管理权

权限3

各部门、各项目部月报表的索取权

权限4

任务承接人任务完成情况的督办权

权限5

公司印章（不包括财务章）的管理权

权限6

由办公室拟稿的文件的建议权

三、工作协作关系：

内部协调关系

各部门、各项目部

外部协调关系

四、任职资格：

教育水平

中专及以上学历

专业

文秘档案、工商管理及相关专业

培训

培训内容

培训方式与时间

公司主要制度规章培训

计算机知识培训

人际关系培训

相关经验

1年以上相关业务岗位工作经验

专业知识

文秘知识、档案管理知识

技能

计算机基本应用能力、会议速记能力、具备工作协调和人际协调能力

五、其它：

使用工具/设备

一般办公自动化设备

工作环境

一般工作环境

工作时间特性

正常工作时间，偶尔加班

所需记录、文档

档案使用记录表、公章使用记录表、办公用品领用登记表、会议记录

备注：

信息管理员岗位说明书

岗位名称

信息管理员

所在部门

办公室

直接上级

办公室主任

直接下级

岗位定员

所辖人员

一、职责与工作任务：

负责公司信息管理计划、信息网络的建设，计算机软硬件的维护和更新，公司网页建设和维护、以及计算机培训工作

职

责

一

职责表述：

负责公司信息发展规划和年月度计划的制定

占全部工作时间的百分比：

工作任务

根据公司的发展战略制定公司长期的信息发展规划

负责制定公司年月度信息系统的建设、更新、维护计划

职

责

二

职责表述：

负责公司信息网络建设。

占全部工作时间的百分比：

30%

工作任务

公司内部局域网的建设与维护；

公司外部网站的建立与维护；

公司相关网络设备的维修

职

责

三

职责表述：

公司使用的软件和硬件系统的选型、维护

占全部工作时间的百分比：

30%

工作任务

负责公司各类软件的选型，实施上线

负责公司各类软件的日常维护

公司计算机硬件的购置建议方案制定及硬件维修；

负责验收公司的相关信息设备

职

责

四

职责表述：

负责公司信息设备使用的培训工作

占全部工作时间的百分比：

工作任务

负责公司人员对信息设备的使用培训工作

编制信息设备使用说明文件

职

责

五

职责表述：

负责公司信息的控制处理和安全管理

占全部工作时间的百分比：

工作任务

制定和完善公司内部信息传输的规范和改进方案，经批准后负责组织实施

负责实施公司内部电子信息的收集、分送；对外发送信息的控制管理工作

负责公司信息系统安全管理

信息化相关档案的保存和整理

职

责

六

职责表述：

完成上级指派的临时工作任务

占全部工作时间的百分比：

二、权力：

权限1

与公司信息管理有关设备配置的建议权

权限2

公司采购信息设备的建议权和验收权

权限3

公司有关信息的采集权

三、工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

网络公司、信息设备供应商、软件供应商

四、任职资格：

教育水平

大专以上

专业

计算机或信息管理

培训

培训内容

培训方式与时间

计算机知识、网络知识、公司管理制度等

相关经验

信息管理工作2年以上

专业知识

信息处理技术、系统设备、常用应用软件知识、网页制作技术、操作系统知识

技能

培训、文件编写方面的技能、一般的信息设备维护技能、软件维护技能、网页编制技能

五、其它：

使用工具/设备

计算机和相应的设备

工作环境

一般工作环境

工作时间特性

正常工作时间，偶尔加班

所需记录、文档

信息系统维护记录、设备维修记录、网页、

备注：

办公室司机岗位说明书

岗位名称

司机

所在部门

办公室

直接上级

办公室主任

直接下级

岗位定员

所辖人员

一、职责与工作任务：

安全、准确的完成驾驶出车任务，维护车辆，完成领导交办工作任务

职

责

一

职责表述：

安全、准确完成出车任务

占全部工作时间的百分比：

70%

工作任务

根据公司办公室主任以上领导的指示，安全、准确完成出车任务

及时报销行车票据和代公司领导报销车辆行驶的相关票据

职

责

二

职责表述：

车辆的维护保养

占全部工作时间的百分比：

10%

工作任务

日常保养，保持车况（油、气、水、内部卫生状况）的完好，

定期按保养手册进行保养，及时提出保养计划，经批准后执行

对出现的故障的征候及时提出检修计划，经批准后进行检修和故障排除，杜绝事故隐患

职

责

三

职责表述：

相关经验

3年以上驾驶经验

专业知识

汽车专业知识、汽车维修保养知识

技能

沟通能力、汽车驾驶能力

五、其它：

使用工具/设备

车辆、日常保养用品

工作环境

一般工作环境

工作时间特性

无固定工作时间，随时待命

所需记录、文档

车辆使用调配单、车辆使用统计单

备注：

项目部司机的岗位说明书参照本岗位说明书。

后勤岗位说明书

岗位名称

后勤管理

所在部门

办公室

直接上级

办公室主任

直接下级

岗位定员

所辖人员

一、职责与工作任务：

负责办公室、接待处卫生清洁工作、接待处伙食工作、接待处管理工作

职

责

一

职责表述：

负责办公室接待处卫生清洁工作

占全部工作时间的百分比：

10%

工作任务

办公室公共部分，每周负责清洁一次，办公室垃圾每2天清理一次

接待处卫生工作每天清洁，保持干净

职

责

二

职责表述：

接待处伙食工作

占全部工作时间的百分比：

80%

工作任务

负责正常工作日员工中餐、晚餐服务，做到营养卫生，合理搭配膳食

保持餐具卫生，餐具每次使用后均应进行消毒

认真做好每次开餐的伙食统计工作，列表按月报送人力资源部进行处理

职

责

三

职责表述：

接待处管理工作

占全部工作时间的百分比：

10%

工作任务

按办公室安排及时准备好接待工作用品

保持卧具的清洁，及时进行清洗，保管

及时提出损耗品添置计划，经批准后添置

二、权力：

权限1

膳食采购、搭配的决定权

权限2

合理劳保用品的获准、采购权

三、工作协作关系：

内部协调关系

机关各部门

外部协调关系

管道煤气公司、物业公司

四、任职资格：

教育水平

初中以上

专业

无要求

培训

培训内容

培训方式与时间

烹饪培训

相关经验

炊事员工作1年以上

知识

烹饪知识，营养知识，食品卫生知识

技能

简单统计工作

五、其它：

使用工具/设备

卫生清洁器具，炊事工作设备器具

工作环境

一般工作环境

工作时间特性

无法按正常工作时间制度工作，需加班超时工作

所需记录、文档

食品采购记录、物品采购记录

备注：

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