《会议与活动策划专家》实用模板分析.docx

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《会议与活动策划专家》实用模板分析.docx

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《会议与活动策划专家》实用模板分析

《会议与活动策划专家》读者适用模板

一、会议提案表格/1

二、会议登记表格/7

三、参展登记表/11

四、邀请会议的主要发言人/14

五、给预期作者的信/16

六、会议调研引导方向/17

七、拒绝信/18

八、体检明细表/19

九、会议评估表/20

十、与会证明/24

十一、活动管理人员检查样表/25

出版者按语：

在这里我们将《会议与活动策划专家》一书中各种文件、表格等实用模版编辑成电子文件，方便读者使用。

一些文件还配有实例，您也许会在自己的会议或活动中用得上。

我们在一些模板中包含了许多管理的细节，因此，您可以根据自己的情况确定如何在文件中使用。

我们也提供了一些您可能会用到的信件的范本，应用于与主要演讲者或文章作者的交流，或者是与那些由于论文未被选中而无法参加活动的人进行沟通。

最后为您提供的模板则是由一个系列一日培训活动清单改编的。

培训地点是英国某城市中心的一个旅馆，那儿的活动经理负责确认活动是否顺利进行，但是他并没有参与活动或其内容的策划。

模板中已包含了许多细节，将大大提高您准备会议与活动文件等资料的效率。

如果您继续拓展自己的文件，并发现您的文件对我们所提供参考资料是很好的补充，我们会非常高兴收到您的来信（waterpress@）。

一、会议提案表格

表9-1是一个为期三天的会议提案表格。

它说明如果议程提案将要提交给审定人，而且包括了大量有助于会议工作组确定演讲者意图与需求的内容，那么此表提出的细节将是很有用处的。

表9-1会议提案样表

（会议标志）会议提案表格

您可以在会议网站www.xxx.co.uk/conf上填写此表格。

或者将填好的表格于（截止日期）前邮寄到（会议地址）。

第一节：

联系方式

我们将就您提交的议案，与在此提供详细信息的人进行联系。

这些信息将不会提交给审定人。

头衔

姓名

详细工作经历（请将可以作为您的通信地址的地方标记出来）

☐工作职位

☐部门

☐机构

☐地址

市

县

邮编

国家

电话

传真

电子邮件

如果您还是其他机构的成员，而且愿意我们将您的资料标于您的名卡及会议与会者手册上，请提供详细信息于下。

其他社会关系

第二节：

演讲提议

会议形式

☐专题学术研讨会（90分钟，其中有75分钟的小组活动时间）

☐讨论会（45分钟，其中有20分钟的讨论时间）

☐海报

☐专题学术研讨会海报

☐讨论会海报

提议会议/海报标题

标题

副标题

演讲者

请列出所有提议议程的演讲者。

所有演讲者/主持人必须作为付费代表出席此会议，并填写一张独立的登记表。

姓名

社会关系（某机构或组织）

合著者（不出席会议）

请列出此次会议的合著者的姓名全称以及社会关系（某机构或组织）。

合著者不要求出席会议，但会议与会者手册中会提到他们。

姓名

社会关系（某机构或组织）

会议内容描述

请为会议与会者手册提供议程描述（以第三人称）。

不要超过150字。

对于专题学术研讨会及讨论会：

请描述会议代表在此次会议中将如何主动地参与互动（最多50字）。

会议中代表们将……

请描述代表们将从会议中得到的三点益处。

在会议结束之后，代表们将：

目标听众

会议与会者手册中将会提供一些资料，用以帮助与会者选择他们最为感兴趣的会议.除非您进行了特殊声明，否则所有的同行都会对此会议议程有兴趣。

请指出哪个会议适合最资深人士，或是适合特殊专业学科人士。

此次会议对于（请在下列人群中选择一种）具有特别意义：

☐资深同行；

☐相对而言，刚接触到本会议主题的人士；

☐有兴趣对此会议主题进行研究的代表。

提纲

请指出最适合此次会议的提纲：

□提纲1□提纲2□提纲3□提纲4

关键词

您可以从会议网站www.xxx.co.uk/conf上浏览到关键词列表，请选出五个适合此次会议的关键词填写于下。

您可以为此次会议另选一个您认为合适的关键词（例如一个项目名称）：

演讲者与合著者个人履历

请以第三人称提供简历（不超过50字）

第三节：

策划信息

需要的设备

专题学术研讨会及讨论会

一间标准的会议室应配备以下设备：

最多可容纳30人的座位，白板或是挂图，高射投影仪以及大屏幕。

请选出其他的必需品：

☐不需要其他必需品

☐用手提电脑（微软视窗2000的平台及办公软件）投影

☐电视机以及VHS录像机

☐35毫米的幻灯片投影仪以及大屏幕

☐计算机实验室（最多20台）

☐因特网接口（数量有限，如非必须，请勿申请）

☐其他

粘贴海报

如果您将提供一个海报，或是演讲，或是希望提议专题讨论会和讨论会议，请填写这部分。

要展示海报，您需要作为代表参加会议。

可以在一个海报白板上（可以装得下一张A0大小的肖像海报），用维可尼尼龙钩张挂海报。

这是所有海报展示的标准。

请选出另外的必需品：

☐不需要其他必需品

☐桌子

☐单人椅

☐两把椅子

☐单孔的240伏插座

☐另外的展示空间（为另一张A0海报准备的）

二、会议登记表格

表9-2举例说明的是您也许会在三天住宿式会议中使用到的登记表格的内容，包括一个社交节目，此表还提到各种其他要素，例如与会者对饮食的特殊需要或是其他特殊需要等等。

会议登记表格

表9-2会议登记样表

请将填好的表格送到：

（会议办公地点）

联系方式

会员卡号（如果适用）

头衔

姓名

工作情况（请将可以作为您的通信地址的地方标记出来）

☐工作职位

☐部门

☐机构

☐地址

市

县

邮编

国家

电话

传真

电子邮件

如果您还是其他机构的成员，而且原意我们将您的资料标于您的名卡上，请提供于下。

其他社会关系

登记细节

登记的截止日期是（截止日期）。

如果您要在截止日期后登记，将要交纳20英镑的滞纳金。

如果您要在截止日期之后更改登记的内容，将要缴纳20英镑手续费，而且，即使您在截止日期后取消登记也不予退还。

“提前到达”折扣适用于在此日期前到达的代表（提前到达截至日期）。

所有工作人员、会员及准会员都可享受会员折扣。

请填写下列所有表格

所有的房间都是套房

早到的会员

早到的非会员

会员

非会员

三天含住宿*

含联谊活动及正餐

□

三天不含住宿*

含联谊活动及正餐

□

一天住宿

周三

含周三的午餐、正餐、和联谊活动及周四的早餐

周四（周三到）

含周三的联谊活动和正餐及周四的早餐和午餐

周四（周五离开）

含周四的午餐和正餐及周五的早餐和午餐

周五*

含周四正餐及周五的早餐和午餐

□

一天不含住宿

含午餐，不含联谊活动及正餐。

周三

□

周四

□

周五

□

额外的住宿费为XX英镑每夜

含早餐，不含晚餐。

周二

□

周五

□

*如果您希望我们提供一份盒饭作为周五的午餐，请在方框中划勾□。

如果您希望和与会其他代表同住一间房，请写出您的要求：

附加内容

联谊活动

请选出您喜欢的联谊活动（周三晚上）：

□音乐会□神秘搜寻之旅□敞棚大巴游□文化酒吧游□萨尔萨舞

特殊需要

我们将尽量满足所有代表对饮食、灵活性、感官以及其他的需求，人人机会平等，会议应当是令人愉快并富于创造性的。

登记时请告知我们您的特殊需求（请填写在专门的表格中或另行标注），以便我们在您抵达前做适当的安排。

饮食需要

□非素食者□素食者□完全素食者□小麦过敏□坚果过敏

□糖尿病患者

□其他（请写出）

其他需要

请选出您在下列哪方面还有需要并请提供意见：

□没有□灵活性□舒适度□其他

建议

我们有专人负责解决您的特殊需要。

如果您想我们与您联系，请在方框中划勾□。

付款信息

在您确认登记之前，我们需要您为所有选择的项目付费。

您可以采取支票、特许订购单、信用卡或借记卡付款方式。

如使用信用卡（例如：

万事达信用卡、维萨信用卡或JCB信用卡），付费需另行缴纳2.5英镑的手续费。

□我以支票或邮政汇票（直接付到会议办公室），支付全款英镑。

□我以特许订购单，支付英镑。

□我以信用卡或借记卡，支付全款英镑。

□万事达卡□维萨卡□瑞士卡□单卡□JCB信用卡

我的信用卡号为：

到期日：

版号（仅限于瑞士卡）：

签字：

资料保护声明

为了便于会议的管理，您在这张表格里提供所有的资料都将以书面文件或电子文件形式记录下来。

与会人员的名字、社会关系及电子邮件将会在会议代表目录上公布，除了您指出需要保密的部分。

对于创办者，在提案表格里填写的名字、社会关系和简历将会公布于会议与会者手册及网站中。

我看清并明白上述声明：

签字日期

□如果您不想成为会议代表，请在方框中划勾。

□如果您想在会议中发言，请在方框中划勾。

请将填写好的表格送至：

（会议办地址）

欢迎就附加内容致电0207xxxxxxx，电子邮件：

congference@xxx.co.uk或登陆网站：

www.xxx.co.uk/conf。

三、参展登记表

表9-3是以一个大型膳宿型、并包含商业展览的会议为例的参展登记样表。

表9-3参展登记样表

参展套餐

商业展位

包括：

2平方米的展位，1张桌子，2把椅子，一个13安培的插座。

为两个人提供周三至周五的茶水、咖啡和午餐。

费用：

500英镑。

商业展位＋代表文件包内容*

包括：

2平方米的展位，1张桌子，2把椅子，一个13安培的插座。

为两个人提供周三至周五的茶水、咖啡和午餐。

所有代表文件包中添加一份宣传单（最大尺寸A4）。

费用：

700英镑。

商业展位和会议与会者手册中的广告

包括：

2平方米的展位，1张桌子，2把椅子，一个13安培的插座。

为两个人提供周三至周五的茶水、咖啡和午餐。

另加会议与会者手册中的广告（请选择尺寸）

□A4纸（180mm×255mm）575英镑

□半张A4纸（125mm×180mm）550英镑

□四分之一A4纸（125mm×85mm）525英镑

代表文件袋中内容*

每位代表文件袋中的宣传单（最大尺寸A4）

费用：

300英镑

会议与会者手册中的广告

□A4纸（180mm×255mm）100英镑

□半张A4纸（125mm×180mm）60英镑

□1/4张A4纸（125㎜×85㎜）30英镑

*请将所有宣传单于（截止日期）前送到会议办公室。

所有广告插图必须是待印制的形式（例如胶片或高质量的激光打印稿），或是以灰度粉末静电喷涂格式或标签图像文件格式（至少每英寸300点）存于光盘（计算机兼容的）。

收取副本的截止期限是（截止期限）。

您需要交纳一定费用用于排版，请与会议办公室联络，讨论其细节。

联络方式

姓名

组织

地址

电话

传真

电子邮件

与会者的姓名（用于名卡）

1．

2．

如果您希望会议与会者手册中包含您的组织资讯，请提供不超过150字的文件说明：

付费及发票

请预先支付所有款项，可以使用支票、特许订购单、信用卡或借记卡支付。

如使用信用卡（例如：

万事达信用卡、维萨信用卡或JCB信用卡）付费需另行缴纳2.5英镑的手续费。

□我以支票或邮政汇票（直接付到会议办），支付全款英镑。

□我以特许订购单，支付英镑。

□我以信用卡或借记卡，支付全款英镑（另付2.50英镑手续费）。

□万事达卡□维萨卡□瑞士卡□单卡□JCB信用卡

我的信用卡号为：

期满：

版号（仅限于瑞士卡）：

签字：

□如果您选择展位预订已经成为合约的一部分，请在此方框中划勾（详情将以单独的合约信件确认）。

请将您填好的表格送至：

（会议办公室地址）

资料保密声明

为了便于年会管理，您在此登记表中提供的资料都将以书面文件形式或以电子文件形式记录下来。

我看清并明白上述声明：

签字日期

结束语

如果您还有什么需要（例如额外的桌椅），不过可能需要另外付费。

欢迎垂询。

没有任何展位预订不包括住宿问题。

您可以以XX英镑每人每晚的价格预订房间（包含床和早餐）。

非预订的会议代表如出席会议需另外付费。

欢迎垂询。

请原谅我们不能提供一份完整的会议代表目录。

请在（截止日期）前预约。

如果在（最后取消预约日起）之后取消预约，预付款不予退还。

四、邀请会议的主要发言人

表9-4是用来邀请大型国际会议的主要发言人时会使用的信件实例。

如果是较小型的会议可以按比例适当将此信件缩减。

表9-4邀请会议的主要发言人的信样

地址

日期

尊敬的（姓名）：

会议的标题及日期

许多年来我们经常在一些大大小小的公开场合中看到您熟悉的身影，听到您有感染力的演讲。

特此诚挚地邀请您为我们在（时间）（地点）题为（主题）的会议做主要发言人。

我们会议的主题是（主题），我们非常希望您能在此广阔的领域中挑选出自己感兴趣的题目。

我想您可能喜欢主题中关于（及与其专长的领域的题目）的话题，或许您也会对其他题目感兴趣。

您能在会议网站（网址）上查阅到关于会议暂定的内容。

如果您能来做此次会议的主要发言人，我们会为您提供更自由的空间，包括住所，以及您的报酬（费用），并报销您的旅行费用。

如果您的时间有限，我们很希望您的演讲在（在会议里指明确切的时间和日子）内完成，当然这是非常灵活的。

如果您能够参与整个会议，我们会很高兴，而且我保证您将很喜欢这次会议，并将从中获益；但是如果您只能在您自己发言的日子出席，我们也会完全理解。

其他发言人到会的确切日期是（尽可能的写出其他发言者的名字，令其了解到会议将谈及的其他议题）。

我们希望能在最近几天里就将会议的具体安排公之于众，因此我们将在五个工作日中静候您对此事的回音。

如果您能够接受邀请，组委会就会立刻派人与您联系。

我非常希望您能够与我们一起工作并听您的精彩演讲。

此致

敬礼

（姓名）

（签名）

（组织）

五、给预期作者的信

表9-5可用作会前与那些希望其在会议中的发言能被结集出版的发言人联系的样信，或者可以在发放会议资料时交给他们。

表9-5给预期作者的信样

地址

日期

尊敬的（与会者姓名）：

我们计划就会议话题出版一本合集，即《会议标题》。

本卷将不包括会议过程，我们希望编者能围绕会议主旨分章节编写，而不仅仅是会议文件与讨论结果的集合。

届时，我们将邀请英国国内及国际范围内的博学而有经验的专家投稿，虽然有些人并不一定能够到会。

我们的会议主办者已经为这一收藏集提供了一些章节，我们也热切地希望更多的会议代表能围绕会议主旨为我们提供更多的章节。

我们预计此书分为16～20章，每章约3000～5000字左右。

我们将会在会议结束的一个月后联络作家索取各章的大纲，而投稿的最后期限初步定在六周以后。

如果您对此感兴趣，请联系我们，填写下表并将此表交到会议办，或在会后以信件或电子邮件的形式寄给我们。

我也非常希望能得到同僚们（最好是有过编写和编辑经验的）的意见并能共同完成此书，我们会支付一定报酬。

姓名

电子邮件

详细地址

电话传真

是否有意于加入编写？

是/否

预计章节的题目

如果您原意的话请附带列出版过的文章目录

六、会议调研引导方向

表9-6是用来针对会议说明及研讨会的提议进行调研并回馈意见的表格。

表9-6会议调研引导方向样表

非常感谢您对会议的提议内容进行评论。

我们考虑到您对会议提议的回应，请您填写此表，请考虑与提议的会议主题相关的专业范围。

请按下列标准对提议的会议主题进行评价，并给出您的建议：

非常

比较

一般

一点也不

专题学术研讨会及讨论会的内容是否能吸引会议代表，是否值得讨论？

意见：

您觉得拟定的会议内容是否比较新颖，是否贴近当今社会的思想？

意见：

您觉得拟定的会议主题是否陈旧或过于暴露弊端？

意见：

拟定的方法论是否对于所有与会者在至少半个会议中都适用？

意见：

七、拒绝信

表9-7的拒绝信格式可用于拒绝那些虽为会议内容提供意见却未被采纳的人。

表9-7拒绝信

地址

日期

尊敬的（被拒绝的作者）：

非常感谢您为我们今年的会议投递的稿件（标题）。

我非常遗憾地通知您，您的提议未被我们此次会议所采纳。

因为我们收到很多为此会议提供的高质量的提议，以至一些不能被采纳。

每份提议都被我们以封闭的形式交送给三名评论家，他们会按以下四条规则进行评估：

*专题学术研讨会及讨论会的内容是否能吸引会议代表，是否值得讨论？

*会议内容是否比较新颖，是否贴近社会现实？

*会议主题是否陈旧或是否过于暴露弊端？

*这种方法是否对所有与会者在至少半数会议中都适用？

之后我们进行了综合评估，并选择出覆盖面最广的主题。

每位同仁都提供了很多的提议，但我们最多也只能接受一条。

另外，我们邀请了为会议提供建议的同行开了一次座谈会，帮助我们挑选出一个最适合此次会议的方案，但我们不可能再一次为每位同僚提供均等的机会成为会议的发言人。

我相信您听到此消息一定会很失望。

我可以向您保证我们的选择流程是在公证严格的条件下进行的。

不过，我们还是非常希望您能参加我们此次会议并为以后的会议提供建议。

我热切希望能在即将开幕的会议上见到您。

此致

敬礼

（主席，会议策划委员会）

八、体检明细表

您希望让会议主办者了解到代表们的特殊需要，在会议文件（也可以是会议与会者手册）中加入一份保密的体检表是非常有用的。

表9-8是一个样本。

表9-8体检明细样表

保密体检表

此表可有选择地完成。

如果您希望提供给我们紧急情况所需的药品和联系人信息，请填写下表并交到会议办。

全名：

紧急情况的联系方式

请提供紧急情况的联系人的详细情况：

联系人姓名：

关系：

白天电话：

夜间电话：

病史

您是否正在服药治疗？

□是□否

如果是，请提供详情。

您是否知道自己对哪些药物及食物过敏？

□是□否

如果是，请提供详情。

）

您是否还有需要我们知道的药物信息？

□是□否

如果是，请提供详情。

医生详情

请提供关于您的医生的详细情况：

医生姓名：

电话：

上述信息请如实、详尽填写：

签名：

日期：

九、会议评估表

表9-9是用于大型会议的一种反馈表格，可用于搜集会议代表的自身看法及各种其他方面的会议经验。

表9-9会议评估样表

会议评估表

请填写此表提供您对此次会议的反馈意见，这将有助于我们做以后的会议计划。

1．请对和您专业有关的报告进行质量评估